Białystok, dn. 07.04.2022r.

Sygn. postępowania: OZ/261/MWI/D/136/22

ZAPYTANIE OFERTOWE (RFX)

1. WPROWADZENIE:

Niniejsze zapytanie jest podstawą do złożenia Ofert.

2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:

Postępowanie w trybie Zapytania Ofertowego (RFX) prowadzone jest w oparciu o wewnętrzny Regulamin Udzielania Zamówień i Zawierania Umów (Regulamin) Zamawiającego, dla którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych.

3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Wymagane tylko oryginalne materiały eksploatacyjne w celu zachowania gwarancji urządzenia. W okresie trwania gwarancji niedopuszczalne jest stosowanie części zamiennych inne niż fabryczne od Producenta. Proponowani dostawcy są jedynymi podmiotami świadczącymi usługi w zakresie sprzedaży materiałów eksploatacyjnych IKA dopuszczonymi do udziału w postępowaniach przetargowych.

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego do wszystkich odczynników chemicznych należy dostarczyć karty charakterystyki (REACH II).

OFERTY CZĘŚCIOWE:

Zamawiający nie dopuszcza składania Ofert częściowych.

4. OFERTY WARIANTOWE I RÓWNOWAŻNE:

Zamawiający nie dopuszcza składania Ofert wariantowych i Ofert równoważnych.

5. TERMINY REALIZACJI:

Zakończenie wykonywania Przedmiotu Zamówienia – 31.05.2022r.

6. WARUNKI UDZIAŁU WYKONAWCY W POSTĘPOWANIU:

1) O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

a. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;

b. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa powszechnie obowiązującego nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

c. posiadania sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia, przy uwzględnieniu obowiązujących w Spółce lub Grupie ENEA aktów wewnętrznych,
w szczególności „Procedury weryfikacji kontrahentów w Grupie ENEA”

d. posiadania zdolności technicznej i zawodowej niezbędnej do wykonania Zamówienia;

7. W POSTĘPOWANIU:

1) Za pośrednictwem platformy LOGINTRADE (RFX) Wykonawca składa następujące dokumenty:

a. Formularz Ofertowy

8. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:

1) Ofertę należy złożyć wg wzoru Formularza Ofertowego stanowiącego Załącznik Nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

2) Formularz Ofertowy wraz z załącznikami składa się w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji Wykonawcy, a w przypadku gdy Wykonawca nie posiada kwalifikowanego podpisu elektronicznego, składa skan Formularza Ofertowego wraz z załącznikami opatrzone podpisem tradycyjnym w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką).

9. CENA OFERTOWA (CENA ZA WYKONANIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA):

1) W Ofercie Wykonawca poda Cenę Ofertową w zł w następującym układzie:

a. Cena Ofertowa netto (wartościowo),

b. Podatek VAT (wartościowo,

c. Cena Ofertowa brutto (wartościowo i słownie)

10. OKRES ZWIĄZANIA OFERTĄ:

Wykonawca jest związany Ofertą przez okres 30 dni, a bieg tego terminu rozpoczyna się wraz
z upływem terminu składania Ofert.

11. GWARANCJA: minimum 12 miesięcy

12. OCENA OFERT:

1) Kryterium oceny Ofert

a. Cena: 100%

13. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI:

Osoby upoważnione ze strony Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami:

Mateusz Wiszenko, mateusz.wiszenko@enea.pl

14. TERMIN SKŁADANIA OFERT:

Termin zakończenia przyjmowania Ofert: 14.04.2022r godz.: 09.00

15. MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:

Formularz Ofertowy z załącznikami - platforma LOGINTRADEhttp://www.logintrade.pl - po uprzedniej rejestracji Wykonawcy (w przypadku pojawienia się jakichkolwiek trudności uniemożliwiających złożenie Oferty, kontakt z obsługą platformy LOGINTRADE: +48 71 787-35-34; +48 71 787-37-27; +48 71 787-37-57; e-mail:helpdesk@logintrade.net).

16. WARUNKI PŁATNOŚCI:

1) Wykonawca zobowiązuje się do umieszczenia na wystawionej przez siebie fakturze numeru zamówienia zakupu nadanego w rejestrze ENEA Ciepło sp. z o.o.

2) Zapłata wynagrodzenia nastąpi w ciągu 30 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT przez Wykonawcę na adres Zamawiającego, płatne na rachunek bankowy Wykonawcy. W przypadku, gdy termin płatności przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, płatność wynagrodzenia nastąpi w pierwszy dzień roboczy przypadający po tych dniach.

3) Termin płatności wynagrodzenia należnego Wykonawcy zostanie dochowany, gdy w ostatnim dniu tego terminu nastąpi obciążenie rachunku bankowego Zamawiającego kwotą wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

4) Za prawidłowo wystawioną fakturę strony uznają dokument wystawiony zgodnie z zapisami zawartymi w ustawie z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, który obowiązkowo będzie zawierał poniższe informacje:

b. numer zamówienia zakupu IFS;

c. imię i nazwisko zleceniodawcy;

5) Faktury, o których mowa w ust. powyżej będą wystawiane w następujący sposób:

Nabywca:

Enea Ciepło Sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku

Ul. Warszawska 27

15-062 Białystok

NIP: 5420201908

Odbiorca:

Enea Ciepło Sp. z o.o.

Oddział Elektrociepłownia Białystok z siedzibą w Białymstoku

Ul. Gen. Władysława Andersa 15

15-124 Białystok

i kierowane przez Wykonawcę na następujący adres:

ENEA Ciepło Sp. z o.o.,

Centrum Zarządzania Dokumentami,

ul. Zacisze 28,

65-775 Zielona Góra.

6) Dopuszcza się przesyłanie faktur drogą elektroniczną na adres:faktury.elektroniczne@enea.pl w dowolnym formacie elektronicznym, w wersji nieedytowalnej (celem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury). Jeśli Wykonawca skorzysta z elektronicznej formy przesyłania faktur – nie przesyła w takim wypadku wersji papierowej dokumentu.

7) Błędnie wystawiona faktura lub wystawiona w sposób sprzeczny z warunkami Umowy nie rodzi po stronie Zamawiającego obowiązku zapłaty.

17. WYKLUCZENIE WYKONAWCY:

1) Wykonawca podlega wykluczeniu z udziału w Postępowaniu o udzielenie Zamówienia
w następujących przypadkach:

a. w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert uniemożliwił lub odmówił zawarcia umowy w sprawie Zamówienia po wyborze jego Oferty przez Zamawiającego lub nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

b. w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert nie wykonał przedmiotu Zamówienia na rzecz Zamawiającego lub wykonał go nienależycie, a w ramach działań naprawczych nie doprowadził przedmiotu Zamówienia do stanu zgodności z umową lub nie naprawił powstałej w ten sposób szkody, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności;

c. w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy doprowadził do wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy w sprawie Zamówienia;

d. w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert dopuścił się poważnych naruszeń „Kodeksu Kontrahentów Grupy ENEA” albo dopuścił się innych naruszeń postanowień „Kodeksu Kontrahentów Grupy ENEA”, a w ramach działań naprawczych nie doprowadził do ich usunięcia;

e. w sposób inny niż wskazany w lit. a – d w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem składania Ofert wyrządził Zamawiającemu szkodę w związki z realizacją Zamówienia, której to szkody nie naprawił w ramach podjętych działań naprawczych;

f. został wpisany do Rejestru Wykonawców Wykluczonych zgodnie z „Zasadami dokonywania oceny Wykonawców w Obszarze Zakupowym Zakupy Ogólne w Grupie ENEA”;

g. gdy otwarto jego likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury;

h. gdy doradzał lub w inny sposób był zaangażowany w przygotowanie Postępowania
o udzielenie tego Zamówienia, a spowodowane tym zaangażowaniem zakłócenie konkurencji nie może być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie Wykonawcy z udziału w tym Postępowaniu. Przed wykluczeniem Wykonawcy Zamawiający zapewnia temu Wykonawcy możliwość udowodnienia, że jego zaangażowanie w przygotowanie Postępowania o udzielenie Zamówienia nie zakłóci konkurencji;

i. gdy Zamawiający może stwierdzić, na podstawie wiarygodnych przesłanek, że Wykonawca zawarł z innymi Wykonawcami porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji,
w szczególności jeżeli należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, złożyli odrębne Oferty, chyba że wykażą, że przygotowali te Oferty niezależnie od siebie;

j. gdy naruszył obowiązki dotyczące płatności podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, chyba że Wykonawca przed upływem terminu składania Ofert dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności;

k. jeżeli złożył nieprawdziwe informacje mające lub mogące mieć wpływ na wynik Postępowania;

l. gdy nie wykazał spełnienia warunków udziału w Postępowaniu.

2) W przypadku, gdy Wykonawca zostanie wykluczony z Postępowania na podstawie przesłanek
o których mowa w pkt 1) lit. a – d Wykonawca podlega wykluczeniu z udziału w Postępowaniu na okres 36 miesięcy od dnia wystąpienia zdarzenia

3) Zamawiający zawiadamia równocześnie Wykonawców, którzy zostali wykluczeni
z Postępowania, podając uzasadnienie.

4) Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.

18. ODRZUCENIE OFERT:

1) Zamawiający odrzuca Ofertę w Postępowaniu o udzielenie Zamówienia, jeżeli:

a. nie odpowiada wymaganiom określonym w Zapytaniu Ofertowym pomimo wezwania Wykonawcy do uzupełnienia Oferty lub poprawienia błędów w Ofercie w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie;

b. Wykonawca nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia potwierdzającego spełnianie warunków udziału w Postępowaniu lub brak podstaw wykluczenia z udziału
w Postępowaniu lub innych dokumentów lub oświadczeń;

c. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

d. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu Zamówienia, a Wykonawca nie przedstawił w wyznaczonym terminie wyjaśnień potwierdzających, że Oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny;

e. została złożona po terminie składania Ofert;

f. Wykonawca w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie innej omyłki polegające na niezgodności Oferty z Zapytaniem Ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści Oferty.

g. Wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania Ofertą po otrzymaniu wniosku Zamawiającego o przedłużenie tego terminu;

h. Wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na wybór jego Oferty po upływie terminu związania Ofertą.

2) Zamawiający zawiadamia Wykonawcę o odrzuceniu Oferty, podając uzasadnienie.

3) Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze na rozstrzygnięcie Postępowania.

19. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA:

1) Zamawiający może unieważnić Postępowanie o udzielenie Zamówienia, jeżeli:

a. nie złożono żadnej Oferty lub nie złożono żadnej Oferty niepodlegającej odrzuceniu;

b. cena Najkorzystniejszej Oferty, pomimo przeprowadzenia negocjacji lub aukcji elektronicznej, przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na finansowanie Zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny Najkorzystniejszej Oferty;

c. Kierownik Zamawiającego nie zatwierdził przedstawionej mu rekomendacji wyboru Najkorzystniejszej Oferty;

d. wystąpiły inne istotne okoliczności powodujące, że prowadzenie Postępowania lub realizacja Zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego;

e. wystąpiły inne uzasadnione przyczyny.

2) W przypadku unieważnienia Postępowania Zamawiający powiadamia na piśmie wszystkich Wykonawców, którzy uczestniczyli w Postępowaniu.

3) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia Postępowania bez podania przyczyny.

20. POSTĘPOWANIE UZUPEŁNIAJĄCE:

1) Zamawiający przewiduje Postępowanie Uzupełniające prowadzone z Wykonawcami, którzy złożyli Oferty niepodlegające odrzuceniu.

2) Zamawiający niezwłocznie po dokonaniu ostatecznej oceny Ofert wyznaczy termin przeprowadzenia Postępowania Uzupełniającego.

3) Postępowanie Uzupełniające przeprowadzane będzie z Wykonawcami, których Oferty zostały najwyżej ocenione na podstawie kryteriów przyjętych w Postępowaniu.

