W toku postępowania Zamawiający może wezwać oferentów do złożenia kopii dokumentów o których mowa w pkt. 18 w załączniku nr 3_oświadczenia Oferenta.

II część – OFERTA HANDLOWA tj.:

1. Cena netto w PLN za całość prac wymienionych w pkt. 2 Załącznika nr 1_Opis przedmiotu zapytania, z tytułu wykonania projektu graficznego strony Zintegrowanego Raportu Rocznego 2021 (w tym prawa autorskie do projektu oraz jego implementację wraz z wprowadzeniem na stronę treści w dwóch wersjach językowych (PL i EN).
2. Cena miesięcznej licencji netto w PLN na administrację i korzystanie przez 12 m-cy z systemu hostowanego na serwerach zewnętrznych będącego rozwiązaniem komercyjnym/autorskim/komercyjno - autorskim (nie dopuszcza się oprogramowania typu open source w finalnym produkcie jakim jest strona).
3. Cena netto za całość prac wymienionych w pkt. 1 Załącznika nr 1_Opis przedmiotu zapytania, z tytułu sporządzenia Zintegrowanego Raportu Rocznego 2021 – część merytoryczna (w tym tłumaczenie Zintegrowanego Raportu Rocznego 2021 na język angielski).
4. Cena netto za całość prac wymienionych w pkt. 3 Załącznika nr 1_Opis przedmiotu zapytania, z tytułu sporządzenia oświadczenia na temat informacji niefinansowych Grupy LOTOS S.A. i jej grupy kapitałowej za rok 2021 (w tym tłumaczenie oświadczenia na język angielski).

W cenach należy ująć wszelkie koszty dodatkowe, jakie poniesie Wykonawca podczas świadczenia usług będących przedmiotem Zapytania ofertowego.

Elementy handlowe należy złożyć oddzielnie w zakładce „Oferta handlowa” na platformie zakupowej.

Uwaga!

Złożenie w ofercie merytorycznej elementów, które zostały wyszczególnione jako oferta handlowa może skutkować odrzuceniem oferty.

Zamawiający odrzuci oferty zawierające rażąco niską cenę, zgodnie z informacją, która stanowi załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania.

VI. Zmiany lub wycofanie ofert

Oferent, bez żadnych konsekwencji prawnych, może modyfikować lub wycofać swoją ofertę pod warunkiem przekazania pisemnej prośby przed ostateczną datą składania ofert.
Oferent, po wycofaniu swojej oferty, ma prawo złożyć nową pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona przed ostateczną datą składania ofert.


VII. Kryteria wyboru oferty:

1. I etap

a) Doświadczenie w tworzeniu raportów zintegrowanych.
b) Portfolio, w tym również lista otrzymanych nagród i wyróżnień (mile widziana współpraca ze spółkami z branży energetycznej).
c) Analiza krytyczna ostatniego zintegrowanego raportu rocznego Grupy LOTOS S.A. za 2020 rok pod kątem tego, co należałoby zmienić oraz czego w nich zabrakło.
d) Przykładowa koncepcji layoutu strony głównej www zintegrowanego raportu rocznego dla Grupy LOTOS wraz z prezentacją sposobu przedstawienia danych.
e) Analiza krytyczna ostatniego oświadczenia niefinansowego Grupy LOTOS i jej grupy kapitałowej za 2020 rok pod kątem tego, co należałoby zmienić oraz czego w nim zabrakło.

2. II etap

a) ceny netto w PLN;
b) suma punktów uzyskana w ramach oceny w I etapie.

Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Zamawiający zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert.
Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do zmiany warunków zapytania w każdym czasie do chwili zawarcia umowy.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przyjęcia/odrzucenia oferty w całości lub
w części.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie ponadto możliwość wprowadzenia kar umownych
z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego.

Załączniki:

1. Opis przedmiotu zapytania – Załącznik nr 1
2. Istotne postanowienia umowne – Załącznik nr 2
3. Oświadczenia Oferenta – Załącznik nr 3
4. Informacja dot. rażąco niskiej ceny – Załącznik nr 4

UWAGA!
• Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego.
• Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych.
• Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych
z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu.
Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl
• Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe.
• Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur.
• Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane
z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.
• Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy oferent powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej
i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców.
• Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Zleceniobiorcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia.
• Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych
i technicznych aspektów złożonej oferty.
• Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język
i prawo polskie.
• Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez Grupę LOTOS S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w procedurze nr GLS.74.02.00.00
z dnia 01.07.2019 r., określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać w Dziale Zakupów Korporacyjnych Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku.