Zapytanie ofertowe:

Narzędzie online do badania efektywności działań sponsoringowych (tzw. ekwiwalent reklamowy) prowadzonych przez Grupę LOTOS, w szczególności:

a. monitoring ekspozycji marek LOTOS w mediach przy uwzględnieniu działań sponsoringowych wraz z określeniem ich efektywności,

b. analizowane obszary:

     i. Telewizja (obraz, dźwięk);

     ii. Internet (artykuły, tekst, obraz);

     iii. Prasa (artykuły, obraz, tekst);

     iv. Internetowe kanały video;

     v. Social Media (opis, obraz, hasztagi);

     vi. Radio;

c. badania będą dotyczyć lat: 2022, 2023*,

d. raporty z badania powinny być dostarczane kwartalnie + podsumowanie całego roku kalendarzowego, z uwzględnieniem poniższych:

     i. porównanie projektów kwartał do kwartału (jeżeli projekt trwa dłużej),

     ii. porównanie projektów rok do roku (jeżeli projekt jest kontynuowany w kolejnym roku),

     iii. porównanie wyników badań z projektów z poprzednich lat (szczególnie 2020, 2021),

e. raporty powinny zawierać dane wraz z pełną analizą tych danych i wnioskami, z uwzględnieniem między innymi:

     i. wpływ sponsoringu projektu na rozpoznawalność marki Grupy LOTOS,

     ii. prezentacji danych na mapie Polski – analiza sponsorowanych projektów pod względem geograficznym: które województwa występują najczęściej, które najmniej, wnioski,

     iii. porównanie projektów i zwrotu medialnego rok do roku (jeżeli projekty powtarzają się),

     iv. ciekawostek z analizy projektu (jeżeli pojawiły się),

f. zakres dotyczy prowadzonych przez Grupę LOTOS projektów sponsoringowych: sportowych, kulturalnych, społecznych i CSR.

Obowiązki Wykonawcy:

a. prowadzenie badań efektywności działań sponsoringowych Grupy LOTOS (tzw. wartość mediowa, ekwiwalent reklamowy lub zwrot mediowy); szacowana liczba projektów podlegająca badaniu ok. 40 rocznie (projekty mogą się powtarzać w kolejnych latach raportowania),

b. opracowanie i wdrożenie narzędzia on-line umożliwiającego zarządzanie efektywnością badanych projektów/działań sponsoringowych. Narzędzie powinno prezentować m.in. wyniki badań wartości ekspozycji dla Grupy LOTOS. Narzędzie zostanie przekazane GL nie później niż w terminie maksymalnie 30 dni od podpisania umowy wraz z opisem i prezentacją dotyczącą funkcjonalności narzędzia ze szczególnym uwzględnieniem bieżącego mierzenia efektywności prowadzonych projektów. Narzędzie musi mieć możliwość logowania dla Grupy LOTOS oraz odrębne logowanie dla Sponsorowanych, którzy będą zobowiązani do zamieszczania raportów z wykonanych świadczeń. Narzędzie musi pozwalać na zgłoszenie online ekspozycji w mediach (m.in. lokalnych, regionalnych, ogólnokrajowych) oraz świadczeń pozamedialnych (np. ekspozycja materiałów reklamowych, dystrybucja gadżetów, wymienienie nazwy Sponsora przez konferansjera, itp.) bezpośrednio przez Sponsorowanego. Dla każdego typu mediów (Internet, telewizja, prasa, radio, media społecznościowe, internetowe kanały video, inne) przygotowany zostanie dedykowany formularz umożliwiający wprowadzenie niezbędnych do uwzględnienia ekspozycji w raporcie przygotowanym przez Wykonawcę,

c. sporządzanie raportów kwartalnych i raportu podsumowującego każdy rok trwania umowy. Raporty powinny zawierać dane wraz z pełną analizą danych i wnioskami,

d. analizę potencjału mediowego, marketingowego i medialnego projektów, którymi GL jest potencjalnie zainteresowana (do 25 w ciągu danego roku). Projekty zostaną wskazane przez GL. Analiza realizowana w ramach wynagrodzenia umownego. Analiza wskazanych projektów powinna być wykonana w przeciągu 7 dni od momentu poinformowania Wykonawcy o wykonanie analizy,

e. udział przedstawiciela Wykonawcy co najmniej dwukrotnie (lub częściej jeżeli zajdzie taka konieczność) w ciągu każdego roku objętego umową w spotkaniach roboczych w celu omówienia analiz związanych z polskim rynkiem sponsoringowym lub innym ustalonym przez strony.

Cena:

a. prosimy by cena była podana z podziałem na każdy rok umowy oddzielnie,

b. propozycja rozliczania rocznego w 2 ratach.

Wymagania dot. Oferentów do złożenia oferty:

a. oświadczenie o posiadaniu narzędzia, o którym mowa powyżej, lub deklaracja stworzenia i wdrożenia narzędzia w terminie 30 dni od daty podpisania umowy, wraz z opisem/prezentacją dot. funkcjonalności tego narzędzia,

b. przedstawienie doświadczenia w realizacji usług tożsamych z Przedmiotem Zapytania z 3 ostatnich lat,

c. przedstawienie minimum 3 referencji z ostatnich 2 lat z obsługi firm aktywnych sponsoringowo; przynajmniej jedna referencja ze Spółki z udziałem Skarbu Państwa, więcej będzie dodatkowym atutem,

d. przedstawienie metodologii przeprowadzania badań efektywności projektów sponsoringowych.

Termin realizacji:

Realizacja w latach 2022-2023. W każdym roku trwania umowy realizacja badań i raportów zgodnie z informacjami powyżej. Zastrzegamy sobie możliwość skrócenia okresu realizacji zlecenia.

* W związku z procesem związanym z fuzją, badania będą realizowane po akceptacji planu sponsoringowego na dany rok.

1. przedstawienie doświadczenia w realizacji usług tożsamych z Przedmiotem Zapytania z 3 ostatnich lat,

2. przedstawienie metodologii przeprowadzania badań efektywności projektów sponsoringowych.