Zapytanie ofertowe Platforma Zakupowa Logintrade nr: Z127/281634

Nazwa zamówienia: „Zakup komputerów przenośnych na potrzeby użytkowników spółki Węglokoks Energia”.

Kod CPV: 30213100-6: Komputery przenośne.

1 INFORMACJE OGÓLNE

1.1 Informacje o Spółce jako Zamawiającym i Organizatorze postępowania.

WĘGLOKOKS ENERGIA sp. z o.o z siedzibą w Katowicach, ul. Mickiewicza 29, 40-085 Katowice, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Katowic-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000041516, NIP: 6342345716, REGON: 276624896, z kapitałem zakładowym 119 027 900,00 zł.

Strona internetowa Zamawiającego (Organizatora) Postępowania Zakupowego:http://weglokoksenergia.pl.

Szacowana wartość zamówienia ustalona została poniżej kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1893 z późn. zmianami), ( dalej „PZP”), wobec czego do jego udzielenia przepisów PZP na podstawie art. 133 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 8 cyt. ustawy, nie stosuje się.

Przeprowadzenie postępowania i jego rozstrzygnięcie nastąpi na podstawie Zapytania ofertowego oraz Aukcji elektronicznej.

2 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA

2.1 Przedmiot zapytania

Przedmiotem postępowania zakupowego jest dostawa sprzętu komputerowego objętego rozszerzoną gwarancją tj.:

1. Notebook Lenovo ThinkPad E15, kod producenta (20RD001FPB) – 12 szt. Parametry podstawowe: Rodzina procesora: Intel Core i5 Taktowanie procesora: 1.6 GHz Generacja procesora: Dziesiąta Pozostałe informacje o procesorze: Intel Core i5-10210U Przekątna ekranu: 15,6'' Rozdzielczość: 1920 x 1080 (FHD 1080) Powierzchnia matrycy: Matowa Technologia podświetlania: Diody LED Typ matrycy: TFT IPS Model karty graficznej: Intel UHD Graphics Producent chipsetu: Intel Zainstalowana pamięć RAM: 8 GB Maks. wielkość pamięci: 16 GB Liczba obsadzonych gniazd pamięci: 1 Rodzaj pamięci: DDR4 Częstotliwość szyny pamięci: 2666 MHz Typ dysku: SSD Pojemność SSD: 256 GB Format szerokości SSD: M.2 2242 Interfejs dysku SSD: PCI-Express Napęd optyczny: Brak Komunikacja: LAN 10/100/1000 WiFi 802.11 ax Bluetooth Modem WWAN (3G) / LTE (4G): Nie Gniazda rozszerzeń: Nie Dokowanie: Nie Porty USB: 1 x USB 2.0 Type-A 2 x USB 3.0 Type-A 1 x USB 3.1 Type-C Porty wideo: 1 x HDMI Czytnik kart pamięci: Nie Pozostałe porty we/wy: 1 x Audio (Combo) 1 x RJ-45 Kamera internetowa: Tak Podświetlana klawiatura: Tak Materiał obudowy: Plastik Aluminium Czytnik linii papilarnych: Tak Pojemność baterii: 45 Wh Typ ogniwa: Li-ion (bateria wewnętrzna) Czas pracy na baterii/bateriach: 12 h System operacyjny: Windows 10 Pro 64-bit Kolor: Czarny Wysokość: 18.9 mm Szerokość: 368 mm Głębokość: 245 mm Waga: 1.9 kg

2. Stacja dokująca Lenovo ThinkPad USB-C Dock Gen 2, kod producenta (40AS0090EU) - 12 szt. Parametry podstawowe: Porty we/wy: 1 x 3,5 mm minijack (Combo) 1 x HDMI Type A 2 x DisplayPort 1 x RJ-45 (LAN) 2 x USB 2.0 Type A

3. Usługa rozszerzenia gwarancji do 3 lat on-site, kod producenta (5WS0A23681) - 12 szt.

Wszystkie dostarczane urządzenia i akcesoria powinny być fabrycznie nowe i pochodzić z oficjalnego kanału sprzedaży producenta. Dostawa powinna obejmować niezbędne okablowanie umożliwiające podłączenie dostarczanych elementów.

Transport i dostawa na koszt dostawcy.

Uzyskana w toku postępowania cena całkowita netto winna wynikać z wypełnionego Formularza cenowego stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania. Przedmiotowy Formularz będzie stanowił cennik i podstawę do złożenia zamówienia przez Spółkę.

2.2 Zakres rzeczowy

Opis przedmiotu zamówienia, oraz zakres dostaw, do wykonania których zobowiązany jest Dostawca określa Załącznik nr 1 do Zapytania – Formularz cenowy. Realizacja dostawy nastąpi na podstawie złożonego przez Zamawiającego zamówienia.

3 TERMIN WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

3.1 Termin wykonania przedmiotu zamówienia

Zamawiający wymaga by dostawa została zrealizowana w ciągu 7 dni od dnia złożenia zamówienia.

Adres dostawy: WĘGLOKOKS ENERGIA sp. z o.o., ul. Mickiewicza 29, 40-085 Katowice.

4 WARUNKI UDZIAŁU OFERENTA W POSTĘPOWANIU ZAKUPOWYM

4.1 Warunki ogólne

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Dostawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

a) Posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenie do wykonania zamówienia. Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Dostawcy, z którego będzie wynikać, że Dostawca w okresie ostatnich 5 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał (zakończył) jako Dostawca, co najmniej 1 (jedno) zamówienie w zakresie podobnym do niniejszego zapytania o wartości zamówienia nie mniejszej niż połowa wartości złożonej oferty.

b) Dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Dostawcy, z którego będzie wynikać, że dysponuje on osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

W przypadku, gdy Dostawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie powyższe warunki powinien spełnić, co najmniej jeden Dostawca lub wszyscy Dostawcy wspólnie (Zamawiający będzie oceniał ich łączny potencjał kadrowy oraz łączne doświadczenie).

Szczegółowy wykaz dokumentów składających się na ofertęujmujepkt.6 Zapytania.

5 OKREŚLENIE WYMOGÓW FORMALNYCH DLA OFERT ORAZ SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT

5.1 Wymogi formalne

Jeden Oferent składa ofertę na całość przedmiotu zamówienia, o którym mowa w ust. 2 niniejszego Zapytania. Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert częściowych. Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Jeżeli Oferent, złoży więcej niż jedną ofertę samodzielnie lub wspólnie z innymi Oferentami, wszystkie złożone przez niego oferty zostaną odrzucone. Dodatkowo każda z ofert musi spełniać następujące warunki formalne:

1. Każdy dokument składający się na ofertę musi być czytelny.

2. Każdy dokument składający się na ofertę musi być podpisany przez Oferenta i opatrzony jego imienną pieczątką. Zamawiający wymaga, aby ofertę podpisano zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działają na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści wyraźnie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać złożone, jako część oferty.

3. Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę sporządzony w innym języku niż język polski winien być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski. W razie wątpliwości uznaje się, iż wersja polskojęzyczna jest wersją wiążącą.

4. Każda zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty musi być podpisana lub parafowana przez Oferenta. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, przesłonięcie korektorem, etc. musi być parafowane przez Oferenta.

5. Płatność w terminie 14 dni od daty wystawienia Zamawiającemu prawidłowej faktury (po zrealizowaniu dostawy). Zamawiający dopuszcza przesyłanie przez Dostawcę faktury w formie elektronicznej. Jeżeli Dostawca zamierza skorzystać z uprawnienia do przesyłania e-faktury, winien złożyć stosowne oświadczenie w tym zakresie podając jednocześnie informacje o adresach e-mail, z których będzie przesyłał e-fakturę, a także o adresie e-mail, na który Zamawiający ma przesłać Oświadczenie o akceptacji przesyłania faktury w formie elektronicznej. Skorzystanie przez Dostawcę z uprawnienia do przesyłania e-faktury wymaga odpowiedniego wypełnienia formularza oferty, który stanowi Załącznik nr 2 do Zapytania – „Formularz oferty

Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej na Platformie Zakupowej Logintrade.

Dostawca przygotuje ofertę na swój koszt. Wszelkie inne koszty związane z uczestnictwem Dostawcy w niniejszym postępowaniu aż do udzielenia zamówienia są również ponoszone przez Dostawcę i nie będą zwracane przez Zamawiającego.

Złożenie oferty jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem treści niniejszego Zapytania oraz Regulaminu korzystania z Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintradesp. z o.o.

6 ZAWARTOŚĆ OFERTY

Oferta składana w Postępowaniu zakupowym powinna zawierać następujące elementy:

1. Formularz elektroniczny oferty wypełniony na Platformie Zakupowej Logintrade.

2. Formularz cenowy (należy wycenić każdą pozycję formularza) Załącznik nr 1 do Zapytania. Cena netto całkowita winna być tożsama z ceną netto podaną w Formularzu elektronicznym na Platformie Logintrade.

