08.02.2022 - zaktualizowano zapisy o kryteriach formalnych

Szanowni Państwo,
LOTOS Asfalt Sp. z o.o. zaprasza Państwa do złożenia oferty zgodnie z warunkami niniejszego postępowania.

1. Przedmiot zapytania
  Przedmiotem niniejszego zapytania jest dostawa furfurolu w okresie luty - grudzień 2022. Specyfikacja furfurolu zgodnie z załącznikiem.
  
 Informujemy, iż w ramach złożonej oferty wymagane jest:
  - dołączenie potwierdzenia spełnienia wymagań technicznych na produkt,
  - przesłanie karty charakterystyki SDS oraz specyfikacji technicznej w języku polskim,
  - podanie terminu realizacji od momentu wywołania zapotrzebowania
  - wypełnienie OŚWIADCZENIA dotyczącego spełnienia wybranych wymogów rozporządzenia REACH,
  - potwierdzenie wysyłania atestu do każdej dostawy
  - podanie kodu CN.

2. Okres trwania umowy: 01.02.2022 - 31.12.2022

3. Orientacyjne zapotrzebowanie roczne : 125 ton
  Zakup 125t furfurolu w pięciu dostawach po około 25t każda:
  - kwiecień,
  - czerwiec,
  - sierpień,
  - październik
  - grudzień.

4. Warunki dostawy: DAP LOTOS Asfalt Sp. z o.o., zgodnie z Incoterms 2010, (transport TYLKO koleją - koszt transportu wliczony w cenę jednostkową)
  Brak możliwości transportu drogowego

5. Ważność oferty
  Wymagany okres ważności oferty - min. 30 dni od dnia złożenia oferty

6. Forma i treść oferty:
  6.1. Pytania merytoryczne
  Wszelkie pytania merytoryczne dotyczące specyfikacji technicznej należy zadawać za pośrednictwem platformy zakupowej Logintrade.
  Kontakt z członkami Komisji poza wytyczoną ścieżką, może skutkować wykluczeniem dostawcy z niniejszego postepowania wyboru kontrahenta.

  6.2. Pytania techniczne związane z obsługą platformy Logintrade
  W razie pytań dotyczących obsługi platformy Logintrade, prosimy o bezpośredni kontakt z jej operatorem nr tel. +48 71 787 35 34;
  e-mail: helpdesk@logintrade.net.

  6.3. Składanie ofert
  Oferent składa ofertę wyłącznie poprzez Platformę Zakupową Logintrade.

  Prosimy o przestawienie ofert w dwóch załącznikach pdf - handlowej i technicznej (bez cen).
  Wraz z ofertą bezwzględnie wymagane jest potwierdzenie wymagań postawionych w treści zapytania ofertowego.
  Prosimy o wyraźne wskazanie ewentualnych odstępstw w stosunku do wymagań.
  Oferta powinna być sporządzona w języku polskim lub angielskim.

  Część merytoryczna (techniczna) musi zawierać:
  a. Informacje techniczne wymagane w zapytaniu ofertowym z wyłączeniem ceny z uwzględnieniem:
   - dołączenie potwierdzenia spełnienia wymagań technicznych na produkt,
   - przesłanie karty charakterystyki SDS oraz specyfikacji technicznej w języku polskim,
   - podanie terminu realizacji od momentu wywołania zapotrzebowania
   - wypełnienie OŚWIADCZENIA dotyczącego spełnienia wybranych wymogów rozporządzenia REACH,
   - potwierdzenie wysyłania atestu do każdej dostawy
   - podanie kodu CN.
   Ewentualne proponowane odstępstwa od OWZ powinny być uwzględnione w części merytorycznej oferty. 

  Część handlowa zawiera:
  a. Cenę za 1 tonę produktu dla dostawy w cysternie
  b. Wypełniony i podpisany załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
  Załącznik nr 1 nie podlega modyfikacji i winien być podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta. Ich brak może
  skutkować odrzuceniem oferty.

Dokumenty formalne
Wraz z ofertą handlową Oferent dostarczy skany następujących dokumentów:
 • Dokumentu rejestrowego,
 • Zaświadczenia o nadaniu NIP,
 • Zaświadczenia o nadaniu REGON,
 • Pełnomocnictwa do złożenia oferty,
 • W przypadku podmiotów zagranicznych – certyfikat rezydencji.

Ponadto:
 • Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy, dotyczy RP),
 • Zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie starsze niż 3 miesiące,
 • Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania,
 • Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający
  sytuację finansową kontrahenta,

7. LOTOS Asfalt Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz
  możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym oferentem lub oferentami do chwili podpisania umowy/wystawienia zamówienia. Wybór
  oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. W takim
  przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia finansowe względem Zamawiającego.

8. Zamawiający odrzuci oferty zawierające rażąco niską cenę, zgodnie z informacją załączoną do Zapytania ofertowego.

9. Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie
  powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.

10. LOTOS Asfalt Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do akceptowania/odrzucania oferty w całości lub części.

11. Do zamówień zastosowanie mają Ogólne Warunki Zamówienia LOTOS Asfalt Sp. z o.o. dostępne pod linkiem:
   https://www.lotos.pl/repository/54161/pl/

12. Klauzule CSR stosowane w procesie zakupowym dostępne pod linkiem: https://www.lotos.pl/repository/51502/

Po zakończonym procesie wyboru kontrahenta do oferentów biorących udział w postępowaniu zostanie wysłana informacja o jego wyniku.

UWAGA!
• LOTOS Asfalt Sp. z o.o. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. BHP, ochronę
przeciwpożarową i systemy przepustkowe.
• LOTOS Asfalt Sp. z o.o. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane
 oferentom nadesłane oferty.
• LOTOS Asfalt Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów
 i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.

