Gdańsk, dnia 30.09.2020 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/036/20/WS


Szanowni Państwo,

Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:


„ Usługa wsparcia w zakresie wykonywania usług z branży kontroli jakości na potrzeby remontu instalacji produkcyjnych na terenie Rafinerii Gdańskiej podczas Remontu Postojowego Wiosna 2021.
Usługi wykonywane przez Wykonawcę pod nadzorem pracowników LOTOS Serwis”


Uwaga: Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych oraz zastrzega sobie prawo do wyboru oferty częściowo.
Zamawiający dopuszcza wybór więcej niż jednego Wykonawcę do realizacji zadania.


I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Specyfikacja zakresu prac

Wykonawca jest zobowiązany zapewnić, aby osoby wykonujące roboty posiadały kompetencje i doświadczenie umożliwiające zrealizowanie poniższych prac (minimum 1 rok doświadczenia w realizacji prac o podobnym charakterze):
1. Wykonanie oceny stanu technicznego połączeń kołnierzowych
a. Kontrola przylg na aparatach, rurociągach, zaworach (badania VT, ew. PT)
b. Ocena stanu technicznego elementów złącznych (szpilki, nakrętki, korki gwintowane chłodnic)
c. Kontrola wymiarowa i jakościowa uszczelek, kontrola poprawności montażu połączeń
2. Badania NDT przylg i elementów aparatów po naprawie
a. Wykonywanie badań wizualnych, penetracyjnych i magnetyczno-proszkowych (certyfikat 2st)
b. Badania przylg zaworów na warsztacie (badania VT, w przypadku przylg RJ dod. badania PT)
c. Badania endoskopowe czystości przepływomierzy na warsztacie
d. Raportowanie wyników badań, sporządzanie poświadczeń wg wymagań UDT
3. Wykonywanie prac pomiarowych (długości i kąta)
a. Pomiary części maszyn na warsztacie (maszyny wirujące i silniki elektryczne)
b. Pomiary elementów kompresorów na warsztacie i na instalacji
c. Weryfikacja pomiarów (dostawy, prace u kontrahentów LS)
4. Kontrola jakości materiałów hutniczych i armatury
a. Sprawdzenie składu chemicznego materiałów (PMI) ręcznym analizatorem XRF
b. Weryfikacja atestów dostawy, sporządzanie raportu z badania PMI, umieszczenie skanu dokumentów jakościowych w elektronicznej bazie
c. Kompletowanie dokumentacji jakościowej przy wydawaniu materiałów z magazynu
5. Wykonywanie dokumentacji zdjęciowej z demontażu i mycia wymienników
a. Wykonywanie zdjęć wkładów wymienników na placach do mycia oraz czystości płaszczy i komór na instalacji
b. Katalogowanie zdjęć i bieżące zamieszczanie we wskazanej lokalizacji
c. Bieżące informowanie o dostrzeżonych uszkodzeniach i nieprawidłowościach

Cena ofertowa powinna zawierć koszt wynajmu analizatora XRF. Koszty związane z wynajmem analizatora należy potraktować jako opcje dodatkową Państwa oferty. Opcja ta zostanie rozważona na etapie podpisywania oferty na realizację przedmiotowych prac.

Rodzaje urządzeń:
Wszystkie urządzenia pracują w strefach zagrożenia wybuchem.
Część prac będzie realizowana na stanowiskach wymagających uprawnień do pracy na wysokości.

Rodzaje urządzeń:
Wymienniki, chłodnice, zbiorniki, piece, reaktory, kolumny, silniki elektryczne, kompresory, pompy.

LOTOS Serwis zastrzega sobie możliwość wykonania audytu u potencjalnego podwykonawcy oraz odsunięcia od prac remontowych PR2021 pracowników nie posiadających wymaganych kwalifikacji podczas praktycznej weryfikacji umiejętności.


Informacje dodatkowe:

Definicje

Mobilizacja [M]
Świadczenie usług od PN-PT po 8h/dzień

Remont [R]
Świadczenie usług od PN-PT po 10h/dzień + 2h rozliczane powykonawczo na podstawie zatwierdzonego przez LOTOS Serwis protokołu potwierdzającego ilość faktycznych roboczogodzin.
Świadczenie usług od SO-ND rozliczane powykonawczo na podstawie zatwierdzonego przez LOTOS Serwis protokołu potwierdzającego ilość faktycznych roboczogodzin nie więcej niż 8h/dzień

Demobilizacja [D]
Świadczenie usług od PN-PT po 8h/dzień rozliczane powykonawczo na podstawie zatwierdzonego przez LOTOS Serwis protokołu potwierdzającego ilość faktycznych roboczogodzin

Rozliczanie prac
Rozliczanie prac dodatkowych będzie wykonane na podstawie zatwierdzonego przez LOTOS Serwis protokołu potwierdzającego ilość faktycznych roboczogodzin w wymiarze ponad 10 godzin w dni robocze, ponad 8 godzin w soboty i wszystkie godziny w niedziele.

