Informujemy, że termin składania ofert został wydłużony do dn. 06.11.2020r. do godz. 12:00

Zamawiający - Zespół Elektrowni Pątnów-Adamów-Konin SA zaprasza do złożenia oferty techniczno-handlowej.

1. Przedmiot zamówienia.
Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów biurowych dla ZE PAK S.A. i Spółek Grupy Kapitałowej ZE PAK S.A. w okresie 3 lat od podpisania umowy.

Oferowane materiały winny być zgodne z Zestawieniem Materiałów stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych / alternatywnych (zamienników).

Zestawienie zawiera planowane (szacunkowe) zapotrzebowania poszczególnych Spółek w okresie jednego roku.

2. Platforma internetowa.
Dostawca winien zaoferować możliwość składania zamówień dostawczych na platformie internetowej, spełniającej poniższe wymagania:
1) Lista asortymentowa na platformie powinna być dedykowana dla GK ZE PAK SA, zgodnie
z Zestawieniem Materiałów załączonym do zapytania ofertowego. Pozycje asortymentowe powinny zawierać opis oraz fotografię produktu. Lista winna pozostać niezmienna. Zmiany, w uzasadnionych przypadkach, mogą nastąpić za zgodą wskazanego w Umowie przedstawiciela Zamawiającego.
2) Wskazani przez Zamawiającego użytkownicy platformy, otrzymają indywidualne loginy i hasła.
3) Zamówienia wystawiane przez Użytkownika, przed realizacją będą zatwierdzane przez kierownika k.o. lub upoważnioną osobę (workflow).
4) Możliwość założenia limitu budżetowego dla poszczególnych MPK.
5) Platforma powinna umożliwiać kontrolę kosztów na poziomie Grupy Kapitałowej, Spółki, działu/oddziału (MPK) poprzez wielopłaszczyznowe raportowanie (historia zamówień, obrót ogółem oraz dla poszczególnych pozycji asortymentowych z cenami jednostkowymi w zadanym okresie czasu).
6) Platforma winna umożliwiać dodanie szczegółowego opisu zamawianego artykułu (np. kolor), zmianę MPK, miejsca dostawy - pole tekstowe.
7) Preferujemy, aby konfiguracji platformy (np. zakładanie użytkowników) dokonał Dostawca.

3. Termin i sposób dostawy.
1) Termin dostaw: do 4 dni roboczych od zamówienia.
2) Sposób dostawy: dostawa na koszt dostawcy, bezpośrednio do komórki organizacyjnej - lokalizacja wskazana na zamówieniu. Realizacja dostaw w godzinach od 7.00 do 14.00.

4. Miejsce realizacji usługi.
- Zespół Elektrowni Pątnów-Adamów-Konin SA (Elektrownia Pątnów, ul. Kazimierska 45, 62-510 Konin, Elektrownia Konin, ul. Przemysłowa 158, 62-510 Konin),
- PAK SERWIS Sp. z o.o. (Elektrownia Pątnów, ul. Kazimierska 45, 62-510 Konin, Elektrownia Konin, ul. Przemysłowa 158, 62-510 Konin),
- PAK Górnictwo Sp. z o.o. (ul. Przemysłowa 158, 62-510 Konin; Police, 62-610 Sompolno; Warenka, 62-700 Turek, ul. Biurowiec 4, 62-530 Kazimierz Biskupi, ul. 600-lecia 9, 62-540 Kleczew),
- Elektrownia Pątnów II Sp. z o.o. (ul. Kazimierska 45, 62-510 Konin).

5. Warunki płatności.
1) Przelewem w terminie 30 dni od daty wpływu prawidłowo wystawionej faktury do ZE „PAK” S. A. Za dzień zapłaty uważany będzie dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. Fakturowanie dostaw będzie się odbywać na bieżąco po każdej dostawie.
2) Zamawiający działając na podstawie art. 4c ustawy z dnia 8 marca 2013r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. 2019 poz. 118) oświadcza, iż posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 pkt 6) tej ustawy.

6. Termin składania ofert.
Oferty można składać do dnia 06.11.2020r. godz. 12:00

7. Sposób przygotowania oferty.
1) Oferty w formie i terminie określonym niniejszym zapytaniem należy składać z wykorzystaniem Internetowej Platformy Zakupowej.
2) Oferta musi zawierać propozycję wynagrodzenia netto w PLN plus określenie wysokości podatku VAT, z wyszczególnieniem: kosztu roboczogodziny, wysokość narzutów (koszt zakupu materiałów, koszty pośrednie), koszt motogodziny (w przypadku wykorzystania maszyn i urządzeń mechanicznych).
3) Do oferty składanej na Internetowej Platformie Zakupowej należy załączyć:
- Podpisaną ofertę zawierającą informacje handlowe na podstawie formularza ofertowego (Załącznik nr 2) lub własnego szablonu ofertowego,
- Szczegółowy opis platformy internetowej,
- Wycenę materiałów (netto w PLN) przygotowaną na podstawie Załącznika nr 1 do zapytania ofertowego w wersji podpisanej (skan) oraz edytowalnej (Excel) – prosimy o zachowanie kolejności pozycji!
- Wykaz dostaw materiałów o podobnym charakterze przygotowany na podstawie Załącznika nr 3 do zapytania ofertowego (skan),
- Wypełnione Oświadczenie o statusie podatnika VAT (Załącznik nr 4),

8. Otwarcie ofert.
Otwarcie ofert nastąpi na platformie zakupowej bez obecności Oferentów.

9. Koszty przygotowania oferty.
1) Zamawiający nie ponosi kosztów związanych z opracowaniem ofert.
2) Wszelkie inne koszty związane z uczestnictwem Wykonawcy w niniejszym postępowaniu aż do udzielenia zamówienia są również ponoszone przez Wykonawcę i nie będą zwracane przez Zamawiającego.

10. Okres związania Ofertą.
Dostawca jest związany ofertą przez okres min. 30 dni, a bieg tego terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, określonego w pkt. 5 Zapytania Ofertowego. W sytuacji, gdy przeprowadzona zostanie dogrywka w formie negocjacji lub aukcji i Oferent nie zmieni swojej oferty w dogrywce, oferta pozostaje wiążąca w okresie ujętym w niniejszym zaproszeniu.

11. Gwarancja.
Gwarancja poprawnego i terminowego wykonania przedmiotowej usługi.

12. Warunki formalne udziału w postępowaniu.
1) Złożenie oferty zgodnej z wymaganiami Zamawiającego, w formie i terminie określonym niniejszym zaproszeniem.
2) O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Dostawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i ekonomicznym oraz osobami o odpowiednich kwalifikacjach, umiejętnościach zawodowych. Wobec Dostawcy nie otwarto likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Dostawca nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne.
3) Dostawca ubiegający się o zamówienie, winien mieć pełne i niezaprzeczalne prawo do wykonania usługi będącej przedmiotem niniejszego postępowania na terenie Polski i ponosi pełną odpowiedzialność w przypadku jakichkolwiek roszczeń ze strony osób trzecich. W przypadku wystąpienia roszczeń osób trzecich z tytułu naruszenia praw autorskich, wynalazczych i innych związanych z wykonaniem zamówienia, roszczenia te przejmuje Dostawca/Wykonawca. W przypadku poniesienia przez Zamawiającego jakichkolwiek strat wynikłych z tego tytułu, straty te będą rekompensowane przez Dostawcę/Wykonawcę z uwzględnieniem wszystkich kosztów dodatkowych, sądowych i prawniczych.
4) W celu spełnienia powyższych warunków Dostawca jest zobowiązany do złożenia stosownego oświadczenia w trakcie składania oferty poprzez platformę zakupową.
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zażądania od Dostawcy dostarczenia dokumentów potwierdzających spełnianie powyższych wymagań (np. odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie z „CEIDG” (Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, stosowne zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego i oddziału ZUS lub KRUS, referencje, wykazy pracowników).

13. Wyjaśnienia do Zapytania Ofertowego.
1) Do dnia 30.10.2020r. do godz. 13:00 Dostawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania Ofertowego.
2) Pytania należy przesłać poprzez platformę zakupową.
3) Treść wyjaśnień będzie przekazana przez platformę zakupowa lub poprzez aktualizację Zapytania Ofertowego na platformie zakupowej.
4) W przypadku, gdy Dostawca złoży ofertę przed aktualizacją Zapytania Ofertowego, musi ona zostać złożona ponownie.

