Zapytanie ofertowe Platforma Zakupowa Logintrade nr: 104/281634

Nazwa zamówienia: Wykonanie napraw oraz legalizacji wtórnej ciepłomierzy i wodomierzy dla Spółek Grupy Kapitałowej WĘGLOKOKS ENERGIA (GK WE).

1 INFORMACJE OGÓLNE

1.1 Informacje o Spółce jako Zamawiającym

Zamawiającym w ramach niniejszego Postępowania Zakupowego są Spółki należące do Grupy Kapitałowej WE, zwane także Spółką lub Odbiorcą tj.:

1) WĘGLOKOKS ENERGIA NSE sp. z o.o. z siedzibą w Brzeszczach, ul. A. Mickiewicza 2, 32-620 Brzeszcze, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000054901, NIP 6461347265, REGON 273106474, z kapitałem zakładowym 69.362.400,00 zł;

2) Węglokoks Energia ZCP sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej, ul. Szyb Walenty 32, 41-700 Ruda Śląska, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000181417, NIP 6411006444, REGON 272661854, z kapitałem zakładowym 65.723.000,00 zł.

1.2 Podstawy formalnoprawne przeprowadzenia postępowania

WĘGLOKOKS ENERGIA sp. z o.o. jest podmiotem upoważnionym do przygotowania i przeprowadzenia Postępowania Zakupowego (Organizator Postępowania) w imieniu i na rzecz Spółki wskazanej powyżej na mocy Porozumienia Spółek Grupy WE („GK WE”) z dnia 1 lipca 2015r. oraz zawartych w jego wykonaniu umów SLA w obszarze zakupów.

Strona internetowa Organizatora Postępowania Zakupowego: http://weglokoksenergia.pl.

Do udzielenia zamówienia przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), zwanej dalej „ustawą Pzp” lub „Pzp”, nie stosuje się.

Przeprowadzenie postępowania i jego rozstrzygnięcie nastąpi na podstawie Zapytania ofertowego oraz Aukcji elektronicznej.

2 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA

2.1 Przedmiot zapytania

Przedmiotem postępowania zakupowego jest Zawarcie Umów Ramowych na wykonanie napraw oraz legalizacji wtórnej ciepłomierzy i wodomierzy dla Spółek Grupy Kapitałowej WĘGLOKOKS ENERGIA (GK WE).Przedmiot zamówienia obejmuje dwa Zadania:

1) Zadanie A dotyczy WĘGLOKOKS ENERGIA NSE sp. z o.o

2) Zadanie B dotyczy WĘGLOKOKS ENERGIA ZCP sp. z o.o.:

Celem niniejszych Umów jest ustalenie warunków dotyczących udzielania i realizacji Zamówień Jednostkowych w okresie współpracy na sukcesywną, wg bieżących potrzeb Zamawiającego, naprawę ciepłomierzy i ich elementów składowych oraz legalizację.

Zalegalizowane przez Wykonawcę ciepłomierze i ich elementy składowe winny mieć naniesione odpowiednie cechy legalizacyjne.

Usługi będą realizowane na podstawie Zamówień Jednostkowych, składanych przez osoby upoważnione do ich składania wskazane przez Zamawiających, przy czym brak jest ograniczeń co do ilości ciepłomierzy w poszczególnych partiach w ramach danego Zlecenia Jednostkowego.

Transport ciepłomierzy przeznaczonych, w ramach danego Zamówienia Jednostkowego do naprawy i/lub wtórnej legalizacji, odbywać się będzie na koszt Wykonawcy.

Z wybranym Wykonawcą zostaną zawarte przez Zamawiających dwie odrębne Umowy wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3A i 3B do Zapytania, odpowiednio:

1) na Zadanie A z WĘGLOKOKS ENERGIA NSE sp. z o.o. z siedzibą w Brzeszczach (Załącznik 3A);

2) na Zadanie B z WĘGLOKOKS ENERGIA ZCP sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej (załącznik 3B).

Oferent zobowiązany jest zaoferować ceny jednostkowe netto (dla dwóch zadań), dla wszystkich pozycji zgodnie z załączonym wykazem stanowiącym Załącznik nr 1A do Zapytania - Formularz cenowy – NSE oraz Załącznik nr 1B do Zapytania - Formularz cenowy – ZCP, a także Załącznik nr 2 do Zapytania - Formularz cenowy - przykładowe naprawy.