3. Oferta – Formularz oferty - wypełniony i podpisany (Załącznik nr 2 do Zapytania). Cena netto wynikająca z Oferty – Formularza oferty winna być tożsama z ceną netto podaną w Formularzu elektronicznym na Platformie Logintrade.

4. Oświadczenie Dostawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO. Wzór – Załącznik nr 3 do Zapytania.

5. Oświadczenie Dostawcy, z którego będzie wynikać, że Dostawca w okresie ostatnich 5 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał (zakończył) jako Dostawca, co najmniej 1 (jedno) zamówienie w zakresie podobnym do niniejszego zapytania o wartości zamówienia nie mniejszej niż połowa wartości złożonej oferty.

6. Oświadczenie Dostawcy, z którego będzie wynikać, że dysponuje on osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

7. Oświadczenie Dostawcy, z którego będzie wynikać, że nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne (nie posiada zaległości wobec Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego).

8. Oświadczenie o akceptacji 40 dniowego terminu związania ofertą zgodnie z pkt. 9. Zapytania.

9. W przypadku oferty składanej przez Dostawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do oferty dołączone powinno być pełnomocnictwo w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.

10. Pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile umocowanie do dokonania przedmiotowej czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty, złożone w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.

7 OKREŚLENIE SPOSOBU KOMUNIKACJI Z OFERENTAMI

7.1 Określenie sposobu komunikacji z oferentami

1. Pytania i odpowiedzi, przekazywane pomiędzy Organizatorem Postępowania i Dostawcą/Dostawcami mogą być przekazywane drogą elektroniczną wyłącznie za pośrednictwem Platformy Logintrade.

2. Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo do przekazania: wezwań do uzupełnienia dokumentów, wezwań do wyjaśnień treści złożonych ofert, informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania drogą elektroniczną oraz wymaga od Dostawcy potwierdzenia ich otrzymania, w przypadku wyboru przez Organizatora Postępowania takiej drogi przekazania informacji.

3. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania informacji wysłanych przez Organizatora Postępowania w sposób określony w pkt.1 i pkt. 2, Organizator Postępowania domniemywa, iż Dostawca otrzymał korespondencję wysłaną przez Organizatora Postępowania w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

4. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Organizator Postępowania udostępnia na Platformie Zakupowej Logintrade. Nie udziela się żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na kierowane do Organizatora Postępowania zapytania w sprawach wymagających zachowania pisemności postępowania.

5. W uzasadnionych przypadkach Organizator Postępowania może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zapytania. Każda wprowadzona przez Organizatora Postępowania zmiana zostanie zamieszczona w formie aktualizacji Zapytania na Platformie Logintrade. Każda wprowadzona zmiana treści Zapytania jest wiążąca dla Dostawcy.

7.2 OSOBY DO KOMUNIKACJI Z OFERENTAMI

1) Informacje w zakresie ogólnym procedury przetargowej:

1. Jarosław Durczewski tel. +48 32 416 76 53, e-mail: j.durczewski@weglokoksenergia.pl, w dni robocze (poniedziałek – piątek), w godzinach 8.00 – 14.00.

2. Wojciech Szczypka: tel. +48 32 416 76 52, e-mail: w.szczypka@weglokoksenergia.pl, w dni robocze (poniedziałek – piątek), w godzinach 8.00 – 14.00;

8 WADIUM

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

9 TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Termin związania każdą z ofert składanych w postępowaniu o zamówienie wynosi 40 dni kalendarzowych. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

10 MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferty należy składać z wykorzystaniem Platformy Zakupowej Logintrade. Składając ofertę na Platformie Zakupowej z wykorzystaniem elektronicznego formularza oferty w tabeli należy podać cenę netto za dostarczone materiały (cena tożsama z ceną netto wynikającą z Załącznika nr 1 do Zapytania). Oferty winny być złożone w nieprzekraczalnym terminie do dnia 23.10.2020r. do godziny 11:00.

11 OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBU WYBORU OFERT

11.1 Na podstawie informacji i dokumentów zawartych w Ofercie, Organizator Postępowania dokona wstępnej oceny formalnej zdolności Dostawców do wykonania zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu i „Regulaminie Udzielania Zamówień” obowiązującym u Zamawiającego.