4) Postępowanie Uzupełniające prowadzone będzie według następujących zasad:

a. Postępowanie Uzupełniające będzie prowadzone w formie: negocjacji: osobiste, telefonicznie, mailowe lub aukcji elektronicznej;

b. Negocjacje mogą przebiegać w dowolnej liczbie rund negocjacyjnych określonych przez Zamawiającego,

c. Aukcja elektroniczna będzie przeprowadzona za pośrednictwem platformy LOGINTRADE;

d. Zamawiający drogą elektroniczną, zaprosi Wykonawców do Postępowania Uzupełniającego informując ich o dacie, lokalizacji i formie jego prowadzenia;

e. Okoliczność przeprowadzenia negocjacji (po zakończeniu każdej rundy negocjacyjnej) zostanie udokumentowana w formie protokołu z negocjacji, który podpisują osoby biorące udział w negocjacjach;

f. jeżeli Postępowanie Uzupełniające prowadzone będzie w formie aukcji elektronicznej zostanie sporządzony raport z aukcji wygenerowany za pośrednictwem Platformy Zakupowej;

g. W przypadku, gdy w wyniku przeprowadzonej aukcji elektronicznej nie uzyskano obniżenia ceny pierwotnych Ofert, Zamawiający może przeprowadzić negocjacje z tym Wykonawcą, który złożył Najkorzystniejszą Ofertę przed przeprowadzeniem aukcji.

h. cena Oferty lub inne kryteria oferowane podczas Postępowania Uzupełniającego przez Wykonawcę muszą być nie gorsze niż te zaoferowane w pierwotnej Ofercie;

5) Postępowaniu Uzupełniającemu nie podlegają:

a. wielkość i zakres przedmiotu Zamówienia;

b. termin realizacji Zamówienia, jeśli wpływa na zakres i wielkość przedmiotu Zamówienia.

6) Zakończenie Postępowania Uzupełniającego nie jest równoznaczne z wyborem Najkorzystniejszej Oferty ani z przyjęciem Oferty złożonej przez Wykonawcę.

21. OBOWIĄZEK INFORMACYJNY – KONTRAHENCI^* ORAZ OSOBY FIZYCZNE, KTÓRYCH DANE OSOBOWE ZOSTAŁY UDOSTĘPNIONE ZAMAWIAJĄCEMU W ZWIĄZKU Z PRZEDMIOTOWYM POSTĘPOWANIEM

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Enea Ciepło spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Białymstoku, adres: ul. Warszawska 27; 15-062 Białystok, na rzecz której świadczy Pan / Pani / dostawy, usługi, roboty budowlane.

Stosowne informacje znajdują się pod linkiem:https://www.enea.pl/pl/grupaenea/o-grupie/spolki-grupy-enea/enea-cieplo/obowiazek-informacyjny

22. KLAUZULA ANTYKORUPCYJNA

1) Wykonawca zaakceptuje zapisy klauzuli antykorupcyjnej o następującej treści:

2) Wykonawca oświadcza, że w relacjach z Enea Ciepło Sp. z o.o.:

a. zobowiązuje się do przestrzegania powszechnie obowiązujących przepisów antykorupcyjnych;

b. nie będzie podejmował jakichkolwiek działań, które miałyby na celu wpłynięcie na przebieg postępowania o udzielenie zamówienia lub wynik takiego postępowania oraz realizacje zamówienia w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami;

c. nie będzie żądał, proponował, przyjmował oraz wręczał jakichkolwiek korzyści (zarówno osobistych jak i majątkowych) celem wywarcia korupcyjnego wpływu na decyzje, czy wykonywanie czynności służbowych przez osoby/podmioty zaangażowane w proces realizacji zamówienia;

d. żadna część wynagrodzenia z tytułu realizacji zamówienia nie będzie przeznaczona na pokrycie kosztów udzielania przez Wykonawcę korzyści majątkowych lub/i osobistych przez żadną ze stron;

e. w dniu złożenia oferty nie pozostaje (zgodnie z jego najlepszą wiedzą) w konflikcie interesów mającym lub potencjalnie mogącym mieć wpływ na sposób wykonywania obowiązków umownych, jak również nie są mu znane żadne inne okoliczności mogące wpłynąć na jego rzetelność, bezstronność i jakość wykonywanych dostaw, prac lub usług."

23. ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO (RFX)

1) Załącznik Nr 1 - Formularz Ofertowy