Załączniki:
• Załącznik nr 1 – Oświadczenia
• Załącznik nr 2 – Załącznik dla dostawcy
• Załącznik nr 3 – Mechanizm rażąco niskiej ceny


Dear Sirs,
LOTOS Asfalt Sp. z o.o. invites you to submit an offer in accordance with the terms of this procedure.

1. The subject of the inquiry
  The subject of this inquiry is the delivery of furfurol in the period February - December 2022. Specification of product enclosed.
  
 Please be advised that as part of the offer submitted, it is required:
  - attaching confirmation of compliance with the technical requirements for the product,
  - sending the SDS and technical specification in Polish,
  - providing the date of implementation from the moment of calling the demand
  - filling in a STATEMENT regarding the fulfillment of selected requirements of the REACH regulation,
  - confirmation of sending the certificate for each delivery
  - indication of the CN code.

2. The term of the contract: 01/02/2022 - 31/12/2022

3. Indicative annual demand: 125 tons (5 tanks)
  Purchase of 125 tonnes of furfurol in five deliveries of approximately 25 tonnes each:
  - April,
  - June,
  - August,
  - October
  - December.

4. Delivery terms: DAP LOTOS Asfalt Sp. z o.o., in accordance with Incoterms 2010, (ONLY railway transport - transport cost included in the unit price)
  No road transport possible!!!

5. Validity of the offer
  The required period of validity of the offer - min. 30 days from the date of submission of the offer

6. The form and content of the offer:
  6.1. Substantive questions
  All substantive questions regarding the technical specifications should be asked via the Logintrade purchasing platform.
  Contact with members of the Commission outside the specified path may result in excluding the supplier from this contractor selection procedure.

  6.2. Technical questions related to the operation of the Logintrade platform
  If you have any questions regarding the operation of the Logintrade platform, please contact its operator directly, tel. +48 71 787 35 34;
  e-mail: helpdesk@logintrade.net.

  6.3. To put up a proposal
  The Bidder submits an offer only via the Logintrade Purchasing Platform.

  Please present the offers in two pdf attachments - commercial and technical (without prices).
  Along with the offer, it is absolutely required to confirm the requirements set out in the content of the inquiry.
  Please clearly indicate any deviations from the requirements.
  The offer should be prepared in Polish or English.

  The substantive (technical) part must include:
  a. Technical information required in the inquiry, excluding the price, including:
   - attaching confirmation of compliance with the technical requirements for the product,
   - sending the SDS and technical specification in Polish,
   - providing the date of implementation from the moment of calling the demand
   - filling in a STATEMENT regarding the fulfillment of selected requirements of the REACH regulation,
   - confirmation of sending the certificate for each delivery
   - indication of the CN code.
   Possible proposed deviations from the GT&C should be included in the substantive part of the offer.

  The commercial part includes:
  a. Price for 1 tonne of product for delivery in a tanker
  b. Completed and signed Appendix No. 1 to this inquiry.
  Annex 1 is not subject to modification and should be signed by persons authorized to represent the Tenderer. Their lack may
  result in rejection of the offer.

Formal documents
Along with the commercial offer, the Tenderer will provide scans of the following documents:
 • registration document,
 • NIP certificate,
 • Certificates of granting REGON,
 • Powers of attorney to submit an offer,
 • In the case of foreign entities - certificate of residence.

In addition:
 • Certificate of no arrears in taxes not older than 3 months (issued by the Tax Office, applies to the Republic of Poland),
 • Certificate of non-arrears in the payment of contributions from the Social Insurance Institution, not older than 3 months,
 • Permit / concession or a declaration that the business activity does not require them,
 • Financial statement for the last financial year (if required), CIT-8, PIT-B declaration or other document presenting
  the contractor's financial situation,

7. LOTOS Asfalt Sp. z o.o. reserves the right to cancel the contractor selection process, close the process without selecting a contractor and
  the possibility of negotiating with the selected bidder or bidders until the contract is signed / the order is issued. Choice
  the tenderer (s) for further negotiations does not constitute acceptance of the offer or the award of the tender within the meaning of the Civil
  Code. In this in the event, the Bidders are not entitled to any financial claims against the Ordering Party.

8. The Ordering Party will reject offers with an abnormally low price, in accordance with the information attached to the Inquiry.

9. Any information provided in this document is intended solely for the purpose of preparing an Offer and in no event
  should be used in a different way and for different purposes.

10. LOTOS Asfalt Sp. z o.o. reserves the right to accept / reject the offer in whole or in part.

11. To order The General Terms and Conditions of the Order of LOTOS Asfalt Sp. z o.o. available at the link:
   https://www.lotos.pl/repository/54161/pl/

12. CSR clauses used in the purchasing process available at the link: https://www.lotos.pl/repository/51502/

After the contractor selection process is completed, information about its result will be sent to the tenderers participating in the procedure.

ATTENTION!
• LOTOS Asfalt Sp. z o.o. informs that in its area there are regulations and provisions covering, inter alia, Health and safety, security
fire and pass systems.
• LOTOS Asfalt Sp. z o.o. declares that no costs related to the preparation or delivery of the offer will be refunded or reimbursed
 tenderers received offers.
• LOTOS Asfalt Sp. z o.o. reserves the right to carry out any research aimed at checking the certificates and documents
 and submitted information and to explain the financial and technical aspects of the submitted offer.

Attachments:
• Appendix No. 1 - Declarations
• Attachment No. 2 - Attachment for the supplier
• Appendix No. 3 - Abnormally low price mechanism