Zamawiający - Zespół Elektrowni Pątnów-Adamów-Konin SA zwraca się z prośbą
o przedstawienie oferty wstępnej na świadczenie usług gastronomicznych.

1. Przedmiot zamówienia.
Przedmiotem postępowanie jest świadczenie n/w usług gastronomicznych:
1) Przygotowanie i podawanie śniadań i obiadów dla pracowników GK ZE PAK S.A. oraz innych osób przebywających na terenie w/w lokalizacji, chcących skorzystać z usług gastronomicznych.
2) Obsługa małych spotkań biznesowych odbywających się w ZE PAK S.A. lub Spółkach mających siedzibę na terenie ZE PAK S.A.
3) Obsługa spotkań okolicznościowych organizowanych przez Statutowe Władze Spółek wchodzących w skład GK ZE PAK S.A.
4) Obsługa spotkań okolicznościowych organizowanych przez pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych.
5) Obsługa spotkań VIP.
6) Catering okolicznościowy
7) Przygotowywanie posiłków regeneracyjnych.
8) Prowadzenie sklepu spożywczego.
9) Wstawienie i obsługa automatów samosprzedających (napoje, artykuły spożywcze).

2. Opis przedmiotu postępowania.
1) Śniadania i obiady dla pracowników GK ZE PAK S.A. są przygotowywane i wydawane w dni robocze w godzinach 8.30-14.30. Z usług gastronomicznych korzysta ok. 50 osób dziennie.
Menu śniadaniowe powinno zawierać nabiał, wędliny, sałatki, pieczywo, kanapki.
Menu obiadowe powinno składać się z zupy, dań mięsnych, bezmięsnych, surówek.
Dystrybucja posiłków odbywać się będzie w przekazanych pomieszczeniach lub dostarczana bezpośrednio do zamawiającego.
Posiłki dystrybuowane w wyznaczonych pomieszczeniach powinny być podawane na zastawie wielokrotnego użytku.
Posiłki dostarczane do zamawiającego powinny być zapakowane w opakowania jednorazowego użytku.
Przygotowanie posiłków regeneracyjnych.
W celu realizacji w/w usług ZE PAK S.A. udostępni odpłatnie dwa lokale w El. Pątnów i El. Konin o łącznej powierzchni 530m2 (bez obsługi).
Oferta powinna zwierać propozycję 5 dniowego menu zarówno dla śniadań jak i obiadów.
W ofercie powinny być zawarte informacje dotyczące sposobu publikacji menu oraz zamawiania posiłków.

2) Obsługa małych spotkań biznesowych będzie realizowana w oparciu o złożone z 24 godzinnym wyprzedzeniem zamówienie. W spotkaniach bierze udział od 3 do 20 osób.
Oferta powinna zawierać 3 zestawy menu kawowego:
• kawa, herbata, mleko, cukier,
• kawa, herbata, mleko, cukier, ciastka kruche,
• kawa, herbata, mleko, cukier, ciastka kruche, kanapki.
Kawa, herbata podawane w termosach. W/w zestawy powinny być podawane na zastawach wielokrotnego użytku.
Oferta powinna zawierać szczegółowy opis w/w zestawów oraz cenę jednostkową na 1 uczestnika spotkania.

3) Obsługa spotkań okolicznościowych organizowanych przez Statutowe Władze Spółek wchodzących w skład GK ZE PAK S.A. dotyczy uroczystych spotkań Zarządu z Załogą z okazji ważnych świąt (np. wigilia). Do udziału w takim spotkaniu zapraszane jest od 70 do 150 gości.
Oferta powinna zawierać przykładowe menu wigilijne, opis organizacji spotkania i obsługę kelnerską oraz cenę jednostkową na 1 uczestnika spotkania.

4) Spotkania okolicznościowe organizowane przez pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych realizowane są w ramach funduszu socjalnego. Powoduje to, że środki na organizację takich spotkań są ograniczone. W spotkaniach bierze udział od 10 do 30 osób.
Oferta powinna zawierać menu wigilijne wraz z kosztem obsługi oraz cenę jednostkową na 1 uczestnika spotkania.

5) W Spółkach GK ZE PAK S.A. odbywają się spotkania biznesowe na różnym szczeblu zarządzania. Obsługa spotkań VIP dotyczy zarówno śniadań, serwisu kawowego oraz obiadów.
W spotkaniach bierze udział do 10 osób.
Oferta powinna zawierać przykładowe menu wraz z kosztem obsługi oraz cenę jednostkową na 1 uczestnika spotkania.
6) Organizacja i prowadzenie sklepów spożywczych dla wskazanych lokalizacji.
7) Wstawienie i obsługa automatów samosprzedających (napoje, artykuły spożywcze).

3. Przewidywany termin świadczenia usług.
Umowa zawarta na 24 miesięcy z możliwością kontynuowania współpracy w latach przyszłych.

4. Miejsce realizacji usługi.
1) Zespół Elektrowni Pątnów-Adamów-Konin S.A.
Elektrownia Pątnów
Ul. Kazimierska 45
62-510 Konin
2) Zespół Elektrowni Pątnów-Adamów-Konin S.A.
Elektrownia Konin
Ul. Przemysłowa 158
62-510 Konin

5. Warunki udziału w postępowaniu
W postępowaniu mogą wziąć udział podmioty, które:
1) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
2) Posiadają wiedzę i doświadczenie w realizacji takich projektów,
3) Posiadają min. 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu działalności gastronomicznej,
4) Posiadają infrastrukturę techniczną do realizacji przedmiotu postępowania.
5) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej realizację zamówienia.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zażądania od Dostawcy dostarczenia dokumentów potwierdzających spełnianie powyższych wymagań (np. odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie z „CEIDG” (Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, stosowne zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego i oddziału ZUS lub KRUS, referencje, wykazy pracowników).

6. Sposób przygotowania oferty
1) Każdy dostawca składa jedna ofertę wstępną.
2) Oferty w formie i terminie określonym niniejszym zapytaniem należy składać z wykorzystaniem Internetowej platformy zakupowej.
3) Oferta wstępna powinna zawierać:
• nazwę i adres Oferenta,
• opis sposobu realizacji przedmiotu postępowania,
• podpisy osób upoważnionych zgodnie z reprezentacją,
• miejsce i datę sporządzenia oferty,
• informacje wymagane w pkt. 2 niniejszego Zapytania Ofertowego (Opis przedmiotu postępowania),
• informacje na temat wiedzy i doświadczenia Oferenta,
• informacje jakie regulacje/zasady stosuje Oferent dla prowadzonej działalności związanej z żywieniem (np. usługa realizowana będzie zgodnie z Ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t. j. Dz.U.2019.0.1252 z późn. zm.), a także przy przestrzeganiu zasad Dobrej Praktyki Higienicznej, Cateringowej i zasad systemu HACCP, itp.)
• opis posiadanej infrastruktury technicznej i zasobów osobowych niezbędnych do realizacji przedmiotu postepowania,
• oświadczenie potwierdzające, że Oferent znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej realizację zamówienia,
• wypełnione Oświadczenie o statusie podatnika VAT (Załącznik nr 2),
• Wykonawca zobowiązany jest do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wykonawca do oferty wstępnej dołączy polisę ubezpieczeniową.

7. Warunki płatności.
1) Przelewem w terminie 30 dni od daty wpływu prawidłowo wystawionej faktury do ZE „PAK” S. A. Za dzień zapłaty uważany będzie dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
2) Zamawiający działając na podstawie art. 4c ustawy z dnia 8 marca 2013r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. 2019 poz. 118) oświadcza, iż posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 pkt 6) tej ustawy.

8. Termin składania ofert.
Oferty można składać do dnia 15.09.2020r. godz. 12:00

9. Otwarcie ofert.
Otwarcie ofert nastąpi na platformie zakupowej bez obecności Oferentów.

10. Koszty przygotowania oferty.
1) Zamawiający nie ponosi kosztów związanych z opracowaniem ofert.
2) Wszelkie inne koszty związane z uczestnictwem Wykonawcy w niniejszym postępowaniu aż do udzielenia zamówienia są również ponoszone przez Wykonawcę i nie będą zwracane przez Zamawiającego.