14. Istotne postanowienia umowy.
Spółki GK ZE PAK S.A. zawrą umowy ramowe z wybranym Dostawcą na okres 3 lat.
Projekt umowy stanowi Załącznik nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego. Dostawca winien utrzymać ustalone ceny w okresie obowiązywania umowy. Uzasadniona sytuacją rynkową renegocjacja cen będzie możliwa nie częściej niż jeden raz w roku.

15. Zastrzeżenia.
1) Zamawiającemu przysługuje prawo zmiany treści Zapytania Ofertowego.
2) Zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub zamknięcia postępowania zakupowego w dowolnym momencie bez wybrania oferty i bez podania przyczyn takiej decyzji.
3) Zamawiający po zakończeniu postępowania zastrzega sobie prawo żądania potwierdzenia złożonej oferty.

16. Pozostałe postanowienia.
1) Zamawiający nie zwraca materiałów przesłanych w związku z postępowaniem zakupowym.
2) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
3) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych / alternatywnych (zamienników). W przypadku pozycji, które nie są dostępne na rynku należy zaoferować produkt równoważny jakościowo oraz nie odbiegający cenowo od zadanego (zastrzegamy sobie prawo do odrzucenia ofert zawierających zamienniki, które nie zostaną zaakceptowane przez Zamawiającego).
4) Oferta, której treść nie odpowiada treści Zapytania Ofertowego zostanie odrzucona.
5) Zamawiający może wykluczyć z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcę/dostawcę, który w okresie 3 lat przed rozpoczęciem postępowania nie wykonał lub nienależycie wykonał inne zamówienie.
6) W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informujemy, że klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych, dostępna jest na stronie internetowej https://www.zepak.com.pl/pl/o-firmie/rodo.html . Dostawcy/Wykonawcy zobowiązani są do zapoznania się z treścią klauzuli informacyjnej.
7) Dostawca/Wykonawca/ podwykonawca/ podmiot trzeci, ma obowiązek, podczas pozyskiwania danych osobowych na potrzeby udziału w postępowaniu, wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art.13 i 14 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą, i od których dane te bezpośrednio pozyskał.
8) Złożenie oferty handlowej jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem treści zaproszenia do składania ofert, Regulaminu korzystania z Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintrade Sp. z o.o. oraz Ogólnych Warunków Zakupów, a także klauzuli informacyjnej o ochronie danych osobowych umieszczonych na stronie internetowej https://zepak.logintrade.net/rejestracja/
9) Zamawiający przewiduje zastosowanie negocjacji handlowych lub aukcji elektronicznej (aukcje nie są aukcjami elektronicznymi w rozumieniu Kodeksu Cywilnego) w drugim etapie postępowania, do którego zostaną zakwalifikowane najkorzystniejsze oferty. Zamawiający poinformuje Dostawców o wszelkich postanowieniach dotyczących przeprowadzenia drugiego etapu poprzez Internetową Platformę Zakupową, e-mailem lub faksem.
10) Zamawiający przewiduje zastosowanie negocjacji handlowych lub aukcji elektronicznej (aukcje nie są aukcjami elektronicznymi w rozumieniu Kodeksu Cywilnego) w drugim etapie postępowania, do którego zostaną zakwalifikowane najkorzystniejsze oferty. Zamawiający poinformuje Dostawców o wszelkich postanowieniach dotyczących przeprowadzenia drugiego etapu poprzez Internetową Platformę Zakupową, e-mailem lub faksem.
11) Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest na podstawie wewnętrznych przepisów Zamawiającego, tj. zgodnie z Regulaminem Wyboru Dostawców ZE PAK S.A. Zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania Ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych i ta Ustawa nie ma zastosowania w niniejszym postępowaniu.

Uwaga!
Z uwagi na procedury mające na celu minimalizację zagrożeń dla zdrowia oraz minimalizację ryzyka zarażenia koronawirusem w ZE PAK S.A., pracownicy firm zewnętrznych (kierowcy) realizujący dostawy materiałów do magazynów, przed wjazdem na teren elektrowni zobowiązani są do złożenia Oświadczenia, które stanowi załącznik do niniejszego zapytania.
Brak możliwości spełnienia warunków określonych w Oświadczeniu wiąże się z uniemożliwieniem wjazdu na teren ZE PAK S.A.
Złożenie Oferty jest równoznaczne ze spełnieniem ww. warunków.
W związku z powyższym prosimy bezwzględnie przestrzegać ww. warunków przy ustanawianiu logistyki dostaw do ZE PAK S.A.