Gdańsk, dnia 07.06.2021 r.


ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/016/21/WS


Szanowni Państwo,


Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:


„Personel wsparcia bezpośredniego nad pracami remontowymi PR2022.”

Uwaga: Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych oraz zastrzega sobie prawo do wyboru oferty częściowo.
Zamawiający dopuszcza wybór więcej niż jednego Wykonawcę do realizacji zadania.



I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego


1.1. Szczegółowy zakres prac do wykonania:
Wsparcie Biura Realizacji Projektów w remoncie rafinerii zaplanowanym na rok 2022, w tym:
• Koordynowanie, nadzorowanie oraz weryfikowanie prac firm podwykonawczych Zamawiającego w PR22,
• Weryfikacja dokumentacji powykonawczej realizowanych zadań firm podwykonawczych Zamawiającego,
• Weryfikacja prac pod względem jakościowym oraz zgodności z harmonogramami, 
• Zakres prac obejmuje modernizację, wymianę lub instalacje nowych rurociągów jak również aparatów (np. zbiorniki, wymienniki). Typowe systemy rafineryjne (procesowe, przesyłowe, parowe, kondensaty itd.). Typowe urządzenia rafineryjne (zbiorniki, filtry, wymienniki itp.). Zakres średnic Od ½” do 24” z różnymi grubościami. Materiały to głównie stale węglowe np. A106 Gr. B; stale stopowe np. A335 P11; stale austenityczne np. 316L. Połączenia spawane BW/FW/SW jak również kołnierzowe skręcane. Konstrukcje jako podpory pod rurociągi, konstrukcje wsporcze tymczasowe.
• Przewidywany czas pracy to 8h/dobę z możliwością wydłużenie do 12h/dobę w okresach postoju remontowego (Planowany termin wykonywania remontu instalacji w PR22 to 11.03 do 9.04.2022), możliwość pracy w czasie postoju remontowego w godzinach wieczorno-nocnych, weekendy oraz święta,
• Informowanie zamawiającego o odstępstwach w jakości prac, odbieganiu od harmonogramów czy o przewidywanych zagrożeniach,

Szacunkowa liczba osób – od 1 do 2 (Proszę o podanie w swojej ofercie ilości pracowników, którą są Państwo w stanie zaoferować zgodnie z zapytaniem ofertowym).
Zamawiający dopuszcza składnie ofert częściowych (mniej niż 2 pracowników).
Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru częściowego oferty (mniej niż 2 pracowników).


Wymagania- Warunek konieczny wzięcia udziału w postępowaniu:
Pracownicy oddelegowani do zadania powinni posiadać:
• Doświadczenie w pracach przy remontach petrochemicznych.
• Udokumentowane umiejętność odczytywania dokumentacji, rysunków technicznych w szczególności dokumentacji dla rurociągów.
• Znajomość ustawy o Dozorze Technicznym.
• Doświadczenie w samodzielnym wykonywaniu prac.
• Dobry stan zdrowia oraz winni być dopuszczeni do prac na wysokości – potwierdzone odpowiednim zaświadczeniem lekarskim.
• aktualne szkolenia BHP.
• Dodatkowym atutem będzie posiadanie certyfikatów IWE, IWI lub VT

Szacunkowa liczba osób – od 1 do 2 (Proszę o podanie w swojej ofercie ilości pracowników, którą są Państwo w stanie zaoferować zgodnie z zapytaniem ofertowym)

UWAGA: Zamawiający zastrzega sobie prawo do sprawdzenia kompetencji zgłoszonych pracowników oraz wykonania audytu u potencjalnego Wykonawcy.

Rozliczenie nastąpi na podstawie faktycznie przepracowanych godzin potwierdzonych podpisanym przez Zamawiającego protokołem odbioru nie częściej niż raz w miesiącu.


2. Wykonawca zapewni:

• Sprzęt komputerowy (laptop) z dostępem do Internetu niezbędny do kontaktu, przeglądu dokumentacji itp.
• mobilny telefon służbowy.
• Ofertę cenowa musi zawierać CV z udokumentowanym doświadczeniem kandydatów ( oferent może przedstawić więcej niż 2 kandydatów).
• środki ochrony wynikające z ustawy „Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych” wraz z jej wszystkimi zmianami.



3. Zamawiający zapewni:
• Ubranie robocze
• zaplecze socjalne
• pomieszczenie biurowe


4. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:
Rozpoczęcie: od dnia 01.02.2022
Zakończenie: do dnia 15.04.2022


II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:
a) Oferta cenowa – ważna 120 dni,
b) Referencje (min 3),
c) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta,
d) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE,
e) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy),
f) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania,
g) Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO,
h) Oświadczenie o zapoznaniu się z załączonym wzorem umowy – załącznik nr 1,

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

2. Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.


2. Kryteria oceny oferty:
Cena
Doświadczenie

3. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym
b) Wykonawca oddeleguje w pełnym wymiarze czasu pracy pracownika na czas niezbędny do przygotowania realizacji Postoju Remontowego
c) Wszelkie prace dodatkowe będą rozliczane na zasadzie bilansu z zakresem prac podstawowych
d) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
e) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
f) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
g) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
h) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
i) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
j) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
k) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
l) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
m) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
n) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
o) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
p) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).

4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 16.06.2021 r. do godz. 10.00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.


5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b)  Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
• złożenie Oferty na Platformie Zakupowej LOGINTRADE do dnia 11.07.2021 r. do godz. 23.00

6. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


Załączniki:*
Nr 1 –Oświadczenie o zapoznaniu się ze wzorem umowy
Nr 2 - Wzór umowy


*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.