Zapytanie ofertowe Platforma Zakupowa Logintrade nr: Z69/281634

Nazwa zamówienia: Analizy wody i ścieków.

1. INFORMACJE OGÓLNE

Informacje o Spółce jako Zamawiającym

Zamawiającym w ramach niniejszego Postępowania Zakupowego są Spółki należące do Grupy Kapitałowej WE, zwane także Spółką lub Odbiorcą tj.:

1) WĘGLOKOKS ENERGIAZUT sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej, ul. Szyb Walenty 26B,
41-700 Ruda Śląska, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000619111, NIP 641-25-36-523. REGON 363876515,
z kapitałem zakładowym 3 295.000,00 zł.

2) WĘGLOKOKS ENERGIA NSE sp. z o.o. z siedzibą w Brzeszczach, ul. A. Mickiewicza 2,
32-620 Brzeszcze, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000054901, NIP 646-13-47-265, REGON 273106474, z kapitałem zakładowym 69.362.400,00 zł;

3) Węglokoks Energia ZCP sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej, ul. Szyb Walenty 32,
41-700 Ruda Śląska, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000181417, NIP 641-10-06-444, REGON 272661854, z kapitałem zakładowym 65 723 000,00 zł.

Podstawy formalnoprawne przeprowadzenia postępowania

WĘGLOKOKS ENERGIA sp. z o.o. jest podmiotem upoważnionym do przygotowania i przeprowadzenia Postępowania Zakupowego (Organizator Postępowania) w imieniu i na rzecz Spółki wskazanej powyżej na mocy Porozumienia Spółek Grupy WE („GK WE”) z dnia 1 lipca 2015r. oraz zawartych w jego wykonaniu umów SLA w obszarze zakupów.

Strona internetowa Organizatora Postępowania Zakupowego: http://weglokoksenergia.pl.

Do udzielenia zamówienia przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), na podstawie art. 132 ust 1 pkt 3 i art.133 ust.1 cyt. ustawy, nie stosuje się.

Przeprowadzenie postępowania i jego rozstrzygnięcie nastąpi na podstawie Zapytania ofertowego oraz Aukcji elektronicznej.

2. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem postępowania zakupowego jest wykonanie zamówienia polegającego na przeprowadzeniu poboru próbek oraz analizy ścieków przemysłowych pochodzących z Zakładów: WĘGLOKOKS ENERGIA
NSE sp. z o.o. (Część A); WĘGLOKOKS ENERGIA ZCP sp. z o.o. (Część B) oraz WĘGLOKOKS ENERGIA ZUT sp. z o.o., (Część C), o których mowa w pkt. 1 Szczegółowego opisu przedmiotu Zamówienia stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.

Zakup zostanie zrealizowany na podstawie trzech odrębnych Zamówień złożonych przez każdą ze Spółek GK WE. Pozostałe warunki realizacji Zamówienia określa Załącznik nr 1 do Zapytania.

UWAGA: Pobór próbek ścieków oraz analizę wszystkich wskaźników należy wykonać metodą akredytowaną.

3. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Okres realizacji poboru próbek oraz analizy ścieków przemysłowych: od czerwca 2020 do maja 2023 r. Harmonogram analiz ścieków przedstawiono w załączniku nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego.

Dostarczenie sprawozdań z analiz w terminie 20 dni od dnia wykonania pomiarów.

4. WARUNKI UDZIAŁU OFERENTA W POSTĘPOWANIU ZAKUPOWYM

Warunki ogólne

1. W Postępowaniu zakupowym o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

a) Posiadania dokumentu (wymagane dołączenie do oferty) potwierdzającego zakres akredytacji wraz z certyfikatem akredytacji Polskiego Centrum Akredytacji, w zakresie wykonywania analiz ścieków - Wykonawcy oraz wszystkich ewentualnych Podwykonawców w ustalonym zakresie.

b) Posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Wykonawcy, z którego będzie wynikać, że posiada on uprawnienia do wykonywania określonej działalność lub czynności.

c) Posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenie do wykonania zamówienia. Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Wykonawcy, z którego będzie wynikać, że posiada on niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia.

d) Dysponowania potencjałem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Wykonawcy, z którego będzie wynikać, że dysponuje on potencjałem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

2. W przypadku, gdy Dostawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie powyższe warunki powinien spełnić, co najmniej jeden Dostawca lub wszyscy dostawcy wspólnie.

3. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu przeprowadzona będzie w oparciu o złożone przez Dostawców oświadczenia i dokumenty zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”.

Zamawiający dopuszcza możliwość występowania konsorcjum, jako Oferenta. W tym jednak przypadku, wymaga od każdego z członków Konsorcjum dokumentów wykazanych w Zapytaniu, oprócz tego również należy przedłożyć umowę konsorcjalną podpisaną przez osoby uprawnione, zgodnie z reprezentacją określoną w KRS lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej (CEIDG).

Szczegółowy wykaz dokumentów składających się na ofertę ujmuje pkt. 6 Zapytania.

5. OKREŚLENIE WYMOGÓW FORMALNYCH DLA OFERT ORAZ SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT

Wymogi formalne

Jeden Oferent składa ofertę na całość przedmiotu zamówienia, o którym mowa w pkt 2. niniejszego Zapytania. Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert częściowych. Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Jeżeli Oferent, złoży więcej niż jedną ofertę samodzielnie lub wspólnie z innymi Oferentami, wszystkie złożone przez niego oferty zostaną odrzucone. Dodatkowo każda z ofert musi spełniać następujące warunki formalne:

1. Każdy dokument składający się na ofertę musi być czytelny

2. Każdy dokument składający się na ofertę musi być podpisany przez Oferenta i opatrzony jego imienną pieczątką. Zamawiający wymaga, aby ofertę podpisano zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działają na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści wyraźnie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać złożone, jako część oferty.

3. Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę sporządzony w innym języku niż język polski winien być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski. W razie wątpliwości uznaje się, iż wersja polskojęzyczna jest wersją wiążącą.

4. Każda zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty musi być podpisana lub parafowana przez Oferenta. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, przesłonięcie korektorem, etc. musi być parafowane przez Oferenta.

Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej na Platformie Zakupowej Logintrade.

Składając ofertę na Platformie zakupowej z wykorzystaniem elektronicznego formularza oferty, Oferent określi cenę osobno dla każdej części ( A; B i C). Ponadto Oferent wypełni załącznik nr 2, z którego wynikać będą ceny netto podane w formularzu elektronicznym.

Oferta powinna przedstawiać całkowity koszt jednostkowej analizy ścieków wraz z pobraniem próbki z uwzględnieniem wszystkich dodatkowych kosztów (wykonanie opracowania wyników, upusty, rabaty etc.).

Płatność na podstawie faktur dostarczanych wraz z sprawozdaniami z analiz. Termin płatności 45 dni od dnia wystawienia faktury.

Oferent gwarantuje wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony środowiska oraz zapewnia, że zostaną spełnione wszystkie obowiązujące w nich wymogi, a także zobowiązuje się do zachowania ustalonych terminów realizacji zamówienia.

Złożenie oferty jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem treści niniejszego Zapytania oraz Regulaminu korzystania z Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintrade sp. z o.o.

6. ZAWARTOŚĆ OFERTY

Oferta składana w Postępowaniu zakupowym powinna zawierać następujące elementy:

1) Formularz elektroniczny oferty wypełniony na Platformie Zakupowej Logintrade.

2) Formularz oferty – Załącznik nr 2do Zapytania. Ceny za realizację usług (dot. Części A, B i C) winny być tożsame z ceną podanymi w Formularzu elektronicznym na Platformie Logintrade.

3) Posiadania dokumentu (wymagane dołączenie do oferty) potwierdzającego zakres akredytacji wraz z certyfikatem akredytacji Polskiego Centrum Akredytacji, w zakresie wykonywania analiz ścieków - Wykonawcy oraz wszystkich ewentualnych Podwykonawców w ustalonym zakresie.

4) Wykaz ewentualnych Podwykonawców wraz z określeniem zakresu pomiarów/analiz, które będą wykonywali (o ile dotyczy);

5) Oferta – Formularz oferty - wypełniony i podpisany (Załącznik nr 4 do Zapytania). Cena netto za realizację usług dot. Części A, B i C wynikająca z Oferty – Formularza oferty winna być tożsama z ceną podaną w Formularzu elektronicznym na Platformie Logintrade.

6) Oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO. Wzór – załącznik nr 5do Zapytania.

7) Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wydruk z ze strony internetowej Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego (CI KRS) albo wydruk ze strony internetowej Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej (CEIDG).

7. OKREŚLENIE SPOSOBU KOMUNIKACJI Z OFERENTAMI

Określenie sposobu komunikacji z oferentami

1) Pytania i odpowiedzi, przekazywane pomiędzy Organizatorem Postępowania i Wykonawcą /Wykonawcami mogą być przekazywane drogą elektroniczną wyłącznie za pośrednictwem Platformy Logintrade.

2) Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo do przekazania: wezwań do uzupełnienia dokumentów, wezwań do wyjaśnień treści złożonych ofert, informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania drogą elektroniczną oraz wymaga od Wykonawcy potwierdzenia ich otrzymania, w przypadku wyboru przez Organizatora Postępowania takiej drogi przekazania informacji.

3) W przypadku braku potwierdzenia otrzymania informacji wysłanych przez Organizatora Postępowania w sposób określony w pkt.1 i pkt. 2, Organizator Postępowania domniemywa, iż Wykonawca otrzymał korespondencję wysłaną przez Organizatora Postępowania w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

4) Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Organizator Postępowania udostępnia na Platformie Zakupowej Logintrade. Nie udziela się żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na kierowane do Organizatora Postępowania zapytania w sprawach wymagających zachowania pisemności postępowania.

5) W uzasadnionych przypadkach Organizator Postępowania może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zapytania. Każda wprowadzona przez Organizatora Postępowania zmiana zostanie zamieszczona w formie aktualizacji Zapytania na Platformie Logintrade. Każda wprowadzona zmiana treści Zapytania jest wiążąca dla Dostawcy.

Osoby do komunikacji z Oferentami

1) Informacje w zakresie technicznym przedmiotu zamówienia:

- Marcin Osman, e-mail: m.osman@weglokoksenergia.pl

2) Informacje w zakresie ogólnym procedury zakupowej:

- Jarosław Durczewski tel. +48 32 416 76 53, e-mail: j.durczewski@weglokoksenergia.pl, w dni robocze (poniedziałek – piątek), w godzinach 8.00 – 14.00.

- Jakub Homan: tel. +48 32 416 76 51, e-mail: j.homan@weglokoksenergia.pl, w dni robocze (poniedziałek – piątek), w godzinach 8.00 – 14.00;

8. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferty należy składać z wykorzystaniem Platformy Zakupowej Logintrade.

Oferty winny być złożone w nieprzekraczalnym terminie do dnia 23.04.2020 r. do godziny 12:00.

9. OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBU WYBORU OFERT

1. Na podstawie informacji i dokumentów zawartych w Ofercie, Organizator Postępowania dokona wstępnej oceny formalnej zdolności do wykonania zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi
w Zapytaniu i „Regulaminie Udzielania Zamówień” obowiązującego u Zamawiającego.

2. Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty – Organizator Postępowania stosować będzie wyłącznie kryterium ceny tj.całkowitej ceny netto za wykonanie każdej z 3 trzech części: WĘGLOKOKS ENERGIA NSE sp. z o.o.; WĘGLOKOKS ENERGIA ZCP sp. z o.o. oraz WĘGLOKOKS ENERGIA ZUT sp. z o.o

3. Kryterium „Cena” będzie rozpatrywane na podstawie ceny netto za wykonanie przedmiotu zamówienia, zaproponowanej przez Wykonawcę w trakcie negocjacji w formie aukcji elektronicznej (negocjacjom podlega cena ofertowa tj.całkowita cena netto za wykonanie każdej z 3 trzech części ( A; B i C): WĘGLOKOKS ENERGIA NSE sp. z o.o. (Część A); WĘGLOKOKS ENERGIA ZCP sp. z o.o. (Część B) oraz WĘGLOKOKS ENERGIA ZUT sp. z o.o (Część C) i wynikającej z Formularza elektronicznego oferty wypełnionego na Platformie Zakupowej Logintrade). Ilość punktów w tym kryterium zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru:

(Cmin / Co) x 100 = C

gdzie:

Cmin – cena netto oferty najtańszej; Co – cena netto oferty ocenianej

Najkorzystniejsza oferta w odniesieniu do tego kryterium może uzyskać maksimum 100 pkt.

Aukcja elektroniczna:

Cena po aukcji elektronicznej jest ceną jaką zapłaci Zamawiający, z zastrzeżeniem, iż: Warunkiem zakończenia postępowania i zawarcia Umowy jest uzyskanie wymaganej zgody organów Spółki, jeżeli taka zgoda nie została wydana przed publikacją ogłoszenia.

Organizator Postępowania udzieli zamówienia Wykonawcy, który spełni wszystkie warunki postawione w niniejszym Zapytaniu oraz otrzyma największa liczbę punktów w kryterium „Cena” - spośród rozpatrywanych ofert.

4. Warunki odrzucenia oferty

W Postępowaniu zakupowym, Kierownik Zamawiającego na wniosek Zespołu Negocjacyjnego może zdecydować o odrzuceniu Oferty, jeżeli:

1) Oferta nie odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego,

2) zawiera istotne błędy w obliczeniu ceny,

3) Dostawca nie zgadza się na poprawienie omyłki pisarskiej lub rachunkowej,

4) Dostawca nie uzupełnił lub nie złożył wyjaśnień dotyczących jego Oferty na wezwanie Zamawiającego w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego,

5) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

6) narusza przepisy prawa powszechnie obowiązującego,

5. Warunki wykluczenia Wykonawcy

W Postępowaniu zakupowym Kierownik Zamawiającego, na wniosek Zespołu negocjacyjnego może zdecydować o wykluczeniu Dostawcy, jeżeli:

1) Wykonawca nie złożył wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań koniecznych dla udziału w Postępowaniu zakupowym,

2) Wykonawca nie wykonał umowy zawartej z Zamawiającym lub inną Spółką z GK WE lub wykonał ją nienależycie, bądź znajduje się w sporze ze Spółką GK WE,

3) Wykonawca wypowiedział zawartą z Zamawiającym lub inną Spółką z GK WE nie z winy Zamawiającego lub siły wyższej,

4) ogłoszono upadłość bądź likwidację Wykonawcy, lub w stosunku do Wykonawcy wszczęto postępowanie upadłościowe bądź likwidacyjne,

5) złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego Postępowania zakupowego.

Oferta Wykonawcy wykluczonego traktowana jest jako odrzucona.

10. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

W Postępowaniu zakupowym Zamawiający nie wymaga od Wykonawcy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

11. WADIUM

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

12. INFORMACJE DODATKOWE:

1) Organizator dopuszcza możliwość przeprowadzenia w toku Postępowania zakupowego aukcji elektronicznej, z zastrzeżeniem,

2) że wynik aukcji nie musi przesądzać o wyniku Postępowania zakupowego.

3) Organizator dopuszcza możliwość rozstrzygnięcia Postępowania zakupowego również w przypadku złożenia jednej ważnej oferty.

4) Organizator zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie, bez podania przyczyn. Organizator nie jest zobowiązany do wyjaśniania oferentom powodów faktycznych i prawnych unieważnienia przetargu. Unieważnienie przetargu przez Organizatora nie skutkuje prawem oferentów do dochodzenia roszczeń o zwrot wszelkich kosztów uczestnictwa
w unieważnionym postępowaniu przetargowym. O unieważnieniu danego postępowania przetargowego Organizator zawiadamia oferentów, ubiegających się o udzielenie zamówienia w tym przetargu

5) Termin związania każdą z ofert składanych w postępowaniu o zamówienie wynosi 40 dni kalendarzowych. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

SPIS ZAŁĄCZNIKÓW:

Załącznik nr 1 do Zapytania – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,

Załącznik nr 2 do Zapytania – Formularz cenowy

Załącznik nr 3 do Zapytania – Harmonogram analiz,

Załącznik nr 4 do Zapytania - Oferta (Formularz Oferty).

Załącznik nr 5 do Zapytania - Wzór Oświadczenia – RODO.

Załącznik nr 6do Zapytania – Klauzula informacyjna Zamawiającego NSE

Załącznik nr 7do Zapytania – Klauzula informacyjna Zamawiającego ZCP

Załącznik nr 8do Zapytania – Klauzula informacyjna Zamawiającego ZUT