Organizacja spotkania z największym klientem LOTOS Asfalt z Grupy BHG

Spółka LOTOS Asfalt planuje organizację wyjazdowego spotkania na terenie Polski południow0 - zachodniej ze swoim największym kontrahentem.

Założenia:

Data: 20-22 października 2020

Miejsce: urokliwy, klimatyczny hotel w okolicach Wrocławia (w promieniu do ok 130 km od Wrocławia)

Ilość osób: ok 16

Program ramowy:

20 października

Do godz. 14.00 – przylot/przyjazd uczestników do Wrocławia, zbiórka, organizacja transportu dla gości

Ok. 15.00 – obiad na trasie przejazdu z lotniska do hotelu (część gości dojedzie autami bezpośrednio pod restaurację – prawdopodobnie 6/7 osób)

Ok. 19.30 – spotkanie „robocze” w hotelu w ramach kolacji (może być w formie grilla z ogniskiem, jeśli pozwoli na to pogoda i infrastruktura hotelowa)

21 października

8.00 – 10.00 – śniadanie

10.30 – wyjazd na program outdoor

Ok. 14.00 – lunch w miejscu programu outdoor lub okolicy

Ok.16.00/17.00 – powrót do hotelu

Ok. 17.00 – 18.00 – spotkanie biznesowe

20.00 – kolacja w hotelu (najchętniej w innym pomieszczeniu niż kolacja w dniu poprzednim, z dala od pozostałych gości)

22 października

8.00 – 10.00 – śniadanie

Do 12.00 – wyjazd wszystkich uczestników z hotelu (w zależności od godzin wylotów z Wrocławia)

Oczekiwania

Przedstawienie kompleksowej oferty organizacji spotkania:

1. zaproponowanie odpowiedniego hotelu (preferowane kameralne, klimatyczne hotele – nie nowoczesne molochy, pokoje 1-osobowe, wysoki standard – 4 lub 5*), rezerwacja noclegów dla 16 osób,

2. transfery dla gości podczas pobytu - wynikające z programu ramowego - proszę uwzględnić trzy transfery z lotniska i trzy transfery na lotnisko w dniu wyjazdu,

3. zorganizowanie obiadu na trasie przejazdu z lotniska do hotelu (miła, klimatyczna restauracja z dobrym jedzeniem, propozycja menu + napoje do obiadu)

4. przygotowanie szczegółowego programu wydarzenia w jęz. polskim i angielskim, wydruk oraz dystrybucja w pokojach uczestników przed rozpoczęciem spotkania

5. transport napojów dynamic i krówek z logo LOTOS do hotelu, dystrybucja w pokojach przed rozpoczęciem wydarzenia

6. organizacja kolacji „roboczej” w hotelu w dniu przyjazdu – grill + ognisko, a jeśli pogoda nie dopisze – jeden duży stół dla wszystkich, wybór menu (1 wegetarianin uznający ryby), dobre wina do kolacji (pozostałe alkohole we własnym zakresie uczestników). Podczas kolacji wydrukowane menu dla uczestników w jęz. polskim i angielskim.

7. transport dla gości na program outdoor – w busie woda dla wszystkich uczestników w dwie strony, ew. drobny suchy prowiant

8. zaproponowanie atrakcji outdoorowych (zwiedzanie ciekawego miejsca – przewodnik koniecznie w języku angielskim, ewentualnie propozycja aktywności sportowej związanej z miejscem, na ok. 2-3 godziny, wiek uczestników – 40 – 55 lat)

9. lunch w formie poczęstunku polowego w trakcie programu outdoor lub po programie w atrakcyjnym, klimatycznym miejscu – nie hotel

10. spotkanie biznesowe w dniu 21.10 – wynajem małej salki, bez sprzętu konferencyjnego

11. kolacja w hotelu – najchętniej w innym miejscu niż poprzedniego dnia, charakter bardziej uroczysty – jeśli będzie możliwe osobne pomieszczenie dla naszych gości na kolację - odpowiednia oprawa świetlna, delikatna muzyka tła, welcome drink, podczas kolacji wydrukowane menu dla uczestników w jęz. polskim i angielskim, wybór menu – przystawka, zupa, danie główne - do wyboru dla gości danie mięsne lub ryba, dobre wina do kolacji - pozostałe alkohole we własnym zakresie uczestników, deser}

12. transfer dla ok. 8/10 gości na lotnisko w dniu 22.10 (możliwe 2-3 transfery ze względu na różne destynacje)

13. Ubezpieczenie NNW

Prosimy o przedstawienie optymalnego budżetu na realizację tego wydarzenia. Prosimy
o wycenę każdej pozycji kosztorysu osobno. Oferta rekomendowana przez agencję powinna znaleźć się w głównej zakładce arkusza Excel, a oferty dotyczące innych opcji i wariantów organizacji wydarzenia powinny znaleźć się w oddzielnej zakładce/zakładkach. Jeżeli agencja nie spełni tego warunku, zastrzegamy sobie możliwość nie rozpatrywania jej oferty.

Bardzo prosimy, żeby przygotowany przez Państwa kosztorys zawierał wszystkie koszty związane z realizacją wydarzenia – także koszty techniczne, materiały, transporty, etc.

Uwaga! – agencja podpisze umowy na organizację spotkania z LOTOS Asfalt i osobno z kontrahentem, podział kosztów proporcjonalnie do liczby uczestników wydarzenia z obu firm.

Zastrzegamy sobie możliwość zmian w programie oraz możliwość wyboru preferowanych pozycji z przygotowanej przez Państwa oferty lub możliwość anulacji realizacji spotkania.

Wyboru oferenta dokonamy na podstawie kosztu oferty oraz jej dopasowania do charakteru i założeń wydarzenia.

Termin składania ofert: 11 września, godz. 15.00