Brief projektu

Organizacja świątecznego spotkania w trybie online
dla klientów regionalnych

Spółka LOTOS Asfalt co roku w grudniu zapraszała wybranych klientów na świąteczne spotkania stacjonarne w celu podsumowania minionego roku i podtrzymywania dobrych relacji. W tym roku ze względu na panującą pandemię COVID-19 spotkania świąteczne nie będą mogły odbyć się w tradycyjnej formule. Jednak nie chcąc tracić możliwości kontaktu
z klientami w okresie świątecznym, chcielibyśmy zorganizować jedno spotkanie on-line.

Założenia oferty:

1. Kompleksowa organizacja spotkania on-line i profesjonalna obsługa audiowizualna transmisji na żywo w studio greenbox za pośrednictwem platformy lub narzędzia do streamingu, w tym:

   1. Transmisja spotkania dla zaproszonych gości online:

      1. Podczas spotkania odbędą się trzy prezentacje na żywo, prowadzone w czasie rzeczywistym

      2. Odtwarzanie filmików dostarczonych przez LOTOS Asfalt

   2. Streaming online / nagranie transmisji w wysokiej jakości HD.

   3. Wybudowanie studia greenbox w siedzibie LOTOS Asfalt w Gdańsku lub innym wskazanym przez Wykonawcę miejscu w Gdańsku (oba warianty do wyceny). Pełna obsługa techniczna (operator kamery, oświetlenie studyjne, scenografia, realizacja wideo, montaż).

   4. Opracowanie materiałów graficznych i jednolita komunikacja na potrzeby transmisji (animacje, plansze, efekty przejścia pomiędzy prezentacjami i materiałami video).

   5. Gwarancja jakości, bezpieczeństwa zaszyfrowanej transmisji i poufność przekazywanych danych.

   6. Możliwość dyskusji online (chat, głos), moderacja wpisów.

   7. Scenografia z elementami świątecznymi.

2. Planowany termin spotkania świątecznego: wtorek 8 grudnia 2020, godz. 12.00

3. Szacowana liczba uczestników:

   1. Około 150 osób, w tym ok 6osób w studio (Zarząd - 2 osoby, Dyrektor Handlowy (wystąpienie plus prezentacja), Szef Biura Sprzedaży Krajowej oraz 2 pozostałe osoby prezentujące).

   2. Zakładany czas trwania spotkania - maksymalnie 1 godzina.

   3. W ramach spotkania zakładamy:

      1. Wystąpienie Prezesa

      2. Wystąpienie Dyrektora Handlowego

      3. Trzy prezentacje (po ok. 10 minut każda) + 2/3 krótkie filmiki

      4. Ew moderowana dyskusja chat dot. prezentacji lub innych kwestii

      5. Podziękowanie, życzenia

4. Upominek świąteczny - wino i ciasto:

   1. Z konfekcjonowaniem i dostawą dla każdego uczestnika spotkania.

   2. Adresy dostawy po potwierdzeniu udziału w spotkaniu.

   3. Dostawa najlepiej w dniu spotkania.

5. Opracowanie zaproszeń elektronicznych wraz z linkiem on-line dla uczestników spotkania. Wysyłka po stronie przedstawicieli handlowych LOTOS Asfalt.

Oczekiwania dla oferty:

1. Opracowanie kompleksowej oferty organizacji spotkania on-line i zaproponowanie optymalnego budżetu z rozbiciem poszczególnych kosztów dotyczących usługi. Oferta powinna zawierać bezwzględnie wszystkie możliwe koszty związane
   z organizacją spotkania, w tym koszty techniczne, materiały, transporty, etc.

2. Przygotowanie szczegółowego scenariusza / harmonogramu spotkania.

3. Opracowanie harmonogramu zadań dla projektu.

4. Upominek świąteczny – prosimy o podanie szczegółowej nazwy wina oraz informacji dotyczących proponowanego ciasta wraz z jego gramaturą, w tym sposobu opakowania. Ciasto powinno być świeże, bardzo dobrej jakości.

Zastrzegamy możliwość zmian w programie oraz możliwość wyboru preferowanych pozycji
z przygotowanej przez Państwa oferty lub możliwość anulacji realizacji spotkania.

Ze względu na bardzo krótki czas, jaki został do realizacji spotkania, oferty prosimy składać w nieprzekraczalnym terminie do dnia 5 listopada do godz. 16:00.