Zapytanie ofertowe nr LPB/JP/109752291_109752224/2020

Szanowni Państwo,
LOTOS Petrobaltic S. A. (zwana dalej „Zamawiającym”) z siedzibą w Gdańsku, przy ul. Stary Dwór 9, zaprasza Wykonawców do złożenia oferty na dostawę niżej wymienionych części:

1. Opis przedmiotu zakupu:

• Inhibitor parafin do ropy ze złoża B8.
• Inhibitor parafin do ropy ze złoża B3

2. Warunki formalne niezbędne do złożenia oferty:

a) Przedstawienie co najmniej 2 referencji z realizacji podobnego przedmiotu dostawy – tylko dla oferentów, którzy nie realizowali wcześniej dostaw inhibitorów parafin do LPB.

b) Produkt ma być mieszaniną inhibitora i dyspergatora, powinien zachować właściwości reologiczne pozwalające na dozowanie w zakresie temperatur:  - 5 st C do 30 st C.

c) Produkt nie może być produktem podlegającym akcyzie. Oświadczamy że LOTOS Petrobaltic nie korzysta ze zwolnienia z opłat akcyzowych.

d) Przedstawienie raportu z testów doboru inhibitora do ropy ze złoża B8 i osobno do ropy ze złoża B3; raporty powinny zawierać wyniki badań efektywności inhibitora parafin (wykresy, dokumentacja zdjęciowa), wykonane jedną wybraną metodą: metoda „Cold Finger” i/lub metoda „Flow loop” oraz badanie temperatury lepkości ropy i/lub metoda badania stopnia dyspersji za pomocą testów kuponowych. – mogą być to raporty z poprzednich lat. (do 5 lat wstecz).
Wymagane minimalne wyniki efektywności :
- dla metody „Cold finger” – stopień ochrony – ponad 70 %
- dla metody „Flow loop” - obniżenie temperatury wytrącania parafin i krzepnięcia ropy
- w przypadku testów kuponowych – minimalny stopień dyspersji parafin - 60%

e) Dołączenie do oferty karty charakterystyki produktu zgodnej z REACH oraz CLP, w języku polskim;

f) Prosimy o dołączenie do oferty jednoznacznej deklaracji, że oferowany produkt nie podlega akcyzie.

3. Prognozowane ilości zakupu:
a) Inhibitor parafin do ropy ze złoża B8:
20 T produktu, wymiennie w paleto-pojemnikach 1000L (IBC) lub beczkach poj. 200 l – zgodnie z dyspozycją w wywołaniu dostawy ; dostawy partiami, po 4 T co 3 miesiące (pierwsza partia - najszybciej jak możliwe, najpóźniej do 12 października 2020, terminy kolejnych dostaw wywoływane mailowo z 3 tygodniowym wyprzedzeniem).
b)inhibitor parafin do ropy ze złoża B3:
14 T produktu w beczkach poj. 200 l; dostawy partiami, po 2 T co 2 miesiące ( pierwsza dostawa - najszybciej jak możliwe, najpóźniej do 30 października 2020 r.; terminy kolejnych dostaw wywoływane mailowo z 3 tygodniowym wyprzedzeniem).

4. Zamawiający wymaga, aby dostawca odbierał opróżnione opakowania po produkcie na swój koszt, po mailowym wywołaniu.

5. Zamawiający wymaga, aby data przydatności do użycia dostarczonych materiałów wynosiła co najmniej 1 rok od daty dostawy.

6. Zamawiający informuje, że wyraża zgodę na składanie ofert częściowych jednocześnie zastrzega sobie prawo do wyboru pojedynczych pozycji z oferty oferenta.


Kontrahent zostanie wyłoniony zgodnie z wewnętrzną procedurą Zamawiającego, w nieograniczonym procesie wyboru kontrahenta, a kluczowym kryterium wyboru będzie:

a) Cena
b) Termin realizacji
d) Ocena techniczna oferty


W celu wyłonienia Dostawcy prosimy o złożenie oferty zgodnie z wytycznymi zawartymi w niniejszym zaproszeniu do złożenia oferty.

Potencjalni oferenci mogą zgłosić się po odbiór próbki ropy do badań z w/w pkt.2 do 31.07.2020. Odbiór próbek na koszt oferenta. Osoba kontaktowa – Kinga Domańska tel. +48 508262 978, kinga.domanska@lotospetrobaltic.pl
UWAGA- próbki zostaną udostępnione jedynie firmom posiadającym referencje zgodnie z pkt. 2. a

Termin zadawania pytań: do 30.07.2020 poprzez platformę zakupową LOGINTRADE.

Termin złożenia oferty: 26.08.2020, godz. 12.00.

Sposób złożenia oferty: poprzez platformę zakupową LOGINTRADE.


ZAWARTOŚĆ OFERTY
1. FORMULARZ CENOWY zawierający cenę jednostkową Produktu z uwzględniająca koszt transportu do siedziby Zamawiającego na warunkach DDP, LOTOS Petrobaltic S.A, ul. Stary Dwór 9, 80-758 Gdańsk, Incoterms 2010;
2. Warunki płatności – preferowane 30 dni po dostawie towaru;
3. Warunki gwarancji na Produkt – atest;
4. Okres ważności oferty (wymagane minimum 60 dni);
5. Raport z testów doboru inhibitora do ropy z B8 i B3
6. Karta charakterystyki
7. Deklaracja nie podlegania opłatom akcyzowym
8. Dla nowych oferentów- 2 referencje


ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO

1. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się z informacjami zawartymi w niniejszym zaproszeniu do złożenia oferty i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.
2.Zamawiający nie będzie ponosić jakichkolwiek kosztów Wykonawcy związanych ze sporządzeniem oferty i udziałem wykonawcy w ewentualnych negocjacjach.
3.Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia oferty Wykonawcy bez podania przyczyny.
4.Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania niniejszego zaproszenia do złożenia oferty bez podania przyczyny oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Wykonawcą lub Wykonawcami do chwili podpisania umowy. Wybór Wykonawcy lub Wykonawców do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu polskiego kodeksu cywilnego.
5.Zamawiający zastrzega, że wszystkie informacje przekazane w niniejszym zaproszeniu do złożenia oferty oraz wszelkie inne informacje i dokumenty jakie zostaną przekazane Wykonawcy w związku z przygotowaniem oferty stanowią prawnie chronioną tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego.
6. Dopuszcza się składanie ofert częściowych.





TENDER INVITATION
The process of selecting the Contractor No. LPB/JP/109752291_109752224/2020

LOTOS Petrobaltic S.A. (hereinafter referred to as "Employer/Byer") located in Gdansk, 80-758, ul. Stary Dwór 9, invites Contractors/Suppliers to read the tender enquiry and to place an offer.

1. Description of purchase object:

•Paraffin inhibitor for crude oil from B8 field.
•Paraffin inhibitor for crude oil from B3 field

2. Formal requirement necessary to submit an offer:

a) At least 2 references of the implementation of a similar item of delivery for new suppliers, 

b) Product shall be a mixture of inhibitor and dispersant; shall maintain its rheological properties in the range of temperature: - 5 0 C - 30 0 C

c) The product cannot be a product  subject to excise duty. We hereby declare that LOTOS Petrobaltic does not benefit from exemption from excise duties.

d) Test report of the selection of an inhibitor for oil from the B8 field and separately for B3 oil, the reports should contain the results of paraffin inhibitor effectiveness tests (graphs, photo documentation), made using one of the methods: "Cold Finger" method and / or "Flow loop" method and oil viscosity temperature test and / or dispersion test method using coupon tests. Reports from last 5 years will be accepted

Required minimum efficiency results:
- "Cold finger" method - degree of protection - over 70%
- "Flow loop" method - lowering the temperature of paraffin precipitation and solidification of oil
- coupon tests - minimum degree of dispersion of paraffins - 60%

e) Together with the goods Contractor shall deliver MSDSs for each type of supplied material, in accordance with the REACH and CLP Regulation. These documents shall be supplied in polish language.

f) Please include in the offer an unequivocal declaration that the product offered is not subject to excise duty.

3. Forecasted quantities:

a)Paraffin inhibitor for crude oil from B8 field:
20 mt of product, interchangeable in 1000L IBC pallet containers (intermediate bulk containers) or barrels 200 l - according to the instructions in the delivery call; deliveries in batches; 4 mt every 3 months (1st delivery asap until October 12th 2020, other deliveries will be by email call), lead time not longer than 3 weeks from email call;

b)Paraffin inhibitor for crude oil from B3 field
14 mt of product in 200 l barrels, delivery in batches: 2 mt every 2 months, (1st delivery asap, until October 30th 2020, other deliveries will be by email call), lead time not longer than 3 weeks from email call)


4. The ordering party requires the Contractor to collect empty packaging at his own expense.

5. The ordering party requires that the expiration date for the use of the materials delivered is at least 1 year from the date of delivery.

6. Employer informs that it agrees to submit partial offers, at the same time reserves the right to choose individual items from the offer of the tenderer.

Supplier will be selected according to the internal procedures of Buyer, in an open partner selection process and key selection criterion will be:
a)price
b)delivery time
c)technical opinion

In order to select a Supplier please submit a tender in accordance with the guidelines set out in the invitation to tender.

Potential suppliers can apply for receipt of a sample of crude oil for testing from point 2 till July 31th to Ms. Kinga Domanska, tel. +48 508 262 978; email: kinga.domanska@lotospetrobaltic.pl; Receipt of samples at the expense of the bidder. ATTENTION - samples will be made available only to companies with references in accordance with point 2.a.


Deadline for submission of tender: 26.08.2020 at 12.00 PM

Tender submission: by purchasing platform LOGINTRADE.


CONTENTS OF THE OFFER
1. Price offer consistent with description of purchase object. The purchase price shall include transportation costs; DDP LOTOS Petrobaltic, ul. Stary Dwor 9, 80-758 Gdansk, Poland, Incoterms 2010.
2. Payment terms – 30 days after delivery
3. Terms o warranty
4. The minimum time of offer validity: 60 days.
5. Test report of the selection of an inhibitor for oil from the B8 field and separately for oil from B3 field.
6. MSDSs for each type of supplied material, in accordance with the REACH and CLP Regulation. These documents shall be supplied in polish language.
7. Declaration not to be subject to excise duties
8. At least 2 references of the implementation of a similar item of delivery for new suppliers


CUSTOMER RESERVATIONS

1.Supplier is required to read the information contained in this invitation to tender and prepare the offer in accordance with the requirements specified in this document.
2.Buyer shall not be liable for any costs associated with the preparation of the Supplier's tender and Supplier's participation in any negotiations.
3.Buyer reserves the right to reject the bid of the Supplier for any reason.
4.Buyer reserves the right to cancel this invitation to tender without giving any reason and reserves opportunity to negotiate with the selected Supplier or Suppliers. Selecting a Supplier or Suppliers for further negotiations does not constitute acceptance of the offer or the allotment within the meaning of the Polish Civil Code.
5.The Employer reserves that all information provided in this invitation to tender, and any other information and documents to be submitted to the Supplier in connection with the preparation of the bid are legally protected confidential information of the Ordering party.
6. Partial offers are allowed.