11.2 Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty – Organizator Postępowania stosować będzie wyłącznie kryterium ceny.

11.3 Kryterium „Cena” będzie rozpatrywane na podstawie ceny netto za wykonanie przedmiotu zamówienia, zaproponowanej przez Dostawcę w trakcie negocjacji w formie aukcji elektronicznej (negocjacjom podlega cena ofertowa za dostarczony sprzęt komputerowy i wynikająca z formularza cenowego stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania - cena łączna). Ilość punktów w tym kryterium zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru:

(Cmin / Co) x 100 pkt = C

gdzie: C – kryterium „Cena”; Cmin – cena netto oferty najtańszej; Co – cena netto oferty ocenianej

Najkorzystniejsza oferta w odniesieniu do tego kryterium może uzyskać maksimum 100 pkt.

Aukcja elektroniczna:

Cena po aukcji elektronicznej jest ceną jaką zapłaci Zamawiający, z zastrzeżeniem, iż: Warunkiem zakończenia postępowania i zawarcia Umowy jest uzyskanie wymaganej zgody organów Spółki, jeżeli taka zgoda nie została wydana przed publikacją ogłoszenia.

Organizator Postępowania udzieli zamówienia Dostawcy, który spełni wszystkie warunki postawione w niniejszym Zapytaniu oraz otrzyma największa liczbę punktów w kryterium „Cena” - spośród rozpatrywanych ofert.

11.4 Warunki odrzucenia oferty

W Postępowaniu zakupowym, Kierownik Zamawiającego na wniosek Zespołu Negocjacyjnego może zdecydować o odrzuceniu Oferty, jeżeli:

a) Oferta nie odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego,

b) zawiera istotne błędy w obliczeniu ceny,

c) Dostawca nie zgadza się na poprawienie omyłki pisarskiej lub rachunkowej,

d) Dostawca nie uzupełnił lub nie złożył wyjaśnień dotyczących jego Oferty na wezwanie Zamawiającego w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego,

e) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

f) narusza przepisy prawa powszechnie obowiązującego,

11.5 Warunki wykluczenia Dostawcy

W Postępowaniu zakupowym Kierownik Zamawiającego, na wniosek Zespołu negocjacyjnego może zdecydować o wykluczeniu Dostawcy, jeżeli:

a) Dostawca nie złożył wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań koniecznych dla udziału w Postępowaniu zakupowym,

b) Dostawca nie wykonał umowy zawartej z Zamawiającym lub inną Spółką z GK WE lub wykonał ją nienależycie, bądź znajduje się w sporze ze Spółką GK WE,

c) Dostawca wypowiedział zawartą z Zamawiającym lub inną Spółką z GK WE nie z winy Zamawiającego lub siły wyższej,

d) ogłoszono upadłość bądź likwidację Dostawcy, lub w stosunku do Dostawcy wszczęto postępowanie upadłościowe bądź likwidacyjne,

e) złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego Postępowania zakupowego.

Oferta Dostawcy wykluczonego traktowana jest jako odrzucona.

12 ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

W Postępowaniu zakupowym Zamawiający nie wymaga od Dostawcy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

13 INFORMACJE DODATKOWE:

1. Organizator dopuszcza możliwość przeprowadzenia w toku Postępowania zakupowego aukcji elektronicznej, z zastrzeżeniem, że wynik aukcji nie musi przesądzać o wyniku Postępowania zakupowego.

2. Organizator dopuszcza możliwość rozstrzygnięcia Postępowania zakupowego również w przypadku złożenia jednej ważnej oferty.

3. Organizator zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie, bez podania przyczyn. Organizator nie jest zobowiązany do wyjaśniania oferentom powodów faktycznych i prawnych unieważnienia przetargu. Unieważnienie przetargu przez Organizatora nie skutkuje prawem oferentów do dochodzenia roszczeń o zwrot wszelkich kosztów uczestnictwa
w unieważnionym postępowaniu przetargowym. O unieważnieniu danego postępowania przetargowego Organizator zawiadamia oferentów, ubiegających się o udzielenie zamówienia w tym przetargu.

14 SPIS ZAŁĄCZNIKÓW:

Załącznik nr 1 do Zapytania - Wykaz materiałów instalacyjnych - cennik,

Załącznik nr 2 do Zapytania - Oferta (Formularz Oferty),

Załącznik nr 3 do Zapytania - Wzór Oświadczenia – RODO,

Załącznik nr 4 do Zapytania – Klauzula informacyjna Zamawiającego