Szanowni Państwo,

W załączeniu plik z pytaniami zadanymi przez Oferentów oraz odpowiedziami na nie udzielonymi.
Pozostałe warunki Zapytania ofertowego pozostają bez zmian.

Szanowni Państwo,

Grupa LOTOS S.A. w imieniu swoim i wybranych spółek z GK LOTOS zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu dot. Wyboru firmy audytorskiej przeprowadzającej badanie sprawozdania finansowego (jednostkowego lub skonsolidowanego) za lata 2020-2022.

UWAGA!

Udział w postępowaniu wyboru kontrahenta (PWK) warunkuje złożenie wraz z ofertą informacji nt. doświadczenia Oferenta, potwierdzonej imiennymi referencjami/listą referencyjną, w przeprowadzeniu min. 3 badań sprawozdań finansowych stosujących MSR/MSSF w ostatnich 5 latach.

Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych zgodnie z częściami (I – VII) wskazanymi w tabeli Załącznika nr 1 do Zapytania ofertowego.

W wyniku przeprowadzonego PWK zostanie wybranych max. 7 firm (do każdej z 7 części Załącznika nr 1), z którymi podpisane zostaną Umowy na realizację usług.

I. Szczegółowy opis przedmiotu Zapytania ofertowego zawierają Załączniki nr 1, 2 i 4 do niniejszego Zapytania.

II. Termin realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego:
– rozpoczęcie: 15 października 2020 r.
– zakończenie: 03 lutego 2023 r.; szczegółowe terminy zakończenia prac dotyczące pierwszego okresu obowiązywania Umowy prezentuje tabela Załącznika nr 5.

III. W przypadku jakichkolwiek niejasności, prosimy kierować pytania poprzez Platformę Zakupową nie później niż do dnia 19 sierpnia (środa) 2020 r., do godz. 12:00.

Pytania należy zadawać wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
Odpowiedzi zostaną udzielone do dnia 24 sierpnia (poniedziałek) 2020 r., do godz.15:00.

IV. Ofertę należy złożyć na Platformie Zakupowej do dnia 03 września (środa) 2020 r. r., do godz. 12:00.

V. Oferta winna być złożona w dwóch częściach:

I część – OFERTA MERYTORYCZNA tj.:

1.skład zespołu przeprowadzającego badanie w poszczególnych spółkach objętych przedmiotem Zapytania, wraz z krótkimi opisami doświadczenia zawodowego i potwierdzeniem posiadania uprawnień biegłego rewidenta przez poszczególnych członków zespołu;
2.wskazanie metod badania sprawozdania finansowego;
3.informację o liczbie aktualnie zatrudnionych biegłych rewidentów i wpisach do rejestru biegłych rewidentów;
4.informację o wysokości aktualnie posiadanej polisy odpowiedzialności cywilnej Oferenta;
5.informację nt. doświadczenia Oferenta w badaniu sprawozdań finansowych stosujących MSR/MSSF ze wskazaniem badanych podmiotów wraz z referencjami/listą referencyjną potwierdzającymi wykonanie min. 3 badań w ostatnich 5 latach;
6.podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze Strony Oferenta Załącznik nr 3 – Oświadczenia Oferenta;
7.kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej, zaświadczenia o nie zaleganiu z opłatami na rzecz ZUS i US – dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące; decyzji o nadaniu NIP, decyzji o nadaniu REGON;
8.stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania.

II część – OFERTA HANDLOWA tj.:

1.ceny ryczałtowe netto w PLN za realizację każdej z 7 części przedmiotu Zapytania ofertowego (z ujętymi w cenie wszelkimi kosztami dodatkowymi) tj. wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze strony Oferenta Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego w formacie pdf i w formacie excel;
•ceny powinny obejmować wszystkie koszty, w tym także:
 udział w posiedzeniach Rad Nadzorczych,
 udział w Walnych Zgromadzeniach lub Zgromadzeniach Wspólników spółek objętych zamówieniem (w zależności od wyrażonej potrzeby),
 koszty podróży, zakwaterowania, administracyjne, itp.;
•cena za realizację przedmiotu Zapytania określonego w Zał. nr 1, winna obejmować sporządzenie sprawozdania z badania (w przypadku LOTOS Air-BP Polska Sp. z o.o. również w j. angielskim).

VI. Zmiany lub wycofanie ofert
Oferent, bez żadnych konsekwencji prawnych, może modyfikować lub wycofać swoją ofertę pod warunkiem przekazania pisemnej prośby przed ostateczną datą składania ofert.
Oferent, po wycofaniu swojej oferty, ma prawo złożyć nową pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona przed ostateczną datą składania ofert.

VII. Kryteria wyboru oferty:
A.cena ryczałtowa netto w PLN za realizację każdej części, na którą Oferent składa ofertę odrębnie;
B.doświadczenie Oferenta w badaniu sprawozdań finansowych spółek stosujących MSR/MSSF, potwierdzone imiennymi referencjami/listą referencyjną potwierdzającymi wykonanie min. 3 badań w ostatnich 5 latach;
C.miejsce w rankingu audytorów Rzeczpospolitej z 2020 r.

    Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Zamawiający zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert.
Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do zmiany warunków zapytania w każdym czasie do chwili zawarcia umowy.
Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przyjęcia/odrzucenia oferty w całości lub w części.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie ponadto możliwość wprowadzenia kar umownych z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu zapytania ofertowego.


    Informujemy, że w przypadku wyboru Państwa oferty, na warunkach ustalonych w wyniku niniejszego postępowania zawarte zostaną umowy, w których stroną będą spółki z Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS S.A.


Załączniki:
1.Tabela cenowa – Załącznik nr 1
2.Szczegółowe Warunku Zapytania – Załącznik nr 2
3.Oświadczenia Oferenta – Załącznik nr 3
4.Dane podmiotów objętych przedmiotem Zapytania – Załącznik nr 4
5.Harmonogram badania sprawozdania finansowego – Załącznik nr 5
6.Projekt Umowy – Załącznik nr 6
7.Sprawozdania finansowe spółek – Załącznik nr 7


UWAGA!
•Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego.
•Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych.
•Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu.
Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl
•Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe.
•Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur.
•Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane
z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.
•Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy oferent powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców.
•Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Zleceniobiorcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia.
•Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.
•Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język
i prawo polskie.
•Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez Grupę LOTOS S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w procedurze nr GLS.74.02.00.00 z dnia 01.07.2019 r., określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać w Dziale Zakupów Korporacyjnych Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku.