Przedmiotem zamówienia jest wdrożenia na zasadach „roll-out” poniższych modułów SAP ERP w Spółce Zamawiającego:

1. FI – rachunkowość finansowa

2. FI-AA – majątek trwały

3. Opentext VIM – elektroniczny obieg faktur zakupowych

4. CO - kontroling

5. MM – gospodarka materiałowa

6. HR – kadry i płace

7. SD – sprzedaż i dystrybucja

8. IM/PS – zarządzanie inwestycjami

Konfiguracja i parametryzacja poszczególnych wymaganych obszarów/modułów SAP jest określona aktualnym zakresem wykorzystywanych funkcjonalności w systemie SAP Grupy Azoty S.A.. Szczegółowy zakres wymaganych funkcjonalności modułów SAP I Opentext został przedstawiony w punkcie II.2.

Projekt będzie miał charakter roll-outu i obejmuje:

- przygotowanie Szczegółowej Koncepcji Biznesowej dla wskazanej spółki w oparciu
o istniejące w GA S.A. dokumenty wzorcowej koncepcji biznesowej lub koncepcje powstałe we wcześniejszych wdrożeniach;

- użycie standardowych funkcji SAP w poszczególnych modułach;

- wykorzystanie raportów i instrukcji stanowiskowych obowiązujących w Grupie Azoty i ich dostosowanie do prowadzonego wdrożenia;

- dostosowanie formularzy wydruków dokumentów w zakresie danych adresowych oraz dodatkowych zapisów związanych ze spółką;

- szkolenie grupy użytkowników kluczowych –w każdym wdrażanym module; spółka GA zapewni sale szkoleniowe wraz z odpowiednią infrastrukturą (odpowiednio skonfigurowane komputery, dostęp do sieci, rzutnik).

- Wykonanie jednorazowej migracji danych podstawowych dla poszczególnych obszarów wymienionych w części dot. zakresu. Dane do migracji przygotowywane zostaną przez Odbiorcę w oparciu o dostarczone przez Dostawcę szablony plików migracyjnych;

- testy wewnętrzne ( realizowane przez Dostawcę) i zewnętrzne (realizowane przez użytkowników Odbiorcy).

Dostawca dla każdego obszaru/modułu SAP wyznaczy konsultanta wiodącego oraz w razie potrzeby konsultantów zadaniowych. Po stronie wskazanej spółki i GA S.A. do każdego z obszarów/modułów zostanie powołany zespół projektowy, w którego skład wejdą:

- Właściciel biznesowy obszaru – osoba umocowana do podejmowania decyzji merytorycznych w zakresie danego obszaru kompetencji/modułu SAP w ramach projektu;

- Kluczowy użytkownik modułu z GA SA i wytypowane osoby korzystające z istniejących rozwiązań SAP ERP

- Pracownicy Odbiorcy w zależności od potrzeb

Zespoły projektowe wskazanej spółki w poszczególnych obszarach/modułach wykonają następujące prace:

- wspólnie z konsultantami wdrożeniowymi Dostawcy i pod ich kierunkiem opracują szczegóły wymaganej parametryzacji systemu, na bazie wzorcowych lub wcześniejszych koncepcji biznesowych GA S.A.

- przygotują wymagany do migracji zestaw danych w postaci plików migracyjnych (np. składniki majątku) wg wzorów dostarczonych przez Dostawcę

- zweryfikują dostarczone przez Dostawcę wzorcowe scenariusze testowe pod kątem ujęcia przypadków charakterystycznych dla wskazanej spółki GA

- wykonają testy funkcjonalne i akceptacyjne systemu

Niniejsze zapytanie ofertowe nie obejmuje:

- Licencji SAP

- Konfiguracji stacji roboczych/komputerów dla użytkowników SAP

- Połączeń sieciowych, VPN, itp.

- Zapewnienia sali/komputerów na czas szkoleń

- Zapewnienia urządzenia skanującego do rozwiązania VIM

Po obu stronach: Dostawcy i Odbiorcy zostaną wyznaczeni Kierownicy Projektu, a także Koordynator IT z ramienia GA SA.

II.2.Szczegółowy zakres funkcjonalny systemów objętych postępowaniem

1. Zakres funkcjonalny - Księgowość (moduł SAP FI)

- Tworzenie kont KG

- Tworzenie danych podstawowych dostawców

- Tworzenie danych podstawowych odbiorców

- Księgowania okresowe (RMK, Rezerwy)

- Operacje zamknięcia miesiąca i roku

- Księgowanie listy płac

- Księgowanie zaliczek dla pracowników

- Pożyczki z ZFŚS

- Przygotowanie danych do deklaracji podatkowych (rozliczenia podatkowe SAP)

- Księgowanie dokumentów odbiorców

- Rozliczenie pozycji odbiorcy (poza kompensatami)

- Rozliczenie i księgowanie pozycji odbiorcy- kompensaty

- Monitowanie odbiorców (wraz z ustalaniem limitów kredytowych, ubezpieczeniem należności)

- Naliczanie i księgowanie odsetek z odpisem aktualizującym (należności)

- System informacyjny księgi odbiorców

- Księgowanie odpisów aktualizujących należności

- Księgowanie dokumentów dostawców

- Rozliczenie konta dostawców (z wyjątkiem kompensat)

- Rozliczenie i księgowanie konta dostawców (kompensaty)

- Naliczanie odsetek hipotetycznych od zobowiązań

- System informacyjny księgi dostawców

- Uzgadnianie i potwierdzenie sald dostawców i odbiorców na koniec okresu

- Rozliczenie delegacji zagranicznych i krajowych

- Przyjęcie dokumentów, sortowanie i skanowanie dokumentów

- Księgowanie faktur zakupowych

- Obsługa zapytań dostawców/odbiorców, pracowników

- Rozliczanie zakupu (PZ/FA)

- Obsługa sald debetowych dostawców

- Uzgadnianie kont księgi głównej

- Wystawianie refaktur, not obciążeniowych.

- Księgowanie dokumentów księgi głównej (PK)

- Obsługa faktur zablokowanych

- Obsługa pozostałych danych podstawowych

- System informacyjny KG (lista raportów)

- Księgowanie raportów z kas fiskalnych

- Wycena rozrachunków

- Obsługa podatku u źródła

- Rozliczenie podatku u źródła

- Faktoring

- Tworzenie danych podstawowych banków

- Wycena bilansowa środków pieniężnych na rachunkach bankowych

- Rozliczenie kart płatniczych

- Obsługa płatności automatycznych

- Obsługa płatności manualnych

- Import i księgowanie wyciągów bankowych

- Lokowanie płatności przychodzących i wychodzących

- Księgowanie wyceny instrumentów finansowych (np. lokaty- odsetki, forwardy)

- Raportowanie obszaru środków pieniężnych – raporty księgowe

- Księgowanie odsetek od nieterminowych zapłat zobowiązań

- Wycena rozchodu waluty obcej (bez kredytów)

- Ewidencja Kredytów

- Ewidencja inwestycji w innych podmiotach

- Przegrupowanie kredytów lokat pożyczek

- Ewidencja pożyczek

- Pozycja gotówkowa

- Prognoza płynności

- Księgowanie raportów kasowych

- Ewidencja lokat

Zakres jednorazowej migracji danych podstawowych

- Kartoteki dostawców i odbiorców (dane ogólne, dane zależne od jednostki gospodarczej)

- Kartoteki odbiorców w zakresie danych SD (migracja kartotek dostawców w zakresie danych MM została ujęta w obszarze MM)

- Pozycje otwarte kontrahentów i kont KG

- Salda i obroty kont KG

2. Zakres funkcjonalny - środki trwałe (moduł SAP FI-AA)

- Tworzenie danych podstawowych SMT (Składnik Majątku Trwałego) i STwB (Środki Trwałe w Budowie)

- Księgowanie nakładów na STwB – integracja z IM/PS

- Rozliczenie inwestycji (integracja z IM/PS)

- Przeksięgowania i zmiany SMT (w tym podział, łączenie, przesunięcie między stanowiskami kosztów i między osobami materialnie odpowiedzialnymi)

- Likwidacja SMT

- Naliczenie i księgowanie amortyzacji

- Odpisy aktualizacyjne

- Ewidencja wyposażenia

- Ewidencja nieruchomości inwestycyjnych

- Ewidencja aktywów trwałych przeznaczonych do sprzedaży

- Ewidencja specjalistycznych części zamiennych i awaryjnych

- Ewidencja leasingu

- Planowanie amortyzacji SMT

- System informacyjny majątku trwałego

Zakres jednorazowej migracji danych podstawowych

- Kartoteki SMT i STwB

- Wartości początkowe i umorzenia dla SMT

3. Zakres funkcjonalny - Elektroniczny obieg faktur kosztowych (Opentext VIM)

- Skanowanie faktur zakupowych od dostawców i załączników do nich (urządzenie skanujące zapewnia wskazana spółka)

- Archiwizacja elektroniczna faktur zakupowych od dostawców

- OCR dla faktur (automatyczne rozpoznawanie danych na fakturze)

- Automatyczna weryfikacja poprawności danych na fakturach od dostawców

- Elektroniczny obieg dokumentów (faktur od dostawców)

- Elektroniczne opisywanie i zatwierdzanie faktur od dostawców

- Wsparcie procesu księgowania faktur i płatności

- Wsparcie obsługi blokad płatności dla faktur

- Raportowanie dot. faktur przychodzących od dostawców

Zakres jednorazowej migracji danych podstawowych

Brak konieczności migracji danych

4. Zakres funkcjonalny - Kontroling (SAP CO)

Obsługa danych podstawowych

- Rodzaje kosztów

- Miejsca Powstawania Kosztów

- Centra Zysku

- Zlecenia wewnętrzne

- Rodzaje działań

- Wskaźniki statystyczne

Rachunek kosztów i przychodów w ujęciu rodzajowym

Rachunek miejsc powstawania kosztów

- Planowanie kosztów w podziale na MPK

- Ewidencjonowanie kosztów w podziale na MPK

- Rozliczanie kosztów

Rachunek kosztów zleceń

- Ewidencja kosztów na zleceniach

- Ewidencja przychodów dla zleceń usługowych

- Rozliczania zleceń

- Ustalanie wyniku dla zleceń usługowych

Rachunek wyników segmentów rynku (COPA)

- Analiza przychodów i kosztów uzyskania przychodów

Rachunek centrów zysku

- Rejestracja i raportowanie kosztów i przychodów wg struktury Centrów Zysku

Zakres jednorazowej migracji danych podstawowych

- Dane podstawowe MPK

- Dane podstawowe centrów zysku

- Dane podstawowe rodzajów działań

- Stawki dla rodzajów działań

- Dane podstawowe rodzajów kosztów (wtórnych)

- Dane podstawowe zleceń wewnętrznych

5. Zakres funkcjonalny - Gospodarka materiałowa (moduł SAP MM)

Zarządzanie bazą dostawców

Zakup materiałów/usług

- Tworzenie zapotrzebowania

- Zatwierdzanie zapotrzebowania

- Tworzenie kontraktu/umowy dla materiałów i usług

- Tworzenie zamówienia materiałowego/usługowego

- Obsługa rekordu informacyjnego

- Księgowanie przyjęcia materiału

- Przyjęcie materiału do zapasu zablokowanego

- Odbiór usługi

Obsługa zapasów

- Tworzenie i obsługa rezerwacji

- Przyjęcie materiałów w stan magazynowy bez zamówienia

- Obsługa zwrotów do składów

- Wydanie materiału w referencji do rezerwacji

- Wydanie materiału do dostawcy z zapasu zblokowanego

- Złomowanie w magazynie

- Przeksięgowania materiałów między rodzajami zapasów

- Przeksięgowania między zakładami

- Przeksięgowania między składami

Inwentaryzacja

- Tworzenie dokumentów inwentaryzacyjnych

- Spis z natury

- Księgowanie różnic inwentaryzacyjnych

Zakres jednorazowej migracji danych podstawowych

- Dane podstawowe dostawców (wgląd zaopatrzeniowy)