Opis przedmiotu zamówienia, oraz zakres usług, do wykonania których zobowiązany jest Dostawca określają następujące dokumenty:

- Załącznik nr 1A do Zapytania - Formularz cenowy – NSE,

- Załącznik nr 1B do Zapytania - Formularz cenowy – ZCP,

- Załącznik nr 2 do Zapytania - Formularz cenowy - przykładowe naprawy,

- Załącznik nr 3A do Zapytania - Projekt Umowy Ramowej NSE

- Załącznik nr 3B do Zapytania - Projekt Umowy Ramowej ZCP

Z wybranym Dostawcą zostaną zawarte przez Zamawiających umowy wg wzorów stanowiących Załącznik nr 3A do Zapytania - Projekt Umowy Ramowej NSE oraz Załącznik nr 3B do Zapytania - Projekt Umowy Ramowej ZCP

2.2 Zasady współpracy i obowiązki stron

Prawa i obowiązki stron określają projekty umów stanowiące Załącznik nr 3A do Zapytania - Projekt Umowy Ramowej NSE oraz Załącznik nr 3B do Zapytania - Projekt Umowy Ramowej ZCP

3 TERMIN WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ORAZ OKRES GAWARANCJI

3.1 Termin wykonania przedmiotu zamówienia

Zamawiający wymaga, aby realizacja przedmiotu zamówienia nastąpiła w okresie 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy ramowej -dostawy realizowane będą sukcesywnie, na podstawie zamówień cząstkowych przesłanych przez Zamawiającego do Dostawcy.

Miejsce realizacji dostaw:

Dla WĘGLOKOKS ENERGIA NSE sp. z o.o. z siedzibą w Brzeszczach (Zadanie A):

- Zakład Ciepłowniczy „Brzeszcze", 43-620 Brzeszcze, ul. Kościuszki 1,

- Zakład Ciepłowniczy „Czeczott", 43-225 Wola, ul. Kopalniana 10,

- Zakład Ciepłowniczy „Janina", 32-540 Libiąż, ul. Górnicza 23 ,

- Zakład Ciepłowniczy „Piast", 43-155 Bieruń, ul. Granitowa 16,

- Zakład Ciepłowniczy „Ziemowit", 43-143 Lędziny, ul. Pokoju 4.

Dla WĘGLOKOKS ENERGIA ZCP sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej (Zadanie B)

- Ruda Śląska 41-705 ul. Kombajnistów 5

3.2 Okres gwarancji

Warunki Gwarancji przedmiotu zamówienia określa §7Projektów Umowy (Załącznik nr 3A i 3B do Zapytania).

4 WARUNKI UDZIAŁU OFERENTA W POSTĘPOWANIU ZAKUPOWYM

4.1 Warunki ogólne

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Dostawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

a) Posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Dostawcy, z którego będzie wynikać, że posiada on uprawnienia do wykonywania określonej działalność lub czynności.

b) Posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenie do wykonania zamówienia. Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Dostawcy, z którego będzie wynikać, że Dostawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia.

c) Dysponowania potencjałem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Dostawcy, z którego będzie wynikać, że dysponuje on potencjałem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

d) Znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu zamówienia. Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Dostawcy, z którego będzie wynikać, że znajduje się o w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu zamówienia.

2. W przypadku, gdy Dostawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie powyższe warunki powinien spełnić, co najmniej jeden Dostawca lub wszyscy dostawcy wspólnie.

3. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu przeprowadzona będzie w oparciu o złożone przez Dostawców oświadczenia i dokumenty zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”.

Zamawiający dopuszcza możliwość występowania konsorcjum, jako Oferenta. W tym jednak przypadku, wymaga od każdego z członków Konsorcjum dokumentów wykazanych w Zapytaniu, oprócz tego również należy przedłożyć umowę konsorcjalną podpisaną przez osoby uprawnione, zgodnie z reprezentacją określoną w KRS lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej (CEIDG).

Szczegółowy wykaz dokumentów składających się na ofertęujmujepkt.6 Zapytania.

