I. Zamawiający

„LOTOS Asfalt” Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, kod 80-718, przy ul. Elbląskiej 135, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w Sądzie Rejonowym Gdańsk-Północ
w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000204527, o kapitale zakładowym
w wysokości 31.515.000,00 zł, będącą podatnikiem czynnym podatku VAT, zarejestrowaną pod numerem identyfikacji podatkowej NIP 583-285-03-90, posiadającą REGON 193016830 oraz numer rejestrowy w Bazie Danych o Odpadach (BDO) 000019057, która oświadcza, że ma status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 08.03.2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

II. Przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług morskiego transportu międzynarodowego dotyczącego przewozów promowych cystern samochodowych przewożących asfalt płynny (bitumen) UN3257 N.O.S., kl. 9 gr. pak. III.

2. Oferent zobowiązany jest do zapewnienia:

a) w ciągu doby minimum 1 wypłynięcia promu na trasie Polska - Szwecja oraz 1 wypłynięcia promu na trasie Szwecja – Polska;

b) przestrzeni ładunkowej dla autocysterny (zestaw: ciągnik siodłowy z naczepą) o wymiarach zestawu 15 m długości, 4 m wysokości oraz 2,6 m szerokości.

III. Termin wykonywania zamówienia

Przedmiot zamówienia będzie realizowany w terminie od 01.03.2021 r. do 28.02.2022 r.

IV. Warunki udziału w postępowaniu

1. Oferent zobowiązany jest do zapewnienia:

a) w ciągu doby minimum 1 wypłynięcia promu na trasie Polska - Szwecja oraz 1 wypłynięcia promu na trasie Szwecja – Polska;

b) przestrzeni ładunkowej dla autocysterny (zestaw: ciągnik siodłowy z naczepą) o wymiarach zestawu 15 m długości, 4 m wysokości oraz 2,6 m szerokości.

2. Oferent zobowiązany jest do posiadania uprawnień do wykonywania usług, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, w tym do posiadania Certyfikatu „Document of Compliance” na międzynarodowy transport morski materiałów niebezpiecznych dla kl. 9 gr. pak. III.

3. Oferent zobowiązany jest zapewnić, aby środki transportu i inne urządzenia, którymi dysponuje w celu wykonania usług, spełniały warunki przewidziane przepisami obowiązującego prawa, w szczególności w zakresie charakterystyk i parametrów, wyposażenia, norm ochrony środowiska, przepisów i zasad BHP oraz ADR.

4. Oferent zobowiązany jest do zapewnienia, aby osoby, którymi posługuje się przy wykonywaniu usługi spełniały wymogi przewidziane powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

5. W trakcie procesu wyboru kontrahenta w przypadku Oferentów spełniających warunki, którzy nie świadczyli dla „LOTOS Asfalt” Sp. z o.o. usług, przeprowadzona zostanie weryfikacja kontrahenta zgodnie z procedurą „LOTOS Asfalt” Sp. z o.o.nrASF.74.04.00.00 lub GLS.74.07.00.00.

6. Proces wyboru kontrahenta prowadzony będzie z zastrzeżeniem dla „LOTOS Asfalt” Sp. z o.o. prawa do odrzucenia oferty z przyczyn formalnych oraz niebrania pod uwagę ofert składanych przez Oferentów, których działalność handlowa jest konkurencyjna wobec działalności Spółki.

V. Wymagania dotyczące oferty

Kompletna oferta powinna składać się z dwóch części – merytorycznej i handlowej.

7. Część merytoryczna oferty powinna zawierać:

a) Wykaz danych firmy (Załącznik nr 1);

b) Pełnomocnictwo do reprezentowania Oferenta przez osobę upoważnioną z określeniem zakresu, podpisane przez osoby reprezentujące Oferenta (jeśli dotyczy);

c) Wydruk elektroniczny KRS/CEIDG wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składaniu ofert (dotyczy tylko polskich firm);

d) Certyfikat rezydencji;

e) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT / VAT-UE (dotyczy podatników VAT);

f) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy lub oświadczenie, że Oferent nie podlega obowiązkowi sporządzania sprawozdań finansowych;

g) Zaświadczenie właściwego organu o niezaleganiu w podatkach oraz składkach na ubezpieczenie społeczne (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składaniu ofert);

h) Dokument posiadania zezwolenia/koncesji lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania;

i) Oświadczenie Oferenta (Załącznik nr 2);

j) Klauzule CSR (Załącznik nr 3);

k) Oświadczenie w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych (Załącznik nr 4). W przypadku, gdy Oferent nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust.
4 lub art. 14 ust. 5 RODO Oferent nie składa treści niniejszego oświadczenia;