- Dane podstawowe materiałów

- Ceny standardowe w danych podstawowych materiałów

- Bilans otwarcia zapasów materiałowych

6. Kadry i Płace –moduł SAP HR

6.1. Administracja kadrami

- Wprowadzanie i przeglądanie danych kadrowych

- Rejestrowanie zdarzeń kadrowych - zatrudnienie, zmiana warunków umowy, urlop długoterminowy, zawieszenie, zwolnienie, przyjęcie osoby zewnętrznej, rozwiązanie umowy cywilno-prawnej

- Przypisanie organizacyjne pracowników

- Dane osobowe pracownika i członków rodziny

- Adresy

- Planowany czas pracy

- Dane bankowe

- Elementy umowy o pracę

- Monitorowanie terminów (np. data ważności umowy lub badań okresowych)

- Wykształcenie pracownika, ukończone szkoły

- Poprzedni pracodawcy

- Data i wynik badań lekarskich

- Nagrody i wyróżnienia

- Kary i upomnienia

- Specyfikacja daty: staż do urlopu, nagrody jubileuszowej, łączny staż pracy, wysługa

- Nazwa użytkownika systemu

- Przebyte szkolenia BHP

- Dokumenty tożsamości

- Dane o Ubezpieczeniu Społecznym,

- Kod zawodu, kod pracy w warunkach szczególnych, kod FEP (do celów emerytalnych)

- Umowy cywilno-prawne

- Generowanie umowy o pracę i świadectwa pracy

Zarządzanie czasem pracy

- Wyświetlanie i modyfikacja planowanego czasu pracy

- Ekwiwalenty za limity czasowe

- Rejestrowanie nieobecności

- Rejestracja/zmiana planowanego harmonogramu pracy

- Wyświetlanie i modyfikacja limitów urlopowych

- Generowanie limitów urlopowych

- Naliczanie stażu na potrzeby urlopów

- Ręczne/automatyczne tworzenie harmonogramów pracy

- Informacja o wynagrodzeniu pracownika

- Raport - karta ewidencji czasu pracy

- Raport - zestawienie osób posiadających niewykorzystany urlop obowiązkowy

Zarządzanie organizacją

- Definiowanie obiektów struktury organizacyjnej

- Tworzenie schematów organizacyjnych

- Raport - miejsce pracy na dokumentach kadrowych

6.2. Płace

Rozliczanie wynagrodzeń dla zatrudnionych na umowę o pracę

- Wprowadzanie (podwyżek) płacy zasadniczej i dodatku funkcyjnego

- Wprowadzanie dodatków i potrąceń

- Wprowadzanie premii i nagród

- Wprowadzanie płatności dodatkowych (dodatkowa lista płac)

- Rejestracja wynagrodzenia rocznego

- Rejestrowanie świadczeń socjalnych

- Uruchomienie naliczania płac w terminie podstawowym

- Uruchomienie naliczania płac w terminie dodatkowym

- Księgowanie wyników rozliczeń

- Tworzenie przelewów bankowych na ROR z wynagr. i innych potrąceń

- Tworzenie odcinków dla pracowników

- Raport asygnaty wg rodzaju zasiłku

Rozliczanie wynagrodzeń dla zatrudnionych z tytułu umów cywilnoprawnych

- Rejestracja/rozwiązywanie umowy cywilnoprawnej

- Rejestracja umowy c/p i rachunków

- Uruchomienie naliczania płac

- Księgowanie wyników rozliczeń

- Tworzenie przelewów bankowych na ROR z wynagr. i innych potrąceń

- Tworzenie odcinków dla pracowników

Rozliczanie wynagrodzeń dla osób zatrudnionych na inny rodzaj umowy

- Rejestracja umowy (np. dla Rady Nadzorczej)

- Uruchomienie naliczania płac

- Księgowanie wyników rozliczeń

- Tworzenie przelewów bankowych na ROR z wynagr. i innych potrąceń

- Tworzenie odcinków dla pracowników

Limitowanie potrąceń

- Wprowadzanie potrąceń (np. PZU, PPE, skł. związków)

- Wprowadzanie minimalnej kwoty gwarantowanej

- Potrącenie zajęć komorniczych i alimentów

- Raport: niezrealizowane potrącenia z listy płac

Przygotowywanie PIT

- ID Urzędu Skarbowego, informacje o kosztach uzyskania przychodu, kwocie wolnej oraz obniżeniu progu podatkowego

- Tworzenie PIT-4, PIT-4R, PIT-8A, PIT-8AR, PIT-8B, PIT-8C, PIT-11, PIT-40, PIT-R

- Raport - kartoteka deklaracji PIT pracownika

- Raport - lista deklaracji PIT utworzonych przez operatora

- Program narzędziowy do generowania PIT w formacie PDF

- Masowe tworzenie deklaracji w formacie XML

- Tworzenie PIT-11 i PIT-40 w formie elektronicznej (e-deklaracje)

Sprawozdawczość GUS

- Definiowanie źródeł raportowania do GUS

- Tworzenie formularzy dla GUS: Z-02, Z-03, Z-05, Z-06, Z-12, DG-1

Przekazywanie zgłoszeń i rozliczeń do ZUS

- Zgłoszenie do ubezpieczeń

- Tworzenie dokumentów rozliczeniowych ZUS (RCA, RZA, RSA, DRA)

- Tworzenie raportu ZUS ZSWA

- Wyświetlanie/usuwanie wyników eksportu dokumentów zgłoszeniowych ZUS

- Druki ZUS KP-1, RP-6, RP-7

Wyrejestrowywanie pracowników i osób zewnętrznych

Zakres jednorazowej migracji danych podstawowych

- Dane struktury organizacyjnej i powiązania między nimi

- Dane pracowników – teczka osobowa danych przechowywanych w typach informacji PA

- Dane płacowe – migracja danych historycznych listy płac za okres od daty powstania spółki

- Dane płacowe – migracja danych z wypłaty za okres 12.2018 niezbędnych do wygenerowania PIT za rok 2018

- Historyczne dane o nieobecnościach – do świadectwa pracy

- Dane dotyczące limitów urlopowych, aktualnych na dzień startu systemu

7. Zakres funkcjonalny - Sprzedaż (moduł SAP SD)

Zarządzanie bazą klientów

- zarządzanie kredytem

- obsługa banków własnych

Sprzedaż

- Tworzenia kontraktu/zlecenia dla materiałów i usług

- Tworzenie faktury proforma

- Tworzenie dostawy wychodzącej

- Księgowanie wydania materiałów

- Tworzenie i księgowanie faktury

- Refakturowanie

Sprzedaż zaliczkowa

- Tworzenia zlecenia dla materiałów i usług

- Tworzenie i księgowanie faktury zaliczkowej / korekty faktury zaliczkowej

- Tworzenie dostawy wychodzącej

- Księgowanie wydania materiałów

- Tworzenie i księgowanie noty rozliczeniowej / faktury końcowej

Noty obciążeniowe i uznaniowe (w zależności od potrzeb)

Reklamacje – zwroty

- Tworzenia zlecenia

- Tworzenie dostawy zwrotnej

- Przyjęcie i zaksięgowanie zwrotu

- Tworzenie i księgowanie faktury korygującej

Korekty faktur

- Tworzenia zlecenia

- Tworzenie i księgowanie korekty faktury

Kontrola kredytowa

Zakres jednorazowej migracji danych podstawowych

- Dane podstawowe odbiorców

- Dane podstawowe usług

- Dane podstawowe materiałów sprzedawanych

8. Zakres funkcjonalny - Zarządzanie inwestycjami (moduł SAP IM-PS)

- Tworzenie i rozbudowa projektu inwestycyjnego

- Wprowadzanie planu na projektach inwestycyjnych

- Wprowadzanie zapotrzebowań na materiały, usługi na projektach inwestycyjnych

- Planowanie przyszłej amortyzacji dla zadań inwestycyjnych

- Tworzenie zamówień inwestycyjnych (integracja z MM)

