Gdańsk, dnia 30.11.2020 r.


ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/056/20/WS


Szanowni Państwo,


Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:


„Wykonanie Dokumentacji Technicznej Projektowej wykonania próbników oraz instalacji poboru próbek na instalacjach Rafinerii Grupy LOTOS w Gdańsku.”

Uwaga: Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych oraz zastrzega sobie prawo do wyboru oferty częściowo.
Zamawiający dopuszcza wybór więcej niż jednego Wykonawcę do realizacji zadania.



I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego


1.1. Szczegółowy zakres prac do wykonania:

1. Wykonanie projektów technicznych dla nowych i modernizowanych istniejących próbopobieraków do poboru substancji opisanych w Raport FINAL.4 dla etapu I oraz na podstawie dokumentacji zawartej w zestawienie próbników podziału-zip
2. Szczegółowy zakres prac projektowych został ujęty w Załączniku nr A
3. Oczekiwane efekty: Ograniczenie emisji substancji niebezpiecznych SCC i ich oddziałania na pracowników w trakcie pobierania próbek produktowych.
Prace Projektowe
2.1.1. Wykonawca opracuje i dostarczy do siedziby Zamawiającego następującą Dokumentację Techniczną:
a) Kompletne Projekty Techniczne dla wykonania 234 szt. instalacji poboru próbek.
która będzie kompletna, poprawna oraz będzie spełniała funkcję celu jakiemu ma służyć.
2.1.2. Wykonawca będzie zobowiązany w szczególności do:
a) opracowania Dokumentacji Technicznej w oparciu o założenia zawarte w Raport FINAL.4, zgodnie ze Standardami Technicznymi Zamawiającego, dostępnymi na stronie: https://pliki-lotos.logintrade.net/v2/Standardy_Techniczne_GLSA2020_SZ.zip oraz, tam gdzie żadne standardy nie zostały określone, zgodnie z zasadami wiedzy technicznej i projektowania.
b) weryfikacji dostarczonych mu przez Zamawiającego dokumentów przed przystąpieniem do projektowania, pod względem ich poprawności, ze szczególnym uwzględnieniem celu, któremu wykonana Dokumentacja Techniczna ma służyć. Wykonawca zapozna się z warunkami terenu, którego Dokumentacja Techniczna ma dotyczyć i przeprowadzi niezbędną inwentaryzację, polegającą na porównaniu stanu faktycznego z przekazanymi dokumentami. W przypadku rozbieżności, Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Zamawiającego i zastosowania się do wydanych przez niego pisemnych instrukcji.
c) kontaktowania się z upoważnionym przedstawicielem Zamawiającego, celem wyjaśnienia niejasności powstałych na etapie projektowania, a dotyczących zarówno założeń technicznych jak i zrozumienia lub interpretacji Standardów Technicznych. W przypadku nie dopełnienia tego wymogu, Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność wynikającą z ewentualnych błędów.
d) dokonania na własny koszt wszelkich wymaganych uzgodnień z Urzędami: Dozoru Technicznego i Transportowego Dozoru Technicznego.
e) uzyskania wymaganych opinii, uzgodnień i sprawdzeń rozwiązań projektowych w zakresie wynikającym z przepisów, ze szczególnym uwzględnieniem uzgodnień z Zespołem Planu Generalnego Zamawiającego, Działem Dozoru Technicznego Zamawiającego, Działem Bezpieczeństwa Pracy i Ochrony Zdrowia.
Uzgodnienia z Zespołem Planu Generalnego dotyczą:
- uzyskania map/podkładów do projektowania (w przypadku realizacji projektów na terenie rafinerii w Gdańsku);
- standardu opracowania projektów zagospodarowania i uzgodnień lokalizacyjnych na etapie przygotowania danych do Dokumentacji Technicznej;
- uzgodnienia lokalizacji projektowanych elementów zagospodarowania i uzbrojenia terenu, objętych Dokumentacją Techniczną. Uzgodnienie dokonane zostanie przez Zespół Planu Generalnego Zamawiającego po dostarczeniu przez Wykonawcę wszystkich egzemplarzy Dokumentacji Technicznej;
Uzgodnienia z Działem Dozoru Technicznego dotyczą:
- zakresu dokumentacji wykonywanej dla modernizowanych rurociągów (w tym wpałek) podlegających ZDT lub Jednostce Notyfikowanej, w tym np. UDT;
Uzgodnienia z Działem Bezpieczeństwa Pracy i Ochrony Zdrowia dotyczą:
- zastosowania rozwiązań technicznych, zapewniających bezpieczeństwo pracy, ergonomię, funkcjonalność i ochronę ppoż. Zamawiającemu na etapie projektowania.
f) Uzyskania na rzecz Zamawiającego wszelkich decyzji, postanowień, uzgodnień, także takich, które nie zostały wyraźnie wymienione, potrzebnych do uzyskania pozwolenia na użytkowanie Obiektu, którego dotyczy przedmiot niniejszego postępowania zakupowego.
g) Wyjaśniania Zamawiającemu ewentualnych wątpliwości dotyczących Dokumentacji Technicznej i zawartych w niej rozwiązań.
2.1.3. Dostarczenie, opiniowanie i zatwierdzanie Dokumentacji Technicznej
a) Numeracja Dokumentacji Technicznej musi zostać uzgodniona z Archiwum Dokumentacji Technicznej Zamawiającego, zgodnie ze Specyfikacją Techniczną nr 6110 „Procedura numerowania dokumentacji”.
b) Dokumentację Techniczną (wraz z jej spisem oraz oświadczeniem Wykonawcy, że dostarczona Dokumentacja Techniczna jest kompletna, poprawna oraz spełnia funkcję celu jakiemu ma służyć) Wykonawca przekaże Zamawiającemu w języku polskim w formacie i ilościach kopii (w trzech kopiach oraz w formie elektronicznej - edytowalne pliki źródłowe), które zostały określone w Standardach Technicznych Zamawiającego (Specyfikacja Techniczna nr 6300, 6400, 6500).
c) Dokumentacja Techniczna zostanie dostarczona do Kancelarii Zamawiającego zgodnie z wymogami formalnymi i handlowymi określonymi w Standardach Technicznych Zamawiającego.
d) Potwierdzenie przekazania Dokumentacji Technicznej do siedziby Zamawiającego nie stanowi dokumentu potwierdzającego odbiór Dokumentacji Technicznej przez Zamawiającego. Dokumentem potwierdzającym odbiór Dokumentacji Technicznej jest protokół zdawczo-odbiorczy, zgodny ze wzorem zawartym w  Specyfikacji Technicznej - Załącznikiem nr 7 do standardu 6110, zatwierdzony przez osoby upoważnione z obu Stron.
e) Wykonywana Dokumentacja Techniczna podlega opiniowaniu przez przedstawiciela Zamawiającego. Okres opiniowania otrzymanej Dokumentacji Technicznej wynosi 14 dni. Nie wyrażenie opinii w wyżej wymienionym czasie oznacza brak uwag ze strony Zamawiającego do przedstawionej Dokumentacji Technicznej. Pod pojęciem opiniowania Dokumentacji Technicznej przez Zamawiającego nie należy rozumieć sprawdzania jej poprawności i kompletności do czego jest zobowiązany Wykonawca. Brak uwag ze strony Zamawiającego nie zwalnia Wykonawcy od odpowiedzialności za kompletność i poprawność dostarczanej Dokumentacji Technicznej.
f) Po przekazaniu Dokumentacji Technicznej Zamawiający w terminie 14 dni zatwierdzi protokół zdawczo-odbiorczy lub zobowiąże Wykonawcę do uzupełnienia Dokumentacji Technicznej lub usunięcia wad, usterek i wprowadzenia korekt, wyznaczając odpowiedni termin na przekazanie poprawionej Dokumentacji Technicznej. Do przekazanej poprawionej Dokumentacji Technicznej stosuje się analogiczne zasady odbioru. Data zatwierdzenia protokołu zdawczo-odbiorczego stanowi datę odbioru Dokumentacji Technicznej, której dotyczy protokół.
2.2 Nadzór Autorski
2.2.1. Wykonawca zobowiązuje się do pełnienia nadzoru autorskiego w czasie realizacji robót budowlano-montażowych na podstawie stworzonej przez siebie Dokumentacji Technicznej, w zakresie:
- stwierdzania w toku wykonywania robót budowlano-montażowych zgodności ich realizacji z projektem,
- uzgadniania możliwości wprowadzania rozwiązań zamiennych w stosunku do przewidzianych w projekcie, w przypadku zgłoszenia takiej potrzeby przez przyszłego użytkownika, firmę budowlano-montażową, wytwórcę urządzeń lub inspektora nadzoru inwestorskiego,
- uzupełniania projektu o przyjęte rozwiązania zamienne oraz wyjaśnianie przyszłemu użytkownikowi oraz inspektorom nadzoru inwestorskiego wątpliwości powstałych w toku realizacji robót,
- udziału w komisjach i naradach technicznych w trakcie budowy, rozruchu, odbiorze inwestycji i innych czynnościach mających na celu doprowadzenie instalacji do projektowanych parametrów,
2.2.3. Przedstawiciele Wykonawcy pełniący nadzór autorski będą wykonywali czynności nadzoru autorskiego na placu budowy wyłącznie na wniosek Zamawiającego, a ich obecność będzie potwierdzana w formie pisemnej zaakceptowanej przez Zamawiającego.