Normatyw godzinowy
Świadczenie usług w systemie jednozmianowym z możliwością wydłużenia prac do 12h na wniosek LOTOS Serwis. LOTOS Serwis wymaga świadczenia usług przez minimum 10h/dzień od PN-PT.
W razie potrzeby na pisemny wniosek LOTOS Serwis Wykonawca zapewni świadczenie usług w innych godzinach, rozliczenie na podstawie protokołu potwierdzającego ilość faktycznych roboczogodzin.
Należy uwzględnić możliwość wystąpienia prac nocnych, w tym celu wprowadzono odrębną tabelę do ich wartościowania.



2. Wykonawca zapewni:

- Materiały, sprzęt oraz ubranie robocze niezbędne do wykonania realizacji przedmiotowych prac.
- środki ochrony wynikające z ustawy „Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych” wraz z jej wszystkimi zmianami.
- Zapewnienie personelu z wymaganymi kompetencjami (w tym certyfikaty w zakresie badań NDT min. 2 st.)
- Przedstawienia ważnych badań lekarskich pracowników, dopuszczenie do pracy na wysokości
- Przestrzeganie przepisów BHP, „REMONTOWE WYTYCZNE BEZPIECZEŃSTWA PRACY W
GRUPIE LOTOS S.A.”
- Przedstawienie dobowych raportów z czasu pracy

3. Zamawiający zapewni:

- Przeszkolenie personelu Wykonawcy z przepisów BHP
- Nadzór służb BHP nad personelem Wykonawcy
- Nadzór bezpośredni nad personelem Wykonawcy


4. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

Rozpoczęcie: Marzec/Kwiecień – 2021- prace zgodnie z załączonym harmonogramem stanowiącym            załącznik nr 1 do niniejszego zapytania

II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:
a)  Wypełniony Arkusz do stworzenia wyceny- załącznik nr 2 do niniejszego zapytania
b) Wykaz wykonywanych prac o podobnym zakresie, lub referencję potwierdzające wykonywanie prac podobnych- przedstawienie tych dokumentów jest warunkiem koniecznym w przedmiotowym postępowaniu
c) Oświadczenie dot. zapoznania się z proponowanym wzorem umowy z zapytania
d) Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią zapytania ofertowego oraz załącznikami
e) Deklaracja oferenta o wykonaniu prac w terminie wymaganym przez Zamawiającego- warunek konieczny
f) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
g) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
h) Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się ze wszystkimi załącznikami do oferty.
i) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
j) Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w Bazie Danych o Odpadach.


2. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:
Oferent, którego oferta zostanie wybrana przez Komisję, zobowiązuje się do dostarczenia poniższych dokumentów:
1. Oferta Wykonawcy powinna być kompletna
2. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
3. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
4. Oferta powinna być:
a) sporządzona w języku polskim:
UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty

3. Kryteria oceny oferty:
- Cena
- Doświadczenie

4. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
b) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
c) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
d) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
e) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
f) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
g) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
h) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
i) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
j) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
k) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
l) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
m) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).




5. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

•  Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
• Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 08.10.2020 do godz. 12,00.
• Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
• Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.

6. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

1. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:
Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
2. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
a) złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 15.10.2020 do godz. 23,00.

7. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Pełnomocnikiem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.



Załączniki:*
Nr 1 – Harmonogram
Nr 2- Arkusz do stworzenia wyceny
Nr 3- Deklaracja oferenta o wykonaniu prac w terminie wymaganym przez Zamawiającego
Nr 4- Oświadczenie dot. zapoznania się z proponowanym wzorem umowy z zapytania
Nr 5- Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią zapytania ofertowego oraz załącznikami
Nr 6- Zasady Bezpieczeństwa Pracy podczas postoju remontowego w Grupie LOTOS SA
Nr 7- Wzór umowy
Nr 7a- Warunki Ogólne


* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.