Gdańsk, dnia 04.11.2020 r.


ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/051/20/WS


Szanowni Państwo,


Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:


„Remont 1szt zbiornika magazynowego 2000S61 na instalacji LOTOS Asfalt PZG w Gdańsku”.

Uwaga: Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych oraz zastrzega sobie prawo do wyboru oferty częściowo.
Zamawiający dopuszcza wybór więcej niż jednego Wykonawcę do realizacji zadania.


I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego

Wybór wykonawcy do realizacji usługi: Remont 1szt zbiornika magazynowego 2000S61 na instalacji LOTOS Asfalt PZG w Gdańsku

1.1. Szczegółowy zakres prac do wykonania:

Szczegółowy zakres prac obejmuje:
– podcięcie ściany zbiornika na całym obwodzie przy dnie zbiornika
– wsunięcie blach poziomych wzmacniających dno
– spawanie wsuniętych blach z dnem zbiornika oraz ze ścianą
– montaż zewnętrznej opaski wzmacniającej na całym obwodzie zbiornika i spawanie jej z dnem i ze ścianą
- wykonanie prac antykorozyjnych zgodnie z dokumentacją i standardami GL SA
- częściowy demontaż i montaż izolacji zbiornika

Uwagi:
1. Dokładny godzinowy czas trwania remontu wynikać powinien z opracowanego przez Wykonawcę i uzgodnionego z Zamawiającym harmonogramu prac remontowych.
2. Prefabrykacja elementów koniecznych do przeprowadzenia remontu po stronie Zamawiającego. Dopasowanie elementów podczas montażu po stronie Wykonawcy (Docinanie , ukosowanie).
3. Dokumentacja zbiornika stanowi Załącznik nr 1.
4. Zamawiający w uzgodnieniu z LOTOS Asfalt udostępni media serwisowe: sprężone powietrze, energia elektryczna.

UWAGA:
Oferent jest zobowiązany złożyć deklarację, że jest świadomy terminu realizacji prac i po rozstrzygnięciu niniejszego Procesu Wyboru Kontrahenta deklaruje mobilizację zasobów ludzkich i sprzętowych pozwalających na wykonanie prac we wskazanym terminie - Załącznik nr 3 - Oświadczenie do niniejszego zapytania.

2. Podstawa do wyceny
a) Wynagrodzenie Wykonawcy oraz wszystkie ceny i stawki zawarte w Umowie obejmują wszystkie koszty Wykonawcy, jego wydatki, koszty ogólne (ponoszone zarówno w centrali, jak i w terenie) oraz zysk - za pełną i kompletną realizację Robót (koszt robocizny, materiałów, narzędzi, urządzeń i sprzętu, w tym rusztowań spełniających wymagania BHP, potrzebnych do wykonania Robót), a także wykonanie niezbędnej dokumentacji, nadzoru autorskiego kierownika budowy, prace geodezyjne, badań i zabezpieczenia antykorozyjnego oraz koszty wszelkich dodatkowych prac przygotowawczych, towarzyszących i związanych, niezbędnych do wykonania Robót, jak również koszty związane z wykonaniem Robót na terenie instalacji czynnych, np. posiadanie masek ucieczkowych, odzieży ochronnej w wersji antyelektrostatycznej oraz ewentualnych przestojów spowodowanych brakiem zgody Zamawiającego na prowadzenie Robót jak również podatki, cła, opłaty, koszty ubezpieczenia, koszty instrumentów zabezpieczających oraz inne koszty, do ponoszenia których w związku z realizacją Umowy zobowiązany będzie Wykonawca, czy to na mocy przepisów powszechnie obowiązujących, czy postanowień Umowy.
b) Wynagrodzenie Wykonawcy oraz wszystkie ceny i stawki zawarte w Umowie obejmują koszty przyjęcia, wyładunku, magazynowania i dalszej obsługi materiałów, które będą instalowane w ramach Umowy oraz koszty załadunku, transportu i usuwania nadwyżki materiałów. Dla uniknięcia wątpliwości, Wykonawca nie będzie uprawniony do otrzymania jakiegokolwiek zwrotu kosztów lub odszkodowania za zakup nadwyżki materiałów, przez co należy rozumieć także materiały zakupione przez Wykonawcę nieużyte do wykonania Robót w przypadku wcześniejszego zakończenia realizacji Umowy. Wykonawca powinien zamawiać materiały jedynie w takich ilościach, które pozwalają mu na wykonywanie Robót w sposób nieprzerwany.
c) Wynagrodzenie Wykonawcy zawiera w sobie wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych do Dzieła.
d) Wykonawca w żadnym wypadku nie jest uprawniony do wynagrodzenia wyższego niż cena ofertowa .
e) Żadne odstępstwa od stopnia złożoności Robót nie spowodują zmian wynagrodzenia, stawek ani cen określonych w Umowie. Ceny te będą stałe i niezmienne przez okres trwania Umowy. W przypadku cen ustalanych na podstawie źródeł zewnętrznych, stałość dotyczy sposobu zastosowania tych cen.
f) Wynagrodzenie Wykonawcy oraz wszystkie ceny i stawki zawarte w Umowie mają zastosowanie niezależnie od tego czy Roboty są wykonywane w dzień, w nocy lub w święta chyba, że Zamawiający przed wykonaniem Robót zaakceptuje na piśmie dodatkowe wynagrodzenie dla Wykonawcy za Roboty wykonane poza normalnymi godzinami pracy.
g) Niedoszacowanie przez Wykonawcę wyceny Robót wymaganych i opisanych w pkt. 1 nie może stanowić podstawy do zmian wynagrodzenia ani żadnych innych stawek.
h) Wszystkie podane ceny przez Wykonawcę są w polskich złotych.
i) Cena za remont zbiornika 2000S61



