Gdańsk, dnia 14.01.2020 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/004/20/WS


Szanowni Państwo,

Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym: Wykonanie prac branży elektrycznej przy realizacji zadania: „Budowa wiaty na oleje odpadowe przy magazynie Chemicznym na terenie GL S.A”


I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego

Wybór wykonawcy do realizacji usługi: Wykonanie prac branży elektrycznej przy realizacji zadania: „Budowa wiaty na oleje odpadowe przy magazynie Chemicznym na terenie GL S.A”.

1.1. Szczegółowy zakres prac do wykonania:

- budowa wlz-tu zasilającego projektowaną rozdzielnicę RPW (rozdzielnica dla potrzeb wiaty), z istniejącej puszki 7800 RPW usytuowanej jak w załączonym planie (Załącznik nr 1).
- budowa rozdzielnicy zasilającej wiatę - w wykonaniu przeciwwybuchowym,
- instalacja oświetlenia podstawowego - w wykonaniu przeciwwybuchowym,

Dodatkowo brak w projekcie:
- ogrzewanie wewnętrzne rozdzielnicy ( grzejnik + termostat ) w wykonaniu Ex do -25 st. C
- Zmiany w projekcie
- kable zasilające do lamp 3x2,5 mm2 ( zgodnie ze standardami GL SA ) a nie 3x1,5 mm2 jak w projekcie.
- połączenia wyrównawcze (bez instalacji uziemiającej) zgodnie z dokumentacjami o numerach archiwalnych:
- architektura; projekt wykonawczy - 34890
- instalacje elektryczne; projekt wykonawczy – 34891
- dokumentacja techniczna -34893

UWAGA:

- Przedmiary stanowią jedynie poglądowe ilości robót, które Wykonawca ma obowiązek zweryfikować we własnym zakresie.
- Prace geodezyjne dla potrzeb wykonania przedmiotu prac po stronie Wykonawcy (m.in. geodezyjne wyznaczenie w terenie, geodezyjna inwentaryzacja powykonawcza).
- Wszystkie prace zanikające muszą zostać odebrane przed zakryciem przez osobę nadzorującą ze strony Zamawiającego.
- Prace można wykonywać wyłącznie za zgodą Gospodarza obiektu (na podstawie jednorazowych zezwoleń na wykonywanie robót). Zamawiający zastrzega prawo do przerywania robót i wyznaczania godzin pracy.
- Obszar roboczy na czas realizacji robót musi być czytelnie wygrodzony i zabezpieczony.
- Demontaż istniejącego ogrodzenia od strony torów i pompowni oraz dostawa i montaż tymczasowego ogrodzenia po stronie Wykonawcy.
- W razie wygrodzenia drogi należy uzyskać zezwolenie na jej zamknięcie w celu ustalenia objazdu dla zapewnienia przejezdności dróg dla wozów bojowych LOTOS Straż.
- Po realizacji robót należy starannie uprzątnąć front robót

1.2. Wymagania szczegółowe

- Zamawiający wymaga ustanowienia dla robót remontowych kierownika robót posiadającego wymagane obowiązującymi przepisami uprawnienia budowlane. Kierownik robót musi przynależeć przez cały okres realizacji prac remontowych do odpowiedniej Okręgowej Izby Inżynierów Budownictwa i posiadać odpowiednie zaświadczenie o przynależności do OIIB. Wykonawca robót zobligowany jest do dokonania zgłoszenia Zamawiającemu odpowiedzialnego za nadzór nad realizacją remontu - kierownika robót wraz z przekazaniem kopii dokumentów: uprawnień budowlanych oraz zaświadczenia o przynależności do właściwej Okręgowej Izby Inżynierów Budownictwa na etapie negocjowania umowy
- Przed rozpoczęciem prac Wykonawca przekaże Zamawiającemu ramowy harmonogram robót.
- Wykonawca po zakończeniu realizacji robót przekaże Zamawiającemu dokumentację powykonawczą odbiorową dotyczącą zrealizowanego zakresu prac remontowych (m.in. dokumentację powykonawczą techniczną - red linę, inwentaryzację i protokoły geodezyjne, spis użytych do remontu materiałów wraz z deklaracjami zgodności).
- Wykonawca powinien przedstawić oświadczenie o posiadaniu przez jego pracowników świadectw kwalifikacyjnych na stanowiskach eksploatacji i dozoru w zakresie obsługi konserwacji montażu, remontu i kontrolno-pomiarowym dla urządzeń sieci i instalacji elektrycznych o napięciu nie wyższym niż 1 kv i elektrycznych urządzeń w wykonaniu przeciwwybuchowym


2. Wykonawca zapewni:

- Wszelkie materiały, robociznę i sprzęt niezbędne do zrealizowania zadania. Należy stosować materiały zgodnie z dokumentacją- zamienniki materiałowe są niedopuszczalne


3. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

Rozpoczęcie: w dniu podpisania Umowy/Zlecenia
Zakończenie: 10 tygodni od dnia podpisania Umowy/Zlecenia

4. Wizja lokalna:

Wizja lokalna może odbyć się w terminie do dnia 17.01.2020 r.
Termin wizji należy ustalić telefonicznie z p. Danielem Pietruszka tel. 505057375, e-mail: daniel.pietruszka@lotosserwis.pl lub z p. Wojciechem Szymulą tel. 58 308 7887, kom. 505 050 632, e-mail: wojciech.szymula@lotosserwis.pl

Uwaga:
Podczas wizji lokalnej należy dokonać szczegółowej analizy istniejących warunków oraz dokonania oceny wszelkich zagrożeń dla realizacji remontu i ujęcia ich w kalkulacji cenowej zawartej w ofercie. Wszelkie roszczenia Wykonawcy wynikające z niedopełnienia tego obowiązku pozostaną bezprzedmiotowe.


II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:
a) Oferta cenowa Oferenta – ważna 60 dni
b) Wykaz minimum 3 prac o podobnym zakresie - warunek konieczny
c) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
d) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
e) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
f) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
g) Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w Bazie Danych o Odpadach.
h) Oświadczenie zapoznania się z zapytaniem ofertowym oraz jego załącznikami – załącznik nr 2
i) Oświadczenie o uprawnieniach pracowników oddelegowanych do zadania – załącznik nr 3
j) Oświadczenie zapoznania się z Istotnymi warunkami przyszłej umowy – załącznik nr 4

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

2. Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.


2. Kryteria oceny oferty:
Cena

3. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
b) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
c) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
d) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
e) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
f) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
g) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
h) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
i) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
j) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
k) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
l) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
m) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).

4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 17.01.2020 r. do godz. 12.00..
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.


5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
• złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 21.01.2020 r. do godz. 23.00
•
6. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


Załączniki:*
Nr 1 – Dokumentacja
Nr 2 - Oświadczenie zapoznania się z zapytaniem ofertowym oraz jego załącznikami
Nr 3 – Oświadczenie o kwalifikacjach personelu oddelegowanego do wykonania zadania
Nr 4 - Oświadczenie zapoznania się z Istotnymi warunkami przyszłej umowy
Nr 5 – Istotne warunki przyszłej umowy
Nr 6 – Informator o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.
*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.