Szanowni Państwo,

na wniosek Oferenta, mając na uwadze złożoność tematu, przesuwamy termin składania ofert na dzień 10 września (czwartek) 2020 r. Zmianie ulega również orientacyjny termin prezentacji on-line, które planowane są na 18 - 22 września br.
Ponadto odnieśliśmy się do proponowanych przez Oferentów zmian niektórych zapisów Umowy (Załącznik nr 5 do Zapytania) oraz Załączników nr 1, 3, 6, 9 i 10 do Umowy. Zmiany zaznaczono na czerwono lub w trybie śledzenia zmian.
Pozostałe warunki Zapytania ofertowego pozostają bez zmian.

Pozdrawiam,
Joanna Augusewicz
Przewodnicząca Komisji Wyboru Kontrahenta




Szanowni Państwo,(zmiana 25.08.2020)

w załączeniu przekazujemy pytania zadane przez Oferentów oraz odpowiedzi na nie udzielone. Mamy nadzieję, że pomogą one Państwu w przygotowaniu kompletnej oferty.
Jeden z Oferentów wprowadził zmiany do zapisów Umowy. Ustosunkujemy się do nich w terminie późniejszym, ponieważ niezbędna w tej kwestii jest opinia radcy prawnego.

Pozostałe warunki Zapytania ofertowego pozostają bez zmian.

Szanowni Państwo,

Grupa LOTOS S.A. (Zamawiający) zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu na „Wdrożenie modułu SAP RE-FX do wspierania procesu obsługi finansowo-księgowej umów leasingu wg MSSF 16 w spółkach Grupy Kapitałowej LOTOS używających systemu SAP”.

I. Szczegółowy opis przedmiotu Zapytania ofertowego zawierają Załączniki nr 1 i 2 do niniejszego Zapytania.

II. Termin realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego:
– rozpoczęcie: po podpisaniu Umowy;
– start produkcyjny: prosimy o podanie liczby miesięcy od daty podpisania Umowy, jednak nie później niż do dnia 30 czerwca 2021 r.

III. W przypadku jakichkolwiek niejasności, prosimy kierować pytania poprzez Platformę Zakupową nie później niż do dnia 21 sierpnia (piątek) 2020 r., do godz. 13:00.

Pytania należy zadawać wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
Odpowiedzi zostaną udzielone do dnia 25 sierpnia (wtorek) 2020 r., do godz.15:00.

IV. Ofertę należy złożyć na Platformie Zakupowej do dnia 10 września (czwartek) 2020 r., do godz. 12:00.

V. Oferta winna być złożona w dwóch częściach:

I część – OFERTA MERYTORYCZNA tj.:

1.kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do referencje imienne / lista referencyjna (z ostatnich 2 lat) z realizacji wdrożeń modułu SAP RE-FX w przedsiębiorstwach / grupach kapitałowych / centrach finansowych z dużym wolumenem umów leasingowych;
2.termin realizacji wdrożenia / start produkcyjny proponowany przez Oferenta – podać w miesiącach licząc od dnia podpisania Umowy, jednak nie później niż do dnia 30 czerwca 2021 r.;
3.informację, jakie licencje będą niezbędne do korzystania z modułu SAP RE-FX;
4.podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze Strony Oferenta Załącznik nr 4 – Oświadczenia Oferenta;
5.wykaz podwykonawców z określeniem części zadań, jakie będą realizować / oświadczenie o nie korzystaniu z podwykonawców przy realizacji przedmiotu Umowy;
6.skład zespołu dedykowanego do realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego wraz z informacją nt. doświadczenia zawodowego osób tworzących zespół w zakresie świadczenia usług związanych z wdrażaniem modułu SAP RE-FX do zarzadzania leasingiem (CV kompetencyjne każdego członka zespołu);
7.dokumenty: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej, oraz zaświadczenia o nie zaleganiu z opłatami na rzecz ZUS i US – dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące; decyzji o nadaniu NIP, decyzji o nadaniu REGON;
8.stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania.

II część – OFERTA HANDLOWA tj.:

1.Cena ryczałtowa netto w PLN za realizację całości przedmiotu Zapytania tj. wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze strony Oferenta Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego.

W cenach należy ująć wszelkie koszty dodatkowe, jakie poniesie Wykonawca, w szczególności takie jak: koszty podróży, wyżywienie, zakwaterowanie, administracyjne, przesyłki, telekomunikacja itp.

VI. Zmiany lub wycofanie ofert
Oferent, bez żadnych konsekwencji prawnych, może modyfikować lub wycofać swoją ofertę pod warunkiem przekazania pisemnej prośby przed ostateczną datą składania ofert.
Oferent, po wycofaniu swojej oferty, ma prawo złożyć nową pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona przed ostateczną datą składania ofert.

VII. Kryteria wyboru oferty:

W etapie I oferty zostaną ocenione w oparciu o przyjęte kryteria wyboru tj.:
ETAP I
1.doświadczenie Oferenta z realizacji wdrożeń modułu SAP RE-FX w przedsiębiorstwach/grupach kapitałowych/centrach finansowych z dużym wolumenem umów leasingowych, potwierdzone referencjami/listą referencyjną z ostatnich 2 lat;
2.termin realizacji wdrożenia (w miesiącach);
3.skład zespołu i doświadczenie zawodowe osób tworzących zespół dedykowany do realizacji projektu w zakresie świadczenia usług tożsamych/podobnych do z przedmiotu Zapytania (CV kompetencyjne każdego członka zespołu).

Kilka firm, które w procesie oceny uzyskają kolejno największe sumy punktów za wszystkie 3 kryteria wyboru zostanie zakwalifikowanych do II etapu.

Z firmami, które przejdą do II etapu, Komisja Wyboru Kontrahenta przeprowadzi spotkania (telekonferencje/ wideokonferencje), podczas których firmy zaprezentują swoje koncepcje wdrożenia modułu SAP RE-FX.

Terminy prezentacji zostaną ustalone (telefonicznie/mailowo) z odpowiednim wyprzedzeniem z Oferentami, którzy znajdą się na short list (po I etapie). Orientacyjny termin prezentacji 18 - 22 września br.

W II etapie oferty ocenione zostaną wg kryteriów:
A.Cena netto w PLN, na którą składają się: opracowanie koncepcji i wdrożenie modułu SAP RE-FX, licencje i serwis gwarancyjny przez okres 5 lat;
B.Prezentacja koncepcji wdrożenia modułu SAP RE-FX.

   Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Zamawiający zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert.
Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do zmiany warunków zapytania w każdym czasie do chwili zawarcia umowy.
Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przyjęcia/odrzucenia oferty w całości lub w części.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie ponadto możliwość wprowadzenia kar umownych z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu zapytania ofertowego.

Załączniki:
1.Opis przedmiotu Zapytania ofertowego – Załącznik nr 1
2.Opis Projektu – Załącznik nr 2
3.Tabela cenowa – Załącznik nr 3
4.Oświadczenia Oferenta – Załącznik nr 4
5.Wzór Umowy wraz z Załącznikami nr 1 - 11 – Załącznik nr 5

UWAGA!
•Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego.
•Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych.
•Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu.
Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl
•Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe.
•Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur.
•Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.
•Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy oferent powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców.
•Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Zleceniobiorcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia.
•Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.
•Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie.
•Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez Grupę LOTOS S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w procedurze nr GLS.74.02.00.00 z dnia 01.07.2019 r., określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać w Dziale Zakupów Korporacyjnych Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku.