Dotyczy: zaproszenia do złożenia oferty.

Przesyłamy zaproszenie do złożenia oferty na usługi serwisowania, konserwacji klimatyzatorów i przeglądy okresowe.

I. Zamawiający:

Grupa Azoty Zakłady Azotowe „Puławy” S.A. Aleja Tysiąclecia Państwa Polskiego 13, 24-110 Puławy, BDO 000007701

Oświadczamy, że Grupa Azoty Zakłady Azotowe „Puławy” S.A. posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

II. Zakres rzeczowy:

1. Przegląd i konserwacja urządzeń wskazanych w załączniku nr 1 z częstotliwością tam określoną w okresie od 01.09.2021 do 31.08.2022 r.

2. Obsługa serwisowa- usuwanie awarii klimatyzatorów w okresie od 01.09.2021 do 31.08.2022 r.

3. Wykaz klimatyzatorów stanowi załącznik nr 1 do zapytania.

4. Wykaz czynności wymaganych do wykonania podczas przeglądu i konserwacji urządzeń stanowi załącznik nr 2 do zapytania.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych w stosunku do zakresu urządzeń wyspecyfikowanego w załączniku nr 1. Zamawiający dopuszcza jednak złożenie oferty z wyłączeniem pozycji „Agregat Chillerowy”.

III. Dokumentacja techniczna nr: nie dotyczy.

IV. Termin realizacji Projektu:

1. Rozpoczęcie– 01-09-2021

2. Zakończenie– 31-08-2022.

V. Nadzór inspektorski i koordynację wykonawstwa robót zapewnia Zamawiający.

VI. Dane kontaktowe i forma przekazu informacji:

Osobą upoważnioną do kontaktów z uczestnikami postępowania w sprawach formalnych i technicznych jest Pani Ewa Sołdek

Tel: 81/565-39-73

e-mail:Ewa.Soldek@grupaazoty.com;

w godz. 07:00 – 14:00.

Uwaga:

Wszelkie pytania dotyczące prowadzonego postępowania tak formalne jak i techniczne prosimy kierować w formie pisemnej(w tym na podany adres e-mail) najpóźniej na 3 dni przed terminem składania ofert. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień. Treść wyjaśnień zostanie przekazana wszystkim Oferentom, którym doręczono zaproszenie do złożenia ofert, bez ujawnienia źródła zapytania lub zostanie opublikowana na stronie internetowej.

Zastrzeżenia do przedstawionego wzoru umowy należy zgłaszać na załączonym formularzu najpóźniej5 dni przed terminem składania ofert. Zamawiający odniesie się do uwag przed terminem składania ofert.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość nie udzielenia odpowiedzi na pytania przekazane po wyżej wskazanym terminie. Zamawiający nie odpowiada za wyjaśnienia dotyczące ofert prowadzonego postępowania, udzielane Oferentom przez inne osoby i podmioty nieuprawnione do kontaktowania się z Oferentami.

VII. Zakres dostaw:

1. Wykonawca:

1.1. Materiały i urządzenia : niezbędne do realizacji projektu zgodnie z Zakresem rzeczowym (pkt II Zapytania).

1.2. Sprzęt: niezbędny do realizacji projektu.

1. Zamawiający:

2.1. Materiały: nie dotyczy.

2.2. Sprzęt: rusztowania lub podnośniki (jeśli wymagane).

VIII. Wymagania stawiane Wykonawcy:

1. W czasie realizacji prac przestrzegać obowiązujące przepisy i normy w tym przepisy zawarte w Informatorze Bezpiecznej Pracy w Grupie Azoty Zakłady Azotowe „Puławy” S.A. dla firm obcych.
2. Prace należy prowadzić zgodnie z Zakresem rzeczowym oraz ustaleniami z Głównymi Użytkownikami Obiektów, w których są zainstalowane wskazane klimatyzatory.
3. Czas reakcji tj. przybycie pracownika Wykonawcy do klimatyzatora, który uległ awarii, zgodnie z załącznikiem nr 1 nastąpi:

- najpóźniej w następnym dniu roboczym od chwili zgłoszenia awarii (zgłoszenie w formie telefonicznej potwierdzonej mailowo), a czas usunięcia awarii do 12 godzin liczony od chwili przybycia do awarii (w przypadku posiadania wszystkich niezbędnych części) – dla pozycji wykazu, dla których zdefiniowano 24h czas reakcji w tabeli w załączniku nr 1;

- do sześciu (6) godzin, a czas usunięcia awarii wynosi do dwunastu (12) godzin (w przypadku posiadania wszystkich niezbędnych części), liczone od chwili zgłoszenia telefonicznego – dla pozycji wykazu, dla których zdefiniowano 6h czas reakcji w tabeli w załączniku nr 1.

Jeśli czas usunięcia awarii wydłuży się z powodu nieposiadania przez Zleceniobiorcę niezbędnych części, Zleceniobiorca jest zobowiązany:

- w przypadku urządzeń strategicznych wskazanych w załączniku nr 1- na żądanie Zamawiającego – zapewnić urządzenie zastępcze do czasu pozyskania niezbędnych części

- dla pozostałych urządzeń zapewnić wymagane części zamienne w terminie jednego (1) miesiąca od zgłoszenia awarii.

1. Dokonywania stosownych adnotacji o emisji substancji i o przeprowadzonych działaniach serwisowych w karcie urządzenia, która jest obowiązkowa dla urządzeń/instalacji zawierających 3 kg lub więcej czynnika HCFC lub HFC.
2. Sporządzania zbiorczego zestawienia w okresach półrocznych na dzień 30 czerwca oraz 31 grudnia w roku kalendarzowym obowiązywania umowy o dokonywanych uzupełnieniach czynnika chłodzącego, wraz z dołączonymi protokołami świadczącymi o przedmiotowym uzupełnieniu, w serwisowanych przez nią urządzeniach wskazanych w załączniku nr 1 do umowy, z uwzględnieniem ilości i rodzaju uzupełnianej substancji. W przypadku braku dokonywania uzupełnień czynników w serwisowanych urządzeniach przesłania oświadczenia w tej sprawie.
3. Sporządzania każdorazowo pisemnych oświadczeń o ilości odzyskanego czynnika chłodniczego i sposobie jego dalszego unieszkodliwiania w przypadku:

a/wymiany w urządzeniu czynnika chłodniczego

b/ likwidacji urządzenia zawierającego czynnik chłodniczy,

z zaznaczeniem: rodzaju i masy wytworzonego odpadu, kod odpadu (zgodnie z katalogiem odpadów), sposobu gospodarowania odpadem (podanie procesu odzysku (R) lub unieszkodliwiania (D) oraz miejsce gospodarowania (Polska lub inny kraj),

1. Przesyłania informacji, o których mowa w punkcie 5 i 6 do Działu Ochrony Środowiska Grupa Azoty Zakłady Azotowe „Puławy” S.A. w okresach wskazanych w tych punktach.
2. Segregowania i selektywnego gromadzenia we własnych, oznakowanych pojemnikach, oznakowania miejsc wskazanych przez Zamawiającego do gromadzenia generowanych w trakcie trwania usługi odpadów, zabezpieczenia odpadów przed negatywnym oddziaływaniem na środowisko oraz zagospodarowania ich we własnym zakresie,
3. Spełnienia wymogów wynikających z ustawy z dnia 15 maja 2015 r. „ o substancjach zubażających warstwę ozonową oraz niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych” jak również z przepisów wykonawczych do niniejszej ustawy, tj. m.in. do posiadania wymaganych prawem właściwych certyfikatów personalnych i firmowych do wykonywania wszelkich prac na urządzeniach chłodniczych, klimatyzacyjnych i pompach ciepła oraz systemach ochrony przeciwpożarowej, jak również urządzeniach będących rozdzielnicami wysokiego napięcia zawierającymi fluorowane gazy cieplarniane.
4. Przekazywanie na bieżąco informacji o posiadanych certyfikatach personalnych i firmowych.
5. Dokonywania ponownej kontroli szczelności urządzenia, w którym wykryto nieszczelność w przeciągu 1 miesiąca od jej naprawienia.
6. Wprowadzenia etykiet dla urządzeń zawierających fluorowane gazy cieplarniane zgodnie z wymogami określonymi w Rozporządzeniu Komisji (WE) Nr 1494/2007 uzupełnione dodatkowo o informacje o wskaźniku ekologicznym czynnika GWP (współczynnik globalnego ocieplenia) oraz ilości czynnika wyrażoną w EqCO2 (ekwiwalent CO2). Wartość GWP dla poszczególnych substancji zawierają załączniki do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 517/2014 z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fluorowanych gazów cieplarnianych i uchylenia rozporządzenia (WE) nr 842/2006.
7. Spełnienie wymagań określonych we wzorze Umowy stanowiącym załącznik nr 3.

IX. Miejsce wykonania robót:

Grupa Azoty Zakłady Azotowe „Puławy” S.A - Obiekty Zamawiającego zgodnie z Załącznikiem nr 1.

