Szanowni Państwo,

Grupa LOTOS S.A. zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu dotyczącym wyboru dostawcy świadczącego usługi wsparcia w okresie od 01.01.2021 - 31.12.2021 r. w związku z realizacją obowiązków nałożonych na Zleceniodawcę ustawą z dnia 9.03.2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi.

I. Szczegółowy opis przedmiotu Zapytania ofertowego zawierają Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.

II. Termin realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego:
– rozpoczęcie: 01 stycznia 2021 r.
– zakończenie: 31 grudnia 2021 r.

III. W przypadku jakichkolwiek niejasności, prosimy kierować wnioski i pytania poprzez Platformę Zakupową nie później niż do dnia 20 listopada (piątek) 2020 r., do godz. 13:00.

Pytania należy zadawać wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.

Odpowiedzi zostaną udzielone do dnia 23 listopada (poniedziałek) 2020 r., do godz.15:00.

IV. Ofertę należy złożyć na Platformie Zakupowej do dnia 03 grudnia (czwartek) 2020 r., do godz. 12:00.

V. Oferta winna być złożona w dwóch częściach:

I część – OFERTA MERYTORYCZNA tj.:

1. lista podwykonawców z wyróżnieniem zakresu realizowanych zadań (jeżeli dotyczy);
2. referencje potwierdzające wymagane doświadczenie Oferenta w realizacji obowiązków nałożonych przez ustawę o transporcie drogowym w tym z wyszczególnieniem doświadczenia na rzecz podmiotów z branży paliwowej;
3. skład zespołu dedykowanego do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego wraz z informacją nt. doświadczenia zawodowego osób wchodzących w jego skład 
w zakresie świadczenia usług tożsamych z przedmiotem zapytania z wyszczególnieniem doświadczenia w realizacji powyższych usług na rzecz podmiotów z branży paliwowej (CV kompetencyjne tych osób z wypełnionym i podpisanym Załącznikiem nr 3 do Zapytania (zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o Ochronie Danych Osobowych);
4. kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej, oraz zaświadczenia o nie zaleganiu ze opłatami na rzecz ZUS i US – dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące; decyzji o nadaniu NIP, decyzji o nadaniu REGON;
5. stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania.

II część – OFERTA HANDLOWA tj.:

1. ceny za realizację przedmiotu Zapytania ofertowego tj. Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze Strony Oferenta, z wyszczególnieniem:
•wynagrodzenia ryczałtowego netto w PLN za wykorzystanie jednego stanowiska przez pełny miesiąc kalendarzowy (z możliwością rozliczenia stanowiska wg wzoru: stawka miesięczna / ilość dni w miesiącu w którym GL korzystała z usługi x ilość wykorzystanych dni);
•wynagrodzenia ryczałtowego netto w PLN za wykorzystanie drugiego stanowiska przez pełen miesiąc kalendarzowy z możliwością rozliczenia drugiego stanowiska wg wzoru: stawka miesięczna/ilość dni w miesiącu, w którym GL korzystała z usługi x ilość wykorzystanych dni;
•stawka roboczogodziny w PLN netto za zlecenia jednostkowe.

W cenach należy ująć wszelkie koszty dodatkowe, jakie poniesie Wykonawca, w szczególności takie jak: koszty podróży, wyżywienie, zakwaterowanie, administracyjne, przesyłki, telekomunikacja itp.

VI. Zmiany lub wycofanie ofert
Oferent, bez żadnych konsekwencji prawnych, może modyfikować lub wycofać swoją ofertę pod warunkiem przekazania pisemnej prośby przed ostateczną datą składania ofert.
Oferent, po wycofaniu swojej oferty, ma prawo złożyć nową pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona przed ostateczną datą składania ofert.

VII. Kryteria wyboru oferty:
A. cena za obsługę zgłoszeń, przy czym na wagę kryterium składać się będą następujące podkryteria:
•wynagrodzenie ryczałtowe netto w PLN za wykorzystanie jednego stanowiska przez pełny miesiąc kalendarzowy,
•wynagrodzenie ryczałtowe netto w PLN za wykorzystanie drugiego stanowiska przez pełen miesiąc kalendarzowy,
•cena roboczogodziny w PLN netto za zlecenia jednostkowe;

B. poparte referencjami doświadczenie Oferenta w realizacji obowiązków nałożonych przez ustawę o systemie monitorowania przewozu towarów w branży paliwowej;
C. skład zespołu dedykowanego do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego wraz z informacją nt. doświadczenia zawodowego osób wchodzących w jego skład
w zakresie świadczenia usług tożsamych z przedmiotem zapytania dla podmiotów z branży paliwowej.


    Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Zamawiający zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert.
Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do zmiany warunków zapytania w każdym czasie do chwili zawarcia umowy.
Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przyjęcia/odrzucenia oferty w całości lub w części.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie ponadto możliwość wprowadzenia kar umownych z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu zapytania ofertowego.


Załączniki:

1.Zakres rzeczowy przedmiotu Zapytania ofertowego – Załącznik nr 1
2.Formularz ofertowy i oświadczenia Oferenta – Załącznik nr 2
3.Projekt Umowy – Załącznik nr 3

UWAGA!
•Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego.
•Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych.
•Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu.
Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl
•Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe.
•Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur.
•Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.
•Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy oferent powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców.
•Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Zleceniobiorcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia.
•Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.
•Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie.
•Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez Grupę LOTOS S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w procedurze nr GLS.74.02.00.00 z dnia 01.07.2019 r., określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać w Dziale Zakupów Korporacyjnych Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku.