Szanowni Państwo,

W związku z pytaniem zadanym przez jednego z Oferentów dot. orientacyjnej ilości nośników przeznaczonych do zniszczenia i utylizacji, które może mieć wpływ na wycenę usług, informujemy, że szacujemy iż rocznie niszczonych będzie to ok. 300 szt. nośników danych, a na dzień dzisiejszy do zniszczenia i utylizacji posiadamy około 100 nośników danych.
Pozostałe warunki Zapytania ofertowego pozostają bez zmian.

Pozdrawiam,

Joanna Augusewicz
Przewodnicząca Komisji Wyboru Kontrahenta

Szanowni Państwo,

Grupa LOTOS S.A. (Zleceniodawca) zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu na wykonanie „Niszczenia i utylizacji nośników danych”.

I. Szczegółowy opis przedmiotu Zapytania ofertowego zawiera Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.

UWAGA! Zleceniodawca dopuszcza składanie ofert częściowych. Oferent może złożyć ofertę na jeden z dwóch wariantów lub na oba warianty.

Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do wyboru wariantu I lub II, po dokonaniu oceny ofert zgodnie z przyjętymi kryteriami.

W wyniku przeprowadzonego postępowania zostanie wybrana jedna firma, z którą podpisana zostanie Umowa ramowa na realizację usług w okresie 24 miesięcy.

II. Termin realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego:
– rozpoczęcie: po podpisaniu umowy
– zakończenie: 24 m-ce od daty podpisania Umowy.

III. W przypadku jakichkolwiek niejasności, prosimy kierować pytania poprzez Platformę Zakupową nie później niż do dnia 28 października (środa) 2020 r., do godz. 13:00.

Pytania należy zadawać wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
Odpowiedzi zostaną udzielone do dnia 30 października (piątek) 2020 r., do godz.15:00.

IV. Ofertę należy złożyć na Platformie Zakupowej do dnia 10 listopada (wtorek) 2020 r., do godz. 12:00.

V. Oferta winna być złożona w dwóch częściach:

I część – OFERTA MERYTORYCZNA tj.:

1.kopię zezwolenia na zbieranie, transport, utylizację odpadów lub stosowne umowy z podwykonawcami na realizację przedmiotowych usług;
2.kopię certyfikatu ISO 27001 w zakresie bezpieczeństwa informacji lub równoważny;
3.kopię certyfikatu ISO 9001 w zakresie zarządzania jakością lub równoważny;
4.informację, czy przy realizacji usługi utylizacji nośników Oferent korzystać będzie z usług podwykonawców (załączyć wykaz podwykonawców) lub oświadczenie o nie korzystaniu z podwykonawców przy realizacji zamówienia;
5.informację, jaki jest minimalny czas niezbędny na zniszczenie danego nośnika tak, aby żadne dane zapisane na nim nie mogły być odzyskane;
6.specyfikacja/nazwa i model urządzeń używanych do niszczenia nośników;
7.informacja nt. doświadczenia Oferenta w realizacji usług tożsamych z przedmiotem Zapytania, potwierdzona imiennymi referencjami/listą referencyjna z ostatnich 5 lat;
8.kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej, zaświadczenia o nie zaleganiu z opłatami na rzecz ZUS i US – dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące; decyzji o nadaniu NIP, decyzji o nadaniu REGON;
9.podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze Strony Oferenta Załącznik nr 2 – Oświadczenia Oferenta;
10.stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania.


II część – OFERTA HANDLOWA tj.:

1.ceny netto w PLN za zniszczenie i utylizację 1 szt. nośnika danego rodzaju tj. wypełniony i podpisany przez umocowane osoby Załącznik nr 3 – Tabela cenowa.

W cenach należy ująć wszelkie koszty dodatkowe, jakie poniesie Zleceniobiorca, w szczególności takie jak: koszty dojazdu do Zleceniodawcy, koszty transportu nośników do siedziby Zleceniobiorcy, utylizacja zużytych nośników, itp.

VI. Zmiany lub wycofanie ofert
Oferent, bez żadnych konsekwencji prawnych, może modyfikować lub wycofać swoją ofertę pod warunkiem przekazania pisemnej prośby przed ostateczną datą składania ofert.
Oferent, po wycofaniu swojej oferty, ma prawo złożyć nową pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona przed ostateczną datą składania ofert.

VII. Kryteria wyboru oferty:
A.ceny netto w PLN za nieodwracalne zniszczenie i utylizację 1 sztuki nośnika danego rodzaju;
B.doświadczenie Oferenta z realizacji usług tożsamych z przedmiotem Zapytania w ostatnich 5 latach, potwierdzone referencjami/listą referencyjną.


    Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Zleceniodawca zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert.
Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do zmiany warunków zapytania w każdym czasie do chwili zawarcia umowy.
Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przyjęcia/odrzucenia oferty w całości lub w części.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie ponadto możliwość wprowadzenia kar umownych z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego.


Załączniki:

1.Opis przedmiotu zapytania – Załącznik nr 1
2.Oświadczenia Oferenta – Załącznik nr 2
3.Tabela cenowa – Załącznik nr 3
4.Istotne Postanowienia Umowy (IPU) – Załącznik nr 4
5.Standard – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych – Załącznik nr 5


UWAGA!
•Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego.
•Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych.
•Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu.
Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl
•Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe.
•Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur.
•Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.
•Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy oferent powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców.
•Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Zleceniobiorcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia.
•Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.
•Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie.
•Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez Grupę LOTOS S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w procedurze nr GLS.74.02.00.00 z dnia 01.07.2019 r., określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać w Dziale Zakupów Korporacyjnych Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku.