Zapytanie Ofertowe

Drogowy Ciężarowy, Krajowy i Międzynarodowy dla CAOLIN SP. Z O.O.

1. WSTĘP

1.1. Cel i zakres zapytania

Niniejsze zapytanie ofertowe dotyczy transportu drobnicowego, ciężarowego transportu drogowego w wywozach z następujących lokalizacji tj:

• Magazyn centralny CAOLIN Sp. z o. o. w Opocznie
• Zakład produkcyjny CERSANIT IV Sp. z o.o. w Krasnymstawie
• Zakład produkcyjny CERSANIT III S.A. w Wałbrzychu
• Zakład produkcyjny CERSANIT II S.A. w Starachowicach
• Magazyn MEISSEN KERAMIK w Niederau (Niemcy)
• Magazyn CERSANIT ROMANIA w Bacau (Rumunia).

Zapytanie ofertowe obejmuje:

• Transport ciężarowy, drobnicowy i cało samochodowy w relacjach krajowych i międzynarodowych zgodnie ze specyfikacją zawarta w załączniku nr 1 (RFQ 2020),
• Zapytanie nie jest ani umową ani też ofertą handlową w stosunku do potencjalnego zleceniobiorcy i nie może wywoływać żadnych skutków prawnych dla zleceniodawcy,
• Firma Caolin zastrzega sobie prawo wyboru kooperantów na podstawie analizy przesłanych wycen.

1.2. Podstawowe oczekiwania

Intencją CAOLIN Sp. z o.o. jest wyłonienie grupy stałych podwykonawców transportowych w dystrybucji krajowej/międzynarodowej oraz do realizacji transportów ftl-owych/ltl-owych na bazie przesłanych ofert z zapytania RFQ zawierających:

- koszt obsługi całego potoku wysyłek krajowych i międzynarodowych.

Podstawowe oczekiwania firmy Caolin Sp. z o.o. związane ze współpracą
z operatorem transportowym to miedzy innymi :

- terminowość w zakresie podstawienia środka transportu pod załadunek,

- terminowość w zakresie dostaw wyrobów gotowych do klientów,

- możliwość podpisania kontraktu na minimalny okres do 1 roku,

- elastyczność w zakresie podstawiania środków transportu,

- zapewnienie odpowiedniej liczby środków transportu,

- zabezpieczenie odpowiedniej obsługi administracyjnej (stała osoba

kontaktowa, bezpośredni kontakt z kierowcą),

- zobowiązanie do pokrywania wszystkich kosztów reklamacji wynikłych

z uszkodzeń w transporcie,

- poniesienia kosztów wynikłych z opóźnień dostaw z winy zleceniobiorcy,

- przedstawienia polityki rabatowej,

- chęci partnerskiej współpracy i rozwijania się wraz z firmą

Caolin Sp. z o.o.

- przedstawienie oferty według załączonego projektu cennika lub własnego.

2. Podstawowe informacje ilościowe

2.1 Dane asortymentowe

Rodzaj asortymentu – płytki podłogowe i ścienne, dekoracje, - ceramika łazienkowa, meble, akryl (wanny, brodziki), akcesoria, ceramika sanitarna. Maksymalna ilość palet per FTL 33 palety lub waga 22/24/25 ton w zależności od kraju docelowego. W większości transportów występują palety typu euro.

2.2 Wolumeny

Wszystkie informacje dotyczące ilości nadawanych palet z poszczególnych lokacji odnajdziecie Państwo w załączonym pliku.

3. Zasady współpracy Caolin Sp. z o.o.

3.1 Postanowienia Ogólne

· Zleceniobiorca gwarantuje należyte wykonanie zleconych usług zgodnie z ustalonymi przez strony procedurami, z zachowaniem należytej staranności z uwzględnieniem zawodowego charakteru swojej działalności.

· Zleceniobiorca gwarantuje podstawianie pod załadunek samochodów będących w należytym stanie technicznym, posiadających wszystkie dokumenty i zezwolenia niezbędne do transportu, dokąd będzie wykonywana usługa, odpowiadających wymogom dopuszczenia do ruchu na terenie Polski, krajów tranzytowych oraz kraju docelowego.

· Dostawa towaru musi odbywać się zgodnie z przepisami prawa przewozowego obowiązującego w Rzeczypospolitej Polskiej.

· Przejecie do realizacji i dostawa towaru poza granice Polski musi odbywać się zgodnie z konwencją CMR .

· Wykonując usługi zlecone przez Zleceniodawcę, Zleceniobiorca ma prawo korzystać z podwykonawców pracujących na jego rzecz. Przekazanie wykonania zlecenia podwykonawcy nie wymaga oddzielnej zgody Zleceniodawcy. Jednocześnie Zleceniobiorca bierze pełną odpowiedzialność za prawidłowe i zgodne z umową wykonanie wszystkich zleconych mu przez Zleceniodawcę usług bez względu na to czy zostały one wykonane jego siłami , czy też przez jego podwykonawców.

3.2 Obowiązki i prawa Zleceniobiorcy

• Zleceniobiorca jest zobowiązany podstawiać samochody pod załadunek
  w uzgodnionym terminie zgodnie ze Zleceniem otrzymanym od Zleceniodawcy.
• Zleceniobiorca ma obowiązek dostarczyć towar do wskazanego przez Zleceniodawcę miejsca w ustalonym terminie.
• Kierowca Zleceniobiorcy ma obowiązek być obecnym przy załadunku
  i zachowywać się zgodnie z instrukcją załadunkową. Prawidłowość załadunku, kierowca potwierdza własnoręcznym podpisem na krajowym liście przewozowym lub CMR.
• Zleceniobiorca zobowiązuje się do przesyłania awizacji (w formie upoważnienia zawierającego dane samochodu i kierowcy) samochodów podstawianych pod załadunek lub w przypadku dostępu do strony web-side dokonywanie awizacji samodzielnie.
• Zleceniobiorca zobowiązany jest prowadzić monitoring dostaw i uzupełnianie w systemie TMS rzeczywistych dat dostaw.
• Zleceniobiorca jest zobowiązany do niezwłocznego zawiadomienia Zleceniodawcy
  o ewentualnych przeszkodach, które mogą opóźnić lub uniemożliwić wykonanie poszczególnych Zleceń.

• Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe w wyniku niepodstawienia lub opóźnionego podstawienia zamówionego środka transportu.
• Zleceniobiorca ma obowiązek dostarczyć Zleceniodawcy wszystkie dokumenty związane z przewozem ładunku oryginalnie potwierdzone przez odbiorcę towaru wraz z fakturą za wykonaną usługę.
• Zleceniobiorca gwarantuje poufność wszystkich dokumentów przewożonych razem
  z towarem, chyba że Zleceniodawca zadecyduje inaczej.
• Zleceniobiorca jest zobowiązany terminowo rozliczać się ze Zleceniodawcą ze wszystkich otrzymanych dokumentów transportowych w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia rozładunku.
• W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia towaru lub rozbieżności w towarze stwierdzonych u odbiorcy w dostawie realizowanej przez Zleceniobiorcę, Zleceniobiorca lub jego kierowca jest zobowiązany do niezwłocznego przekazania informacji do Zleceniodawcy. Zleceniobiorca lub jego kierowca jest zobowiązany do uczestniczenia w czynnościach związanych z ustaleniem stanu przesyłki w przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia lub innych rozbieżności dotyczących stanu przesyłki niezależnie od miejsca wystąpienia w/w okoliczności.
• Zleceniobiorca potwierdza, że posiada ubezpieczenie OCP na sumę 200 000 PLN (50 000 USD) lub OCS na sumę 300 000 PLN (75 000 USD)

3.3 Obowiazki i prawa Zleceniodawcy

· Przewóz towaru będzie wykonywany na podstawie pisemnych zleceń przekazywanych elektronicznie (e-mail) bądź faksem upoważnionym osobom.

• Zleceniodawca zobowiązuje się do przekazania upoważnionemu do odbioru towaru kierowcy Zleceniobiorcy kompletu dokumentów przewozowych w szczególności krajowego listu przewozowego lub CMR – zawierającgo wszelkie niezbędne dane potrzebne do realizacji Zlecenia.
• Zleceniodawca zobowiązuje się do szybkiego i sprawnego załadunku samochodów podstawionych przez Zleceniobiorcę, tak aby załadunek nie przekraczał czasu 4 godzin od planowanego czasu podstawienia. W przypadku opóźnień w załadunku, kara umowna należna Zleceniobiorcy za każdą godzinę przestoju pod załadunkiem wynosi 50 PLN.

• Zleceniodawca nie będzie ładował większej ilości towarów niż ta, która jest dozwolona do przewozu po polskich drogach zgodnie z Prawem Przewozowym obowiązującym na terytorium RP lub Konwencją CMR.
• Zleceniodawca ma prawo odmowy załadunku, jeżeli samochód podstawiony przez Zleceniobiorcę nie spełnia wymagań niezbędnych przy przywozie ładunków Zleceniodawcy a w szczególności stwarza niebezpieczeństwo uszkodzenia lub zniszczenia ładunku.
• Zleceniobiorca poinformuje odbiorcę o planowanej dacie dostawy towaru. Zleceniodawca zgadza się na bezpośrednie kontakty Zleceniobiorcy z odbiorcą, jeżeli ma to na celu polepszenie organizacji współpracy pomiędzy stronami umowy.

4. Inne

4.1 Warunki płatności

Obowiązujący termin płatności w Caolin Sp. z o.o. to 60 dni od daty otrzymania faktury wraz z oryginalnymi dokumentami potwierdzającymi dostawę towaru przez Odbiorcę (list przewozowy, CMR, packing list).

4.2 Ubezpieczenie

• Wszyscy oferenci musza przedstawić ważne i opłacone ubezpieczenie OCP na sumę 200 000 PLN (50 000 USD) lub OCS na sumę 300 000 PLN (75 000 USD).

4.3 IT system

Oferenci powinni dysponować odpowiednimi narzędziami technicznymi w zakresie oprogramowania i hardware IT określonymi w dalszej fazie negocjacji zapewniającymi
w przyszłości firmie Caolin swobodną wymianę danych i dostęp do tychże.

4.4 Harmonogram i Plan Komunikacyjny

Firma Caolin proponuje następujący harmonogram dotyczący składania propozycji do niniejszego zapytania ofertowego:

- wysłanie zapytania ofertowego przez firmę Caolin Sp. z o.o.- do 12.08.2020

- analiza zapytania i ewentualne pytania -Oferenci- 17.08.2020

- przedstawienie pisemnej propozycji przez Oferentów - 21.08.2020

- analiza złożonych dokumentów i propozycji Caolin Sp. z o.o. – do 28.08.2020

- rozpoczęcie współpracy – termin do ustalenia indywidualnie z Oferentami

Wszystkie pytania należy składać wg załączonego planu komunikacyjnego tj. na ręce Sławomira Wicher (zgodnie z danymi teleadresowymi), natomiast oferty tylko i wyłącznie w nieprzekraczalnych terminach podanych w harmonogramie przetargu implementować na stronie platformy przetargowej Logintrade.

Z wyrazami szacunku,