Szanowni Państwo,

W załączeniu komplet pytań zadanych przez Oferentów i odpowiedzi na nie udzielone. Pozostałe wymogi Zapytania ofertowego i załączników pozostają bez zmian. Przypominamy o przesunięciu terminu składania ofert do dnia 09 marca (wtorek) 2021 do godz. 12:00.


Szanowni Państwo,

Z uwagi na fakt, iż wpłynęło wiele pytań do treści Zapytania ofertowego i nadal trwają prace nad przygotowaniem odpowiedzi na nie, przesuwamy termin składania ofert z dnia 05 marca (piątek) 2021 na dzień 09 marca (wtorek) 2021 do godz. 12:00.
Odpowiedzi na pytania Oferentów udostępnimy poprzez platformę zakupową najprawdopodobniej dnia 26 marca br.

Pozostałe warunki Zapytania pozostają bez zmian.

Szanowni Państwo,

Grupa LOTOS S.A. zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu zakupowym na „Stworzenie strony Zintegrowanego Raportu Rocznego Grupy Kapitałowej LOTOS za 2020 rok”.

I. Szczegółowy opis przedmiotu Zapytania ofertowego zawiera Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.

II. Termin realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego:

– rozpoczęcie: po podpisaniu Umowy

– zakończenie: 12 miesięcy od daty podpisania Umowy.

III. W przypadku jakichkolwiek niejasności, prosimy kierować wnioski i pytania poprzez Platformę Zakupową nie później niż do dnia 23 lutego (wtorek) 2021 r., do godz. 13:00.

Pytania należy zadawać wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.

Odpowiedzi zostaną udzielone do dnia 25 lutego (czwartek) 2021 r., do godz. 13:00.

IV. Ofertę należy złożyć na Platformie Zakupowej do dnia do 05 marca (piątek) 2021 r., do godz. 12:00 

UWAGA! przesunięto termin składania ofert na dzień 09 marca (wtorek) 2021 r., do godz. 12:00.

V. Oferta winna być złożona w dwóch częściach:

I część – OFERTA MERYTORYCZNA tj.:

1. Portfolio agencji – 3 do 5 linków referencyjnych odsyłających do realizacji nie starszych niż z ostatnich 3 lat (ze wskazaniem na przykłady z branży energetycznej, SSP). Winny to być raporty zintegrowane w standardzie GRI.

2. Analiza krytyczna 3 ostatnich zintegrowanych raportów rocznych LOTOSU pod kątem tego, co należałoby zmienić oraz czego w nich zabrakło. Dodatkowo, przedstawienie rekomendacji jak powinien wyglądać kolejny raport LOTOSU, by można było o nim powiedzieć, że jest innowacyjny oraz zgodny z najlepszymi na rynku trendami.

3. Przykładowa koncepcja strony zintegrowanego raportu rocznego dla Grupy LOTOS wraz z opisem sposobu prezentacji danych

4. Kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej.

5. Stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania.

6. Podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze Strony Oferenta Załącznik nr 2 – Oświadczenia Oferenta.

7. Wykaz podwykonawców z określeniem części zadań, jakie będą realizować / oświadczenie o nie korzystaniu z podwykonawców przy realizacji przedmiotu Zapytania.

II część – OFERTA HANDLOWA tj.:

1. Wypełniony i podpisany przez umocowane osoby ze strony Oferenta Załącznik nr 3 – Tabela cenowa, w której należy podać:

· cenę miesięcznej licencji netto w PLN za administrację i korzystanie z systemu hostowanego na serwerach zewnętrznych będącego rozwiązaniem komercyjnym/autorskim (nie dopuszcza się oprogramowania typu open source);

· cenę netto w PLN za projekt graficzny strony raportu ( w tym koszt przeniesienia praw autorskich) oraz jego implementację wraz z wprowadzeniem na stronę treści przesłanych przez Zamawiającego w dwóch wersjach językowych (PL i EN)

W cenach należy ująć wszelkie koszty dodatkowe, jakie poniesie Wykonawca, podczas realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego.

UWAGA! Wpisując na platformie zakupowej "wartość oferty" należy podać łączna cenę za projekt i jego implementację oraz (cenę za miesięczną licencję i korzystanie z systemu x 12 miesięcy).

Złożenie w ofercie merytorycznej elementów, które zostały wyszczególnione jako oferta handlowa może skutkować odrzuceniem oferty.

VI. Zmiany lub wycofanie ofert

Oferent, bez żadnych konsekwencji prawnych, może modyfikować lub wycofać swoją ofertę pod warunkiem przekazania pisemnej prośby przed ostateczną datą składania ofert.

Oferent, po wycofaniu swojej oferty, ma prawo złożyć nową pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona przed ostateczną datą składania ofert.

VII. Kryteria wyboru oferty:

I etap

1. Portfolio agencji – 3 do 5 linków referencyjnych odsyłających do realizacji nie starszych niż z ostatnich 3 lat (ze wskazaniem na przykłady z branży energetycznej, SSP). Winny to być raporty zintegrowane w standardzie GRI.

2. Analiza krytyczna 3 ostatnich zintegrowanych raportów rocznych LOTOSU pod kątem tego, co należałoby zmienić oraz czego w nich zabrakło. Dodatkowo, przedstawienie rekomendacji jak powinien wyglądać kolejny raport LOTOSU, by można było o nim powiedzieć, że jest innowacyjny oraz zgodny z najlepszymi na rynku trendami.

3. Przykładowa koncepcja strony zintegrowanego raportu rocznego dla Grupy LOTOS wraz z opisem sposobu prezentacji danych.

Na podstawie oceny ofert w I etapie do kolejnego etapu zostanie zakwalifikowanych max. 5 firm.

Oferty firm zakwalifikowanych do II etapu poddane zostaną ocenie wg kryteriów:

A. łączna cena netto w PLN za świadczenie usług przez 1 rok – tj.:

· cena netto w PLN za wykonanie projektu graficznego strony raportu (w tym prawa autorskie do projektu) oraz jego implementacja wraz z wprowadzeniem na stronę treści przesłanych przez Zamawiającego w dwóch wersjach językowych (PL i EN);

· cena miesięcznej licencji netto w PLN na administrację i korzystanie z systemu hostowanego na serwerach zewnętrznych będącego rozwiązaniem komercyjnym/autorskim (nie dopuszcza się oprogramowania typu open source) x 12 m-cy.

B. Punkty uzyskane w I etapie za ocenę portfolio, analizę krytyczną raportów rocznych LOTOSU (…) oraz przykładową koncepcję strony raportu pomnożone przez wagę kryterium.

Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia postępowania zakupowego, zamknięcia postępowania bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Zamawiający zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert.

Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do zmiany warunków Zapytania w każdym czasie do chwili zawarcia umowy.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przyjęcia/odrzucenia oferty w całości lub
w części.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie ponadto możliwość wprowadzenia kar umownych z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego.

Załączniki:

1. Opis przedmiotu Zapytania - Brief – Załącznik nr 1

2. Oświadczenia Oferenta – Załącznik nr 2

3. Tabela cenowa – Załącznik nr 3

4. Wzór Umowy – Załącznik nr 4

UWAGA!

· Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego.

· Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych.

· Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu.

Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stroniewww.odpowiedzialny.lotos.pl

· Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe.

· Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur.

· Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.

· Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy oferent powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej
i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców.

· Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Wykonawcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia.

· Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.

· Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie.

· Ocena ofert dokonywana według zasad określonych w procedurze nr GLS.74.02.00.00 z dnia 15.10.2020 r., określającej zasady wyboru kontrahenta.