Szanowni Państwo,

Grupa LOTOS S.A. zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu w zakresie realizacji usługi dot. bazy hotelowej i usług dodatkowych podczas spotkania biznesowego organizowanego w trakcie konkursu Pucharu Świata w Skokach Narciarskich w Zakopanem w 2021r.

Uwaga:
Zamawiający będzie prowadził Proces Wyboru Kontrahenta dwuetapowo. W I etapie postępowania prosimy o przesyłanie ofert merytorycznych, nie zawierających cen. Zamawiający dopuszcza zaproszenie do II etapu postępowania nieograniczonej liczby Oferentów, których oferty w procesie oceny w I etapie, uzyskają min. 70 punktów.

Wzór umowy zostanie udostępniony Oferentom zakwalifikowanym do II etapu.

Oferent zobowiązany jest do spełnienia wszystkich warunków i realizacji wszystkich usług wskazanych w Zał. nr 1 tj. opis przedmiotu zapytania. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Nie spełnienie powyższych warunków skutkuje odrzuceniem oferty.

I. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego zawiera Załącznik nr 1.

II. Termin realizacji usługi:
– rozpoczęcie: 13 stycznia 2021 r.
– zakończenie: 18 stycznia 2021 r.

III. W przypadku jakichkolwiek niejasności, prosimy kierować pytania poprzez Platformę Zakupową nie później niż do dnia 22.10 br., do godz.14:00;

Pytania należy zadawać wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
Odpowiedzi zostaną udzielone do dnia 23.10. br., do godz.16:00;

IV. Ofertę należy złożyć na Platformie Zakupowej do dnia 30.10. br., do godz. 12:00;

V. Oferta merytoryczna winna zawierać:

1. Dokładny opis struktury proponowanych pokojów wraz ze zdjęciami obiektu hotelowego;
2. Dokładny opis dowolnej liczby proponowanych atrakcji dodatkowych dla gości;
3. Przykładowe menu:
- kolacji à la carte
- kolacji bufetowej
- kolacji w karczmie (wraz z przekąskami)
- przekąsek podczas „wieczoru gier”
4. Opis wraz ze zdjęciami proponowanego miejsca na kolację w karczmie 16 stycznia;
5. Propozycję kapeli góralskiej oraz DJ-a na kolację w karczmie 16 stycznia wraz z krótkimi dossier;
6. Opis wraz ze zdjęciami proponowanego miejsca na „wieczór gier” 17 stycznia;
7. Opis wraz ze zdjęciami busów do transportu gości – powinny to być pojazdy o wysokim standardzie, przystosowane do przewozu gości VIP, nie starsze niż 4 lata;
8. Stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego
 postępowania;
9. Podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze strony Oferenta
Załącznik nr 2 – Oświadczenia Oferenta.
10. Kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do
ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej.

VI. Zmiany lub wycofanie ofert:
Oferent, bez żadnych konsekwencji prawnych, może modyfikować lub wycofać swoją ofertę pod warunkiem przekazania pisemnej prośby przed ostateczną datą składania ofert.

Oferent, po wycofaniu swojej oferty, ma prawo złożyć nową pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona przed ostateczną datą składania ofert.

VII. Kryteria wyboru:

a) w I etapie:

• atrakcyjność zaproponowanego miejsca, programu i menu
• dopasowanie oferty do charakteru i założeń wydarzenia.

Do II etapu postępowania Zamawiający dopuszcza zakwalifikowanie nieograniczonej liczby Oferentów, których oferty w procesie oceny w I etapie, uzyskają min. 70 punktów.

 b) w II etapie: cena.

Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta lub unieważnienia procesu wyboru kontrahenta bez podania przyczyny, jak również możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Zamawiający zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert.

Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do zmiany warunków zapytania w każdym czasie do chwili zawarcia umowy.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przyjęcia/odrzucenia oferty w całości lub
w części.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie ponadto możliwość wprowadzenia kar umownych
z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego.


Załączniki:

1. Opis przedmiotu zapytania – Brief – Załącznik nr 1
2. Oświadczenia Oferenta – Załącznik nr 2

UWAGA!
• Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego.
• Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych.
• Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych
z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu.
Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl
• Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe.
• Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur.
• Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane
z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.
• Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy oferent powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej
i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców.
• Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Zleceniobiorcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia.
• Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych
i technicznych aspektów złożonej oferty.
• Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język
i prawo polskie.
• Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez Grupę LOTOS S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w procedurze nr GLS.74.02.00.00 z dnia 01.07.2019 r., określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać w Dziale Zakupów Korporacyjnych Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku.