Zaprasza do składania ofert do postępowania zakupowego nr GKWE/ZO/117/2017, prowadzonego w oparciu o „Regulamin Udzielania Zamówień w WEGLOKOKS ENERGIA sp. z o. o.” na:

Dostawa środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego dla Spółek Grupy Kapitałowej Węglokoks Energia (GKWE) z podziałem na zadania:

Zadanie 1 Dostawa środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego dla Węglokoks Energia NSE sp. z o.o. z siedzibą w Brzeszczach

Zadanie 2 Dostawa środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego dla Węglokoks Energia ZCP sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej

Zadanie 3 Dostawa środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego dlaWęglokoks Energia ZUT sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej

Zamawiający:

Zamawiającym w ramach niniejszego Postępowania Zakupowego są Spółki Zależne należące do Grupy Kapitałowej WE, zwane także Spółką lub Odbiorcą tj.:

1) Węglokoks Energia NSE sp. z o.o. z siedzibą w Brzeszczach, ul. A. Mickiewicza 2, 32-620 Brzeszcze,zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000054901, NIP 646-13-47-265, REGON 273106474, z kapitałem zakładowym 69.362.400,00 zł;

2) Węglokoks Energia ZCP sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej, ul. Szyb Walenty 32, 41-700 Ruda Śląska, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 00000181417, NIP 641-10-06-444, REGON 272661854, z kapitałem zakładowym 65 723 000,00 zł.

3) Węglokoks Energia ZUT sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej, ul. Szyb Walenty 26B, 41-700 Ruda Śląska, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000619111, NIP 641-25-36-523. REGON 363876515, z kapitałem zakładowym 295.000,00 zł.

WĘGLOKOKS ENERGIA Sp. z o.o. jest podmiotem upoważnionym do przygotowania
i przeprowadzenia Postępowania Zakupowego (Organizator Postępowania) w imieniu
i na rzecz Spółki wskazanej powyżej na mocy Porozumienia Spółek grupy kapitałowej
(„GK WE”).

Strona internetowa Organizatora Postępowania Zakupowego:http://weglokoksenergia.pl.

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna - według potrzeb Zamawiającego - dostawa środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego przez okres 12 miesięcy dla Spółek Grupy Kapitałowej WĘGLOKOKS ENERGIA (GKWE) z podziałem na zadania:

1) Zadanie 1: Dostawa środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego dla Węglokoks Energia NSE sp. z o.o. z siedzibą w Brzeszczach.

2) Zadanie 2: Dostawa środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego dla Węglokoks Energia ZCP sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej.

3) Zadanie 3: Dostawa środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego dla Węglokoks Energia ZUT sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej.

Dostawca, któremu zostanie udzielone zamówienie, zobowiązany jest do zawarcia odrębnej umowy z każdą ze Spółek (Odbiorców), o których mowa na wstępie niniejszego Zapytania (odpowiednio Zadanie 1 do 3), której wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.

Celem w/w Umowy jest ustalenie szczegółowych zasad realizacji przedmiotu zamówienia oraz warunków dotyczących udzielania i realizacji Zamówień Jednostkowych w okresie współpracy.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia opisany został w załączniku nr 2 do Zapytania.

Formularze cenowe stanowią załączniki od nr 3a) do nr 3c) do Zapytania.

Wzór logo wraz z wymaganiami, dla trzech Spółek Grupy Kapitałowej Węglokoks Energia (GKWE) przedstawiają załączniki od nr 5a) do nr 5c).

Uzyskane w toku postępowania ceny jednostkowe (z formularzy cenowych stanowiących załączniki od 3a do 3c do Zapytania) będą stanowić - Załącznik nr 1 (cennik) do w/w Umowy (odpowiednio dla Zadania 1 do 3), obowiązujący w okresie 12 miesięcy od dnia jej podpisania.