X. Przedkładana oferta powinna zawierać:

1. Ceny jednostkowe dla każdego klimatyzatora za przegląd zgodnie z załączonym wykazem (wypełnienie załączonej tabeli) oraz ogólną cenę ofertową za wykonanie pełnego zakresu prac w ciągu roku.

Ponadto oferta powinna zawierać proponowaną stawkę za 1 roboczogodzinę pracy pracownika przy usuwaniu awarii (liczonej od momentu wejścia na Obiekt) oraz proponowany koszt za dojazd do Obiektu.

Koszty materiałów niezbędnych do wykonania okresowych przeglądów i konserwacji oraz serwisowania powinny być zawarte w cenie za wyjątkiem materiałów użytych do ewentualnych napraw, które będą rozliczane powykonawczo, na podstawie rzeczywiście poniesionych, udokumentowanych kosztów przez Wykonawcę.

Prosimy również o podanie ceny jednostkowej dla pozycji „Okresowa wymiana lamp UV-C wraz z zakupem” (pkt 17 Klimatyzatory w załączniku nr 2 „Wykaz czynności wykonywanych podczas przeglądu i konserwacji urządzeń”) oraz ceny jednostkowej dla pozycji „13.Kalibracja detektorów amoniaku (ewentualna wymiana) na żądanie Zleceniodawcy” (pkt. 13 Centrala wentylacyjna nawiewna w załączniku nr 2 „Wykaz czynności wykonywanych podczas przeglądu i konserwacji urządzeń”).

2. okres gwarancji nie krótszy niż 12 miesiące na roboty, materiały i urządzenia objęte niniejszym zaproszeniem do złożenia oferty, nie krócej jednak niż okres gwarancji udzielony przez producenta,

3. proponowaną formę płatności (preferowana płatność jednorazowa po zakończeniu robót z terminem płatności do 30 dni od dnia otrzymania faktury),

4. oświadczenie oferenta, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do zaproszenia,

5. termin związania ofertą nie krótszy niż 1 miesiąc,

6. Zamawiający nie wyraża zgody na zatrudnianie w ramach umowy podwykonawców (za wyjątkiem prac wykonywanych dla agregatu chillerowego),

7. aktualny odpis postanowienia o wpisie do Rejestru Przedsiębiorców, zawierający datę oraz podpis osoby bądź osób upoważnionych do zatwierdzenia klauzuli „za zgodność z oryginałem” lub aktualne zaświadczenie (oraz zaświadczenia w przypadku wspólników Spółki) o wpisie w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczpospolitej Polskiej”,

8. referencje z ostatnich 3 lat na świadczenie usług o podobnej skali (min. 100 urządzeń objętych stałym serwisem) - dotyczy firm spoza listy kwalifikowanych dostawców,

9. certyfikaty personalne (R2015/2067) na: kontrole szczelności, odzysk czynnika, instalację, konserwację lub serwisowanie, naprawę i likwidację bez względu na wielkość urządzeń,

10.certyfikaty firmowe na: kontrole szczelności, odzysk czynnika, instalację, konserwację lub serwisowanie, naprawę i likwidację oraz nabywanie czynnika bez względu na wielkość urządzeń,

11.informacje o firmie (jak długo firma jest na rynku, ilu posiada pracowników z odpowiednimi uprawnieniami, główni klienci, rodzaje serwisowanych klimatyzatorów, posiadane autoryzacje producentów).

XI. Ochrona danych osobowych w ramach RODO:

Każda ze Stron będzie przetwarzać przekazane jej w wyniku prowadzonego postępowania dane osobowe dotyczące wspólników, współpracowników, pracowników, przedstawicieli ustawowych, reprezentantów i pełnomocników drugiej Strony w związku z prowadzonym postępowaniem.

Obie Strony zobowiązują się przetwarzać dane osobowe udostępnione przez drugą Stronę w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Szczegółowe informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych wymagane na mocy art. 13 oraz 14 RODO w tym w szczególności cel, zakres, okres przechowywania oraz sposób korzystania z uprawnień związanych z ochroną danych osobowych wskazany jest w klauzuli informacyjnej, którą Zamawiający udostępnia Oferentom („Klauzula”) na stronie internetowej pod linkiem

https://pulawy.grupaazoty.com/ochrona-danych-osobowych

Oferent zobowiązuje się do realizacji obowiązku informacyjnego w terminach wskazanych w przepisach RODO wobec wszystkich osób, o których mowa powyżej, w imieniu Zamawiającego występującego jako administrator danych osobowych. Realizacja tego obowiązku może nastąpić w szczególności poprzez przekazanie pełnej treści Klauzuli osobom, o których mowa powyżej, przez Oferenta.

Uwaga: Prosimy o zapoznanie się z treścią klauzuli informacyjnej i potwierdzenie tego faktu w oświadczeniu zawartym w treści składanej oferty.

XII. Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Logintrade.

XIII. Termin składania oferty upływa z dniem: 30-06-2021.

Uwaga: w przypadku rezygnacji ze złożenia oferty wymagane jest potwierdzenie tego faktu w formie pisemnej. Rezygnację należy przesłać niezwłocznie po podjęciu takiej decyzji jednak nie później niż w przeddzień wyznaczonego terminu składania oferty na adres e-mail osoby prowadzącej sprawę.

Uwaga:Po przeprowadzeniu analizy formalnej i merytorycznej ofert, Komisja może się zwrócić do Oferentów o przedstawienie w wyznaczonym terminie ofert ostatecznych, w ramach, których oferty (ewentualnie zawierające wyjaśnienia i uzupełnienia składane na etapie ich weryfikacji) zostaną zmodyfikowane w zakresie warunków handlowych. Przedstawione oferty ostateczne pod rygorem odrzucenia nie mogą zawierać zmian niekorzystnych dla Zamawiającego.

Informujemy, iż nasza Spółka korzysta z narzędzia informatycznego wspierającego procesy zakupowe - Platforma Zakupowa Grupy Azoty. Wskazane narzędzie pozwala na prowadzenie postępowań dotyczących wyboru wykonawców i negocjacji cenowych, w tym aukcji elektronicznych online za pośrednictwem platformy dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.grupaazoty.com jak również stanowi bazę wiedzy o prowadzonych w naszej Spółce oraz w grupie kapitałowej Grupa Azoty postępowaniach.

Z tego powodu uprzejmie zapraszam do zarejestrowania się na naszej platformiehttps://platformazakupowa.grupaazoty.com/rejestracja/rejestracja.html

Rejestracja możliwa jest bez zaproszenia do uczestnictwa w konkretnym postępowaniu.

W razie jakichkolwiek problemów związanych z rejestracją lub obsługą Platformy Zakupowej zapraszamy do kontaktu z infolinią Logintrade:

nr tel. +48 71 787 35 34; +48 71 787-37-27; +48 71 787 37 57; lub e-mail:helpdesk@logintrade.net

Niezależnie od rejestracji na Platformie Zakupowej w każdym postępowaniu Oferenci spełniający wymogi formalne i merytoryczne otrzymają dedykowane zaproszenie do udziału w aukcji elektronicznej wraz z instrukcją postępowania oraz szczegółowymi warunkami aukcji.

Aukcje elektroniczne prowadzone na Platformie zakupowej nie są aukcjami w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Wszelkie koszty i wydatki związane z ofertą ponosi Oferent.

XIV. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1. prowadzenia dodatkowych negocjacji,

2. swobodnego wyboru oferty jak również unieważnienia akcji ofertowej bez podania przyczyn,

3. zwiększenia lub zmniejszenia zakresu rzeczowego z jednoczesnym zwiększeniem lub zmniejszeniem wartości robót,

4. częściowego wyboru oferty i zawarcia więcej niż jednej umowy,

5. wyboru drugiej w kolejności najkorzystniejszej oferty w przypadku jeśli oferent nie będzie mógł zagwarantować wystarczających mocy przerobowych do realizacji Projektu i/lub jakość świadczonych przez oferenta usług w przeszłości nie była satysfakcjonująca,

6. odrzucenia oferty bez dalszego rozpatrywania (negocjacji) w przypadku:

4.1. braku jej kompletności,

4.2. braku akceptacji wzoru umowy.

Uwaga: Procedura udzielania zamówienia na realizację ww. Projektu nie podlega przepisom ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2019 poz. 2019 z późniejszymi zmianami) oraz protestom i odwołaniom. Z tytułu nie przyjęcia oferty do realizacji Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciwko Zamawiającemu.

Załączniki:

- Załączniki nr 1 – Wykaz klimatyzatorów.

- Załącznik nr 2 - Wykaz czynności wykonywanych podczas przeglądu i konserwacji urządzeń.

- Załącznik nr 3 – Wzór umowy.

- Załącznik nr 4 - Przesłanki wykluczające Oferenta z udziału w postępowaniu.

- Załącznik nr 5 - Formularz Oświadczenie Oferenta.