2. Wykonawca zapewni:

1. Wszystkie urządzenia, sprzęt, robociznę niezbędne do realizacji przedmiotowych prac.
2. Niezbędne materiały spawalnicze.
3. Demontaż i montaż izolacji w zakresie potrzebnym do wykonania remontu.
4.     Antykorozję zgodnie z dokumentacją.


3. Zamawiający zapewni:
• Sprefabrykowane elementy do wykonania wzmocnienia.
• Sprzęt dźwigowy, niezbędne rusztowania do wykonania remontu zbiorników.
• Transport sprefabrykowanych elementów do tacy zbiornika.
• Przygotowanie zbiorników – opróżnienie, otwieranie włazów i mycie.
• Kontrolę Jakości.
• W miarę możliwości (na wniosek Wykonawcy), odpłatnie, miejsce na zaplecze (socjalne, biura, magazyny i przyczepy itp.); Wykonawca po podpisaniu Umowy podpisze stosowne umowy (dzierżawy/najmu);
• Miejsce przyłączenia do sieci elektroenergetycznej, dostęp do sieci kanalizacyjnej, wody p.poż., sieci sprężonego powietrza - na instalacji nieodpłatnie.
• środki ochrony wynikające z ustawy „Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych” wraz z jej wszystkimi zmianami.


4. Termin realizacji Prac:

Rozpoczęcie: 01.12.2020
Zakończenie: 31.12.2020

5. Wizja lokalna:

Przed przygotowaniem Oferty Zamawiający zaprasza Oferentów na wizję lokalną.
Uczestnictwo w wizji lokalnej nie jest obligatoryjne dla każdego Oferenta.
Wizja lokalna może odbyć się w terminie od dnia 05.11.2020 r. do dnia 10.11.2020 r.
Termin wizji należy ustalić telefonicznie z p. Sławomir Zienkiewicz pod nr tel. kom. 505050122







II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:
a) Oferta cenowa – ważna 120 dni
b) Wypełniony przesłany Arkusz cenowy - załącznik nr 2
c) Wykaz wykonywanych prac o podobnym zakresie- przedstawienie tych dokumentów jest warunkiem koniecznym w przedmiotowym postępowaniu
d) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
e) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
f) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
g) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
h) Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO.
i) Oświadczenie dot. Terminu realizacji prac oraz mobilizacji zasobów ludzkich- załącznik nr 3
j) Oświadczenie zapoznania się z zapytaniem ofertowym oraz jego załącznikami – załącznik nr 4
k) Oświadczenie o zapoznaniu się z załączonym wzorem umowy – załącznik nr 5

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

2. Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.


2. Kryteria oceny oferty:
Cena


3. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym
b) Wykonawca oddeleguje w pełnym wymiarze czasu pracy pracownika na czas niezbędny do przygotowania realizacji Postoju Remontowego
c) Wszelkie prace dodatkowe będą rozliczane na zasadzie bilansu z zakresem prac podstawowych
d) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
e) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
f) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
g) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
h) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
i) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
j) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
k) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
l) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
m) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
n) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
o) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
p) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).

4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 12.11.2020 r. do godz. 10.00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.


5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b)  Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
• złożenie Oferty na Platformie Zakupowej LOGINTRADE do dnia 16.11.2020 r. do godz. 09.00

6. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


Załączniki:*
Nr 1 – Dokumentacja techniczna
Nr 2-  Wypełniony przesłany Arkusz cenowy
Nr 3-  Oświadczenie dot. Terminu realizacji prac oraz mobilizacji zasobów ludzkich
Nr 4-  Oświadczenie zapoznania się z zapytaniem ofertowym oraz jego załącznikami
Nr 5-  Oświadczenie o zapoznaniu się z załączonym wzorem umowy
Nr 6-  Wzór umowy


*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.