PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie zintegrowanego systemu Planowania i Budżetowania SAP BW-IPw Grupie Azoty Zakładach Chemicznych w Policach (roll-out na bazie działającego rozwiązania w GA SA), zawierającego poniższe funkcjonalności:

1. Planowanie:

- Planowanie roczne w ujęciu miesięcznym. Planowanie roczne będzie tworzone w rozbiciu miesięcznym oraz, że możliwe będzie wprowadzanie jednorazowo lub cyklicznie rewizji tego planu.

-Planowanie strategiczne – długoterminowe. Plany długoterminowe wydzielone będą poprzez odrębny zestaw wersji planów.

-Planowanie operacyjne – na kolejne 3 miesiące. Wdrożony system umożliwi sporządzanie planów operacyjnych, obejmujących pełen proces planowania, sporządzanych w ujęciu miesięcznym i w horyzoncie 3-miesięcznym.

- Plany:

a. Plany dotyczące prognoz rynkowych oraz kursów walut (PGR):

- roll-out 4 formularzy, 16 funkcji;

- modyfikacja 4 formularzy (przykład wzoru formularza w załączniku);

b. Plany obszaru sprzedaży (SPR):

- roll-out: 8 formularzy, 28 funkcji;

- modyfikacja: 3 formularzy, 1 funkcja;

- tworzenie: 5 formularzy, 1 funkcja;

c. Plany obszaru produkcji (PPR):

– roll-out:4 formularzy, 19 funkcji;

- modyfikacja: 5 formularzy;

d. Plany obszaru logistyki (LOG):

- roll-out: 5 formularzy, 23 funkcji;

- modyfikacja: 2 formularzy

- tworzenie: 1 formularz;

e. Plany obszaru inwestycji (PIM):

- roll-out: 5 formularzy, 8 funkcji;

- modyfikacja: 1 formularz;

f. Plany remontów (PM):

- roll-out: 3 formularzy, 6 funkcji;

g. Inne plany budżetów cząstkowych (KCE):

- modyfikacja 2 formularzy, 3 funkcji;

h. Plany obszaru finansowego (FIN):

- roll-out: 20 formularzy, 73 funkcji, 4 transakcji;

- modyfikacja: 8 formularzy, 3 funkcji;

- tworzenie: 8 formularzy, algorytm wyliczeń, struktura pliku Excel;

i. Plany kosztów/budżetów na MPK (BDZ):

- roll-out: 8 formularzy, 23 funkcji;

- modyfikacja: 3 formularzy;

- tworzenie: 1 funkcja, 2 raporty;

j. Plany obszaru zarządzania nieruchomościami (MAJ):

- roll-out: 3 formularzy, 5 funkcji;

k. Plany obszaru ochrony środowiska (POŚ):

- roll-out: 2 formularzy, 9 funkcji;

- modyfikacja: 2 formularzy;

l. Obszar planowania energii elektrycznej (NEC):

- roll-out: 3 formularzy, 10 funkcji;

- modyfikacja: 5 formularzy;

m. Obszar planowania mediów (TPM):

- roll-out: 1 formularz, 9 funkcji;

- modyfikacja: 8 formularzy;

- tworzenie: 3 funkcji;

n. Rachunek rozliczeń działań wewnętrznych (RDW):

- roll-out: 2 formularzy, 3 funckji;

- modyfikacja: 2 formularzy;

o. Obliczanie jednostkowego kosztu wytworzenia (PKW):

- roll-out: 2 formularzy, 4 funkcji;

- modyfikacja: 3 formularzy, 1 funkcja

- tworzenie: 1 formularz, 3 raporty, 1 mechanizm kalkulowania kosztów;

p. Planowanie sprawozdań finansowych (SFI):

- roll-out: 1 formularz, 2 funkcji;

- modyfikacja: 1 formularz;

- tworzenie: 1 raport, 1 tabela, 1 transakcja;

q. Plany obszaru zarządzania kadrami (HR):

- roll-out: 5 formularzy, 11 funkcji;

- modyfikacja: 1 formularz;

2. Raporty – roll-out: 25 raportów.

Zostaną przygotowane raporty przedstawiające dane z wykonania dla okresów (1:n-1) oraz planu operacyjnego (n, n+1,n+2) oraz łączących te dane w okres narastający od początku roku - specyfikacja raportów została dostarczona przez ZCH. Raporty realizowane będą w technologii Business Explorer – BEx Query Designer, raporty wykonywane będą – analiza i prezentacja danych w środowisku BEx Analyzer i Analysis for MS Excel.

3. Proces kopiowania.Dla potrzeb opracowania rewizji tygodniowej planu operacyjnego zostanie wykonany proces kopiowania wybranych danych planistycznych z wybranej wersji dla planów cząstkowych, korekty manualnej oraz przeliczania całości planu do poziomu RZIS.Kopiowanie danych rzeczywistych realizowane będzie w sposób centralny – administrator systemu przekopiuje dane rzeczywiste z wykonania okresów poprzednich do dedykowanej wersji planu (z zachowaniem roku, którego dotyczą dane).

4. Symulacja.Zostaną przygotowane gotowe ścieżki symulacyjne – zdefiniowane sekwencje formularzy i funkcji, które pozwolą przyśpieszyć przebieg procesu

5. Przeszacowanie danych - wartościowe i procentowe. Opracowanie funkcjonalności do przeszacowania danych historycznych oraz danych planowych z innych wersji i lat

6. Mechanizmy sprawdzające.Zostaną zdefiniowane w systemie BW raporty, pozwalające na szybką kontrolę poprawności wprowadzanego planu według zdefiniowanych kryteriów. Zostaną zrealizowane poniższe 4 raporty kontrolne.

- Uzgodnienie produkcji, sprzedaży i zapasu w formie raportu w układzie miesięcznym, czerwony alert

- Cena nie może kształtować się poniżej kosztów zmiennych - raport (ilość sprzedaży, cena, koszty zmienne)

- Rachunek wyników porównawczy - koszty obrotów wewnętrznych mają się zgadzać z przychodami wewnętrznymi

- Mechanizm sprawdzania rozliczeń na MPK w BDZ_P0102, raport sald z odciążeniami.

7. Logi audytowe. wprowadzona zostanie możliwość kontroli logu zmian wartości planu na poziomie pojedynczego rekordu danych. Utworzony zostanie raport logów zmiany rekordów.

8. Zarządzanie przebiegiem procesu planowania /Statusowanie /Blokowanie danych.

9. Wersjonowanie planów /budżetów.

10. Planowanie na Jednostki Biznesowe, Centra Wsparcia, Departamenty. Aby móc uzyskać w formularzach i raportach możliwość wyświetlania bezpośrednio odpowiednich struktur organizacyjnych ZCH Police (Jednostki Biznesowe, Centra Wsparcia i Departamenty) zostaną przypisane atrybuty do obiektów: zakładów, działów gospodarczych i MPK-ów, których użycie pozwoli na wyświetlanie na formularzach informacji o przyporządkowanych do obiektów SAP Jednostkach Biznesowych, Centrach Wsparcia i Departamentach oraz na agregację i nawigację danych na raportach.

11. Przygotowanie planów zadaniowych dla poniższych obszarów:plan PR,plan marketingowy, plan badawczo – rozwojowy,plan nakładów BHP,plan szkoleń.

12. Przygotowanie odpowiednich ról i uprawnień. Uprawnienia do zarządzania planami zostaną wprowadzone na poziomie Działów Gospodarczych i Zakładów, które odwzorują podział uprawnień na Jednostki Biznesowe i Centra Wsparcia w ZCH. Dodatkowo, dla formularzy budżetów kosztowych uprawnienia zostaną zdefiniowane na poziomie MPK odzwierciedlających podział na Departamenty.

    a. W systemie SAP BW zostaną utworzone specjalne role.
    b. Autoryzacje. Na potrzeby planowania oraz raportowania zostaną utworzone odpowiednie autoryzacje określające zakres dostępu do danych oraz formularzy planistycznych.

SZCZEGÓŁOWY OPIS OBSZARÓW PLANISTYCZNYCH I FUNKCJI KTÓRE POWINNY BYĆ WDROŻONE ORAZ MODYFIKOWANE W RAMACH PROJEKTU ZAMIESZCZONE SĄ JAKO ZAŁĄCZNIKI.

Lista załączników:
1. Szczegółowy opis obszarów.
2. Przykładowy widok formularzu.
3. Przykładowy widok raportu.

Informacja dodatkowa: Zastrzegamy sobie prawo odstąpienia od negocjacji w każdym momencie bez podania przyczyn i ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych.

Zamówienie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych, jak również protestom i odwołaniom. Postępowanie prowadzone jest według Zarządzenia Wewnętrznego Nr 22/2017 z dnia 01.06.2017 r. z opcją dogrywki w formie licytacji elektronicznej.