Szanowni Państwo,

Grupa LOTOS S.A. zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu na „Przeprowadzenie inwentaryzacji kwartalnej produktów naftowych i dodatków uszlachetniających w zewnętrznych bazach magazynowych i pobór próbek (do analizy chemicznej i mikrobiologicznej – próbki denne) oraz ich dostarczenie do LOTOS Lab Sp.
z o.o. w Gdańsku w ciągu 5 dni roboczych”.

UWAGA!

Zamawiający zastrzega sobie prawo do podziału przedmiotu Zapytania pomiędzy kilku Oferentów.

Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na wybrane lokalizacje wskazane w Załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego.

W wyniku przeprowadzonego postępowania zakupowego zostanie wybranych kilka firmy, z którymi podpisane zostaną umowy na realizację usług.

I. Szczegółowy opis przedmiotu Zapytania ofertowego zawierają Załączniki nr 1 i 2 do niniejszego Zapytania.

II. Termin realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego:

– rozpoczęcie: 29 marca 2022 r.

– zakończenie: 31 marca 2022 r.

III. W przypadku jakichkolwiek niejasności, prosimy kierować wnioski i pytania poprzez Platformę Zakupową nie później niż do dnia 10 marca (czwartek) 2022 r., do godz. 12:00.

Pytania należy zadawać wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.

Odpowiedzi zostaną udzielone do dnia 11 marca (piątek) 2022 r., do godz.12:00.

IV. Ofertę należy złożyć na Platformie Zakupowej do dnia 18 marca (piątek) 2022 r., do godz. 12:00.

V. Oferta winna być złożona w dwóch częściach:

I część – OFERTA MERYTORYCZNA tj.:

1. kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej oraz zaświadczenia o nie zaleganiu z opłatami na rzecz ZUS i US – dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące; decyzji o nadaniu NIP, decyzji o nadaniu REGON;

2. stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania;

3. kopię polisy OC od prowadzonej działalności na łączną sumę ubezpieczenia min. 2.000.000,00 PLN;

4. wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze strony Oferenta Załącznik nr 3 „Oświadczenia Oferenta” do Zapytania ofertowego oraz Załącznik nr 5 „Wykaz usług”.

UWAGA!

1. Zamawiający wymaga, aby przedmiot Zapytania ofertowego wykonywany był przez Wykonawców:

a) posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie, tj. posiadających doświadczenie w wykonywaniu usługi o charakterze podobnym do niniejszego przedmiotu Zapytania tj.          Wykonawców, którzy wykonali lub wykonują w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania Ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej trzy usługi (umowy) polegające na poborze próbek w branży paliwowej.

W tym celu Zamawiający wymaga przedłożenia wraz z Ofertą Wstępną wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania Ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane (np. protokoły zdawczo-odbiorcze zawierające informacje, że usługi zostały wykonane należycie). W przypadku Wykonawców, którzy wykonywali lub wykonują powyższe usługi dla Zamawiającego nie jest wymagane dostarczanie dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usług realizowanych na rzecz Zamawiającego.

Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 5 do niniejszego Zapytania ofertowego.

b) posiadających ubezpieczenie OC od prowadzonej działalności na łączną sumę min. 2.000.000,00 PLN

W tym celu Zamawiający wymaga przedłożenia wraz z Ofertą kopii polisy OC, o której mowa powyżej.

2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odrzucenia Oferty, która będzie nosiła znamiona rażąco niskiej, tj. Oferty, w której cena jednostkowa wskazana w Załączniku nr 2 dla odpowiednio dla każdej lokalizacji poboru próbek będzie niższa o co najmniej 30% od średniej arytmetycznej cen jednostkowych dla danej lokalizacji poboru próbek.

W takim przypadku Zamawiający może wezwać Wykonawcę do złożenia wyjaśnień, chyba, że rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia.

II część – OFERTA HANDLOWA tj.:

1. ceny netto w PLN za dana lokalizację tj. wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze strony Oferenta Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego;

Ceny jednostkowe zawierają całkowite koszty, jakie poniesie Wykonawca podczas realizacji usług, dla każdej z lokalizacji wskazanej w Zał. nr 2 wraz z kosztem dostarczenia próbek do LOTOS Lab w Gdańsku.

Złożenie w ofercie merytorycznej elementów, które zostały wyszczególnione jako oferta handlowa może skutkować odrzuceniem oferty.

VI. Zmiany lub wycofanie ofert

Oferent, bez żadnych konsekwencji prawnych, może modyfikować lub wycofać swoją ofertę pod warunkiem przekazania pisemnej prośby przed ostateczną datą składania ofert.

Oferent, po wycofaniu swojej oferty, ma prawo złożyć nową pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona przed ostateczną datą składania ofert.

VII. Kryteria wyboru oferty:

A. Cena jednostkowa netto w PLN za daną lokalizację.

Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia postępowania zakupowego, zamknięcia postępowania bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Zamawiający zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert.

Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do zmiany warunków zapytania w każdym czasie do chwili zawarcia umowy.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przyjęcia/odrzucenia oferty w całości lub w części.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie ponadto możliwość wprowadzenia kar umownych z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu zapytania ofertowego.

Załączniki:

1. Opis przedmiotu Zapytania – Załącznik nr 1

2. Wykaz zewnętrznych baz magazynowych i ceny jednostkowe – Załącznik nr 2

3. Oświadczenia Oferenta – Załącznik nr 3

4. Wzór Zamówienia – Załącznik nr 4

5. Wykaz usług – Załącznik nr 5

6. Rażąco niska cena – Załącznik nr 6

UWAGA!

· Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego.

· Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych.

· Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu.

Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stroniewww.odpowiedzialny.lotos.pl

· Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe.

· Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur.

· Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.

· Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy oferent powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej
i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców.

· Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Wykonawcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych
w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia.

· Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się z dokumentem – „Standardy CSR dla Kontrahentów Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS S.A” (opublikowanym na stronie internetowej:https://www.lotos.pl/1327/dla_biznesu/dla_dostawcow/dokumenty_do_pobrania oraz zobowiązuje się do ich stosowania oraz przestrzegania we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest ponadto do zapoznania swoich podwykonawców z ww. dokumentem.

· Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.

· Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie.

· Ocena ofert dokonywana będzie według zasad określonych w procedurze nr GLS.74.02.00.00 z dnia 15.10.2020 r., określającej zasady wyboru kontrahenta.