1. Aktualizacja załącznika nr 2

Gdańsk, dnia 05.10.2020 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/037/20/WS


Szanowni Państwo,

Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:


„ Usługa wsparcia w zakresie wykonywania usług z branży remontów maszyn na potrzeby remontu instalacji produkcyjnych na terenie Rafinerii Gdańskiej podczas Remontu Postojowego Wiosna 2021.
Usługi wykonywane przez Wykonawcę pod nadzorem pracowników LOTOS Serwis”


Uwaga: Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych oraz zastrzega sobie prawo do wyboru oferty częściowo.
Zamawiający dopuszcza wybór więcej niż jednego Wykonawcę do realizacji zadania.


I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Specyfikacja zakresu prac

Zamawiający nie dopuszcza korzystania z podwykonawców przez Oferenta, któremu zostanie powierzona realizacja zadania.

A. Zakres prac:
– remonty kapitalne, średnie, przeglądy urządzeń typu: kompresory odśrodkowe, kompresory przekładniowe,
kompresory śrubowe, kompresory tłokowe, przekładnie mechaniczne, wentylatory podmuchu, pompy odśrodkowe
dwupodporowe i przewieszone, żaluzje i przepustnice wentylatorów podmuchu, turbiny parowe napędowe
- remonty/przeglądy/konserwacje na instalacji oraz warsztacie żaluzji, przepustnic, gilotyn na duktach między obiektowych na ssaniu i tłoczeniu wentylatorów podmuchu
– prace związane z remontem uszczelnień mechanicznych maszyn wirujących oraz osiowaniem agregatów

B. Wymagane wyposażenie:
– jeden środek transportu na cztery osoby
– typowa skrzynka narzędziowa dla mechanika remontu Maszyn dla każdego pracownika
– jeden laser do osiowania Maszyn klucze w tym klucz dynamometryczny z certyfikatem wzorcowania

C. Wymagania dodatkowe:
– Wykonawca jest zobowiązany zapewnić, aby osoby wykonujące prace posiadały kompetencje i doświadczenie umożliwiające zrealizowanie zleconego zakresu prac (minimum 1 rok doświadczenia)
– dopuszczenie personelu do prac na wysokości
– wymagane aktualne badania lekarskie

Rodzaje urządzeń:
Wszystkie urządzenia pracują w strefach zagrożenia wybuchem.
Część urządzeń będzie realizowana na stanowiskach wymagających uprawnień do pracy na wysokości.
Producenci sprzętu:
WORTHINGTON, KSB, GABBIONETA, FAPO, ALLWEILLER, SUNDYNE, SULZER, GENERAL ELETRIC, SIEMENS, LMF, THERMODYNE, PLENTY, FAMET

LOTOS Serwis zastrzega sobie możliwość wykonania audytu u potencjalnego podwykonawcy oraz odsunięcia od prac remontowych PR2021 pracowników nie posiadających wymaganych kwalifikacji podczas praktycznej weryfikacji umiejętności.

Informacje dodatkowe:
Definicje
Mobilizacja [M]
Świadczenie usług od PN-PT po 8h/dzień + 4h rozliczane powykonawczo na podstawie zatwierdzonego przez LOTOS Serwis protokołu potwierdzającego ilość faktycznych roboczogodzin.
Świadczenie usług od SO-ND rozliczane powykonawczo na podstawie zatwierdzonego przez LOTOS Serwis protokołu potwierdzającego ilość faktycznych roboczogodzin nie więcej niż 12h/dzień

Remont [R1 – zakres maszyny]
Świadczenie usług od PN-PT po 10h/dzień + 2h rozliczane powykonawczo na podstawie zatwierdzonego przez LOTOS Serwis protokołu potwierdzającego ilość faktycznych roboczogodzin.
Świadczenie usług od SO-ND rozliczane powykonawczo na podstawie zatwierdzonego przez LOTOS Serwis protokołu potwierdzającego ilość faktycznych roboczogodzin nie więcej niż 12h/dzień.
W zakresie remontowym oczekiwana jest obsada piętnastu pracowników technicznych i dodatkowo jeden mistrz do nadzoru/koordynacji prac, a także jeden technolog do opracowywania dokumentacji i raportowania. W R1 dopuszcza się złożenie oferty na zasoby w ilości 7+1 . 

Remont [R2 – zakres żaluzje, przepustnice, gilotyny]
Świadczenie usług od PN-PT po 10h/dzień + 2h rozliczane powykonawczo na podstawie zatwierdzonego przez LOTOS Serwis protokołu potwierdzającego ilość faktycznych roboczogodzin.
Świadczenie usług od SO-ND rozliczane powykonawczo na podstawie zatwierdzonego przez LOTOS Serwis protokołu potwierdzającego ilość faktycznych roboczogodzin nie więcej niż 12h/dzień.
W zakresie remontowym oczekiwana jest obsada siedmiu pracowników technicznych i dodatkowo jeden mistrz/technolog do nadzoru/koordynacji prac i przygotowania dokumentacji poremontowej.
Zamawiający wymaga w ofercie zapewnienia całości wymaganych zasobów.

Demobilizacja [D]
Świadczenie usług od PN-PT po 8h/dzień + 4h rozliczane powykonawczo na podstawie zatwierdzonego przez LOTOS Serwis protokołu potwierdzającego ilość faktycznych roboczogodzin
Świadczenie usług od SO-ND rozliczane powykonawczo na podstawie zatwierdzonego przez LOTOS Serwis protokołu potwierdzającego ilość faktycznych roboczogodzin nie więcej niż 12h/dzień

Rozliczanie prac
Rozliczanie prac dodatkowych będzie wykonane na podstawie zatwierdzonego przez LOTOS Serwis protokołu potwierdzającego ilość faktycznych roboczogodzin
Rozliczanie roboczogodzin będzie wykonywane z dokładnością 30 minut.

Normatyw godzinowy
Świadczenie usług w systemie jednozmianowym z możliwością wydłużenia do 12h na pisemny wniosek lub za pisemną zgodą LOTOS Serwis.
LOTOS Serwis wymaga świadczenia usług przez minimum 10h/dzień od PN-PT w zakresie R1,R2,
LOTOS Serwis wymaga świadczenia usług przez minimum 8h/dzień od PN-PT w zakresie M,D; 
W razie potrzeby na pisemny wniosek LOTOS Serwis Wykonawca zapewni świadczenie usług w innych godzinach, rozliczenie na podstawie protokołu potwierdzającego ilość faktycznych roboczogodzin.


2. Wykonawca zapewni:

- Materiały, sprzęt oraz ubranie robocze niezbędne do wykonania realizacji przedmiotowych prac.
- środki ochrony wynikające z ustawy „Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych” wraz z jej wszystkimi zmianami.
- Zapewnienie personelu z wymaganymi kompetencjami
- Przedstawienia ważnych badań lekarskich pracowników, dopuszczenie do pracy na wysokości
- Przestrzeganie przepisów BHP, „REMONTOWE WYTYCZNE BEZPIECZEŃSTWA PRACY W
 GRUPIE LOTOS S.A.”
- Przedstawienie dobowych raportów z czasu pracy
- Przedstawienia ważnych uprawnień SEP personelu

3. Zamawiający zapewni:

- Przeszkolenie personelu Wykonawcy z przepisów BHP
- Nadzór służb BHP nad personelem Wykonawcy
- Nadzór bezpośredni nad personelem Wykonawcy

4. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

Rozpoczęcie: Marzec/Maj – 2021- prace zgodnie z załączonym harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:
a)  Wypełniony Arkusz do stworzenia wyceny- załącznik nr 2 do niniejszego zapytania
b) Wykaz wykonywanych prac o podobnym zakresie, lub referencję potwierdzające wykonywanie prac podobnych- przedstawienie tych dokumentów jest warunkiem koniecznym w przedmiotowym postępowaniu
c) Oświadczenie dot. zapoznania się z proponowanym wzorem umowy z zapytania
d) Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią zapytania ofertowego oraz załącznikami
e) Deklaracja oferenta o wykonaniu prac w terminie wymaganym przez Zamawiającego- warunek konieczny
f) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
g) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
h) Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się ze wszystkimi załącznikami do oferty.
i) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
j) Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w Bazie Danych o Odpadach.


2. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:
Oferent, którego oferta zostanie wybrana przez Komisję, zobowiązuje się do dostarczenia poniższych dokumentów:
1. Oferta Wykonawcy powinna być kompletna
2. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
3. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
4. Oferta powinna być:
a) sporządzona w języku polskim:
UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty

3. Kryteria oceny oferty:
- Cena
- Kompleksowość oferty

4. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
b) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
c) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
d) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
e) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
f) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
g) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
h) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
i) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
j) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
k) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
l) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
m) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).




5. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

•  Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
• Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 12.10.2020 do godz. 12,00.
• Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
• Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.

6. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

1. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:
Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
2. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
a) złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 16.10.2020 do godz. 23,00.

7. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Pełnomocnikiem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


Załączniki:*
Nr 1 – Harmonogram
Nr 2- Arkusz do stworzenia wyceny
Nr 3- Deklaracja oferenta o wykonaniu prac w terminie wymaganym przez Zamawiającego
Nr 4- Oświadczenie dot. zapoznania się z proponowanym wzorem umowy z zapytania
Nr 5- Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią zapytania ofertowego oraz załącznikami
Nr 6- Zasady Bezpieczeństwa Pracy podczas postoju remontowego w Grupie LOTOS SA
Nr 7- Wzór umowy
Nr 7a- Warunki Ogólne


* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.