Gdańsk, dnia 01.10.2020 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/032/20/WS


Szanowni Państwo,

Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:


„ Wykonanie badania składu chemicznego złączy różnoimiennych na gorąco”


I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Specyfikacja zakresu prac

Wykonanie badań PMI złączy różnoimiennych na instalacjach: 1020; 2000; 1050; 100; 900; 1100; 920; 120; 150; 930; 2090; 1200; 1400; 500; 200; 450; 440; 410; 350; 520; 470; 650; 810; 820; 250; 270; 9800; 9810; 9820 na terenie Grupy LOTOS w Gdańsku. (wykaz izometryków w załączniku nr 1).
Badanie wskazanych obiektów obejmuje:
1. Pomiar temperatury badanych elementów
2. Badanie składu chemicznego (spoiny i materiału elementów)
3. Pomiar twardości złącza spawanego – dla stali niskostopowych (w przypadku obiektów których temperatura nie przekracza 50°C)
4. Zapewnienie we własnym zakresie dostępu do badanego obiektu (montaż - demontaż niezbędnych rusztowań, wynajęcie podnośnika itp.) oraz wykonanie koniecznych prac izolerskich (demontaż i ponowny montaż kapturów).

Proszę o podanie ceny za jedno miejsce pomiarowe.
Za jedno miejsce pomiarowe uznaje się badanie wszystkich elementów składowych zawartych na jednym pojedynczym elemencie w postaci króćca, odpowietrzenia lub drenażu.
Rozliczenie prac nastąpi na podstawie rzeczywiście wykonanych miejsc pomiarowych po zaproponowanych cenach jednostkowych.

Z wykonanych badań należy sporządzić raport zawierający informacje jak w załączniku nr 2.

Łączna ilość wytypowanych do badania PMI rurociągów wynosi 718 szt. W pierwszej kolejności należy wykonać badanie złączy różnoimiennych na rurociągach krytycznych (378 szt.) do daty 31.01.2021. W następnej kolejności należy wykonać badania na rurociągach gorących o temp. pow. 200°C

Informacje dodatkowe niezbędne podczas dokonywania oferty cenowej:
- Jedno miejsce pomiarowe zawiera średnio ok 11 punktów pomiarowych.
- Miejsca pomiarowe są oznaczone na izometryku przez prowadzącego inżyniera, średnio na 1   rurociągu są 3-4 miejsca pomiarowe.
- Cena za 1 miejsce pomiarowe powinna obejowac koszt pomiaru temperatury, koszt badania PMI, koszt pomiaru twardości (jeśli temp. <50°C oraz badany materiał to stal węglowa niskostopowa) a także koszty niezbędnych prac izolerskich oraz zapewnienia dostępu do badanych miejsc (np. zwyżka, rusztowanie, drabiny itp.)
- Badania należy wykonać na ruchu instalacji
- Budowa rusztowań stanowi ok. 10% ogólnej ilości zleconych miejsc pomiarowych
Demontaż/montaż izolacji stanowi ok. 95% ogólnej ilości zleconych miejsc pomiarowych
- Miejsce pomiarowe obejmuje wszystkie elementy składowe tj. materiały i spoiny. W zależności od budowy jedno miejsce pomiarowe może obejmować od kilku do kilkunastu punktów pomiaru PMI (materiały i spoiny)

2. Wykonawca zapewni:

- Materiały, sprzęt, urządzenia i robociznę niezbędne do wykonania realizacji przedmiotowych prac, środki transportu, demontaż i montaż izolacji po wykonaniu prac.
- środki ochrony wynikające z ustawy „Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych” wraz z jej wszystkimi zmianami.

3. Zamawiający zapewni:

- w miarę możliwości (na wniosek Wykonawcy), odpłatnie, miejsce na zaplecze socjalne; Wykonawca po podpisaniu Umowy podpisze stosowne umowy (dzierżawy/najmu).

4. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

Rozpoczęcie: niezwłocznie po podpisaniu umowy (szacowany na II połowę października 2020)
Zakończenie: 31-01-2022

II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:
a)  Wypełniony Arkusz do stworzenia wyceny- załącznik nr 3 do niniejszego zapytania
b) Wykaz wykonywanych prac o podobnym zakresie-min 2 referencje z przedmiotowego zakresu lub lista wykonanych prac podobnych
c) Deklaracja oferenta o wykonaniu prac w terminie wymaganym przez Zamawiającego- warunek konieczny
d) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
e) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
f) Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się ze wszystkimi załącznikami do oferty.
g) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
h) Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w Bazie Danych o Odpadach.


2. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:
Oferent, którego oferta zostanie wybrana przez Komisję, zobowiązuje się do dostarczenia poniższych dokumentów:
1. Oferta Wykonawcy powinna być kompletna
2. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
3. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
4. Oferta powinna być:
a) sporządzona w języku polskim:
UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty

3. Kryteria oceny oferty:
- Cena
- Doświadczenie

4. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
b) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
c) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
d) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
e) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
f) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
g) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
h) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
i) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
j) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
k) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
l) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
m) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).





5. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

•  Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
• Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 05.10.2020 do godz. 12,00
• Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
• Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.

6. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

1. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:
Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
2. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
a) złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 08.10.2020 do godz. 23,00

7. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Pełnomocnikiem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.



Załączniki:*
Nr 1 – Wykaz izometryków 
Nr 2 – Przykładowy raport
Nr 3- Arkusz do stworzenia wyceny
Nr 4- Deklaracja oferenta o wykonaniu prac w terminie wymaganym przez Zamawiającego
Nr 5- Oświadczenie dot. zapoznania się z proponowanym wzorem umowy z zapytania
Nr 6- Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią zapytania ofertowego oraz załącznikami
Nr 7- Wzór umowy
Nr 7a- Warunki Ogólne

* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.