Gdańsk, dnia 29.07.2021 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/023/21/WS

Szanowni Państwo,

Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:

„Wykonanie prac w Postoju Remontowym PR WIOSNA 2021/22 w zakresie remontu instalacji PZW 0650,810,820,830,0860”.

I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego

Ogólny zakres prac zgodnie z załącznikiem nr 5 do niniejszego zapytania oraz dokumentacją do niniejszego zapytania. Dokumentacja zostanie przekazana oferentowi na obligatoryjnej wizji lokalnej. Warunkiem przystąpieniem do wizji lokalnej jest podpisanie oświadczenia o poufności. Oryginał Oświadczenia o poufności jest przekazany przez oferenta przez przystąpieniem do wizji lokalnej.

Wizja lokalna może odbyć się w terminie od 09.07.2021r. w celu umówienia wizji lokalnej proszę o kontakt z p. p. Wojciech Szymula pod nr tel. 505 050 632 lub p. Januszem Wyżlic pod nr tel. 513 036 258.

Wzór umowy do niniejszego zapytania zostanie dołączony w późniejszym terminie, w trakcie trwania postępowania.

Zamawiający zapewni:

•Materiały podstawowe np. materiały rurociągowe, armatura, uszczelki, elementy złączne np. śruby, środki smarne
• Aparaty i elementy aparatów
• Dźwigi (w przypadku wymiany / remontu rurociągów dźwigi po stronie Wykonawcy)
• Ekstraktory
• Rusztowania dostępowe (w przypadku wymiany / remontu rurociągów rusztowania po stronie Wykonawcy)
• Części zamienne
• Prace związane z demontażem/montażem izolacji
• W miarę możliwości (na wniosek Wykonawcy), odpłatnie, miejsce na zaplecze (socjalne, biura, magazyny i przyczepy itp.); Wykonawca po podpisaniu Umowy podpisze stosowne dokumenty (dzierżawy/najmu);
• Miejsce przyłączenia do sieci elektroenergetycznej, dostęp do sieci kanalizacyjnej, wody p.poż., sieci sprężonego powietrza - na instalacji nieodpłatnie.

Wykonawca zapewni:

- Niezbędne narzędzia i sprzęt, robociznę do realizacji przedmiotowych prac
- Materiały pomocnicze np. typu spawalniczego, podpory rurociągów drobne elementy konstrukcyjne i inne
- środki ochrony wynikające z ustawy „Ustawa z dnia 2 marca 2020 r.-wraz z późniejszymi aktualizacjami o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych” wraz z jej wszystkimi zmianami.

1.Termin realizacji Prac:

Wymagany termin realizacji prac remontowych na poszczególnych instalacjach objętych przedmiotem zapytania ofertowego

Planowane rozpoczęcie: Według przesłanego harmonogramu dla instalacji PZW 0650,810,820,830,0860

Planowane zakończenie: Według przesłanego harmonogramu dla instalacji PZW 0650,810,820,830,0860

Wstępny harmonogram postoju remontowego WIOSNA 2022 stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zapytania

Zamawiający zastrzega, iż ostateczny harmonogram może zostać skorygowany.

II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:

• Podpisany oryginał oświadczenia o poufności i przekazany na obligatoryjnej wizji lokalnej- Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania
• Oferta cenowa wykonawcy – Wypełniony Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania
• Tabela Cen jednostkowych remontu rurociągów (koszt zawierający rusztowania oraz żurawie)- Wypełniony załącznik nr 3 do niniejszego zapytania
• Tabela Cen jednostkowych remontu rurociągów (koszt bez rusztowań oraz żurawi)- Wypełniony załącznik nr 3a do niniejszego zapytania
• Referencje w wykonywaniu prac o podobnym zakresie- minimum 3 referencje, lub wykaz wykonywanych prac podobnych- min. 3 zadania o podobnym zakresie.-warunek konieczny wzięcia udziału w postępowaniu

Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:

• Oferta Wykonawcy powinna być kompletna – ważna 120 dni
• Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
• Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
• Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
• Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
• Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO.
• Oświadczenie zapoznania się z zapytaniem ofertowym oraz jego załącznikami – załącznik nr 8
• Oświadczenie zapoznania się ze wzorem umowy do zapytania – załącznik nr 9

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

2. Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentówz ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.

2. Kryteria oceny oferty:

Suma cen za realizację zadań w każdym pakiecie

Koszt 1 rbg pracownika

Koszt 1 rbg nadzoru

Doświadczenie

3. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:

a) Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym

b) Wykonawca oddeleguje w pełnym wymiarze czasu pracy pracownika na czas niezbędny do przygotowania realizacji Postoju Remontowego

c) Wszelkie prace dodatkowe będą rozliczane na zasadzie bilansu z zakresem prac podstawowych

d) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;

e) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;

f) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacjiDostawy/Robót/Prac danego zakresu;

g) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;

h) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;

i) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;

j) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;

k) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;

l) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;

m) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.

n) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,

o) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowejwww.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;

p) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21),w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).

4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.

b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 28.07.2021 r. do godz. 12.00.

c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.

d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.

5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.

b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:

· złożenie Ofertyna Platformie Zakupowej LOGINTRADE do dnia 20.08.2021 r. do godz. 23.00

6. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.

2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuliinformacyjnej.

3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danychosobowych.

4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718Gdańsk.

5. Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pllub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochronadanych”.

6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.

7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżejjest:

a)podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit bRODO,

b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami orachunkowości,

c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niejwynikających.

8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracjiskarbowej.

9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczościfinansowej.

10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczeniaprzetwarzaniaorazprawowniesieniasprzeciwuwprzypadkukiedyLOTOSSerwissp.zo.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.

11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Załączniki:*

Nr 1 –Oświadczenie o poufności

Nr 2 - Arkusz do stworzenia wyceny

Nr 3- Tabela Cen jednostkowych remontu rurociągów (koszt zawierający rusztowania oraz żurawie)

Nr 3a- Tabela Cen jednostkowych remontu rurociągów (koszt bez rusztowań oraz żurawi)

Nr 4- Harmonogram

Nr 5- Ogólny opis robót

Nr 6 – Wzór umowy

Nr 6a- Warunki ogólne

Nr 7 - Oświadczenie o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami

Nr 8 – Oświadczenie o zapoznaniu się z umową

*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.