l) Istotne postanowienia umowy (Załącznik nr 5a).Złożenie oferty jest równoznaczne z akceptacją treści Istotnych postanowień umowy określonych w Załączniku nr 5a;

m) Wzór umowy;

n) Referencje innych przedsiębiorców lub dane innych przedsiębiorców, którzy potwierdzą fakt współpracy z Oferentem w przedmiocie i skali zbliżonej do transakcji, która jest przedmiotem niniejszego procesu wyboru kontrahenta (co najmniej 3 referencje/kontakty w przypadku kontrahentów działających na rynku krócej niż 2 lata oraz 2 referencje/kontakty w przypadku pośredników). Referencje są wymagane od Oferentów z którymi „LOTOS Asfalt” Sp. z o.o. nie współpracował dotychczas w obszarze którego dotyczy niniejsze postępowanie przetargowe.

Kopie w/w dokumentów należy złożyć potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez Oferenta lub osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta.

Wszystkie w/w dokumenty powinny zostać skompletowane w Ofercie z zachowaniem kolejności (od podpunktu „a” do podpunktu „n”) z ponumerowaniem stron.

8. Część handlowa oferty powinna zawierać:

a) Oferta handlowa (Załącznik nr 6).

9. Załączniki nr 1, 2, 3, 4, 5a, 5b, 6 nie podlegają modyfikacji i winny być podpisane przez Oferenta lub osoby upoważnionej do jego reprezentowania.

10. Niezałączenie wypełnionych i podpisanych załączników zgodnych ze wzorem może skutkować odrzuceniem oferty.

11. W trakcie procesu wyboru kontrahenta w przypadku Oferentów spełniających warunki, którzy nie świadczyli dla „LOTOS Asfalt” Sp. z o.o. usług, przeprowadzona zostanie weryfikacja kontrahenta zgodnie z procedurą „LOTOS Asfalt” Sp. z o.o. nrASF.74.04.00.00 lub GLS.74.07.00.00.

12. Proces wyboru kontrahenta prowadzony będzie z zastrzeżeniem dla „LOTOS Asfalt” Sp. z o.o. prawa do odrzucenia oferty z przyczyn formalnych oraz niebrania pod uwagę ofert składanych przez Oferentów, których działalność handlowa jest konkurencyjna wobec działalności Spółki.

VI. Składanie ofert

1. Proces wyboru kontrahentów prowadzony będzie dwuetapowo. W pierwszym etapie nastąpi wybór Oferentów, którzy spełniają kryteria formalne procesu wyboru kontrahenta. W drugim etapie Zamawiający dokona wyboru w oparciu o kryterium cenowe spośród Oferentów, którzy złożyli kompletną ofertę merytoryczną i handlową oraz spełnili wymagania określone w zapytaniu ofertowym.

2. Przedkładając swoją ofertę Oferent akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki realizacji przedmiotu zapytania ofertowego włącznie ze wszystkimi załącznikami jakim podporządkowane jest niniejsze Zapytanie ofertowe oraz wymagania określone przez Zamawiającego.

3. Forma oferty, miejsce i termin jej składania:

a) Kompletna dokumentacja ofertowa powinna zostać przesłana na Platformie Zakupowej LOGINTRADEwww.lotos.logintrade.net pod numerem zapytania ofertowego nr ASF/PWK/PA/001/2021.

b) Pracownikiem uprawnionym do kontaktu z Oferentami jest Aleksandra Schenk oraz Dariusz Marczakza pośrednictwem Platformy Zakupowej LOGINTRADEwww.lotos.logintrade.net.

c) W toku przesyłania ofert Oferenci mają możliwość zadawania pytań Zamawiającemu. Termin zadawania pytań wyznaczony jest do dnia 08.02.2021, do godziny 23:59 za pośrednictwem Platformy Zakupowej LOGINTRADEwww.lotos.logintrade.net.

d) Odpowiedzi na zadane pytania zostaną opublikowane za pośrednictwem Platformy Zakupowej LOGINTRADEwww.lotos.logintrade.net - do dnia 09.02.2021 do godz.23:59.

e) Pytania i wnioski, które wpłyną po wyznaczonym dniu i godzinie nie będą rozpatrywane.

f) Termin składania ofert przez Oferentów jest wyznaczony do dnia 16.02.2020, do godziny 23:59.

g) Oferty złożone po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania wyznaczonego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego na Platformie Zakupowej LOGINTRADE www.lotos.logintrade.net.

h) Dostarczenie i przedłożenie oferty, nie gwarantuje przekazania Oferentowi zadania do realizacji.

