Dear Sirs,

LOTOS Asfalt sp. z o.o. is pleased to invite you to take part in a tender procedure concerning methylodietanolamine (MDEA) for its 9850 unit. Please find below all the information needed.

1. Subject matter of the invitation
A. The purchase of MDEA according to the inquiry below:
• Product: MDEA (methylodietanolamine) + material analysis / properties:
• Purity: min 99%
• Quantity: ca 60t
• Packaging: in bulk, 3 trucks a ca 20 t
• Product status: EU
• Please attach updated MSDS to the offer.

B. The Supplier will be obliged to conduct two sets of laboratory tests of Lean and Rich amine (total 4 samples) within one year from the date of the first MDEA delivery.
Please find below the needed list of analysis:
• Sample appearance
• pH
• Determination of free and bonded amine
• Water content
• Acid gas loading
• Foam test
• Activator content
• Metal scan
• Identification and quantification of amine degradation products
• Identification and quantification of heat stable amine salts
• Total suspended solids
• Hydrocarbons
Supplier must also provide proper packaging for samples e.g.: cardboard box with UN inscriptions, cans / bottles / SDS for lean/rich amine. Cost of the amine tests should be included in amine cost. Buyer will cover shipping costs of the samples to the laboratory indicated by the Supplier.

2. Date of delivery of the subject matter:
Preferred delivery date May/June 2022
The dates will be confirmed by Grupa LOTOS S.A. after selection of an offer. Please include in your offer the delivery time in working days from the receipt of the signed order.

3. Terms of delivery: DAP Grupa LOTOS S.A. Gdańsk, ul. Elbląska 135, unit 9850, according to Incoterms 2020

4. Terms of payment: 30 days after issuing the invoice

5. Tender content and form:
Questions should be asked only via the Logintrade Purchasing Platform within terms indicated in the inquiry. Questions asked after the deadline will not be answered. Answers will be given to all participants to the procedure after the expiry of the deadline for asking questions in a form of an update to the invitation to tender.
Tenderers may submit a tender only via the Logintrade Purchasing Platform. A complete tender should consist of two parts – a substantive, technical part and a commercial one. The tender should be drawn up in Polish or English. The substantive and technical part should include:
Information required in the invitation excluding the price,
• MSDS’s of products
• CN codes
• A scan of: Power of proxy to submit the offer. In case of foreign entities – a certificate of residency.
 
In order for a commercial tender to be reviewed it must comply with technical requirements.
The commercial part should include:
• The price for the subject matter.
All prices indicated in the tender should be net prices (excluding VAT).
Currency: EUR

6. A tenderer can modify or withdraw its tender with no legal consequences, under the condition that it submits its written request for that before the final deadline for tender submission. After withdrawing its tender, the Tenderer may submit a new tender, under the condition that it is submitted before the final deadline for tender submission. LOTOS Asfalt sp. z o.o. reserves the right to modify the terms of the invitation before the final deadline for tender submission.

7. LOTOS Asfalt sp. z o.o. reserves the right to cancel the contractor selection process, close the process without choosing a contractor and to negotiate with the chosen tenderer or tenderers at the moment of signing the contract/order issuance. Selection of a tenderer/tenderers for further negotiations does not constitute acceptance of the tender nor award of the contract within the meaning of the Civil Code.
8. LOTOS Asfalt sp. z o.o. reserves the right to accept/reject tenders partially or completely as well as to change the number of items referred to in the specification.

