Zapytanie ofertowe Platforma Zakupowa Logintrade nr: Z3/193494

Nazwa zamówienia: Sprzątanie pomieszczeń w budynkach Weglokoks Energia ZCP sp. z o. o.

INFORMACJE OGÓLNE

1.1 Informacje o Spółce jako Zamawiającym

WĘGLOKOKS ENERGIA ZCP sp. z o.o., z siedzibą w Rudzie Śląskiej, ul. Szyb Walenty Nr 32,
41-700 Ruda Śląska, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000181417, posiadająca nr NIP: 6411006444 i REGON: 272661854, z kapitałem zakładowym 65 723 000,00 zł.

1.2 Podstawy formalnoprawne przeprowadzenia postępowania

WĘGLOKOKS ENERGIA sp. z o.o. jest podmiotem upoważnionym do przygotowania i przeprowadzenia Postępowania Zakupowego (Organizator Postępowania) w imieniu i na rzecz Spółki wskazanej powyżej na mocy Porozumienia Spółek Grupy WE („GK WE”) z dnia 1 lipca 2015r. w brzmieniu nadanym Aneksem nr 1 z dnia 18 lipca 2016 roku oraz zawartych w jego wykonaniu umów SLA w obszarze zakupów.

Strona internetowa Organizatora Postępowania Zakupowego: http://weglokoksenergia.pl.

Szacowana wartość zamówienia ustalona została poniżej kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1893 z późn. zmianami), ( dalej „PZP”), wobec czego do jego udzielenia przepisów PZP na podstawie art. 133 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 8 cyt. ustawy, nie stosuje się.

Przeprowadzenie postępowania i jego rozstrzygnięcie nastąpi na podstawie niniejszego Zapytania ofertowego oraz Aukcji elektronicznej oraz „Regulaminu Udzielania Zamówień przez Spółki GK WE”, który stanowi załącznik nr 8 do „Polityki Udzielania Zamówień przez WĘGLOKOKS ENERGIA ZCP sp. z o.o.”, obowiązującego u Zamawiającego zgodnie z Uchwałą nr 76/17 z dnia 14.12.2017r.,

2 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

2.1 Przedmiot zapytania

Przedmiotem postępowania zakupowego jest świadczenie usług sprzątania pomieszczeń znajdujących się w budynkach WĘGLOKOKS ENERGIA ZCP sp. z o.o. w Rudzie Śląskiej przy ulicy:

a. Kombajnistów 5, 41-705 Ruda Śląska,

b. Korfantego 23, 41-705 Ruda Śląska,

c. Kłodnickiej 54, Ciepłownia Halemba , 41-706 Ruda Śląska,

przy użyciu własnego sprzętu i materiałów niezbędnych do realizacji usług.

Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 90910000-9 - Usługi sprzątania

2.2 Zakres rzeczowy

Opis przedmiotu zamówienia oraz zakres usług, do wykonania których zobowiązany jest Wykonawca, określają następujące dokumenty:

Szczegółowy opis przedmiotu Zamówienia zawarto w Załącznik nr 1 do Zapytania.

Projekt umowy stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania.

Formularz cenowy stanowi załącznik nr 3 do Zapytania.

Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta przez Zamawiającego Umowa na przedmiot zamówienia według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2do niniejszego Zapytania – „Projekt Umowy”.

2.3 Zasady współpracy i obowiązki stron

Prawa i obowiązki stron określa projekt umowy stanowiący Załącznik nr 2 do Zapytania.

3 TERMIN WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

3.1 Termin wykonania przedmiotu zamówienia:

Okres realizacji: 12 miesięcy od dnia podpisania umowy.

4 WARUNKI UDZIAŁU OFERENTA W POSTĘPOWANIU ZAKUPOWYM

4.1 Warunki ogólne

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

a) Posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Wykonawcy, z którego będzie wynikać że posiada on uprawnienia do wykonywania określonej działalność lub czynności.

b) Posiadania wiedzy i doświadczenia. Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Wykonawcy, z którego będzie wynikać że posiada on wiedzę i doświadczenie do wykonywania zadania.

c) Dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Wymagane jest Oświadczenie Wykonawcy, z którego będzie wynikać, że Wykonawca dysponuje lub będzie dysponował do czasu zrealizowania przedmiotu zamówienia, odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami legitymującymi się doświadczeniem i kwalifikacjami odpowiednimi do funkcji, jakie zostaną im powierzone lub przedstawi pisemne oświadczenie innych podmiotów do udostępnienia tych osób.

