Grupa LOTOS S.A. zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu na przeprowadzenie badania marketingowego marki LOTOS tj. badanie znajomości i wizerunku marek stacji paliw wśród kierowców w zakresie znajomości marek, tankowania i zakupów na stacjach paliw, wizerunku oraz rekomendacji marek.

UWAGA! Warunkiem obligatoryjnym udziału w postępowaniu jest:

1. Udokumentowane posiadanie certyfikatów Programu Kontroli Jakości Pracy Ankieterów (PKJPA).

2. Członkostwo w Organizacji Firm Badania Opinii i Rynku (OFBOR) lub Polskim Towarzystwie Badaczy Rynku i Opinii (PTBRiO) lub Europejskim Stowarzyszeniu Badaczy Opinii Publicznej i      Rynku (ESOMAR).

I. Szczegółowy opis przedmiotu Zapytania ofertowego zawiera Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.

II. Termin realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego:

– rozpoczęcie: po podpisaniu Zamówienia

– zakończenie:

· I fala – badanie marketingowe nie później niż do dnia 31.01.2022 r. i raport z badania do dnia 15.02.2022 r.

· II fala – badanie marketingowe nie później niż do dnia 30.06.2022 r. i raport z badania do dnia 15.07.2022 r.

III. W przypadku jakichkolwiek niejasności, prosimy kierować wnioski i pytania poprzez Platformę Zakupową nie później niż do dnia 09 grudnia (czwartek) 2021 r., do godz. 12:00.

Pytania należy zadawać wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.

Odpowiedzi zostaną udzielone do dnia 10 grudnia (piątek) 2021 r., do godz.14:00.

IV. Ofertę należy złożyć na Platformie Zakupowej do dnia 17 grudnia (piątek) 2021 r., do godz. 10:00.

V. Oferta winna być złożona w dwóch częściach:

I część – OFERTA MERYTORYCZNA tj.:

1. opis badania uwzględniający elementy przedstawione w wymogach (Załącznik nr 1);

2. referencje / potwierdzenie przeprowadzenia w ciągu ostatnich 2 lat badań marketingowych w zakresie podobnym do przedstawionego w Zapytaniu, prowadzonych na klientach          detalicznych na zlecenie podmiotów komercyjnych (z wyłączeniem badań prowadzonych na zlecenie organizacji publicznych), realizowanych na próbach o minimalnej liczebności n=1000;

3. harmonogram realizacji;

4. kopię certyfikatów Programu Kontroli Jakości Pracy Ankieterów (PKJPA);

5. kopię dokumentu potwierdzającego członkostwo Oferenta w Organizacji Firm Badania Opinii i Rynku (OFBOR) lub Polskim Towarzystwie Badaczy Rynku i Opinii (PTBRiO) lub Europejskim Stowarzyszeniu Badaczy Opinii Publicznej i Rynku (ESOMAR);

6. podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze Strony Oferenta Załącznik nr 2 – Oświadczenia Oferenta;

7. kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej, oraz zaświadczenia o nie zaleganiu ze opłatami na rzecz ZUS i US – dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące; decyzji o nadaniu NIP, decyzji o nadaniu REGON;

8. stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania, o ile nie wynika to z KRS.

II część – OFERTA HANDLOWA tj.:

1. ceny ryczałtowe netto w PLN za realizację całości przedmiotu Zapytania tj. wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze strony Oferenta Załącznik  nr 3 do Zapytania ofertowego;

W cenach należy ująć wszelkie koszty dodatkowe, jakie poniesie Wykonawca, w szczególności takie jak: koszty podróży, wyżywienie, zakwaterowanie, administracyjne, przesyłki, telekomunikacja, itp.

Złożenie w ofercie merytorycznej elementów, które zostały wyszczególnione jako oferta handlowa może skutkować odrzuceniem oferty.

Zamawiający odrzuci oferty zawierające rażąco niską cenę, zgodnie z informacją załączoną do Zapytania ofertowego.

VI. Zmiany lub wycofanie ofert

Oferent, bez żadnych konsekwencji prawnych, może modyfikować lub wycofać swoją ofertę pod warunkiem przekazania pisemnej prośby przed ostateczną datą składania ofert.

Oferent, po wycofaniu swojej oferty, ma prawo złożyć nową pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona przed ostateczną datą składania ofert.

VII. Kryteria wyboru oferty:

A. łączna cena ryczałtowa netto w PLN za badania (2 fale + 2 raporty)

B. doświadczenie Oferenta w realizacji usług tożsamych z przedmiotem Zapytania

C. metodyka przeprowadzenia badań marketingowych.

Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia postępowania zakupowego, zamknięcia postępowania bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Zamawiający zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert.

Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do zmiany warunków Zapytania w każdym czasie do chwili zawarcia umowy.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przyjęcia/odrzucenia oferty w całości lub w części.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie ponadto możliwość wprowadzenia kar umownych z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego.

Załączniki:

1. Opis przedmiotu Zapytania – Załącznik nr 1

2. Oświadczenia Oferenta – Załącznik nr 2

3. Tabela cenowa – Załącznik nr 3

4. Projekt Zamówienia – Załącznik nr 4

5. Rażąco niska cena – Załącznik nr 5

UWAGA!

· Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego.

· Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych.

· Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu.

Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stroniewww.odpowiedzialny.lotos.pl

· Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe.

· Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur.

· Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związanez przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.

· Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy oferent powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej
i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania
w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców.

· Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia uWykonawcy auditów
w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia.

· Oferent winien zapoznać się z dokumentem - ,,Standardy CSR dla Kontrahentów Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS S.A” (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.lotos.pl/1327/dla_biznesu/dla_dostawcow/dokumenty_do_pobrania )  oraz zobowiązuje się do ich stosowania oraz przestrzegania we współpracy
z Zleceniodawcą. Oferent zobowiązany jest ponadto do zapoznania swoich podwykonawców z ww. dokumentem.

· Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.

· Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie.

· Ocena ofert dokonywana będzie według zasad określonych w procedurze nr GLS.74.02.00.00 z dnia 15.10.2020 r., określającej zasady wyboru kontrahenta.