- Zarządzanie składem inwestycyjnym (integracja z MM)

- Księgowanie nakładów (integracja z MM, CO, FI)

- Rozliczenie nakładów na składniki środków trwałych w budowie

- Rozliczenie inwestycji na SMT

- Księgowanie odpisów aktualizujących, różnic kursowych na projekcie

- System informacyjny PS

Zakres jednorazowej migracji danych podstawowych

- Projekty inwestycyjne wraz ich strukturą dla zadań inwestycyjnych

- Salda BO otwartych zadań inwestycyjnych (wartość poniesionych nakładów)

II.3. Założenia dodatkowe

3.1. Migracja danych

Migracja danych (lub masowe wprowadzanie danych) tam, gdzie została określona dla danego modułu SAP, oznacza:

- Przygotowanie/weryfikacja narzędzi do migracji (Dostawca)

- Przygotowanie formatów plików migracyjnych i przesłanie ich użytkownikom (Dostawca)

- Przygotowanie danych, ich weryfikacja pod względem merytorycznym, zgodności z wymaganym formatem, kompletności i spójności (Odbiorca)

- Testowa migracja danych (Dostawca)

- Weryfikacja błędów i ew. korekta danych (Odbiorca przy wsparciu Dostawcy)

- Migracja produktywna (Dostawca)

- Weryfikacja poprawności migracji (Odbiorca)

3.2. Autoryzacje/uprawnienia

W każdym obszarze/module zostaną utworzone role dla wskazanej spółki zawierające zestawy uprawnień użytkowników oparte na rolach wzorcowych GA S.A. Role te będą udostępnione do wnioskowania w systemie SAP GRC zgodnie z wykorzystywanym w GA modelem autoryzacji obejmującym zasady SoD.

3.3. Wsparcie po starcie produktywnym

Konsultanci Dostawcy świadczyć będą w ramach prac projektowych dodatkowe wsparcie po starcie produktywnym dla nowych użytkowników systemu SAP przez okres jednego miesiąca od dnia startu (01.01.2019). W obszarach finansowych i płacowych okres ten zostanie wydłużony do zakończenia pierwszego rozliczenia/zamknięcia miesiąca oraz naliczenia listy płac. Wsparcie będzie, co do zasady świadczone w formie zdalnej (telefon, Skype). W razie potrzeby w okresie zamknięcia miesiąca/rozliczenia listy płac konsultanci będą mogli być dostępni na miejscu.

Harmonogram

Oferent przedstawi ramowy harmonogram realizacji przedmiotu zamówienia określający zakres prac dla poszczególnych faz projektu z uwzględnieniem terminów ich zakończenia. Ramowy harmonogram prac podlega akceptacji Zamawiającego.

Warunki płatności: przelew bankowy, termin płatności: 30 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury do Zamawiającego.

Terminy realizacji przedmiotu zamówienia:

Oczekiwany termin startu produkcyjnego, rozpoczęcia wykorzystywania systemu lub modułu systemu do pracy rzeczywistej u Zamawiającego : 01.01.2019 r.

Warunki gwarancji

Oferent gwarantuje Zamawiającemu poprawność działania produktów, zrealizowanych w czasie trwania Umowy. Okres gwarancji na wykonane usługi rozpoczyna się w dniu podpisania z wynikiem pozytywnym protokołu odbioru prac, będących przedmiotem zamówienia i trwa minimum 12 miesięcy.

III CENA OFERTY

W ofercie należy podać cenę całkowitą wykonania przedmiotu zamówienia z rozbiciem na poszczególne fazy projektu ujęte w harmonogramie. Cena powinna być podana w złotych polskich (PLN) netto, cyfrowo i słownie. Do wyżej wymienionej ceny zostanie doliczony podatek od towarów i usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Przedstawiona w ofercie cena łączna usługi netto za wykonanie zamówienia będzie ceną licytowaną w aukcji elektronicznej, do której zostaną zaproszeni Oferenci spełniający kryteria formalne.