Gdańsk, dnia 04.01.2022 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/062/21/WS


Szanowni Państwo,

Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:



„ Wykonanie montażu nowych półek w kolumnie 0520-C3 instalacji HDS podczas remontu postojowego PR WIOSNA 2022 na terenie Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku”



I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Specyfikacja zakresu prac

Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest montaż 22 sztuk nowych wysoko sprawnych półek PROVALVE lub FLEXITRAY firmy KOCH-GLITSCH w kolumnie 520-C3. Dystans pomiędzy półkami wynosi 600mm, grubość półki to 2mm, materiał stal 304L SS (taki sam materiał jak obecnie zamontowany wewnątrz kolumny 520-C3). Półki będą zamontowane na nowo dostarczonej konstrukcji wsporczej – bez konieczności spawania do wnętrza kolumny. Dodatkowo w zakres niniejszego zapytania wchodzi demontaż wewnętrznego wyposażenia kolumny tj. dystrybutorów oraz półki nośnej.

ETAP przygotowawczy
1. Wykonanie próbnego montażu – próbny montaż należy wykonać przed rozpoczęciem prac.
2. Niezbędne oznakowanie elementów półek.
3. Przygotowanie elementów do transportu na instalację (ułożenie na paletach) i ich zabezpieczenie.

ETAP realizacji na instalacji
1. Demontaż dystrybutorów
2. Demontaż dolnej półki
3. Montaż nowej dolnej półki na istniejących wspornikach.
4. Uczestnictwo w odbiorze I półki przez dostawcę (Koch-Glitsch)
5. Montaż kolejnych półek pod nadzorem dostawcy (Koch-Glitsch)

• Wykonawca zobowiązany jest wykonać zadanie zgodnie z załączoną dokumentacja techniczną stanowiącą Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego.- Dokumentacja techniczna zostanie przekazana oferentowi po podpisaniu Oświadczenia o zachowaniu poufności- oświadczenie stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania
• W ofercie należy podać cenę za całość wykonania przedmiotowego zadania.
• Prace prowadzone przez 24h.





Podstawa wyceny
a. Wynagrodzenie Wykonawcy oraz wszystkie ceny i stawki zawarte w Umowie obejmują wszystkie koszty Wykonawcy, jego wydatki, koszty ogólne (ponoszone zarówno w centrali jak i w terenie) oraz zysk – za pełną i kompletną realizacje Robót (koszt robocizny, materiałów narzędzi, urządzeń i potrzebnych do wykonania Robót) a także wykonanie niezbędnej dokumentacji , , badań nieniszczących oraz koszty wszelkich dodatkowych prac przygotowawczych, towarzyszących i związanych, niezbędnych do wykonywania Robót, jak i również koszty związane z wykonaniem Robót na terenie instalacji czynnych, np. posiadanie masek ucieczkowych, odzieży ochronnej w wersji antyelektrostatycznej oraz ewentualnych przestojów spowodowanych brakiem zgody Zamawiającego na prowadzenie Robót jak również podatki, cła, opłaty, koszty ubezpieczenia, koszty instrumentów zabezpieczających oraz inne koszty do ponoszenia których w związku z realizacja Umowy zobowiązany będzie Wykonawca, czy to na mocy przepisów powszechnie obowiązujących, czy postanowień Umowy.
b. Wynagrodzenie Wykonawcy oraz wszystkie ceny i stawki zawarte w Umowie obejmują koszty przyjęcia wyładunku, magazynowania i dalszej obsługi materiałów, które będą instalowane w ramach Umowy oraz koszty załadunku, transportu i usuwania nadwyżki materiałów. Dla uniknięcia wątpliwości, Wykonawca nie będzie uprawniony do otrzymania jakiegokolwiek zwrotu kosztów lub odszkodowania za zakup nadwyżek materiałów, przez co należy rozumieć także materiały zakupione przez Wykonawcę nieużyte do wykonania Robót w przypadku wcześniejszego zakończenia realizacji Umowy. Wykonawca powinien zamawiać materiały jedynie w takich ilościach, które pozwolą mu na wykonywanie Robót w sposób nieprzerwany.
c. Wynagrodzenie Wykonawcy zawiera w sobie wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych do Dzieła.
d. Wykonawca w żadnym wypadku nie jest uprawniony do wynagrodzenia wyższego niż cena ofertowa.
e. Żadne odstępstwa od stopnia złożoności Robót nie spowodują zmian wynagrodzenia, stawek ani cen określonych w Umowie. Ceny te będą stałe i niezmienne przez okres trwania Umowy. W przypadku cen ustalonych na podstawie źródeł zewnętrznych, stałość dotyczy sposobu zastosowania tych cen.    
f. Wynagrodzenie Wykonawcy oraz wszystkie ceny i stawki zawarte w Umowie mają zastosowanie niezależnie od tego czy Roboty są wykonywane w dzień, w nocy lub w święta chyba, że Zamawiający przed wykonaniem Robót zaakceptuje na piśmie dodatkowe wynagrodzenie dla Wykonawcy za Roboty wykonane poza normalnymi godzinami pracy.
g. Niedoszacowanie przez Wykonawcę wyceny Robót wymaganych i opisanych w pkt. 1 nie może stanowić podstawy do zmian wynagrodzenia ani żadnych innych stawek.
h. Wszystkie podane ceny przez Wykonawcę są w polskich złotych.
i. Cena za roboczogodzinę w przypadku wystąpienia prac dodatkowych

2. Wykonawca zapewni:
a) Wszystkie materiały niezbędne do realizacji przedmiotowych prac, za wyjątkiem tych, których dostarczenie pozostaje w gestii Zamawiającego (tj. nowe wyposażenie kolumny).
b) Wszystkie narzędzia, sprzęt, urządzenia i robociznę niezbędną do realizacji przedmiotowych prac.
c) Odzież ochronną i wyposażenie pracowników według przepisów i regulaminów obowiązujących na terenie GL SA.
d) Zagospodarowanie wszystkich odpadów, za wyjątkiem złomu ciężkiego wytworzonego z majątku Zamawiającego, który pozostaje własnością LOTOS Asfalt Sp. z o.o. 
e) Wykonanie badań nieniszczących
f) Wykonanie dokumentacji powykonawczej
g) Oświetlenie wewnątrz aparatu
h) Transport poziomy


3. Zamawiający zapewni:
a) Nowe wyposażenie kolumny tj. 22 półki firmy Koch-Glitsch
b) Tymczasowe zasilanie w energię elektryczną z istniejących gniazd remontowych w sąsiedztwie miejsca budowy – energia elektryczna wykorzystywana przez Wykonawcę do wykonania przedmiotu zapytania ofertowego jest nieodpłatna.
c) W miarę możliwości (na wniosek wykonawcy), odpłatnie, miejsce na zaplecze socjalne.
d) Transport pionowy (dźwig)
e) Rusztowania


Wizja lokalna:

Przed przygotowaniem Oferty Zamawiający zaprasza Oferentów na wizję lokalną.
Uczestnictwo w wizji lokalnej jest nieobligatoryjne dla każdego Oferenta.
Wizja lokalna może odbyć się w terminie do dnia .14.01.2022
Termin ewentualnej wizji należy ustalić telefonicznie.
Pan Wojciech Szymula tel. kom. 505 050 632 lub mail wojciech.szymula@lotosserwis.pl
lub
Pan Maciej Grzegorek tel. kom. 505 050 077 lub mail maciej.grzegorek@lotosserwis.pl


4. Termin realizacji Prac:

Etap przygotowawczy (próbny montaż):
Rozpoczęcie: 01.03.2022r
Zakończenie: 15.03.2022r
Etap realizacji na instalacji:
Rozpoczęcie: 17-18.03.2022r
Zakończenie: 26.03.2022r

UWAGI:
Po demontażu dystrybutora Lotos Serwis będzie usuwał istniejące wypełnienie - złoże (pierścienie) co może potrwać do 24h.

II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:
a)  Oferta cenowa Wykonawcy za całość zadania.
b) Cena za rbg w przypadku wystąpienia prac dodatkowych.
c) Wykaz wykonywanych prac o podobnym zakresie.
d) Wstępny harmonogram prac.
e) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik Vat/VAT-UE.
f) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy).
g) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, ze prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
h) Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Opłatach (jeśli dotyczy).


2. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:
Oferent, którego oferta zostanie wybrana przez Komisję, zobowiązuje się do dostarczenia poniższych dokumentów:
a) Oferta cenowa Wykonawcy powinna być kompletna.
b) W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem”
c) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
d) Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się z wszystkimi załącznikami do oferty - Załącznik nr 3. 
e) Oświadczenie oferenta o czasie wykonania zadania - Załącznik nr 4. 
f) Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się ze wzorem umowy
g) Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.


3. Kryteria oceny oferty:
- Cena
- Doświadczenie

4. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
b) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
c) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
d) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
e) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
f) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
g) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
h) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
i) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
j) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
k) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
l) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
m) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).

5. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

•  Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
• Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 18.01.2022 do godz. 12,00.
• Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
• Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.

6. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

1. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:
Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
2. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
a) złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 21.01.2022 do godz. 23,00.

7. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Pełnomocnikiem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.



Załączniki:*
Nr 1 – Dokumentacja techniczna kolumny 520-C3 (Koch-Glitsch)
Nr 2 – Oświadczenie o poufności
Nr 3 - Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się z treścią zapytania oraz ze wszystkimi załącznikami do oferty
Nr 4- Oświadczenie oferenta o czasie wykonania zadania 
Nr 5- Oświadczenie dot. zapoznania się z proponowanym wzorem umowy z zapytania
Nr 6- Wzór umowy


* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.