Gdańsk, dnia 07.02.2022 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/058/21/WS

Szanowni Państwo,

Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:

„Wymiana aparatów Clausa na instalacji 810, 820, 9810 i 9820 - demontaż istniejącego i montaż nowego zespołu aparatów: piec - wymiennik - zbiornik”

Uwaga: Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych oraz zastrzega sobie prawo do wyboru oferty częściowo.

Zamawiający dopuszcza wybór więcej niż jednego Wykonawcę do realizacji zadania.

I. INFORMACJE PODSTAWOWE

Określenie przedmiotu zapytania ofertowego

Wybór wykonawcy do realizacji usług: Wymiana aparatów Clausa na instalacji 810, 820, 9810 i 9820 - demontaż istniejącego i montaż nowego zespołu aparatów: piec - wymiennik – zbiornik

1. Specyfikacja zakresu prac

Prace należy wykonać zgodnie z załącznikiem nr 3 Ogólny opis przedsięwzięcia

Zakres prac obejmuje modernizację czterech instalacji, w których jest przeprowadzane odsiarczanie gazu poprzez odzyskiwanie elementarnej siarki z siarkowodoru (zmodyfikowany proces Clausa). Instalacje opisane są następującym systemem numeracji:

1. 0810 – Instalacja odzysku siarki I

2. 0820 – Instalacja odzysku siarki II

3. 9810 – Instalacja odzysku siarki III

4. 9820 – Instalacja odzysku siarki IV

Modernizacje przedmiotowych instalacji polega na wymianie zespołu aparatów pieców Clausa w celu zwiększenia efektywności odzysku siarki. Zakres prac objętych zapytaniem ofertowym obejmuje:

- demontaż istniejących zespołów aparatów

- transport z placu scalania zespołu aparatów na instalację nowych zespołów aparatów,

- montaż nowych aparatów w miejsce zdemontowanych aparatów.

Do wykonania demontażu aparatów zaleca się użycie systemów climbing jack oraz skidding jack dla instalacji 0810 i 0820 a dla instalacji 9810 i 9820 odpowiednia kombinacja climbing jack oraz skidding jack oraz dźwigu. Scalone aparaty transportowane będą na ramie transportowej drogą wewnętrzną Rafinerii Lotos. W tym celu zakłada się wykorzystanie samobieżnych naczep modułowych SPMT do transportu oraz metody nasuwania (skidding) aparatów w miejsce docelowe – dla aparatów instalacji 0810 i 0820 montaż dźwigiem od góry nie jest możliwy. Dla instalacji 9810 i 9820 wykonawca zaproponuje sposób montażu nowych zespołów (skidding lub dźwig).

2. Wykonawca zapewni:

· Niezbędne narzędzia i sprzęt, robociznę do realizacji przedmiotowych prac.

· Materiały pomocnicze np. typu spawalniczego, malarskie, podpory rurociągów drobne elementy konstrukcyjne i inne.

· środki ochrony wynikające z ustawy „Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych” wraz z jej wszystkimi zmianami.

· transport poziomy i pionowy do wykonania rzeczowego zadania.

· Rusztowania dostępowe, spełniające wymogi BHP zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami Grupy LOTOS S.A.- w razie potrzeby

· Wykonawca zapewni zagospodarowanie odpadów zgodnie z Ustawą o odpadach z dnia 14 grudnia 2012 r w ramach PR22.

Zamawiający zapewni:

• Wykonanie, dostawa oraz scalenie aparatów jest w zakresie Zamawiającego.

• W miarę możliwości (na wniosek Wykonawcy), odpłatnie, miejsce na zaplecze (socjalne, biura, magazyny i przyczepy itp.); Wykonawca po podpisaniu Umowy podpisze stosowne dokumenty (dzierżawy/najmu);
• Miejsce przyłączenia do sieci elektroenergetycznej, dostęp do sieci kanalizacyjnej, wody p.poż., sieci sprężonego powietrza - na instalacji nieodpłatnie.

Wizja lokalna:

Przed przygotowaniem Oferty Zamawiający zaprasza Oferentów na wizję lokalną.

Uczestnictwo w wizji lokalnej jest obligatoryjna dla każdego Oferenta.

Wizja lokalna może odbyć się w terminieod dnia 11.02.2022 r.

Termin ewentualnej wizji należy ustalić telefonicznie.

Pan Janusz Wyżlic tel. kom. 513 036 258 lub mailjanusz.wyzlic@lotosserwis.pl

4. Termin realizacji Prac:

1. Dostawa i prefabrykacja od momentu zamówienia:
2. Montaż do 5 dni od przekazania frontu robót:

Ø Instalacja 810 –szacunkowy termin realizacji czerwiec/lipiec 2022.

Ø Instalacja 820 –szacunkowy termin realizacji wrzesień/październik 2022.

Ø Instalacja 9810 –szacunkowy termin realizacji marzec/kwiecień 2023.

Ø Instalacja 9820 –szacunkowy termin realizacji czerwiec/lipiec 2023.

II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:

a) Wypełniony Arkusz do stworzenia wyceny - załącznik nr 1 do niniejszego zapytania

b) Udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu prac z niniejszego zapytania. Dopuszcza się przekazanie referencji (minimum 3 referencje) lub wykazu prac podobnych z nr kontaktowym do potwierdzenia wykonania prac.- przedstawienie tych dokumentów jest warunkiem koniecznym w przedmiotowym postępowaniu

c) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE

d) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)

e) Oświadczenie dot. zapoznania się z proponowanym wzorem umowy z zapytania- załącznik nr 4 do niniejszego zapytania

f) Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się z treścią zapytania oraz ze wszystkimi załącznikami do oferty- załącznik nr 3 do niniejszego zapytania.

g) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.

h)Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w Bazie Danych o Odpadach

2.Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:

Oferent, którego oferta zostanie wybrana przez Komisję, zobowiązuje się do dostarczeniaponiższych dokumentów:

1. Oferta Wykonawcy powinna być kompletna- ważna 90 dni

2. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone„za zgodność z oryginałem”przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

3. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.

4. Oferta powinna być:

a)sporządzona w języku polskim:

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentówz ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty

3. Kryteria oceny oferty:

- Cena

- Doświadczenie

4.Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:

a) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;

b) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;

c) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacjiDostawy/Robót/Prac danego zakresu;

d) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;

e) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;

f) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;

g) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;

h) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;

i) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;

j) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.

k) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,

l) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowejwww.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;

m) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21),w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).

5. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

· Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.

· Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 14.02.2022 do godz. 12.00

· Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.

· Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.

6. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

1.Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.

2. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:

a) złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 17.02.2022 do godz. 23.00

7. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.

2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.

3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.

5. Z Pełnomocnikiem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pllub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.

6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.

7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:

a)podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,

b)wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,

c)prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.

8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.

9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.

10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.

11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Załączniki:*

Nr 1- Arkusz do stworzenia wyceny

Nr 2- Dokumentacja techniczna

Nr 3- Opis Ogólny przedsięwzięcia.;

Nr 4- Wzór umowy;

Nr 5- Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się z treścią zapytania oraz ze wszystkimi załącznikami do oferty

Nr 6- Oświadczenie dot. zapoznania się z proponowanym wzorem umowy z zapytania

* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.