9. If the tender bid is selected, the Bidder shall be obliged to indicate commercial companies, towards which it is the dominating entity or the subsidiary, for the purpose of verification of settlements between the Contracting Authority and the Capital Group of the Bidder, within 3 working days from the date on which information about selection of the submitted tender bid is received.
For the purpose of such a declaration, a commercial company shall be considered dominating entity in the case, when:
a)      it holds, directly or indirectly, the majority of votes during a shareholder assembly or a general assembly, also as a pledgee or a user, or in a management board of a different capital company (a subsidiary), including agreements made with third parties, or
b)      is entitled to nominate or revoke the majority of the board members of a different capital company (subsidiary) or a co-operative (subsidiary co-operative), including agreements made with third parties, or
b)      is entitled to nominate or revoke the majority of the members of supervisory board of a different capital company (subsidiary) or a co-operative (subsidiary co-operative), including agreements made with third parties, or
d)      the members of its board comprise more than a half of the members of the board of a different capital company (subsidiary) or a co-operative (subsidiary co-operative), or
e)      holds, directly or indirectly, the majority of votes in a personal subsidiary partnership or during a general assembly of a subsidiary co-operative, including agreements with third parties, or
f)      has decisive influence on the operations of a capital subsidiary or a subsidiary co-operative.
If a declaration regarding the relationship of a domination or a subsidiary is not submitted within the aforementioned deadline, or if a false declaration is made, it may result in the submitted tender bid being rejected. The Bidder shall have no right to any claims towards the Contracting Authority in relation to such a situation. If a declaration is not made within the aforementioned deadline or if a false declaration is made, the Contracting Authority also reserves the right to claim compensation from the Bidder, according to the general regulations.

The following General Order Conditions LOTOS Asfalt applicable to orders at link below:
https://www.lotos.pl/repository/54339/pl/


___________________________________________________________________________________________________________________________________________________


Szanowni Państwo,

LOTOS Asfalt sp. z o.o. ma przyjemność zaprosić Państwa do wzięcia udziału w postępowaniu przetargowym dotyczącym metylodietanoloaminy (MDEA) dla jednostki 9850. Poniżej znajdą Państwo wszystkie potrzebne informacje.

1. Przedmiot zaproszenia
A. Zakup MDEA zgodnie z poniższym zapytaniem ofertowym:
- Produkt: MDEA (metylodietanoloamina) + analiza materiałowa / właściwości:
- Czystość: min 99%
- Ilość: ok. 60 t
- Opakowanie: luzem, 3 ciężarówki po ok. 20 t
- Status produktu: EU
- Do oferty prosimy dołączyć aktualną kartę charakterystyki substancji niebezpiecznej.
B. Dostawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia dwóch zestawów badań laboratoryjnych aminy chudej i bogatej (łącznie 4 próbki) w ciągu jednego roku od daty pierwszej dostawy MDEA.
Poniżej znajduje się niezbędny wykaz analiz:
- Wygląd próbki
- pH
- Oznaczenie wolnej i związanej aminy
- Zawartość wody
- Obciążenie gazem kwaśnym
- Test na pienienie
- Zawartość aktywatora
- Skanowanie metali
- Identyfikacja i oznaczanie ilościowe produktów rozkładu amin
- Identyfikacja i oznaczanie ilościowe stabilnych termicznie soli aminowych
- Zawiesina ogólna
- Węglowodory
Dostawca musi również zapewnić odpowiednie opakowanie dla próbek, np.: karton z napisami UN, puszki / butelki / karty charakterystyki dla amin chudych / bogatych. Koszt testów aminowych powinien być uwzględniony w koszcie aminy. Odbiorca pokrywa koszty transportu próbek do laboratorium wskazanego przez Dostawcę.

2. Data dostarczenia przedmiotu zamówienia:
Preferowany termin dostawy maj/czerwiec 2022 r.
Terminy zostaną potwierdzone przez Grupę LOTOS S.A. po wyborze oferty. Prosimy o podanie w ofercie terminu dostawy w dniach roboczych od otrzymania podpisanego zamówienia.

3. Warunki dostawy: DAP Grupa LOTOS S.A. Gdańsk, ul. Elbląska 135, lok. 9850, zgodnie z Incoterms 2020.

4. Warunki płatności: 30 dni od daty wystawienia faktury

5. Treść i forma oferty:
Pytania powinny być zadawane wyłącznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej Logintrade w terminach wskazanych w zapytaniu. Pytania zadane po terminie pozostaną bez odpowiedzi. Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim uczestnikom postępowania po upływie terminu na zadawanie pytań w formie aktualizacji zaproszenia do składania ofert.
Oferenci mogą składać oferty wyłącznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej Logintrade. Kompletna oferta powinna składać się z dwóch części - merytorycznej, technicznej i handlowej. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim lub angielskim. Część merytoryczno-techniczna powinna zawierać:
Informacje wymagane w zaproszeniu z wyłączeniem ceny,
- karty charakterystyki produktów
- kody CN
- skan: Pełnomocnictwo do złożenia oferty. W przypadku podmiotów zagranicznych - certyfikat rezydencji.
Aby oferta handlowa mogła zostać rozpatrzona, musi być zgodna z wymaganiami technicznymi.
Część handlowa powinna zawierać:
- Cenę za przedmiot zamówienia.
Wszystkie ceny podane w ofercie powinny być cenami netto (bez podatku VAT).
Waluta: EUR

6. Oferent może zmienić lub wycofać swoją ofertę bez żadnych konsekwencji prawnych, pod warunkiem, że złoży pisemny wniosek w tej sprawie przed upływem ostatecznego terminu składania ofert. Po wycofaniu oferty uczestnik przetargu może złożyć nową ofertę, pod warunkiem, że zostanie ona złożona przed upływem ostatecznego terminu składania ofert. LOTOS Asfalt sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do zmiany warunków zaproszenia przed upływem ostatecznego terminu składania ofert.

7. LOTOS Asfalt sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania procesu wyboru wykonawcy, zamknięcia procesu bez wyboru wykonawcy oraz do prowadzenia negocjacji z wybranym oferentem lub oferentami w momencie podpisania umowy/wydania zamówienia. Wybór oferenta/oferentów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani udzielenia zamówienia w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.

8. LOTOS Asfalt sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do częściowego lub całkowitego przyjęcia/odrzucenia oferty, a także do zmiany ilości pozycji określonych w specyfikacji.

W przypadku wybrania oferty, Oferent na potrzeby weryfikacji aktualnego stanu rozliczeń pomiędzy Zamawiającym a Grupą Kapitałową Oferenta, zobowiązuje się do wskazania w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o wyborze złożonej oferty, wobec których spółek handlowych pozostaje on w stosunku dominacji lub zależności.
Na potrzeby tego oświadczenia za spółkę dominującą będzie rozumieć się spółkę handlową w przypadku, gdy:
a)      dysponuje bezpośrednio lub pośrednio większością głosów na zgromadzeniu wspólników albo na walnym zgromadzeniu, także jako zastawnik albo użytkownik, bądź w zarządzie innej spółki kapitałowej (spółki zależnej), także na podstawie porozumień z innymi osobami, lub
b)      jest uprawniona do powoływania lub odwoływania większości członków zarządu innej spółki kapitałowej (spółki zależnej) albo spółdzielni (spółdzielni zależnej), także na podstawie porozumień z innymi osobami, lub
c)      jest uprawniona do powoływania lub odwoływania większości członków rady nadzorczej innej spółki kapitałowej (spółki zależnej) albo spółdzielni (spółdzielni zależnej), także na podstawie porozumień z innymi osobami, lub
d)      członkowie jej zarządu stanowią więcej niż połowę członków zarządu innej spółki kapitałowej (spółki zależnej) albo spółdzielni (spółdzielni zależnej), lub
e)      dysponuje bezpośrednio lub pośrednio większością głosów w spółce osobowej zależnej albo na walnym zgromadzeniu spółdzielni zależnej, także na podstawie porozumień z innymi osobami, lub
f)      wywiera decydujący wpływ na działalność spółki kapitałowej zależnej albo spółdzielni zależnej.
Brak złożenia oświadczenia o stosunku dominacji lub zależności w wyżej wymienionym terminie bądź złożenie oświadczenia niezgodnego z prawdą, może skutkować odrzuceniem złożonej oferty. Oferentowi nie będą przysługiwać jakiekolwiek roszczenia względem Zamawiającego z tego tytułu. W przypadku braku złożenia oświadczenia w powyższym terminie bądź złożenie oświadczenia niezgodnego z prawda, Zamawiający zastrzega również możliwość dochodzenia odszkodowania od Oferenta na zasadach ogólnych.”

Do zamówień zastosowanie mają Ogólne Warunki Zamówienia LOTOS Asfalt Sp. z o.o. dostępne pod linkiem:
https://www.lotos.pl/repository/54338/pl/