1. W przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie powyższe warunki powinien spełnić, co najmniej jeden Wykonawca lub wszyscy Wykonawcy wspólnie.
2. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu przeprowadzona będzie w oparciu o złożone przez Wykonawcówoświadczenia i dokumenty zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”.

Zamawiający dopuszcza możliwość występowania konsorcjum, jako Oferenta. W tym jednak przypadku, wymaga od każdego z członków Konsorcjum dokumentów wykazanych w Zapytaniu, oprócz tego również należy przedłożyć umowę konsorcjalną podpisaną przez osoby uprawnione, zgodnie z reprezentacją określoną w KRS lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej (CEIDG).

Szczegółowy wykaz dokumentów składających się na ofertęujmujepkt.6 Zapytania.

5 OKREŚLENIE WYMOGÓW FORMALNYCH DLA OFERT ORAZ SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT

5.1 Wymogi formalne

Jeden Oferent składa ofertę na całość przedmiotu zamówienia, o którym mowa wust. 2niniejszegoZapytania.Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert częściowych. Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert wariantowych.Jeżeli Oferent, złoży więcej niż jedną ofertę samodzielnie lub wspólnie z innymi Oferentami, wszystkie złożone przez niego oferty zostaną odrzucone.Dodatkowo każda z ofert musi spełniać następujące warunki formalne:

1. Każdy dokument składający się na ofertę musi być czytelny

2. Każdy dokument składający się na ofertę musi być podpisany przez Oferenta i opatrzony jego imienną pieczątką. Zamawiający wymaga, aby ofertę podpisano zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działają na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści wyraźnie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać złożone, jako część oferty.

3. Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę sporządzony w innym języku niż język polski winien być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski. W razie wątpliwości uznaje się, iż wersja polskojęzyczna jest wersją wiążącą.

4. Każda zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty musi być podpisana lub parafowana przez Oferenta. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, przesłonięcie korektorem, etc. musi być parafowane przez Oferenta.

Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej na Platformie Zakupowej Logintrade.

Wykonawca przygotuje ofertę na swój koszt. Wszelkie inne koszty związane z uczestnictwem Wykonawcy w niniejszym postępowaniu aż do udzielenia zamówienia są również ponoszone przez Wykonawcę i nie będą zwracane przez Zamawiającego.

Złożenie oferty jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem treści niniejszego Zapytania oraz Regulaminu korzystania z Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintradesp. z o.o.

6 ZAWARTOŚĆ OFERTY

Oferta składana w Postępowaniu zakupowym powinna zawierać następujące elementy:

1. Formularz elektronicznyoferty wypełniony na Platformie Zakupowej Logintrade.

2. Oferta – Formularz oferty -wypełniony i podpisany (Załącznik nr3do Zapytania).Cena wynikająca z Oferty – Formularza oferty winna być tożsama z ceną podaną w Formularzu elektronicznym na Platformie Logintrade.

3. Wykaz wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał (zakończył) jako Wykonawca lub Podwykonawca podobne prace – Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania – odpowiadająceswoim rodzajem usługom stanowiących przedmiot zamówienia (tj. sprzątanie pomieszczeń) o wartości każdego zamówienia nie mniejszej niż 40.000,00 zł – w każdym zamówieniu wraz z podaniem zakresu, daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dowodów określających, czy zamówienia te zostały wykonane w sposób należyty oraz czy zostały prawidłowo ukończone (wymagane np. co najmniej 2 referencje z których jednoznacznie będzie wynikało, iż Wykonawca spełnia ten warunek;

4. Oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO. Wzór– załącznik nr 5do Zapytania.

5. Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wydruk z ze strony internetowej Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego (CI KRS) albo wydruk ze strony internetowej Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej (CEIDG).

6. Oświadczenie o akceptacji informacji i wymogów określonych w Zapytaniu, w tym projektu umowy stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania.

7. Oświadczenie o akceptacji 40 dniowego terminu związania ofertą zgodnie z pkt. 9. Zapytania.

8. Oświadczenie o niezaleganiuz opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne (brakzaległości wobec Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego).

7 OKREŚLENIE SPOSOBU KOMUNIKACJI Z OFERENTAMI

7.1 Określenie sposobu komunikacji z oferentami

1. Pytania i odpowiedzi, przekazywane pomiędzy Organizatorem Postępowania i Wykonawcą/Wykonawcami mogą być przekazywane drogą elektroniczną wyłącznie za pośrednictwem Platformy Logintrade.

2. Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo do przekazania: wezwań do uzupełnienia dokumentów, wezwań do wyjaśnień treści złożonych ofert, informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania drogą elektroniczną oraz wymaga od Wykonawcy potwierdzenia ich otrzymania, w przypadku wyboru przez Organizatora Postępowania takiej drogi przekazania informacji.

3. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania informacji wysłanych przez Organizatora Postępowania w sposób określony w pkt.1 i pkt. 2, Organizator Postępowania domniemywa, iż Wykonawca otrzymał korespondencję wysłaną przez Organizatora Postępowania w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

4. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Organizator Postępowania udostępnia na Platformie Zakupowej Logintrade. Nie udziela się żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na kierowane do Organizatora Postępowania zapytania w sprawach wymagających zachowania pisemności postępowania.

5. W uzasadnionych przypadkach Organizator Postępowania może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zapytania. Każda wprowadzona przez Organizatora Postępowania zmiana zostanie zamieszczona w formie aktualizacji Zapytania na Platformie Logintrade. Każda wprowadzona zmiana treści Zapytania jest wiążąca dla Wykonawcy.

7.2 OSOBY DO KOMUNIKACJI Z OFERENTAMI

1) Informacje w zakresie ogólnym procedury przetargowej:

1. Barbara Ormantel. +48 32 416 76 50, e-mail: b.orman@weglokoksenergia.pl, w dni robocze (poniedziałek – piątek), w godzinach 8.00 – 14.00.

2. Jarosław Durczewski tel. +48 32 416 76 53, e-mail: j.durczewski@weglokoksenergia.pl, w dni robocze (poniedziałek – piątek), w godzinach 8.00 – 14.00

8 WIZJA LOKALNA

Zamawiający nie wymaga, abyWykonawca dokonał wizji lokalnej na obiektach, gdzie mają być dostarczone materiały.

9 WADIUM

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

10 TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Termin związania każdą z ofert składanych w postępowaniu o zamówienie wynosi 40 dni kalendarzowych. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

11 MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferty należy składać z wykorzystaniem Platformy Zakupowej Logintrade. Składając ofertę na Platformie Zakupowej z wykorzystaniem elektronicznego formularza oferty w tabeli należy podać cenę netto za dostarczone materiały (cena tożsama z ceną wynikającą z Załącznika nr 1 do Zapytania – Formularz cenowy). Oferty winny być złożone w nieprzekraczalnym terminie do dnia 07.12.2020r. do godziny 10:00.

12 OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBU WYBORU OFERT

12.1 Na podstawie informacji i dokumentów zawartych w Ofercie, Organizator Postępowania dokona wstępnej oceny formalnej zdolnościWykonawców do wykonania zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu i „Regulaminie Udzielania Zamówień” obowiązującego u Zamawiającego.

12.2 Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty – Organizator Postępowania stosować będzie wyłącznie kryterium ceny.

12.3 Kryterium „Cena” będzie rozpatrywane na podstawie ceny netto za wykonanie przedmiotu zamówienia, zaproponowanej przezWykonawcę w trakcie negocjacji w formie aukcji elektronicznej (negocjacjom podlega cena ofertowa za dostarczone materiały i wynikająca z formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania). Ilość punktów w tym kryterium zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru:

(Cmin / Co) x 100 pkt = C

gdzie: Cmin – cena netto oferty najtańszej;Co – cena netto oferty ocenianej

Najkorzystniejsza oferta w odniesieniu do tego kryterium może uzyskać maksimum 100 pkt.

Aukcja elektroniczna:

Cena po aukcji elektronicznej jest ceną jaką zapłaci Zamawiający, z zastrzeżeniem, iż: Warunkiem zakończenia postępowania i zawarcia Umowy jest uzyskanie wymaganej zgody organów Spółki, jeżeli taka zgoda nie została wydana przed publikacją ogłoszenia.

Organizator Postępowania udzieli zamówienia Wykonawcy, który spełni wszystkie warunki postawione w niniejszym Zapytaniu oraz otrzyma największa liczbę punktów w kryterium „Cena” - spośród rozpatrywanych ofert.

12.4 Warunki odrzucenia oferty

1. W Postępowaniu zakupowym, Kierownik Zamawiającego na wniosek Zespołu Negocjacyjnego może zdecydować o odrzuceniu Oferty, jeżeli:

a) Oferta nie odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego,

b) zawiera istotne błędy w obliczeniu ceny,

c) Wykonawca nie zgadza się na poprawienie omyłki pisarskiej lub rachunkowej,

d) Wykonawca nie uzupełnił lub nie złożył wyjaśnień dotyczących jego Oferty na wezwanie Zamawiającego w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego,

e) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

f) narusza przepisy prawa powszechnie obowiązującego,

12.5 Warunki wykluczenia Wykonawcy

W Postępowaniu zakupowym Kierownik Zamawiającego, na wniosek Zespołu negocjacyjnego może zdecydować o wykluczeniu Wykonawcy, jeżeli:

a) Wykonawca nie złożył wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań koniecznych dla udziału w Postępowaniu zakupowym,

b) Wykonawca nie wykonał umowy zawartej z Zamawiającym lub inną Spółką z GK WE lub wykonał ją nienależycie, bądź znajduje się w sporze ze Spółką GK WE,

c) Wykonawca wypowiedział zawartą z Zamawiającym lub inną Spółką z GK WE nie z winy Zamawiającego lub siły wyższej,

d) ogłoszono upadłość bądź likwidację Wykonawcy, lub w stosunku do Wykonawcy wszczęto postępowanie upadłościowe bądź likwidacyjne,

e) złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego Postępowania zakupowego.

Oferta Wykonawcy wykluczonego traktowana jest jako odrzucona.

13 ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

W postępowaniu zakupowym Zamawiający nie wymaga od Wykonawcy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

14 INFORMACJE DODATKOWE:

a) Organizator dopuszcza możliwość przeprowadzenia w toku Postępowania zakupowego aukcji elektronicznej, z zastrzeżeniem, że wynik aukcji nie musi przesądzać o wyniku Postępowania zakupowego.

b) Organizator dopuszcza możliwość rozstrzygnięcia Postępowania zakupowego również w przypadku złożenia jednej ważnej oferty.

c) Organizator zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie, bez podania przyczyn. Organizator nie jest zobowiązany do wyjaśniania oferentom powodów faktycznych i prawnych unieważnienia przetargu. Unieważnienie przetargu przez Organizatora nie skutkuje prawem oferentów do dochodzenia roszczeń o zwrot wszelkich kosztów uczestnictwa
w unieważnionym postępowaniu przetargowym. O unieważnieniu danego postępowania przetargowego Organizator zawiadamia oferentów, ubiegających się o udzielenie zamówienia w tym przetargu

d) Wysokość i zasady naliczania kar umownych określa projekt Umowy stanowiący Załącznik nr 2 do Zapytania.

e) Określenie warunków zmiany umowy w wyniku przeprowadzonego postępowania określa projekt Umowy stanowiący Załącznik nr 2 do Zapytania.

W celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Wykonawca, którego ofertę wybrano, jako najkorzystniejszą, przed zawarciem umowy składa:

a) pełnomocnictwo, jeżeli umowę podpisuje pełnomocnik,

b) umowę regulującą współpracę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeżeli ofertę składają Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (o ile dotyczy),

c) kopię polisy poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, a w przypadku jej braku inny dokument poświadczony za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę stanowiącą co najmniej równowartość ceny ofertowej ostatecznej na realizację przedmiotowego zamówienia.

15 SPIS ZAŁĄCZNIKÓW:

Załącznik nr 1 do Zapytania – opis przedmiotu zamówienia,

Załącznik nr 2 do Zapytania – Projekt umowy,

Załącznik nr 3 do Zapytania - Oferta (Formularz Oferty),

Załącznik nr 4 do Zapytania – Wykaz wykonanych zamówień,

Załącznik nr 5 do Zapytania - Wzór Oświadczenia – RODO,

Załącznik nr 6 do Zapytania -Klauzula informacyjna Zamawiającego ZCP