Zamawiający będzie prowadził proces wyboru kontrahenta dwuetapowo tj. w I etapie ocenie będą podlegały elementy oferty merytorycznej, zgodnie z kryteriami oceny wskazanymi w pkt. VII. Do II etapu postępowania Zamawiający dopuszcza zakwalifikowanie max. 5 oferentów, których oferty - w procesie oceny w I etapie - otrzymają łączną najwyższą liczbę punktów za wszystkie kryteria wyboru.

Warunkiem rozpatrywania oferty jest spełnienie wymagań określonych w zapytaniu ofertowym, w tym posiadanie narzędzia on-line do badania efektywności projektów sponsoringowych, o którym mowa w Załączniku nr 1 - Opis przedmiotu zapytania w pkt. 2, lit. b oraz akceptacja projektu umowy, który stanowią Załącznik nr 2.

Zamawiający odrzuci oferty zawierające rażąco niską cenę, zgodnie z informacją, która stanowi załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania.

I. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego zawiera Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

II. Termin realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego:
– rozpoczęcie: 01.01.2022 r.
– zakończenie: do 31.03.2024 r.
Zamawiający zastrzega możliwość skrócenia okresu realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego.

III. W przypadku jakichkolwiek niejasności, prosimy kierować pytania poprzez Platformę Zakupową nie później niż do dnia 17.11.2021, do godz. 10:00.

Pytania należy zadawać wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
Odpowiedzi zostaną udzielone do dnia 22.11.2021, do godz.15:00.

IV. Ofertę należy złożyć na Platformie Zakupowej do dnia 06.12.2021, do godz. 12:00.

V. Oferta winna być złożona w dwóch częściach:

I część – OFERTA MERYTORYCZNA

1. Oświadczenie w zakresie potwierdzenia posiadania narzędzia on-line umożliwiającego zarządzanie efektywnością badanych projektów/działań sponsoringowych, o którym mowa w Załącznik nr 1 - Opis przedmiotu zapytania w pkt. 2, lit. b i wdrożenia w pełni działającego narzędzia nieposiadającego wad i błędów w terminie 30 dni od daty podpisania umowy.
2. Przedstawienie narzędzia on-line o którym mowa powyżej w formie prezentacji
i wskazanie linku odsyłającego do narzędzia z przykładowymi danymi.
3. Informacja dot. prawnych warunków licencjonowania (dostępu) narzędzia on-line do dnia 31.03.2024 r., zgodnie z § 9, ust. 1 projektu umowy tj. załącznik nr 2.
4. Opis/prezentacja dot. funkcjonalności narzędzia on-line o którym mowa w pkt. 2 lit. b
w Załączniku nr 1 - Opis przedmiotu zapytania.
5. Przedstawienie doświadczenia w realizacji usług tożsamych z przedmiotem zapytania z 3 ostatnich lat.
6. Przedstawienie minimum 3 referencji (lub listy referencyjnej) z ostatnich 2 lat z obsługi firm aktywnych sponsoringowo w zakresie usług tożsamych z przedmiotem zapytania (referencje ze spółki z udziałem Skarbu Państwa będą dodatkowym atutem).
7. Opis metodologii przeprowadzania badań efektywności projektów sponsoringowych,
o których mowa w Załączniku nr 1 - Opis przedmiotu zapytania w pkt 1.
8. Prezentacja/opis narzędzia, którym Wykonawca będzie się posługiwał przy prowadzeniu badań efektywności, o których mowa w Załączniku nr 1 - Opis przedmiotu zapytania w pkt. 1.
9. Kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie
do ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej;
10. Kopię zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy);
11. Stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania.
12. Podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze Strony Oferenta Załącznik nr 3 – Oświadczenia Oferenta.

Elementy merytoryczne należy złożyć w zakładce „Oferta merytoryczna” na Platformie Zakupowej.

UWAGA!
W toku postępowania Zamawiający może wezwać oferentów do złożenia kopii dokumentów o których mowa w pkt. 18 w Załączniku nr 3 - Oświadczenia Oferenta.

II część – OFERTA HANDLOWA

1. Łączna cena netto w PLN za realizację przedmiotu zapytania (tj. całość prac wymienionych w Załączniku nr 1 - Opis przedmiotu zapytania) w 2022 i 2023 r.
2. Cena netto w PLN za 2022 rok za całość prac wymienionych w Załączniku nr 1 - Opis przedmiotu zapytania.
3. Cena netto w PLN za 2023 rok za całość prac wymienionych w Załączniku nr 1 - Opis przedmiotu zapytania.

   W cenach należy ująć wszelkie prace wykonywane oraz koszty dodatkowe, jakie poniesie Wykonawca w związku z realizacją usług będących przedmiotem zapytania ofertowego.

Elementy handlowe należy złożyć oddzielnie w zakładce „Oferta handlowa” na Platformie Zakupowej.

Złożenie w ofercie merytorycznej elementów, które zostały wyszczególnione jako oferta handlowa może skutkować odrzuceniem oferty.

VI. Zmiany lub wycofanie ofert

Oferent, bez żadnych konsekwencji prawnych, może modyfikować lub wycofać swoją ofertę pod warunkiem przekazania pisemnej prośby przed ostateczną datą
składania ofert.
Oferent, po wycofaniu swojej oferty, ma prawo złożyć nową pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona przed ostateczną datą składania ofert.

VII. Kryteria wyboru oferty:

I etap:
a) doświadczenie
b) referencje
c) metodologia

II etap:
a) cena
b) suma punktów uzyskanych za kryteria przyjęte w I etapie

Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy.
Zamawiający zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków
od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert.
Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do zmiany warunków zapytania w każdym czasie do chwili zawarcia umowy.
Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przyjęcia/odrzucenia oferty w całości
lub w części.
Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie ponadto możliwość wprowadzenia kar umownych
z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego.

Załączniki:

1. Opis przedmiotu zapytania – Załącznik nr 1
2. Projekt umowy – Załącznik nr 2
3. Oświadczenia Oferenta – Załącznik nr 3
4. Informacja dot. rażąco niskiej ceny – Załącznik nr 4

UWAGA!
• Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego.
• Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych.
• Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych
z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu.
Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl
• Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe.
• Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur.
• Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane
z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.
• Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy oferent powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej
i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców.
• Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Zleceniobiorcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia.
• Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych
i technicznych aspektów złożonej oferty.
• Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język
i prawo polskie.
• Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez Grupę LOTOS S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w procedurze nr GLS.74.02.00.00
z dnia 01.07.2019 r., określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać w Dziale Zakupów Korporacyjnych Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku.