Nazwa zamówienia: „Zakup i dostawa piasku na potrzeby Spółki Węglokoks Energia ZUT sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej”.

1 INFORMACJE OGÓLNE

1.1 Informacje o Spółce jako Zamawiającym

Węglokoks Energia ZUT sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej, ul. Szyb Walenty 26B, 41-700 Ruda Śląska, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000619111, NIP 6412536523. REGON 363876515, z kapitałem zakładowym 3.295.000,00 zł.

1.2 Podstawy formalnoprawne przeprowadzenia postępowania

WĘGLOKOKS ENERGIA sp. z o.o. jest podmiotem upoważnionym do przygotowania i przeprowadzenia Postępowania Zakupowego (Organizator Postępowania) w imieniu i na rzecz Spółki wskazanej powyżej na mocy Porozumienia Spółek Grupy WE („GK WE”) z dnia 1 lipca 2015r. oraz zawartych w jego wykonaniu umów SLA w obszarze zakupów.

Strona internetowa Organizatora Postępowania Zakupowego:http://weglokoksenergia.pl.

Do udzielenia zamówienia przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), zwanej dalej „ustawą Pzp” lub „Pzp”, nie stosuje się.

Przeprowadzenie postępowania i jego rozstrzygnięcie nastąpi na podstawie Zapytania ofertowego oraz Aukcji elektronicznej.

2 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

2.1 Przedmiot zamówienia

1) Przedmiotem zamówienia jest sukcesywny - według potrzeb Zamawiającego – zakup i dostawa piasku na podsypkę i zasypkę (piasek ścieralny o ziarnach 0-8 mm o obłych krawędziach, składniki pyłowe (poniżej 0,075 mm) nie więcej niż 8%, nie zawierający kamieni o ostrych krawędziach nie zawierający gliny) na potrzeby Spółki Węglokoks Energia ZUT Sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej.

2) Dostawy realizowane będą w terminie 1 dnia roboczego od otrzymania Zamówienia Jednostkowego, na podstawie stosownych pisemnych zamówień (faksem lub drogą elektroniczną)

3) Przedmiot zamówienia został podzielony na dwie części:

Część A- zakup piasku w szacowanej ilości 3 500 ton.Odbiór - co do zasady - transportem Zamawiającego – loco baza producenta.

W razie zaistnienia potrzeby zasygnalizowanej w zleceniu jednostkowym przez Zamawiającego, Dostawca zobowiązuje się dostarczyć zamówienie własnym transportem (samochodem o ładowności 10-20 ton) na terenie Rudy Śląskiej za wynagrodzeniem określonym jako iloczyn stawki zł / za tonę przewiezionego piasku oraz liczby ton piasku.

Część B -zakup i dostawa piasku w szacowanej ilości 1 550 ton w obrębie miejscowości: Lędziny, Bieruń, Libiąż, Wola, Brzeszcze (dostawy w większości przypadków bezpośrednio
w pobliżu miejsca zabudowy piasku, samochodami 2, 3 i 4 osiowymi).

W rejonie Brzeszcz, Lędzin, Woli, Libiąża i Bierunia dostawa piasku w ilościach wskazanych przez Zamawiającego odbywać się będzie na koszt Dostawcy.

4) Oferent zobowiązany jest zaoferować, w formularzu cenowym oferty (Zał. nr 1 do Zapytania) wartość netto:dla Części A i/lub dla Części B.

2.2 Zasady współpracy i obowiązki stron

Prawa i obowiązki stron określają projekty umów stanowiących Załącznik nr 2a (dla części A zamówienia) do Zapytania oraz Załącznik nr 2b (dla części B zamówienia).

3 TERMIN WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

3.1 Termin wykonania przedmiotu zamówienia

Okres realizacji: 12 miesięcy począwszy od dnia podpisania umowy.

4 WARUNKI UDZIAŁU OFERENTA W POSTĘPOWANIU ZAKUPOWYM

4.1 Warunki ogólne

1. W Postępowaniu zakupowym o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Dostawcy, którzy:

a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Dostawcy, z którego będzie wynikać że posiada on uprawnienia do wykonywania określonej działalność lub czynności.

b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Dostawcy, z którego będzie wynikać że posiada on wiedzę i doświadczenie oraz dysponujepotencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Dostawcy, z którego będzie wynikać, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

d) wykonawca musi wykazać, że posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności.

2. W przypadku, gdy Dostawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie powyższe warunki powinien spełnić, co najmniej jeden Dostawca lub wszyscy dostawcy wspólnie.

3. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu przeprowadzona będzie w oparciu o złożone przez Dostawców oświadczenia i dokumenty zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”.

Zamawiający dopuszcza możliwość występowania konsorcjum, jako Oferenta. W tym jednak przypadku, wymaga od każdego z członków Konsorcjum dokumentów wykazanych w Zapytaniu, oprócz tego również należy przedłożyć umowę konsorcjalną podpisaną przez osoby uprawnione, zgodnie z reprezentacją określoną w KRS lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej (CEIDG).

Szczegółowy wykaz dokumentów składających się na ofertę ujmuje pkt. 5 Zapytania.

5 OKREŚLENIE WYMOGÓW FORMALNYCH DLA OFERT ORAZ SPOSOBU RZYGOTOWANIA OFERT

5.1 Wymogi formalne

Zamawiającydopuszcza możliwość składania ofert częściowych (na Część A lub Część B lub na obie części zamówienia).

Dodatkowo każda z ofert musi spełniać następujące warunki formalne:

1) Każdy dokument składający się na ofertę musi być czytelny.

2) Każdy dokument składający się na ofertę musi być podpisany przez Oferenta i opatrzony jego imienną pieczątką. Zamawiający wymaga, aby ofertę podpisano zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działają na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści wyraźnie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać złożone, jako część oferty.

3) Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę sporządzony w innym języku niż język polski winien być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski. W razie wątpliwości uznaje się, iż wersja polskojęzyczna jest wersją wiążącą.

4) Każda zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty musi być podpisana lub parafowana przez Oferenta. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, przesłonięcie korektorem, etc. musi być parafowane przez Oferenta.

Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej na Platformie Zakupowej Logintrade.

Dostawca przygotuje ofertę na swój koszt. Wszelkie inne koszty związane z uczestnictwem Dostawcy w niniejszym postępowaniu aż do udzielenia zamówienia są również ponoszone przez Dostawcę i nie będą zwracane przez Zamawiającego.

Złożenie oferty jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem treści niniejszego Zapytania oraz Regulaminu korzystania z Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintrade Sp. z o.o.

6 ZAWARTOŚĆ OFERTY

Oferta składana w Postępowaniu zakupowym powinna zawierać następujące elementy:

1) Formularz oferty – wypełniony na Platformie Zakupowej Logintrade.

2) Wypełniony i podpisany formularz oferty (Oferta) – Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania,

3) Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wydruk z ze strony internetowej Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego (CI KRS) albo wydruk ze strony internetowej Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej (CEIDG).

4) Oświadczenie Dostawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO. Wzór – załącznik nr 3 do Zapytania.

5) Polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności;

6) W przypadku oferty składanej przez Dostawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do oferty dołączone powinno być pełnomocnictwo w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza;

7) Pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile umocowanie do dokonania przedmiotowej czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty, złożone w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.

7 OKREŚLENIE SPOSOBU KOMUNIKACJI Z OFERENTAMI

7.1 Określenie sposobu komunikacji z oferentami

1) Pytania i odpowiedzi, przekazywane pomiędzy Organizatorem Postępowania
i Dostawcą/Dostawcami mogą być przekazywane drogą elektroniczną wyłącznie za pośrednictwem Platformy Logintrade.

2) Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo do przekazania: wezwań do uzupełnienia dokumentów, wezwań do wyjaśnień treści złożonych ofert, informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania drogą elektroniczną oraz wymaga od Dostawcy potwierdzenia ich otrzymania, w przypadku wyboru przez Organizatora Postępowania takiej drogi przekazania informacji.

