dodano załącznik zawierający objętości zbiorników

Gdańsk, dnia 01.12.2020 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/050/20/WS


Szanowni Państwo,

Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:


„Czyszczenie zbiorników olejowych maszyn PR2021 z instalacji: 930 i 1300.”
.


I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Specyfikacja zakresu prac
Wybór wykonawcy do realizacji usługi: czyszczenie zbiorników olejowych, zabudowanych w systemie hydraulicznym, które są wyposażeniem niezbędnym do pracy maszyn głównych instalacji:
930 K2 i 1300K51 + 1300 TK51.
Cel zadania:
Wykonanie usługi opróżnienia, czyszczenia zbiorników olejowych, płukanie układu, zalanie świeżym olejem oraz filtracja lokalna, prace przygotowawcze i uzbrajające układ olejowy. Zadanie ma na celu poprawę jakościową eksploatacji maszyn po zalaniu świeżego pozbycie się produktów zużycia, wody, oraz cząstek stałych zapewni poprawną eksploatację maszyny do następnego postoju remontowego. Wykaz zbiorników w załączniku nr 1.

1.1. Specyfikacja zakresu prac
1. Inwentaryzacja układów, przygotowanie technologii czyszczenia i płukania układów olejowych w tym zbiornika, wyznaczonego orurowania i osprzętu (np. poziomowskazy, sita itp)
2. Nadzór nad przebiegiem całości prac zgodnych z przygotowaniem technologicznym przez wykonawcę,
3. Spust oleju z układu olejowego do mauzerów lub bezpośrednio do beczkowozu (w zależności od ustaleń) – koszt odbioru oleju ze zbiorników po stronie GLS.A, płukanie i wypompowanie przez wóz asenizacyjny pozostałości ścieków olejowych (wóz asenizacyjny zapewnia wykonawca).
4. Prace przygotowawcze do czyszczenia
5. Przygotowanie zaplecza warsztatowego:
• agregatów filtracyjnych do zalewania i filtracji, sprzętu do czyszczenia,
• demontaż i montaż wybranych elementów układu określonych w technologii
6. Przeprowadzenie właściwego czyszczenia wnętrza zbiornika (dna, ścian, sufitu) przy użyciu niepylącego czyściwa (uzgodnionego na etapie przygotowań technologicznych)
7. Zabezpieczenie króćców i otwartych odcinków układu – wyznaczonych na etapie wcześniejszych uzgodnień,
8. Czyszczenie armatury (w tym obudów filtrów olejowych) oraz zdemontowanych odcinków układu olejowego wyznaczonych wcześniej,
9. Montaż układu olejowego do konfiguracji pierwotnej, w raz z zabudową króćców do filtracji lokalnej w pokrywach zbiorników (wykonuje wykonawca wg ustaleń technologicznych)
10. Napełnienie układu olejowego olejem dostarczonym przez zamawiającego (GL S.A)
11. Filtracja oleju w zbiorniku etap 1
Końcowym kryterium czystości oleju w zbiorniku jest osiągnięcie w czasie filtracji klasy czystości oleju wg normy ISO 4406 minimum klasy -/16/13 Kontrola klasy czystości będzie wykonywana przez Wykonawcę za pomocą metody mikroskopowej lub analizatorem automatycznym PALL lub Hydac.
12. Sprawdzenie działania i szczelności układu smarowania oraz chłodzenia/grzania,
13. Filtracja oleju w zbiorniku – doczyszczanie poprzez zabudowane króćce w pokrywach etap 2 (po remoncie maszyny) osiągnięcie w czasie filtracji klasy czystości oleju wg normy ISO 4406 minimum klasy -/15/12 potwierdzone badaniami.
14. Wykonanie RAPORTU przeprowadzonych prac wraz z odnotowaniem wszelkich nieprawidłowości, a także przekazanie zaleceń co do dalszej eksploatacji,
Raport należy przedstawić do 7dni po zakończonym remoncie i uruchomieniu.
Raport należy dostarczyć do inżyniera Działu Maszyn z przydzielonego obszaru.
15. Konsultacje eksploatacyjne.
16. W przypadku zbiorników instalacji 1300 po czyszczeniu należy założyć przerwę na wykonanie pomiarów ich wnętrza (wykonanie pomiarów po stronie GL S.A.).




2. Wykonawca zapewni:
• Zdrenowanie układu olejowego przed czyszczeniem,
• Dostawa wyposażenia do czyszczenia
• Dostawa wkładów filtracyjnych do zalewania i filtracji do agregatów wykonawcy,
• Dostawa urządzeń do monitoringu klasy czystości oleju,
• Wymiana niezbędnych uszczelek z odpowiedniego materiału,
• Wykonanie (w przypadku braku) króćców do filtracji w pokrywach zbiornika wg ustalonej technologii,
• Wymiana wkładów filtracyjnych w filtrach zabudowanych na stałe w układzie z czyszczeniem ich obudów
• Czyściwo niepylące,
• Odbiór i utylizację odpadu ścieków zaolejonych - wóz asenizacyjny
• Wywóz i utylizacja odpadu w postaci przepracowanego oleju bezpośrednio ze zbiorników w zakresie GL S.A,
• Wywóz i utylizacja zaolejonych odpadów po czyszczeniu w zakresie wykonawcy.
• Wykonawca udzieli min. 12 miesięcy gwarancji na wykonaną usługę (nie dotyczy klasy czystości oleju).
• środki ochrony wynikające z ustawy „Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych” wraz z jej wszystkimi zmianami.
Prace montażowe:
• Demontaże elementów i wyznaczonych rurociągów niezbędnych do wyczyszczenia układu,
• Przywrócenie układu do pierwowzoru,

Z zakresu wykonawcy wyłączono:
1. Energia elektryczna na obiekcie,
2. Miejsce na posadowienie sprzętu (Grupa LOTOS nie odpowiada za sprzęt wykonawcy)
3. Olej świeży do napełnienia układów,
4. Dostawę wkładów do filtrów zabudowanych na stałe w układzie,
5. Demontaż i montaż serwomotorów, pomp, zaworów regulacyjnych,
6. Odbiór oleju przepracowanego bezpośrednio ze zbiorników.

Materiały:
Części zamienne – świeży olej do wykonania zadania w poszczególnych układach dostarcza właściciel - Grupa LOTOS S.A.
Uwagi dodatkowe:
Wykonawca usługi zobowiązany będzie do:
• przed przystąpieniem do usługi "czyszczenia zbiorników olejowych" należy zweryfikować dostarczone mu przez zamawiającego szczegółowy opis prac pod względem jego poprawności ze szczególnym uwzględnieniem celu, któremu wykonana usługa ma służyć.
• Wykonawca zobowiązany jest do zapoznania się z warunkami terenu/miejsca, zadania i przeprowadzenia niezbędnej inwentaryzacji. W przypadku rozbieżności, Wykonawca zobowiązany będzie do niezwłocznego pisemnego powiadomienia zamawiającego i zastosowania się do wydanych przez niego instrukcji.
Grupa LOTOS S.A. Zastrzega sobie prawo realizacji zadania w nie pełnym zakresie wyszczególnionych powyżej prac i w załączniku.





Sposób rozliczenia:
1. Rozliczenie jednorazowo ryczałtowe na podstawie oferty za roboty ustalone zamówieniu.
Przewiduje się prace dodatkowe, za które rozliczenie odbędzie się na podstawie zatwierdzonego kosztorysu powykonawczego z uwzględnieniem wynegocjowanych stawek serwisowych przez LS,
2. Płatność: po kompleksowym zakończeniu zadania 30dni od daty wystawienia faktury VAT, wystawionej na podstawie potwierdzonego przez zamawiającego po kompleksowym zakończeniu prac.


3. Zamawiający zapewni:

• Miejsce przyłączenia do sieci elektroenergetycznej, dostęp do sieci kanalizacyjnej, wody p.poż., sieci sprężonego powietrza - na instalacji nieodpłatnie.
• W miarę możliwości (na wniosek Wykonawcy), odpłatnie, miejsce za zaplecze (socjalnie, biura, maszyny i przyczepy itp.); Wykonawca po podpisaniu Umowy podpisze stosowane umowy (dzierżawy/najmu).


4. Termin realizacji Prac:
1. Prace do wykonania w terminach podanych w załączniku nr 2 i doprecyzowanych po przygotowaniu technologii prowadzonej przez wykonawcę Grupa Lotos zastrzega sobie prawo zmiany terminu, który zostanie przekazany co najmniej z 5-dniowym wyprzedzeniem.

2. Z uwagi na zmiany w naszym systemie bezpieczeństwa podyktowane odpowiedzialnością i bezpieczeństwem i higieną pracy proszę przed przystąpieniem do pracy wyznaczyć osobę do odbierania pisemnego zezwolenia o pracę i odbycie szkolenia:
pt.: „Szkolenie uprawniające do odbioru pisemnych zezwoleń na terenie Grupy LOTOS S.A.”. Szkolenie zamieszczone jest na platformie szkoleniowej pod adresem internetowym https://elearning.lotos.pl/
Osoby, które nie będą posiadały ważnego certyfikatu potwierdzającego odbycie w/w szkolenie nie otrzymają zezwoleń na prace wystawianych na podstawie procedury GKL.48.01.00.00.

3. Wykonawca zobligowany jest do przedstawienia harmonogramu prac ujętych w szczegółowym zakresie zadania: „Czyszczenie zbiorników olejowych maszyn PR2021. z instalacji: 930,1300”.




II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:
a)  Oferta cenowa – ważna 120 dni
b)   Wypełniony Arkusz do stworzenia wyceny- załącznik nr 1 do niniejszego zapytania
c) Harmonogram zatrzymań –załącznik nr 2
d) Wykaz wykonywanych prac o podobnym zakresie- min. 3 prace. Przedstawienie tych dokumentów jest warunkiem koniecznym w przedmiotowym postępowaniu
e) Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią zapytania ofertowego oraz załącznikami- załącznik nr 3
f) Oświadczenie o zapoznaniu się z załączonym wzorem umowy – załącznik nr 4
g) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
h) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
i) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
j) Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w Bazie Danych o Odpadach

2. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:
Oferent, którego oferta zostanie wybrana przez Komisję, zobowiązuje się do dostarczenia poniższych dokumentów:
1. Oferta Wykonawcy powinna być kompletna
2. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
3. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
4. Oferta powinna być:
a) sporządzona w języku polskim:
UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty

3. Kryteria oceny oferty:
- Cena
-Doświadczenie


4. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
b) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
c) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
d) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
e) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
f) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
g) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
h) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
i) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
j) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
k) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
l) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
m) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).




5. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

•  Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
• Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 04.12.2020 godz. 23,00
• Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
• Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.

6. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

1. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:
Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
2. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
a) złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 11.12.2020 godz. 23,00
7. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Pełnomocnikiem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.






Załączniki:*
Nr 1- Arkusz do stworzenia wyceny
Nr 2- Harmonogram zatrzymań
Nr 3- Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią zapytania ofertowego oraz załącznikami
Nr 4- Oświadczenie o zapoznaniu się z załączonym wzorem umowy
Nr 5- Wzór umowy

* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.