2. Warunki zawarcia Umowy zakupowej z Oferentem po wyborze:

W celu zawarcia Umowy w sprawie zamówienia, Dostawca, którego ofertę wybrano, jako najkorzystniejszą przed podpisaniem umowy składa:

1) pełnomocnictwo, jeżeli umowę podpisuje pełnomocnik,

2) umowę regulującą współpracę Dostawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeżeli ofertę składają Dostawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia

3. Sposób przygotowania oferty.

1) Oferty należy składać z wykorzystaniem Platformy Zakupowej Logintrade.

2) Składając ofertę na platformie zakupowej dla przedmiotu zamówienia Dostawca poda całkowitą cenę oferty netto odpowiednio dla: Zadania 1, Zadania 2, Zadania 3 wynikającą z sumy cen jednostkowych netto poszczególnych pozycji Formularzy cenowych stanowiących załączniki nr 3a), 3b) i 3c) do Zapytania, zwane dalej „cenami wstępnymi”, podając je w zapisie liczbowym w formularzu ofertowym na platformie zakupowej Logintrade.

3) Cena wstępna podana w ofercie winna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Organizatora Postępowania.

4) Cena wstępna za oferowany przedmiot zamówienia może być tylko jedna, nie dopuszcza się wariantowości cen.

5) Cenę wstępną oferty należy podać w PLN. Cena wstępna musi być wyrażona w jednostkach nie mniejszych niż grosze.

6) Cena wstępna oferty podlega negocjacjom lub aukcji na zasadach regulaminu Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintrade Sp. z o.o.

4. Koszty przygotowania oferty.

Dostawca przygotuje ofertę na swój koszt. Wszelkie inne koszty związane z uczestnictwem Dostawcy w niniejszym postępowaniu aż do udzielenia zamówienia są również ponoszone przez Dostawcę i nie będą zwracane przez Organizatora Postepowania.

5. Okres związania Ofertą.

Dostawca jest zawiązany ofertą przez okres 40 dni, a bieg tego terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. W sytuacji, gdy przeprowadzona zostanie dogrywka w formie negocjacji lub aukcji i Dostawca nie zmieni swojej oferty w dogrywce, oferta pozostaje wiążąca w okresie ujętym w niniejszym zaproszeniu.

6. Warunki formalne udziału w postępowaniu.

W Postępowaniu zakupowym o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Dostawcy, którzy:

1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

2) posiadają wiedzę i doświadczenie,

3) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

4) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

7. Wymagane dokumenty i oświadczenia, które Dostawca dołączy do składanej oferty:

Oferta składana w Postępowaniu zakupowym powinna zawierać następujące elementy:

1) Wypełnione Formularze cenowe stanowiące załączniki nr 3a), 3b) i 3c) do niniejszego Zapytania

2) Oświadczenie Dostawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zakupowym – według wzoru Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania;

3) Wykaz wykonanych w okresie ostatnich 3 lat podobnych dostaw – Załącznik nr 6 – odpowiadających swoim rodzajem i wartością dostawom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem jej wartości, daty i miejsca wykonania oraz z załączeniem dokumentów (np. referencji) potwierdzających, że dostawy te zostały wykonane w sposób należyty oraz czy zostały prawidłowo ukończone

4) Oświadczenie Dostawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia – Załącznik nr 7 do niniejszego Zapytania.

5) Oświadczenie Dostawcy o posiadaniu na oferowane materiały deklaracji zgodności z PN, deklaracje zgodności WE (tzw. certyfikat CE), atesty PZH, szczegółowe instrukcje prania i czyszczenia, które w przypadku wyboru oferty zostaną dostarczone przed podpisaniem umowy Zamawiającemu, w celu weryfikacji spełnienia tego wymagania.

6) Oświadczenie Dostawcy o posiadaniu technicznych możliwości kształtowania rozmiarów odzieży roboczej z dostosowaniem do parametrów podanych przez Zamawiającego przy składanym zamówieniu (wzrost, obwód klatki piersiowej, obwód pasa). Oświadczenie powinno zawierać dodatkowo informację, czy Dostawca jest producentem odzieży lub z jakim producentem i na jakich zasadach, będzie współpracował. W przypadku, gdy Dostawca nie jest producentem odzieży, powinien udokumentować planowaną współpracę z producentem nad realizacją przedmiotu zamówienia (np. kopia podpisanej umowy)

7) Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wydruk z ze strony internetowej Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego (CI KRS) albo wydruk ze strony internetowej Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej (CEIDG).

8) Polisa, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, na wartość nie niższą niż wartość Oferty.

9) Aktualne zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające odpowiednio, że Dostawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert

10) W przypadku oferty składanej przez Dostawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do oferty dołączone powinno być pełnomocnictwo w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza;

11) Pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile umocowanie do dokonania przedmiotowej czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty, złożone w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.

8. Wyjaśnienia do Zapytania Ofertowego.

1) Dostawca może zwrócić się do Organizatora Postępowania o wyjaśnienie treści Zapytania Ofertowego.
Pytania należy przesłać poprzez platformę zakupową Logintrade lub e-mailem na adres: j.homan@weglokoksenergia.pl lub k.przeczek@weglokoksenergia.pl

2) Treść wyjaśnień będzie przekazana e-mailem lub poprzez aktualizację Zapytania Ofertowego na platformie zakupowej Logintrade.

3) W przypadku, gdy Dostawca złoży ofertę przed aktualizacją Zapytania Ofertowego, musi ona zostać złożona ponownie.

9. Określenie sposobu komunikacji z oferentami

1) Nie udziela się żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na kierowane do Organizatora Postępowania zapytania w sprawach wymagających zachowania pisemności postępowania.

2) Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo do przekazania: wezwań do uzupełnienia dokumentów, wezwań do wyjaśnień treści złożonych ofert, informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania drogą elektroniczną oraz wymaga od Dostawcy potwierdzenia ich otrzymania, w przypadku wyboru przez Organizatora Postępowania takiej drogi przekazania informacji.

3) W przypadku braku potwierdzenia otrzymania informacji wysłanych przez Organizatora Postępowania w sposób określony w pkt. 1 i pkt. 2, Organizator Postępowania domniemywa, iż Dostawca otrzymał korespondencję wysłaną na e-mail przez Organizatora Postępowania w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

4) Organizator Postępowania udzieli wyjaśnień niezwłocznie, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zaproszenia wpłynął do Organizatora Postępowania nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zaproszenia wpłynął po upływie terminu składania wniosku, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień Organizator Postępowania może udzielić wyjaśnień lub pozostawić wniosek bez rozpatrzenia. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania powyższego wniosku.

5) W uzasadnionych przypadkach Organizator Postępowania może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zaproszenia. Każda wprowadzona przez Organizatora Postępowania zmiana stanie się częścią zapytania. Wprowadzona zmiana zostanie przekazana zaproszonemu do składania ofert Dostawcy.

6) W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią zapytania a treścią udzielonych odpowiedzi, jako obowiązującą należy przyjąć treść pisma zawierającego późniejsze oświadczenie Organizatora Postępowania.

10. Zastrzeżenia.

1) Organizator Postępowania przewiduje możliwości rozstrzygnięcia w przypadku złożenia jednej ważnej oferty.

2) Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo do zmiany zakresu postępowania zakupowego oraz sposobu jego przeprowadzenia.

3) Organizator Postępowania przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub zamknięcia postępowania zakupowego w dowolnym momencie bez wybrania oferty i bez podania przyczyn takiej decyzji.

4) Organizator Postępowania po zakończeniu postępowania zastrzega sobie prawo żądania potwierdzenia złożonej oferty.

11. Pozostałe postanowienia.

1) Organizator Postępowania nie zwraca materiałów przesłanych w związku z postępowaniem zakupowym.

2) Organizator Postępowania nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych na zadania, o których mowa w pkt 1. Składana oferta winna obejmować cały zakres rzeczowy i ilościowy na 3 zadania. Złożenie więcej niż jednej oferty lub złożenie oferty zawierającej propozycje alternatywne spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Dostawcę.

3) Organizator Postępowania nie dopuszcza składanie ofert wariantowych.