3) W przypadku braku potwierdzenia otrzymania informacji wysłanych przez Organizatora Postępowania w sposób określony w pkt.1 i pkt. 2, Organizator Postępowania domniemywa, iż Dostawca otrzymał korespondencję wysłaną przez Organizatora Postępowania w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

4) Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Organizator Postępowania udostępnia na Platformie Zakupowej Logintrade. Nie udziela się żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na kierowane do Organizatora Postępowania zapytania w sprawach wymagających zachowania pisemności postępowania.

5) W uzasadnionych przypadkach Organizator Postępowania może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zapytania. Każda wprowadzona przez Organizatora Postępowania zmiana zostanie zamieszczona w formie aktualizacji Zapytania na Platformie Logintrade. Każda wprowadzona zmiana treści Zapytania jest wiążąca dla Dostawcy.

7.2 Osoby do komunikacji z oferentami

Informacje w zakresie ogólnym procedury przetargowej:

- Jarosław Durczewskitel. +48 32 416 76 53, e-mail: j.durczewski@weglokoksenergia.pl, w dni robocze (poniedziałek – piątek), w godzinach 8.00 – 14.00.

- Jakub Homan: tel. +48 32 416 76 51, e-mail: j.homan@weglokoksenergia.pl, w dni robocze (poniedziałek – piątek), w godzinach 8.00 – 14.00

8 WIZJA LOKALNA

Zamawiający nie wymaga, aby Dostawca dokonał wizji lokalnej na obiektach, gdzie ma być dostawa piasku.

9 WADIUM

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

10 TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Termin związania każdą z ofert składanych w postępowaniu o zamówienie wynosi 40 dni kalendarzowych. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

11 MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferty należy składać z wykorzystaniem Platformy Zakupowej Logintrade. Składając ofertę na Platformie Zakupowej z wykorzystaniem elektronicznego formularza oferty w tabeli należy podać cenę netto za wykonanie zadania. Oferty winny być złożone w nieprzekraczalnym terminie do dnia 18.02.2020r. do godziny 10:00.

12 OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBU WYBORU OFERT

12.1 Na podstawie informacji i dokumentów zawartych w Ofercie, Organizator Postępowania dokona wstępnej oceny formalnej zdolności Dostawców do wykonania zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu i „Regulaminie Udzielania Zamówień przez Spółki z GK WE”.

12.2 Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty dot. części A i/lub części B przedmiotowego zadania – Organizator Postępowania stosować będzie wyłącznie kryterium ceny ostatecznej, będącej wynikiem przeprowadzonej aukcji elektronicznej: cena ostateczna „C” – 100% (100% = 100 pkt).

UWAGA: Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty dot. części A przedmiotowego zadania – Organizator Postępowania stosować będzie wyłącznie kryterium ceny. Cena za przewiezienie 1 tony piasku nie jest składową ceny stanowiącej kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty dot. części A przedmiotowego zadania.

12.3 Kryterium „Cena” będzie rozpatrywane na podstawie ceny ostatecznej netto za wykonanie przedmiotu zamówienia w części A i/lub B, zaproponowanej przez Dostawcę w trakcie negocjacji w formie aukcji elektronicznej. Ilość punktów w tym kryterium zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru:

C = (Cmin / Co) x 100 pkt

gdzie: Cmin – cena netto oferty najtańszej; Co – cena netto oferty ocenianej

Najkorzystniejsza oferta w odniesieniu do tego kryterium może uzyskać maksimum 100 pkt.

12.4 Negocjacje - aukcja elektroniczna

Cena po negocjacjach (aukcji elektronicznej) jest ceną jaką zapłaci Zamawiający, z zastrzeżeniem,
iż warunkiem zakończenia postępowania i zawarcia Umowy jest uzyskanie wymaganej zgody organów Spółki, jeżeli taka zgoda nie została wydana przed publikacją ogłoszenia.

Organizator Postępowania udzieli zamówienia Dostawcy, który spełni wszystkie warunki postawione w niniejszym Zapytaniu oraz otrzyma największa liczbę punktów w kryterium „Cena” - spośród rozpatrywanych ofert. Zakończenie procesu negocjacji nie oznacza wyboru Oferty Wykonawcy
w rozumieniu Kodeksu cywilnego.

12.5 Warunki odrzucenia oferty

W Postępowaniu zakupowym, Kierownik Zamawiającego na wniosek Zespołu Negocjacyjnego może zdecydować o odrzuceniu Oferty, jeżeli:

1) Oferta nie odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego,

2) Oferta zawiera istotne błędy w obliczeniu ceny,

3) Dostawca nie zgadza się na poprawienie omyłki pisarskiej lub rachunkowej,

4) Dostawca nie uzupełnił lub nie złożył wyjaśnień dotyczących jego Oferty na wezwanie Zamawiającego w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego,

5) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

6) narusza przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

12.6 Warunki wykluczenia Dostawcy

W Postępowaniu zakupowym Kierownik Zamawiającego, na wniosek Zespołu negocjacyjnego może zdecydować o wykluczeniu Dostawcy, jeżeli:

1) Dostawca nie złożył wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań koniecznych dla udziału w Postępowaniu zakupowym,

2) Dostawca nie wykonał umowy zawartej z Zamawiającym lub inną Spółką z GK WE lub wykonał ją nienależycie, bądź znajduje się w sporze ze Spółką GK WE,

3) Dostawca wypowiedział zawartą z Zamawiającym lub inną Spółką z GK WE nie z winy Zamawiającego lub siły wyższej,

4) ogłoszono upadłość bądź likwidację Dostawcy, lub w stosunku do Dostawcy wszczęto postępowanie upadłościowe bądź likwidacyjne,

5) złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego Postępowania zakupowego.

Oferta Dostawcy wykluczonego traktowana jest jako odrzucona.

13 INFORMACJE DODATKOWE:

a) Organizator dopuszcza możliwość przeprowadzenia w toku Postępowania zakupowego aukcji elektronicznej, z zastrzeżeniem, że wynik aukcji nie musi przesądzać o wyniku Postępowania zakupowego.

b) Organizator dopuszcza możliwość rozstrzygnięcia Postępowania zakupowego również w przypadku złożenia jednej ważnej oferty.

c) Organizator zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie, bez podania przyczyn. Organizator nie jest zobowiązany do wyjaśniania oferentom powodów faktycznych i prawnych unieważnienia przetargu. Unieważnienie przetargu przez Organizatora nie skutkuje prawem oferentów do dochodzenia roszczeń o zwrot wszelkich kosztów uczestnictwa w unieważnionym postępowaniu przetargowym. O unieważnieniu danego postępowania przetargowego Organizator zawiadamia oferentów, ubiegających się o udzielenie zamówienia w tym przetargu

d) Wysokość i zasady naliczania kar umownych określają projekty Umów stanowiących Załącznik nr 2a i 2b do Zapytania.

e) Określenie warunków zmiany umów w wyniku przeprowadzonego postępowania określają projekty Umów stanowiące Załącznik nr 2a i 2b do Zapytania.

W celu zawarcia umowy/umów w sprawie zamówienia, Dostawca, którego ofertę wybrano, jako najkorzystniejszą składa:

a) pełnomocnictwo, jeżeli umowy/umowę podpisuje pełnomocnik,

b) umowę regulującą współpracę dostawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeżeli ofertę składają Dostawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (o ile dotyczy),

c) kopię polisy poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Dostawcę, a w przypadku jej braku inny dokument poświadczony za zgodność z oryginałem przez Dostawcę potwierdzający, że Dostawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę stanowiącą co najmniej równowartość ceny ofertowej ostatecznej na realizację przedmiotowego zamówienia.

14 SPIS ZAŁĄCZNIKÓW:

Załącznik nr 1 „Formularz oferty”,

Załącznik nr 2a„Projekt umowy”(dla części A zamówienia),

Załącznik nr 2b„Projekt umowy”(dla części B zamówienia),

Załącznik nr 3 „Wzór Oświadczenia – RODO”

Załącznik nr 4 do Zapytania –Klauzula informacyjna Zamawiającego