Podczas Aktualizacji Zapytania ofertowego został zaktualizowany Załącznik 1b (Kosztorys ofertowy AKTUALIZACJA) oraz w załączniku nr 6 Zamawiający umieścił odpowiedzi na wszystkie zadane pytania.

Zamawiający - Zespół Elektrowni Pątnów-Adamów-Konin SA (organizator postępowania) zaprasza do złożenia propozycji współpracy.

1. Przedmiot zamówienia.

1) Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na wynajmie odzieży roboczej obejmującym zakresem wynajem i serwis odzieży roboczej i obuwia (pranie, naprawa, dostawa, rozkładanie w szafkach), wynajem i serwis szaf "rentalowych" oraz brudowników na odzież roboczą, w ilościach i wg asortymentu wyspecyfikowanego w Załączniku nr 1 Szczegółowy zakres oferty.
2) Wynajem odzieży dotyczy spółek z Grupy Kapitałowej ZE PAK S.A. (ZE PAK S.A., PAK KWB Konin S.A., PAK KWB Adamów S.A., PAK Górnictwo Sp. z o.o.). Zamawiającym mogą być poszczególne spółki z Grupy Kapitałowej ZE PAK S.A. Umiejscowienie szafek rentalowych i brudowników powinno być zlokalizowane w obecnych miejscach do tego przeznaczonych.
3) Przedmiot zamówienia będzie realizowany w dwóch etapach:
- Etap I obejmuje wykonanie pomiarów ok. 2768 pracowników (liczba przyjęta do zapytania) w celu przygotowania odzieży roboczej, w siedzibie Zamawiającego (w poszczególnych spółkach z GK ZE PAK S.A.), zamontowanie brudowników i szaf "rentalowych" (skrytkowych) przygotowanie i dostawę obuwia i odzieży roboczej podstawowej oraz rezerwowej.
- Etap II obejmuje wykonywanie usług związanych z utrzymaniem odzieży roboczej i obuwia objętej zakresem Etapu I w czystości oraz stanie umożliwiającym jej użytkowanie wraz z jej wymianą i naprawą jeśli wystąpi taka konieczność. Jeśli w trakcie trwania umowy element odzieży dostarczonej w Etapie I ulegnie zniszczeniu lub zagubieniu z winy Zamawiającego, Zamawiający zleci Wykonawcy dostarczenie nowego elementu w ramach usług podstawowych.
4) Przedmiot zamówienia określony w pkt 1) obejmuje sukcesywne wykonanie pomiarów w siedzibie Zamawiającego (w poszczególnych spółkach z GK ZE PAK S.A.) dla dodatkowych pracowników (w miarę potrzeb) w celu przygotowania odzieży roboczej i obuwia, zamontowania dodatkowych szaf skrytkowych, dostawę odzieży, a następnie wykonywanie usług związanych z utrzymywaniem odzieży objętej zakresem, w czystości oraz stanie umożliwiającym jej użytkowanie wraz z jej wymianą i naprawą jeśli wystąpi taka konieczność.
5) Zamawiający ma prawo ograniczyć (bez dodatkowych kosztów), w trakcie trwania umowy, liczbę pracowników objętych "rentalem" odzieży roboczej i obuwia w odniesieniu do podanej w opisie przedmiotu zamówienia na co Wykonawca wyraża zgodę.
6) Zamawiający ma prawo do zmiany umiejscowienia szaf "rentalowych" do nowej lokalizacji bez dodatkowych kosztów, po uprzednim uzgodnieniu z Wykonawcą.
7) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz zakres usług został określony w załączniku Szczegółowy zakres oferty.
8) W trakcie trwania umowy realizowanie dostaw odzieży czystej i odbiór odzieży zabrudzonej następować będzie
w cyklach tygodniowych w dniach i godzinach uzgodnionych z Zamawiającym.
9) Podaną ilość przedmiotu zamówienia należy traktować jako szacunkową, wstępną – niezbędną do przeprowadzenia postępowania. Ostateczna wielkość przedmiotu zamówienia uzależniona będzie od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego w okresie trwania umowy.
10) Oferowany w postępowaniu asortyment musi spełniać warunki dopuszczenia do obrotu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Przez warunki dopuszczenia do obrotu Zamawiający rozumie: aktualne certyfikaty jakości identyfikujące aktualnych producentów.

Uwaga!
Zamawiający dopuszcza realizację przedmiotu zamówienia w inny/alternatywny sposób (zaproponowany przez Oferenta) niż opisany w niniejszym zapytaniu jednak powinien spełniać wszystkie wymagania Zamawiającego w zakresie świadczenia usługi wynajmu odzieży i obuwia roboczego z usługami związanymi (np. dostawa, odbiór, pranie, naprawa odzieży). Przedstawiony alternatywny sposób realizacji zamówienia musi uzyskać akceptację Zamawiającego.
Zamawiający dopuszcza zmianę/wyłączenia z zakresu usługi poszczególnego asortymentu. Zmieniony asortyment powinien być o parametrach równoważnych lub wyższych od wskazanych przez Zamawiającego. W przypadku wyłączenia z oferty poszczególnego asortymentu Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia takiej oferty.
Przed złożeniem oferty zaleca się przeprowadzenie wizji lokalnej w celu zapoznania się z rzeczywistymi warunkami realizacji zamówienia.

2. Przewidywany termin realizacji.
1) Termin wykonania zamówienia: 36 miesięcy licząc od dnia 01.01.2021r.
2) Wykonanie usług dodatkowych będzie realizowane sukcesywnie w całym okresie trwania umowy, przy założeniu, że przygotowanie i dostarczenie odzieży dla dodatkowych pracowników zostanie wykonane w terminie do 1 tygodnia od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego Wykonawcy takiej potrzeby wraz z zamontowaniem szaf skrytkowych i brudowników.

3. Miejsce realizacji usługi.
Elektrownia Konin, ul. Przemysłowa 158, 62-510 Konin
Elektrownia Pątnów, ul. Kazimierska 45, 62-510 Konin
PAK KWB Konin S.A.,
PAK KWB Adamów S.A.
PAK Górnictwo Sp. z o.o.

4. Warunki płatności.
1) Przelewem w terminie 30 dni od daty wpływu prawidłowo wystawionej faktury do ZE „PAK” S. A. Za dzień zapłaty uważany będzie dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
2) Zapłata wynagrodzenia będzie następowała podstawie faktur wystawionych przez Wykonawcę za każdy
zakończony miesiąc kalendarzowy wykonywania usługi.
3) Zamawiający działając na podstawie art. 4c ustawy z dnia 8 marca 2013r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. 2019 poz. 118) oświadcza, iż posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 pkt 6) tej ustawy.

5. Termin składania oferty.
Oferty można składać do dnia 15.09.2020r. godz. 12:00

6. Sposób przygotowania oferty.
1) Oferty w formie i terminie określonym niniejszym zapytaniem należy składać z wykorzystaniem Internetowej Platformy Zakupowej.
2) Oferta musi zawierać propozycję wynagrodzenia netto w PLN plus określenie wysokości podatku VAT, ze wszystkimi kosztami.
3) Każdy Wykonawca może złożyć ofertę przygotowaną w oparciu o informacje zawarte w zapytaniu ofertowym oraz ofertę zawierającą propozycje alternatywne. Zamawiający dopuszcza przedstawienie dodatkowej wyceny za rozwiązanie alternatywne. W tym przypadku oferent winien złożyć dodatkowy formularz ofertowy dla rozwiązania alternatywnego.
4) Do oferty składanej na Internetowej Platformie Zakupowej należy załączyć:
- Formularz ofertowy przygotowany na podstawie Załącznika nr 2 lub wg własnego szablonu,
- Opis przedmiotu oferty (szczegółowy opis realizacji przedmiotu zamówienia),
- Zdjęcia oraz gabaryty posiadanych i proponowanych szaf rentalowych i brudowników,
- Szczegółową wycenę (kosztorys ofertowy) poszczególnych składników realizacji zamówienia (przykładowo, wycena wynajmu poszczególnego asortymentu w określonym czasie, np. koszula flanelowa 5zł/miesiąc, wynajem szafki 10zł/miesiąc, wycena wymiany zniszczonej odzieży (poszczególnego asortymentu) z winy Zamawiającego, itd.). Wycena powinna uwzględniać koszty związane z dostawą, odebraniem, naprawą ew. wymianą, praniem, serwisowaniem szafek.
- Wykaz wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert usług, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej trzech usług rozumianych jako trzy zamówienia/trzy umowy obejmujące świadczenie usługi wynajmu i prania odzieży, każda przez okres co najmniej 1 roku i każda o wartości nie mniejszej niż 100 000,00 zł. (Załącznik nr 3),
- Wypełnione Oświadczenie o statusie podatnika VAT (Załącznik nr 4),

7. Otwarcie ofert.
Otwarcie ofert nastąpi na platformie zakupowej bez obecności Oferentów.

8. Koszty przygotowania oferty.
1) Zamawiający nie ponosi kosztów związanych z opracowaniem ofert.
2) Wszelkie inne koszty związane z uczestnictwem Wykonawcy w niniejszym postępowaniu aż do udzielenia zamówienia są również ponoszone przez Wykonawcę i nie będą zwracane przez Zamawiającego.

9. Okres związania Ofertą.
Dostawca jest związany ofertą przez okres 90 dni, a bieg tego terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, określonego w pkt. 5 Zapytania Ofertowego. W sytuacji, gdy przeprowadzona zostanie dogrywka w formie negocjacji lub aukcji i Oferent nie zmieni swojej oferty w dogrywce, oferta pozostaje wiążąca w okresie ujętym w niniejszym zaproszeniu.

10. Gwarancja.
Poprawnego i terminowego wykonania usługi.

11. Warunki formalne udziału w postępowaniu.
1) Złożenie oferty zgodnej z wymaganiami Zamawiającego, w formie i terminie określonym niniejszym zaproszeniem.
2) O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i ekonomicznym oraz osobami o odpowiednich kwalifikacjach, umiejętnościach zawodowych. Wobec Dostawcy nie otwarto likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Wykonawca nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne.
3) Wykonawca ubiegający się o zamówienie, winien mieć pełne i niezaprzeczalne prawo do wykonania usługi będącej przedmiotem niniejszego postępowania na terenie Polski i ponosi pełną odpowiedzialność w przypadku jakichkolwiek roszczeń ze strony osób trzecich. W przypadku wystąpienia roszczeń osób trzecich z tytułu naruszenia praw autorskich, wynalazczych i innych związanych z wykonaniem zamówienia, roszczenia te przejmuje Wykonawca. W przypadku poniesienia przez Zamawiającego jakichkolwiek strat wynikłych z tego tytułu, straty te będą rekompensowane przez Wykonawcę z uwzględnieniem wszystkich kosztów dodatkowych, sądowych i prawniczych.
4) W celu spełnienia powyższych warunków Wykonawca jest zobowiązany do złożenia stosownego oświadczenia w trakcie składania oferty poprzez platformę zakupową.
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zażądania od Dostawcy dostarczenia dokumentów potwierdzających spełnianie powyższych wymagań (np. odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie z „CEIDG” (Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, stosowne zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego i oddziału ZUS lub KRUS, referencje, wykazy pracowników).

12. Wyjaśnienia do Zapytania Ofertowego.
1) Do dnia 21.08.2020r. do godz. 14.00 Oferent może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania Ofertowego.
2) Pytania należy przesłać poprzez platformę zakupową lub e-mailem na adres maciejewski.piotr@zepak.com.pl
3) Treść wyjaśnień będzie przekazana przez platformę zakupowa lub poprzez aktualizację Zapytania Ofertowego na platformie zakupowej.
4) W przypadku, gdy Wykonawca złoży ofertę przed aktualizacją Zapytania Ofertowego, musi ona zostać złożona ponownie.

13. Istotne postanowienia umowy.
Oferent winien przedstawić projekt umowy.
Wymagania Zamawiającego.
1) Zastrzegamy sobie prawo do zawarcia odrębnych umów dla poszczególnych spółek z Grupy Kapitałowej ZE PAK S.A.
2) Zamawiający ma prawo ograniczyć, w trakcie trwania umowy (raz na okres 12 miesięcy), liczbę pracowników objętych rentalem odzieży roboczej o 30% w odniesieniu do podanej w zapytaniu ofertowym, a odzież zniszczona zutylizowana lub jeśli nie jest zniszczona może zostać "przeznakowana" na innego pracownika za zgodą Zamawiającego.
3) Wykonawca będzie mógł podwyższyć cenę jednostkową za obsługę odzieży miesięcznie oraz cen odtworzeniowych jednostkowych odzieży określonych w kosztorysie ofertowym po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym, nie częściej jednak niż raz na 12 miesięcy i nie więcej niż o wskaźnik inflacji.

14. Zastrzeżenia.
1) Zamawiającemu przysługuje prawo zmiany treści Zapytania Ofertowego.
2) Zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub zamknięcia postępowania zakupowego w dowolnym momencie bez wybrania oferty i bez podania przyczyn takiej decyzji.
3) Zamawiający po zakończeniu postępowania zastrzega sobie prawo żądania potwierdzenia złożonej oferty.

15. Pozostałe postanowienia.
1) Zamawiający nie zwraca materiałów przesłanych w związku z postępowaniem zakupowym.
2) Zamawiający dopuszcza składania ofert wariantowych.
3) Oferta, której treść nie odpowiada treści Zapytania Ofertowego zostanie odrzucona.
4) Zamawiający może wykluczyć z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcę, który w okresie 3 lat przed rozpoczęciem postępowania nie wykonał lub nienależycie wykonał inne zamówienie na rzecz Zamawiającego (spółek z GK ZE PAK S.A.).
5) W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informujemy, że klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych, dostępna jest na stronie internetowej https://www.zepak.com.pl/pl/o-firmie/rodo.html. Wykonawcy zobowiązani są do zapoznania się z treścią klauzuli informacyjnej.
6) Wykonawca/ podwykonawca/ podmiot trzeci, ma obowiązek, podczas pozyskiwania danych osobowych na potrzeby udziału w postępowaniu, wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art.13 i 14 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą, i od których dane te bezpośrednio pozyskał.
7) Złożenie oferty handlowej jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem treści zaproszenia do składania ofert, Regulaminu korzystania z Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintrade Sp. z o.o. oraz Ogólnych Warunków Zakupów, a także klauzuli informacyjnej o ochronie danych osobowych umieszczonych na stronie internetowej https://www.zepak.com.pl/pl/o-firmie/rodo.html
8) Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji z wybranymi Wykonawcami..
9) Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest na podstawie wewnętrznych przepisów Zamawiającego, tj. zgodnie z Regulaminem Wyboru Dostawców ZE PAK S.A. Zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania Ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych i ta Ustawa nie ma zastosowania w niniejszym postępowaniu.

Uwaga!
W związku z zagrożeniem epidemicznym wprowadzono oświadczenie dla pracowników firm zewnętrznych realizujących prace lub których wizyta w ZE PAK S.A. jest konieczna.
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osób wchodzących/wjeżdżających na teren ZE PAK S.A. w związku z wprowadzeniem zasad szczególnej ochrony w celu minimalizacji zagrożeń dla zdrowia oraz minimalizacji zarażenia koronawirusem. Złożenie Oświadczenia przez pracownika jest wymagane na etapie realizacji usługi lub wizyty w ZE PAK S.A. (Załącznik nr 5).