Gdańsk, dnia 22.11.2021 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/056/21/WS

Szanowni Państwo,

Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:

„Naprawa i modernizacja rurociągów na zakładzie PZO ( inst. 1200; 1300; 1400; 275; 190).”

I. INFORMACJE PODSTAWOWE

Określenie przedmiotu zapytania ofertowego

Wybór wykonawcy do realizacji usług: Naprawa i modernizacja rurociągów na zakładzie PZO ( inst. 1200; 1300; 1400; 275; 190)

1. Specyfikacja zakresu prac

Część 2 obejmuje wykonania 11 zadań napraw/ modernizacji rurociągów na zakładzie PZO ( inst. 1200; 1300; 1400; 275; 190).

Rurociąg 1300P1 jest rurociągiem częściowo podziemnym – za wykonanie wykopów oraz owinięcia taśmą antykorozyjną odpowiada inwestor tj. GLSA.

Ogólny zakres prac zgodnie z załącznikiem nr A do niniejszego zapytania oraz załączoną dokumentacją

2. Specyfikacja zakresu Prac:

- Wykonanie prefabrykacji wg udostępnionej dokumentacji

- Demontaże istniejącej infrastruktury rurociągowej

- Wykonanie modernizacji/ naprawy rurociągów

- Odtworzenie ogrzewania rurociągów jeżeli takie istniało

- Niezbędne odbiory UDT/ ZDT/ SEP

- Niezbędne badania NDT w tym ewentualne Próby ciśnieniowe

- Antykorozja

- Wykonania dokumentacji powykonawczej i jakościowej,

Prace należy wykonać zgodnie z udostępnioną dokumentacją projektową – Załącznik nr 1 oraz obowiązującymi standardami technicznymi jak i standardami remontowymi PR22 Grupy LOTOS S.A.

2. Wykonawca zapewni:

• Niezbędne narzędzia i sprzęt, robociznę do realizacji przedmiotowych prac.

• Materiały pomocnicze np. typu spawalniczego, malarskie, podpory rurociągów drobne elementy konstrukcyjne i inne.

• środki ochrony wynikające z ustawy „Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych” wraz z jej wszystkimi zmianami.

• transport poziomy oraz pionowy do wykonania rzeczowego zadania.

• Personel spawalniczy spełniający wymogi ustawy o dozorze technicznym z dnia 21 grudnia 2000 roku.

Zamawiający zapewni:

• Materiały podstawowe np. materiały rurociągowe, armatura, uszczelki, elementy złączne np. śruby, środki smarne

• Rusztowania dostępowe, spełniające wymogi BHP zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami Grupy LOTOS S.A.

• Wykonie wykopów oraz owinięcie taśma antykorozyjną dla linii 1300P1

• Prace związane z demontażem/montażem izolacji

• W miarę możliwości (na wniosek Wykonawcy), odpłatnie, miejsce na zaplecze (socjalne, biura, magazyny i przyczepy itp.); Wykonawca po podpisaniu Umowy podpisze stosowne dokumenty (dzierżawy/najmu);

• Miejsce przyłączenia do sieci elektroenergetycznej, dostęp do sieci kanalizacyjnej, wody p.poż., sieci sprężonego powietrza - na instalacji nieodpłatnie.

• Technologie spawania zatwierdzone przez UDT/ ZDT lub SEP.

• Wykonawca zapewni

Wizja lokalna:

Przed przygotowaniem Oferty Zamawiający zaprasza Oferentów na wizję lokalną.

Uczestnictwo w wizji lokalnej jest nieobligatoryjne dla każdego Oferenta.

Wizja lokalna może odbyć się w terminie do dnia 30.11.2021

Termin ewentualnej wizji należy ustalić telefonicznie.

Pan Piotr Kitta tel. kom. 516 057 911 lub mail piotr.kitta@lotosserwis.pl

4. Termin realizacji Prac:

Planowanytermin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

Terminy dla zadania wstępnie ustalono i podano w załączniku 1.

Rozpoczęcie: niezwłocznie po zawarciu umowy

Zakończenie: Zgodnie z harmonogramem remontu postojowego 2022 rew.09 dla poszczególnych instalacji.

II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:

a) Wypełniony Arkusz do stworzenia wyceny - załącznik nr 3 Tabela cen rurociągów do niniejszego zapytania

b) Udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu prac z niniejszego zapytania. Dopuszcza się przekazanie referencji (minimum 3 referencje) lub wykazu prac podobnych z nr kontaktowym do potwierdzenia wykonania prac.- przedstawienie tych dokumentów jest warunkiem koniecznym w przedmiotowym postępowaniu

c) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE

d) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)

e) Oświadczenie dot. zapoznania się z proponowanym wzorem umowy z zapytania- załącznik nr 8 do niniejszego zapytania

f) Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się z treścią zapytania oraz ze wszystkimi załącznikami do oferty- załącznik nr 7 do niniejszego zapytania.

g) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.

h) Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w Bazie Danych o Odpadach

2.Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:

Oferent, którego oferta zostanie wybrana przez Komisję, zobowiązuje się do dostarczenia poniższych dokumentów:

1. Oferta Wykonawcy powinna być kompletna- ważna 90 dni

2. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone„za zgodność z oryginałem”przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

3. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.

4. Oferta powinna być:

a)sporządzona w języku polskim:

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentówz ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty

3. Kryteria oceny oferty:

- Cena

- Doświadczenie

4.Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:

a) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;

b) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;

c) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacjiDostawy/Robót/Prac danego zakresu;

d) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;

e) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;

f) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;

g) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;

h) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;

i) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;

j) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.

k) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,

l) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowejwww.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;

m) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21),w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzeniai przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).

5. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

· Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.

· Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 30.11.2021 do godz. 12.00

· Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.

· Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.

6. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

1.Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.

2. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:

a) złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 06.12.2021 do godz. 23.00

7. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.

2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.

3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.

5. Z Pełnomocnikiem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pllub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.

6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.

7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:

a)podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,

b)wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,

c)prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.

8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.

9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.

10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.

11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Załączniki:*

Nr 1- Rysunki rurociągów wraz z opisem zadań do wykonania (tabela exela: PZO PR22);

Nr 2- Standardy techniczne GL S.A.;

Nr 3- Tabela cen jednostkowych remontu rurociągów;

Nr 4- Standardy remontowe PR22 GL S.A;

Nr 5- Harmonogram remontu postojowego 2022 – rew.09;

Nr 6- Wzór umowy;

Nr 7- Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się z treścią zapytania oraz ze wszystkimi załącznikami do oferty

Nr 8- Oświadczenie dot. zapoznania się z proponowanym wzorem umowy z zapytania

* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.