11. Wyjaśnienia do Zapytania Ofertowego.
1) Do dnia 09.09.2020r. do godz. 14:00 Dostawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania Ofertowego oraz umówienia terminu i przeprowadzenia wizji lokalnej.
2) Pytania należy przesłać poprzez platformę zakupową.
3) Treść wyjaśnień będzie przekazana przez platformę zakupowa lub poprzez aktualizację Zapytania Ofertowego na platformie zakupowej.
4) W przypadku, gdy Dostawca złoży ofertę przed aktualizacją Zapytania Ofertowego, musi ona zostać złożona ponownie.
5) Kontakt w zakresie przeprowadzenia wizji lokalnej:
a) Jacek Semla tel. 606 800 079, e-mail: semla.jacek@zepak.com.pl
b) Ryszard Marszałek tel. 63 247 32 31, e-mail: marszalek.ryszard@zepak.com.pl

12. Zastrzeżenia.
1) Zamawiającemu przysługuje prawo zmiany treści Zapytania Ofertowego.
2) Zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub zamknięcia postępowania zakupowego w dowolnym momencie bez wybrania oferty i bez podania przyczyn takiej decyzji.
3) Zamawiający przewiduje przeprowadzenie rozmów z podmiotami zainteresowanymi świadczeniem usługi w celu uzgodnienia ostatecznej specyfikacji zamówienia.

13. Pozostałe postanowienia.
1) Zamawiający nie zwraca materiałów przesłanych w związku z postępowaniem zakupowym.
2) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
3) Oferta, której treść nie odpowiada treści Zapytania Ofertowego zostanie odrzucona.
4) Zamawiający może wykluczyć z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcę/dostawcę, który w okresie 3 lat przed rozpoczęciem postępowania nie wykonał lub nienależycie wykonał inne zamówienie.
5) W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informujemy, że klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych, dostępna jest na stronie internetowej https://www.zepak.com.pl/pl/o-firmie/rodo.html. Dostawcy/Wykonawcy zobowiązani są do zapoznania się z treścią klauzuli informacyjnej.
6) Dostawca/Wykonawca/ podwykonawca/ podmiot trzeci, ma obowiązek, podczas pozyskiwania danych osobowych na potrzeby udziału w postępowaniu, wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art.13 i 14 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą, i od których dane te bezpośrednio pozyskał.
7) Złożenie oferty handlowej jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem treści zaproszenia do składania ofert, Regulaminu korzystania z Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintrade Sp. z o.o. oraz Ogólnych Warunków Zakupów, a także klauzuli informacyjnej o ochronie danych osobowych umieszczonych na stronie internetowej https://www.zepak.com.pl/pl/o-firmie/rodo.html
9) Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest na podstawie wewnętrznych przepisów Zamawiającego, tj. zgodnie z Regulaminem Wyboru Dostawców ZE PAK S.A. Zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania Ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych i ta Ustawa nie ma zastosowania w niniejszym postępowaniu.
10) Zamawiający w kolejnym etapie postępowania, po uszczegółowieniu specyfikacji zamówienia, przewiduje wysłanie zaproszeń do złożenia oferty do zakwalifikowanych podmiotów, które złożyły oferty wstępne i przeprowadzenie negocjacji.

Uwaga!
W związku z zagrożeniem epidemicznym wprowadzono oświadczenie dla pracowników firm zewnętrznych realizujących prace lub których wizyta w ZE PAK S.A. jest konieczna.
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osób wchodzących/wjeżdżających na teren ZE PAK S.A. w związku z wprowadzeniem zasad szczególnej ochrony w celu minimalizacji zagrożeń dla zdrowia oraz minimalizacji zarażenia koronawirusem. Złożenie Oświadczenia przez pracownika jest wymagane na etapie realizacji usługi lub wizyty w ZE PAK S.A. (Załącznik nr 3).