Szanowni Państwo,

Grupa LOTOS S.A. zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu na świadczenie usług monitoringu mediów dla pracowników Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS S.A.

I. Szczegółowy opis przedmiotu Zapytania ofertowego zawierają Załączniki nr 1 (brief) do niniejszego Zapytania.

II. Termin realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego:

– rozpoczęcie: 21 września 2021 r.

– zakończenie: 20 września 2022 r.

III. W przypadku jakichkolwiek niejasności, prosimy kierować wnioski i pytania poprzez Platformę Zakupową nie później niż do dnia 09 sierpnia (poniedziałek) 2021 r., do godz. 13:00.

Pytania należy zadawać wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.

Odpowiedzi zostaną udzielone do dnia 11 sierpnia (środa) 2021 r., do godz.13:00.

IV. Ofertę należy złożyć na Platformie Zakupowej do dnia 19 sierpnia (czwartek) 2021 r., do godz. 12:00.

V. Oferta winna być złożona w dwóch częściach:

I część – OFERTA MERYTORYCZNA tj.:

1. wizualizację przykładowego newslettera (Przeglądu) np. w formacie pdf, jpg.;

2. prezentację serwisu on-line (Platformy) oraz/lub testowy dostęp do niego;

3. portfolio Oferenta zawierające listę obsługiwanych firm;

4. wykaz podwykonawców z określeniem części zadań, jakie będą realizować / oświadczenie o nie korzystaniu z podwykonawców przy realizacji zamówienia;

5. podpisany przez osoby umocowane ze strony Oferenta Załącznik nr 3 - Oświadczenia Oferenta;

6. kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej, oraz zaświadczenia o nie zaleganiu z opłatami na rzecz ZUS i US – dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące; decyzji o nadaniu NIP, decyzji o nadaniu REGON;

7. stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania, o ile nie wynika to z KRS.

II część – OFERTA HANDLOWA tj.:

1. cena ryczałtowa netto w PLN za 1 miesiąc świadczenia usługi monitoringu mediów tytułów wydawanych w Polsce, tj. opracowywania i dostarczanie Przeglądu oraz dostępu do Platformy.

W cenie należy ująć wszelkie koszty dodatkowe, jakie poniesie Oferent,w szczególności takie jak: koszty podróży, wyżywienie, zakwaterowanie, administracyjne, przesyłki, telekomunikacja itp.

Złożenie w ofercie merytorycznej elementów, które zostały wyszczególnione jako oferta handlowa może skutkować odrzuceniem oferty.

VI. Zmiany lub wycofanie ofert

Oferent, bez żadnych konsekwencji prawnych, może modyfikować lub wycofać swoją ofertę pod warunkiem przekazania pisemnej prośby przed ostateczną datą składania ofert.

Oferent, po wycofaniu swojej oferty, ma prawo złożyć nową pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona przed ostateczną datą składania ofert.

VII. Kryteria wyboru oferty:

I etap:

A. przejrzystość formy Przeglądu,

B. przejrzystość Platformy,

C. doświadczenie Oferenta w realizacji usług tożsamych z przedmiotem Zapytania.

Do II etapu postępowania zostanie zaproszonych kilka firm, które w procesie oceny ofert uzyskają kolejno największe sumy punktów za kryteria wyboru przyjęte dla I etapu.

W II etapie oferty ocenione zostaną wg kryteriów:

A. cena ryczałtowa netto w PLN za 1 miesiąc świadczenia usługi monitoringu mediów tytułów wydawanych w Polsce,

B. suma punktów uzyskana w I etapie.

Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia postępowania zakupowego, zamknięcia postępowania bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Grupa LOTOS zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert.

Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do zmiany warunków Zapytania w każdym czasie do chwili zawarcia umowy.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przyjęcia/odrzucenia oferty w całości lub w części.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie ponadto możliwość wprowadzenia kar umownych
z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu zapytania ofertowego.

Załączniki:

1. Brief_monitoring mediów – Załącznik nr 1

2. Projekt Umowy_monitoring mediów – Załącznik nr 2

3. Oświadczenia Oferenta – Załącznik nr 3

4. Standardy CSR – Załącznik nr 4

UWAGA!

· Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego.

· Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych.

· Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych
z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu.

Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stroniewww.odpowiedzialny.lotos.pl

· Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe.

· Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur.

· Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.

· Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy oferent powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej
i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców.

· Oferent winien zapoznać się z dokumentem - ,,Standardy CSR dla Kontrahentów
Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS S.A” (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.lotos.pl/1327/dla_biznesu/dla_dostawcow/dokumenty_do_pobrania oraz zobowiązuje się do ich stosowania oraz przestrzegania we współpracy z Grupą LOTOS. Oferent zobowiązany jest ponadto do zapoznania swoich podwykonawców z ww. dokumentem.

· Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Odbiorcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia.

· Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.

· Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie.

· Ocena ofert dokonywana będzie według zasad określonych w procedurze nr GLS.74.02.00.00 z dnia 15.10.2020 r., określającej zasady wyboru kontrahenta.