Gdańsk, dnia 14.09.2020 r.



ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/023/20/WS




Szanowni Państwo,


Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:


„Naprawy i przeglądy urządzeń łączności radiotelefonicznej”

I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego

Wybór wykonawcy do realizacji usługi: Naprawy i przeglądy urządzeń łączności radiotelefonicznej.

1.1. Specyfikacja zakresu prac:

• Zakres prac zgodnie z: załącznik nr 1 i 2
• Zestawienie ilościowe załącznik 3

Wykonawca zapewni:

• Rzetelne i terminowe wykonanie prac
• Wykwalifikowaną kadrę do realizacji prac przedmiotu zapytania ofertowego

Zamawiający zapewni:
• Niezwłoczne przekazywanie urządzeń do przeglądów / naprawy

Wymagania:

• Dostawca przekaże kopię aktualnej autoryzacji firmy Motorola Solutions jako autoryzowany resseler.
• Dostawca przedstawi kopię dokumentu potwierdzającego posiadanie przez pracowników uprawnień SEP do prac z urządzeniami w wykonaniu przeciwwybuchowym oraz podpisywania protokołów naprawy i przeglądów:
- Świadectwo kwalifikacyjne gr.2 „D” pkt. 9 (dozór) do 1 kV,
- Świadectwo kwalifikacyjne gr.2 „E” pkt. 9 (eksploatacja) do 1 kV,
• Dostawca potwierdzi dostarczając referencje (min.2) lub inne dokumenty pozwalające stwierdzić, że przez ostatnie 3 lata świadczył usługi serwisowe w zakresie podanym w pkt. 2 – załącznik nr 1 w przedsiębiorstwach w których użytkowane są radiotelefony w wykonaniu przeciwwybuchowym.
• Dostawca będzie dysponował sprzętem zastępczym (tj. radiotelefon przenośny min 1 szt.), który w przypadku naprawy trwającej powyżej 2-ch tygodni udostępni odpłatnie na okres naprawy serwisowej (udostępnienie radiotelefonu w przypadku zgłoszonej potrzeby).
• Dostawca potwierdzi w formie oświadczenia dysponowanie sprzętem kontrolno-pomiarowym oraz programistycznym na podstawie którego prowadzone będą prace wg. pkt. 2.1-2.3, - załącznik nr 1 pozwalające na weryfikację skuteczności napraw oraz zaprogramowanych nastawy z wymogami zgłoszenia oraz właściwego pozwolenia radiowego.


Termin realizacji Prac:
W okresie 12 m-y od podpisania umowy
Planowane rozpoczęcie: W dniu podpisania umowy
Planowane zakończenie: 12 miesięcy od dnia podpisania umowy
Miejsce prac – Teren Grupy LOTOS SA w Gdańsku

Wizja lokalna:
Przed przygotowaniem Oferty Zamawiający zaprasza Oferentów na wizję lokalną. Uczestnictwo w wizji lokalnej jest nieobligatoryjne dla każdego Oferenta.
Termin wizji należy ustalić telefonicznie z Panem
Michał Klaudel pod nr. Tel 605 822364 lub mail. michal.klaudel@lotosserwis.pl
Marek Czop pod nr. Tel 605 822364 lub mail. marek.czop@lotosserwis.pl

II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:

a) Oferta cenowa – ważna 120 dni
b) Wypełnioną przesłaną tabelkę – załącznik nr 1 – (pkt. 3.1, 3.2)
c) Dokumenty zgodne z wymaganiami pkt. 1.1 Wymagania niniejszego Zapytania ofertowego – warunek konieczny
d) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
e) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
f) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
g) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
h) Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO.
i) Oświadczenie o odbiorze sprzętu do realizacji usługi w ciągu 24h – załącznik nr 4
j) Oświadczenie zapoznania się z zapytaniem ofertowym oraz jego załącznikami - załącznik nr 5
k) Oświadczenie o zapoznaniu się z załączonym wzorem umowy – załącznik nr 6

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

2. Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.


2. Kryteria oceny oferty:
Cena
Doświadczenie z urządzeniami w wykonaniu przeciwwybuchowym

3. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
b) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
c) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
d) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
e) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
f) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
g) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
h) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
i) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
j) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
k) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
l) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
m) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).

4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 17.09.2020 r. do godz. 09.00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.


5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b)  Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
• złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 22.09.2020 r. do godz. 23.00

6. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


Załączniki:*
Nr 1 – Zakres szczegółowy
Nr 2 – Zakres przeglądów
Nr 3 – Zestawienie ilościowe
Nr 4 – Oświadczenie o odbiorze sprzętu do realizacji usługi w ciągu 24h
Nr 5 – Oświadczenie zapoznania się z zapytaniem ofertowym oraz jego
Nr 6 – Oświadczenie o zapoznaniu się z załączonym wzorem umowy
Nr 7 – Wzór umowy
Nr 8- Arkusz do stworzenia wyceny

*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.