4) Każdy Dostawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Oferta Dostawcy, który przedłoży więcej niż jedną ofertę zostanie odrzucona. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się również podmioty występujące wspólnie.

5) Organizator Postępowania będzie wymagał od wybranego Dostawcy/Wykonawcy zapoznania się z obowiązującą w Węglokoks Energia NSE sp. z o.o. Polityką Jakości, Środowiskową i BHP oraz z Zasadami dla Dostawców/Wykonawców wykonujących prace/usługi na terenie Węglokoks Energia NSE sp. z o.o. Dostawca/Wykonawca zobowiązany będzie do ich przestrzegania i stosowania w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia.

6) Organizator Postępowania będzie wymagał od wybranego Dostawcy/Wykonawcy zapoznania się z obowiązującą w Węglokoks Energia ZCP sp. z o.o. Polityką Jakości, Środowiskową i BHP oraz z Zasadami dla Dostawców/Wykonawców wykonujących prace/usługi na terenie Węglokoks Energia ZCP sp. z o.o. Dostawca/Wykonawca zobowiązany będzie do ich przestrzegania i stosowania w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia

7) Złożenie oferty handlowej jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem treści zaproszenia do składania ofert, Regulaminu korzystania z Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintrade Sp. z o.o.

8) Oferta, której treść nie odpowiada treści Zapytania Ofertowego zostanie odrzucona.

   9) Organizator Postępowania przewiduje zastosowanie negocjacji handlowych lub aukcji elektronicznej w drugim etapie postępowania, do którego zostaną zakwalifikowane najkorzystniejsze   oferty. Zamawiający poinformuje Dostawców o wszelkich postanowieniach dotyczących przeprowadzenia drugiego etapu poprzez platformę zakupową lub e-mailem

Dostawa środków ochrony odbywać się będzie do następujących Zakładów Ciepłowniczych / Ciepłowni /siedziby Zamawiającego:

Zadanie 1: Węglokoks Energia NSE sp. z o.o.:

a) Biuro Zarządu Węglokoks Energia sp. z o.o. w Brzeszczach 32-620, ul. A. Mickiewicza 2,

b) Zakład Ciepłowniczy „Brzeszcze" w Brzeszczach 32-620, ul. Kościuszki 1,

c) Zakład Ciepłowniczy „Czeczott" w Woli 43-225, ul. Kopalniane 10,

d) Zakład Ciepłowniczy „Janina” w Libiążu 32-590, ul. Górnicza 23,

e) Zakład Ciepłowniczy „Piast” w Bieruniu 43-155, ul. Granitowa 16,

f) Zakład Ciepłowniczy „Ziemowit" w Lędzinach 43-143, ul. Pokoju 4.

Zadanie 2: Węglokoks Energia ZCP sp. z o.o.:

a) Biuro Zarządu Węglokoks Energia ZCP sp. z o.o. w Rudzie Śląskiej 41-700, ul. Szyb Walenty 26b,

b) EC „Mikołaj” w Rudzie Śląskiej 41-700, ul. Szyb Walenty 32,

c) Ciepłownia „Bielszowice” w Rudzie Śląskiej 41-707, ul. Kokota 169,

d) Ciepłownia „Halemba” w Rudzie Śląskiej 41-706, ul. Kłodnicka 54,

e) Ciepłownia „Nowy Wirek” w Rudzie Śląskiej 41-707, ul. Tunkla 112,

f) Zakład Przesyłu i Dystrybucji (Magazyn) w Rudzie Śląskiej 41-705, ul. Poloczka 9,

g) Zakład AKPiA w Rudzie Śląskiej 41-705, ul. Kombajnistów 5

Zadanie 3: Węglokoks Energia ZUT sp. z o.o.:

a) Zakład Brzeszcze, 32-620 Brzeszcze ul. Mickiewicza 2,

b) Zakład Remontowy, 41-710 Ruda Śląska ul. Osiedlowa 8,

c) Zakład Bobrek – Piekary, 41-905 Bytom, ul. Konstytucji 76