VII. Zmiany w treści i wycofanie oferty

1. Oferent może zmienić lub wycofać ofertę jedynie przed wyznaczonym terminem składania ofert poprzez pisemne powiadomienie Zamawiającego i przekazanie zmienionej treści oferty.

2. Żadna oferta nie może być zmieniona ani wycofana po upływie terminu składania ofert.

3. Oferent jest związany złożoną ofertą do czasu zamknięcia przez Zamawiającego procesu wyboru kontrahenta.

4. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Jeżeli Oferent w ofercie lub łącznie z ofertą składa jakiekolwiek materiały, dokumenty w języku obcym zobowiązany jest, pod rygorem wykluczenia z postępowania lub odrzucenia oferty, załączyć do nich tłumaczenie na język polski poświadczone przez Oferenta.

VIII. Ocena ofert

1. Zamawiający dokona oceny ofert pod kątem spełnienia wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym. Po weryfikacji kompletności złożonej dokumentacji (zgodnie z punktem V podpunkt 7) stanowiącej kryterium merytoryczne niniejszego Zapytana ofertowego decyzja o wyborze najkorzystniejszej oferty będzie dokonana na podstawie przesłanych ofert cenowych.

2. Zamawiający dokona wyboru w oparciu o między innymi kryterium cenowe tj. całkowity koszt przewozu produktów „LOTOS Asfalt” Sp. z o.o. z rafinerii w Gdańsku do odbiorcy końcowego. Ponadto oceniane będą: częstotliwość kursów i jakość usług.

IX. Ochrona danych osobowych

Zgodnie z art. 13 i 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane dalej „RODO”), informujemy Panią/Pana, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest „LOTOS Asfalt” Sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.

2. Z administratorem danych można się skontaktować poprzez: adres e-mail:odo@lotosasfalt.pl lub pisemnie na adres siedziby wskazany powyżej.

3. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia postępowania wyboru kontrahenta i ewentualnych dalszych działań zmierzających do zawarcia umowy.

4. Podstawą prawną przetwarzania przez „LOTOS Asfalt” Sp. z o.o. Pani/Pana danych osobowych w celach wskazanych powyżej jest:

a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy w przypadku wyboru oferty, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

b) podjęcie działań związanych z postepowaniem wyboru kontrahenta, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO wynikających m.in. z przepisów kodeksu cywilnego,

c) prawnie uzasadniony interes „LOTOS Asfalt” Sp. z o.o., zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO związany z transparentnością działań, jak też ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń wynikających z postępowania wyboru kontrahenta.

5. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie „LOTOS Asfalt” Sp. z o.o., w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji postępowania wyboru kontrahenta, świadczącym usługi archiwizacyjne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z „LOTOS Asfalt” Sp. z o.o. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa.

6. Pani/Pana dane przetwarzane będą przez czas trwania postępowania związanego z wyborem oferty, a po jego zakończeniu przez czas obowiązywania ewentualnej umowy oraz prawnej możliwości dochodzenia roszczeń z jej tytułu lub roszczeń z tytułu uczestnictwa w postępowaniu wyboru kontrahenta.

7. Przysługuje Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. W zakresie, w jakim podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Administratora, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych.

8. Przysługuje również Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych przez Administratora narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa ich podania może skutkować odrzuceniem oferty z przyczyn formalnych i brakiem możliwości wzięcia udziału w postępowaniu wyboru kontrahenta.

10. Dane osobowe nie będą profilowane i nie będą służyły zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

X. Zakończenie postępowania

1. Postępowanie kończy wybór kontrahenta lub kontrahentów w oparciu o przeprowadzoną ocenę ofert.

2. Zamawiający może w każdej chwili zakończyć postępowanie bez dokonania wyboru kontrahenta, bez podawania przyczyny.

3. Zamawiający może do czasu zamknięcia postępowania dokonać modyfikacji jego warunków, informując o tym Oferentów i wyznaczając im odpowiedni termin na zmianę Ofert, jeśli jest to uzasadnione.

4. Oferenci biorą udział w postępowaniu na własne ryzyko i własny koszt, w szczególności Zamawiający nie zwraca Oferentom kosztów udziału w postępowaniu niezależnie od okoliczności.

XI. Załączniki

Załącznik nr 1 – Wykaz danych firmy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie Oferenta

Załącznik nr 3 – Klauzule CSR

Załącznik nr 4 – Oświadczenie w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych

Załącznik nr 5a – Istotne postanowienia umowy

Załącznik nr 5b – Specyfikacja

Załącznik nr 6 – Oferta handlowa