1. Termin realizacji Prac:

Wykonawca przekaże kompletną i prawidłowo wykonaną Dokumentację Techniczną w terminie:
 Dla zakresu (37 szt. wpałek) określonego w Załączniku nr B:
do dnia 31.01.2021r.
 Dla pozostałego zakresu określonego w Załączniku nr 1 do Raport FINAL.4:
do dnia 30.09.2021r.
W ramach postępowania zakupowego Oferent zobowiązany jest do przygotowania propozycji Harmonogramu rzeczowego uwzględniającego: zakres Dokumentacji Technicznej, jej terminy przekazania.

II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:
a) Oferta cenowa – ważna 120 dni
b) Wypełniony arkusz do stworzenia oferty
c) Propozycja Harmonogramu rzeczowego
d) Referencje lub wykaz prac podobnych (min 3) –przedstawienie tych dokumentów jest warunkiem koniecznym w przedmiotowym postępowaniu
e) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
f) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
g) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
h) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
i) Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO.
j) Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się ze wszystkimi załącznikami do oferty – Załącznik nr 7
k) Oświadczenie o zapoznaniu się z załączonym wzorem umowy – załącznik nr 8

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

2. Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.


2. Kryteria oceny oferty:
Cena


3. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym
b) Wykonawca oddeleguje w pełnym wymiarze czasu pracy pracownika na czas niezbędny do przygotowania realizacji Postoju Remontowego
c) Wszelkie prace dodatkowe będą rozliczane na zasadzie bilansu z zakresem prac podstawowych
d) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
e) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
f) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
g) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
h) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
i) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
j) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
k) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
l) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
m) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
n) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
o) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
p) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).

4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 07.12.2020 r. do godz. 12.00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.


5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b)  Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
• złożenie Oferty na Platformie Zakupowej LOGINTRADE do dnia 10.12.2020 r. do godz. 23.00

6. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


Załączniki:*
Nr 1 –Arkusz do stworzenia wyceny
Nr 2- Załącznik nr A szczegółowy zakres robót
Nr 3- Zakres robót projektowych
Nr 4- raport FINAL 4
Nr 5- Załącznik nr B-Zestawienie wpałek do wyk. w PR2021
Nr 6- Zestawienie próbników podział na instalacje
Nr 7- Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się ze wszystkimi załącznikami do oferty
Nr 8- Oświadczenie o zapoznaniu się z załączonym wzorem umowy
Nr 9 - Wzór umowy


*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.