Gdańsk, dnia 09.09.2020 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/030/20/WS

Szanowni Państwo,
Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:
„Wykonanie prac zasadniczych i pomocniczych branży mechanicznej w 2021 roku na terenie Grupy LOTOS oraz LOTOS Petrobaltic.”

UWAGA: Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiający planuje wybrać więcej niż jednego Wykonawcę do realizacji zadania

I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Specyfikacja zakresu prac

- prefabrykacja i montaż rurociągów,
- prefabrykacja i montaż konstrukcji stalowych,
- remonty rurociągów oraz konstrukcji stalowych;
- remonty aparatów technologicznych.

Liczba dedykowanych pracowników do wykonywania wyżej wymienionych prac w 2021 rozkłada się w następujących ilościach:

W okresie od 01.01.2021 do 28.02.2021 – od 2 do 15 pracowników
W okresie od 01.03.2021 do 21.03.2021 – od 6 do 28 pracowników*
W okresie od 22.03.2021 do 31.12.2021 – od 2 do 15 pracowników

*Zwiększona ilość pracowników w okresie od 01.03.2021 do 21.03.2021 wynika z zaplanowanego w tym czasie remontu postojowego instalacji produkcyjnych na terenie Grupy LOTOS. W okresie tym przewiduje się pracę w maksymalnym wymierzę godzin, w dni wolne od pracy oraz w godzinach nocnych.

Specyfikacja prac:
- prace ślusarsko - spawalnicze
- prace wykonywane będą na terenie i obiektach Grupy LOTOS oraz LOTOS Petrobaltic. (dopuszcza się sporadycznie pracę poza wskazanymi miejscami)
- prace na dworze i/lub w pomieszczeniach warsztatowych
- czas pracy: 8 do 12 godzin

Wymagania:

- Doświadczenie w pracach remontowych na obiektach i instalacjach technologicznych.
- Dobra znajomość odczytywania dokumentacji i rysunków technicznych.
- Doświadczenie w samodzielnym wykonywaniu prac. Lista zrealizowanych prac wraz z podaniem osoby kontaktowej, która potwierdzi prowadzenie prac.
- Uprawnienia spawalnicze oraz umiejętności monterskie i ślusarskie.
- Umiejętność cięcia blach i wytapiania spoin.
- Dobry stan zdrowia, dopuszczenie do prac na wysokości,
- Posiadanie pracownika nadzorującego,
- Dyspozycyjność do podjęcia prac w ciągu 24 godzin od powiadomienia
- Dyspozycyjność do podjęcia wykonywania prac w dni wolne od pracy (informacja o konieczności 24 godziny przed terminem wykonywania prac).

Pracownicy oddelegowani do wykonania zadania powinni posiadać doświadczenie w wykonywaniu prac podobnych oraz posiadać kompetencje umożliwiające zrealizowanie zadania.

UWAGA: Zamawiający zastrzega sobie prawo do sprawdzenia kompetencji zgłoszonych pracowników oraz wykonania audytu u potencjalnego Wykonawcy.

Rozliczenie nastąpi na podstawie faktycznie przepracowanych godzin potwierdzonych podpisanym przez Zamawiającego protokołem odbioru nie częściej niż raz w miesiącu.

2. Wykonawca zapewni:

- w przypadku choroby, niezdolności do pracy Wykonawca zapewni osoby zastępujące celem uzupełnienia stanu osobowego,
- Sprzęt niezbędny do wykonania przedmiotu Zapytania Ofertowego,
- wykonawca zapewnia sam zaplecze magazynowe i socjalne na czas prowadzenia robót, chyba ze ustalono inaczej,
- urządzenia zdemontowane zostaną przekazane zamawiającemu do dalszego wykorzystania.
- środki ochrony wynikające z ustawy „Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych” wraz z jej wszystkimi zmianami.

3. Termin realizacji prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:


Rozpoczęcie: 01.01.2021r
Zakończenie: 31.12.2021r




II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:

a) Wypełniony arkusz oferty cenowej – załącznik 1.
b) Wykaz wykonanych prac podobnych min. 5 z ostatnich 3 lat – warunek konieczny!
c) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
d) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
e) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
f) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
g) Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w Bazie Danych o Odpadach.

2. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:

a) Oświadczenie o uprawnieniach i kwalifikacjach pracowników oddelegowanych do wykonania zadania – załącznik nr 2
b) Podpisana deklaracja, że Wykonawca w ciągu 24 godzin od powiadomienia zapewni deklarowaną liczbę pracowników – załącznik nr 3
c) Oświadczenie zapoznania się z umową z zapytania – załącznik nr 4
d) Oświadczenie zapoznania się z zapytaniem ofertowym oraz jego załącznikami – załącznik nr 5

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

2. Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.

3. Oferta powinna być kompletna oraz sporządzona w języku polskim

3. Kryteria oceny oferty:

• Cena
.

4. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:

a) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
b) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
c) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
d) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
e) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
f) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
g) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
h) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
i) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
j) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
k) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
l) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
m) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).

5. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 16.09.2020 r. do godz. 14.00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
• Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.


6. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b)  Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
• złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 23.09.2020 r. do godz. 12.00

7. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.



Załączniki:

Nr. 1 – Arkusz oferty cenowej
Nr. 2 - Oświadczenie o uprawnieniach i kwalifikacjach pracowników oddelegowanych do wykonania zadania
Nr. 3 – Deklaracja wykonawcy
Nr. 4 – Oświadczenie zapoznania się z umową z zapytania
Nr. 5 - Oświadczenie zapoznania się z zapytaniem ofertowym oraz jego załącznikami
Nr. 6 - Wzór Umowy
Nr. 7 – Zasady poruszania się po terenie GL

wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.