Gdańsk, dnia 13.10.2020 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/048/20/WS


Szanowni Państwo,

Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:


„Wykonanie usług antykorozyjnych w roku 2021 na potrzeby LOTOS Petrobaltic”


Uwaga: Zamawiający dopuszcza wybór więcej niż jednego Wykonawcę do realizacji zadania.


I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Specyfikacja zakresu prac

Wykonanie usługi piaskowania i malowania konstrukcji stalowych wg. poniższej technologii i wariantów :
Czyszczenie-strumieniowo ścierne do stopnia czystości Sa2.5.
Malowanie :
Wersja 1 :    I warstwa: Hempadur Quattro 17634 , grubość powłoki DFT 240µm.
            II warstwa: Hempathane Topcoate 55210, grubość powłoki DFT 60µm.
Wersja 2 :    I warstwa: Hempadur Quattro 45141/3 , grubość powłoki DFT 200µm.
            II warstwa: Hempathane Topcoate 55210, grubość powłoki DFT 50µm.
Wersja 3 :    I warstwa: Hempadur Quattro 45141/3 , grubość powłoki DFT 100µm.
Wersja 4 :    I warstwa: Hempadur Quattro 17634, grubość powłoki DFT 120µm.
Wersja 5 :    I warstwa: Grunt spawalniczy do ochrony czasowej ~25µm.
Wersja 6 :   Tylko czyszczenie strumieniowo-ścierne bez malowania
UWAGA: Prosimy o podanie cen wykonania wg. powyższych technologii za 1 m2 piaskowania i malowania dla każdej z 6-ciu wersji. Ceny jednostkowe powinny zawierać cenę wraz z materiałem niezbędnym do wykonania usługi.
Ponadto prosimy podać koszt transportu konstrukcji z Bazy lądowej LOTOS Petrobaltic.
ul. Stary Dwór 9 do Bazy Wykonawcy i z powrotem:
• w przypadku transportu autem do 3,5T
• w przypadku transportu autem powyżej 3,5T
Wszystkie prace wykonywane będą na terenie Wykonawcy usługi.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykonania wyrywkowych kontroli na terenie zakładu Wykonawcy w trakcie realizowania powierzonych prac.
Termin realizacji i zakres zadania będzie każdorazowo określany w zgłoszeniu przez Zamawiającego. Informacja o konieczności wykonania prac zostanie zgłoszona przez LOTOS Serwis 3 dni roboczych przed terminem rozpoczęcia realizacji.
Rozliczenie nastąpi każdorazowo po zakończenie prac na podstawie wystawionej przez Oferenta faktury, lecz nie częściej niż raz w miesiącu. Dokumentem podstawowym do wystawienia faktury jest podpisany przez Zamawiającego protokół odbioru.

2. Wykonawca zapewni:

1. Wykonanie usługi piaskowania i malowania konstrukcji stalowych zgodnie z zakresem.
2. Transport konstrukcji z Bazy lądowej LOTOS Petrobaltic i z powrotem (w razie wystąpienia potrzeby- decyduje Zamawiający)
3. środki ochrony wynikające z ustawy „Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach               wiązanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych” wraz z jej wszystkimi zmianami.

3. Zamawiający zapewni:

1. Zamawiający zapewnia załadunek i rozładunek konstrukcji na Bazie LOTOS Petrobaltic ul. Stary Dwór

4. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

Rozpoczęcie: 01.01.2021
Zakończenie:   31.12.2021 

II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:
a)  Oferta cenowa – ważna 120 dni
b)   Arkusz oferty cenowej – Załącznik nr 1
c)   Wykaz prac antykorozyjnych z ostatniego roku – minimum 3 prace
d) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
e) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
f) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
g) Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach (jeśli dotyczy).
h)  Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się z zapytaniem ofertowym – Załącznik nr 2
i) Oświadczenie dot. zapoznania się z proponowanym wzorem umowy z zapytania – Załącznik 3
j) Oświadczenie o mobilizacji – Załącznik nr 4
k) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta

2. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:
Oferent, którego oferta zostanie wybrana przez Komisję, zobowiązuje się do dostarczenia poniższych dokumentów:
1. Oferta Wykonawcy powinna być kompletna
2. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
3. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
4. Oferta powinna być:
a) sporządzona w języku polskim:
UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty

3. Kryteria oceny oferty:
- Cena

4. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
b) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
c) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
d) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
e) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
f) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
g) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
h) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
i) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
j) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
k) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
l) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
m) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).




5. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

•  Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
• Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 19.10.2020 do godz. 12,00.
• Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
• Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.

6. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

1. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:
Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
2. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
a) złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 23.10.2020 do godz. 23,00.

7. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Pełnomocnikiem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


Załączniki:*
Nr 1- Arkusz do stworzenia wyceny
Nr 2- Oświadczenie zapoznania się z zapytaniem ofertowym oraz jego załącznikami
Nr 3- Oświadczenie o zapoznaniu się z załączonym wzorem umowy
Nr 4- Oświadczenie o mobilizacji
Nr 5- Wzór umowy
Nr 5a- Warunki Ogólne





* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.