Szanowni Państwo,

Grupa LOTOS S.A. zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu w zakresie realizacji usługi dot. bazy hotelowej i usług dodatkowych podczas spotkania biznesowego organizowanego w trakcie konkursu Pucharu Świata w Skokach Narciarskich w Zakopanem w 2021r.

Uwaga:
Zamawiający będzie prowadził Proces Wyboru Kontrahenta dwuetapowo.
W I etapie postępowania prosimy o przesyłanie ofert merytorycznych.
Wzór umowy zostanie udostępniony Oferentom zakwalifikowanym do II etapu.
Zamawiający dopuszcza zaproszenie do II etapu postępowania nieograniczoną liczbę Oferentów, których oferta spełni oczekiwania zawarte w Zapytaniu ofertowym.

I. Szczegółowy opis przedmiotu Zapytania ofertowego zawiera Załącznik nr 1.

II. Termin realizacji usługi:
– rozpoczęcie: 13 stycznia 2021 r.
– zakończenie: 18 stycznia 2021 r.

III. W przypadku jakichkolwiek niejasności, prosimy kierować pytania poprzez Platformę Zakupową nie później niż do dnia 03.07 br., do godz.12:00;

Pytania należy zadawać wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
Odpowiedzi zostaną udzielone do dnia 08.07 br., do godz.14:00;

IV. Ofertę należy złożyć na Platformie Zakupowej do dnia 15.07 br., do godz. 12:00;

V. Oferta merytoryczna winna zawierać:

1. dokładny opis struktury proponowanych pokojów wraz ze zdjęciami obiektu hotelowego i pokojów
2. dokładny opis dowolnej liczby proponowanych atrakcji dodatkowych dla gości
3. przykładowe menu:
- kolacji à la carte
- kolacji bufetowej
- kolacji w karczmie (wraz z przekąskami)
- przekąsek podczas „wieczoru gier”
4. opis wraz ze zdjęciami proponowanego miejsca na kolację w karczmie 16 stycznia
5. propozycję kapeli góralskiej oraz DJ-a na kolację w karczmie 16 stycznia wraz z krótkimi dossier
6. opis wraz ze zdjęciami proponowanego miejsca na „wieczór gier” 17 stycznia
7. opis wraz ze zdjęciami busów do transportu gości – powinny to być pojazdy o dość wysokim standardzie, przystosowane do przewodu gości VIP, nie
    starsze niż 4 lata
8. podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze Strony Oferenta
    Załącznik nr 2 – Oświadczenia Oferenta
9. dokumenty rejestrowe Oferenta (np.: KRS, wpis do ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej)
10. stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania.

VI. Zmiany lub wycofanie ofert:
Oferent, bez żadnych konsekwencji prawnych, może modyfikować lub wycofać swoją ofertę pod warunkiem przekazania pisemnej prośby przed ostateczną datą składania ofert.

Oferent, po wycofaniu swojej oferty, ma prawo złożyć nową pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona przed ostateczną datą składania ofert.

VII. Kryteria wyboru:

a) w I etapie – prekwalifikacja:
 - spełnienie oczekiwań określonych w Zapytaniu ofertowym.

b) w II etapie :
A. cena netto w PLN,
B. atrakcyjność zaproponowanego miejsca i programu.

Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta lub unieważnienia procesu wyboru kontrahenta bez podania przyczyny, jak również możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Zamawiający zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert.

Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do zmiany warunków zapytania w każdym czasie do chwili zawarcia umowy.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przyjęcia/odrzucenia oferty w całości lub
w części.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie ponadto możliwość wprowadzenia kar umownych z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego.


Załączniki:

1. Opis przedmiotu Zapytania – Brief – Załącznik nr 1
2. Oświadczenia Oferenta – Załącznik nr 2