5 OKREŚLENIE WYMOGÓW FORMALNYCH DLA OFERT ORAZ SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT

5.1 Wymogi formalne

Jeden Oferent składa ofertę na całość przedmiotu zapytania (tj. dwa zadania), o którym mowa w ust. 2niniejszegoZapytania.Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert częściowych. Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Jeżeli Oferent, złoży więcej niż jedną ofertę samodzielnie lub wspólnie z innymi Oferentami, wszystkie złożone przez niego oferty zostaną odrzucone. Dodatkowo każda z ofert musi spełniać następujące warunki formalne:

1. Każdy dokument składający się na ofertę musi być czytelny

2. Każdy dokument składający się na ofertę musi być podpisany przez Oferenta i opatrzony jego imienną pieczątką. Zamawiający wymaga, aby ofertę podpisano zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działają na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści wyraźnie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać złożone, jako część oferty.

3. Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę sporządzony w innym języku niż język polski winien być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski. W razie wątpliwości uznaje się, iż wersja polskojęzyczna jest wersją wiążącą.

4. Każda zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty musi być podpisana lub parafowana przez Oferenta. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, przesłonięcie korektorem, etc. musi być parafowane przez Oferenta.

Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej na Platformie Zakupowej Logintrade.

Wymaga się, aby Dostawca wycenił wszystkie pozycje (dla dwóch zadań) w Formularzach cenowych(Załącznik 1A, 1B do Zapytania) wraz z podsumowaniem wartości w poszczególnych załącznikach, z których wynikać będzie suma cen jednostkowych tożsamych z podaną łączną ceną netto w formularzu elektronicznym na platformie Logintrade.

Dostawca przygotuje ofertę na swój koszt. Wszelkie inne koszty związane z uczestnictwem Dostawcy w niniejszym postępowaniu aż do udzielenia zamówienia są również ponoszone przez Dostawcę i nie będą zwracane przez Zamawiającego.

Złożenie oferty jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem treści niniejszego Zapytania oraz Regulaminu korzystania z Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintrade sp. z o.o.

6 ZAWARTOŚĆ OFERTY

Oferta składana w Postępowaniu zakupowym powinna zawierać następujące elementy:

1. Formularz oferty – wypełniony na Platformie Zakupowej Logintrade.

2. Wypełnione i podpisane Załączniki nr 1A i 1B do Zapytania - wstępny zakres ilościowy ciepłomierzy i wodomierzy podlegających legalizacji, odpowiednio:

a) dla Zadania 1 A dotyczącego WĘGLOKOKS ENERGIA NSE sp. z o.o.,

b) dla Zadania 1 B dotyczącego WĘGLOKOKS ENERGIA ZCP sp. z o.o.,

3. Załącznik nr 2 do Zapytania - Formularz cenowy - przykładowe naprawy.

4. Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zakupowym – według wzoru Załącznik nr 4 do niniejszego zapytania;

5. Oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO. Wzór – Załącznik nr 5 do Zapytania.

6. Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wydruk z ze strony internetowej Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego (CI KRS) albo wydruk ze strony internetowej Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej (CEIDG).

7. Kopia aktualnej polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności.

7 OKREŚLENIE SPOSOBU KOMUNIKACJI Z OFERENTAMI

7.1 Określenie sposobu komunikacji z oferentami

1. Pytania i odpowiedzi, przekazywane pomiędzy Organizatorem Postępowania i Dostawcą/Dostawcami mogą być przekazywane drogą elektroniczną wyłącznie za pośrednictwem Platformy Logintrade.

2. Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo do przekazania: wezwań do uzupełnienia dokumentów, wezwań do wyjaśnień treści złożonych ofert, informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania drogą elektroniczną oraz wymaga od Dostawcy potwierdzenia ich otrzymania, w przypadku wyboru przez Organizatora Postępowania takiej drogi przekazania informacji.

3. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania informacji wysłanych przez Organizatora Postępowania w sposób określony w pkt.1 i pkt. 2, Organizator Postępowania domniemywa, iż Dostawca otrzymał korespondencję wysłaną przez Organizatora Postępowania w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

4. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Organizator Postępowania udostępnia na Platformie Zakupowej Logintrade. Nie udziela się żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na kierowane do Organizatora Postępowania zapytania w sprawach wymagających zachowania pisemności postępowania.

5. W uzasadnionych przypadkach Organizator Postępowania może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zapytania. Każda wprowadzona przez Organizatora Postępowania zmiana zostanie zamieszczona w formie aktualizacji Zapytania na Platformie Logintrade. Każda wprowadzona zmiana treści Zapytania jest wiążąca dla Dostawcy.

7.2 OSOBY DO KOMUNIKACJI Z OFERENTAMI

1) Informacje w zakresie ogólnym procedury przetargowej:

1. Jarosław Durczewskitel. +48 32 416 76 53, e-mail: j.durczewski@weglokoksenergia.pl, w dni robocze (poniedziałek – piątek), w godzinach 8.00 – 14.00.

2. Jakub Homan: tel. +48 32 416 76 51, e-mail: j.homan@weglokoksenergia.pl, w dni robocze (poniedziałek – piątek), w godzinach 8.00 – 14.00;

7.3 WIZJA LOKALNA

Zamawiający nie wymaga, aby Dostawca dokonał wizji lokalnej na obiektach, gdzie mają być dostarczone materiały.

8 WADIUM

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

9 TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Termin związania każdą z ofert składanych w postępowaniu o zamówienie wynosi 40 dni kalendarzowych. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

10 MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferty należy składać z wykorzystaniem Platformy Zakupowej Logintrade. Składając ofertę na Platformie Zakupowej z wykorzystaniem elektronicznego formularza oferty w tabeli należy podać cenę netto za wykonanie napraw oraz legalizacji wtórnej ciepłomierzy i wodomierzy (cena tożsama z cen wynikających z Załącznika nr 1A i 1B do Zapytania). Oferty winny być złożone w nieprzekraczalnym terminie do dnia 12.06.2020r. do godziny 12:00.

11 OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBU WYBORU OFERT

11.1 Na podstawie informacji i dokumentów zawartych w Ofercie, Organizator Postępowania dokona wstępnej oceny formalnej zdolności Dostawców do wykonania zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu i „Regulaminie Udzielania Zamówień” obowiązującego u Zamawiającego.

11.2 Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty – Organizator Postępowania stosować będzie wyłącznie kryterium ceny.

11.3 Kryterium „Cena” będzie rozpatrywane na podstawie ceny netto za wykonanie przedmiotu zamówienia, zaproponowanej przez Dostawcę w trakcie negocjacji w formie aukcji elektronicznej (negocjacjom podlega łączna cena ofertowa netto za wykonanie napraw oraz legalizacji wtórnej ciepłomierzy i wodomierzy - i wynikająca z Załącznik nr 1A i 1B do Zapytania). Ilość punktów w tym kryterium zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru:

(Cmin / Co) x 100 pkt = C

gdzie: Cmin – cena netto oferty najtańszej; Co – cena netto oferty ocenianej

Najkorzystniejsza oferta w odniesieniu do tego kryterium może uzyskać maksimum 100 pkt.

Aukcja elektroniczna:

Cena po aukcji elektronicznej jest ceną jaką zapłaci Zamawiający, z zastrzeżeniem, iż: Warunkiem zakończenia postępowania i zawarcia Umowy jest uzyskanie wymaganej zgody organów Spółki, jeżeli taka zgoda nie została wydana przed publikacją ogłoszenia.

Organizator Postępowania udzieli zamówienia Dostawcy, który spełni wszystkie warunki postawione w niniejszym Zapytaniu oraz otrzyma największa liczbę punktów w kryterium „Cena” - spośród rozpatrywanych ofert.

11.4 Warunki odrzucenia oferty

1. W Postępowaniu zakupowym, Kierownik Zamawiającego na wniosek Zespołu Negocjacyjnego może zdecydować o odrzuceniu Oferty, jeżeli:

a) Oferta nie odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego,

b) zawiera istotne błędy w obliczeniu ceny,

c) Dostawca nie zgadza się na poprawienie omyłki pisarskiej lub rachunkowej,

d) Dostawca nie uzupełnił lub nie złożył wyjaśnień dotyczących jego Oferty na wezwanie Zamawiającego w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego,

e) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

f) narusza przepisy prawa powszechnie obowiązującego,

11.5 Warunki wykluczenia Dostawcy

W Postępowaniu zakupowym Kierownik Zamawiającego, na wniosek Zespołu negocjacyjnego może zdecydować o wykluczeniu Dostawcy, jeżeli:

a) Dostawca nie złożył wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań koniecznych dla udziału w Postępowaniu zakupowym,

b) Dostawca nie wykonał umowy zawartej z Zamawiającym lub inną Spółką z GK WE lub wykonał ją nienależycie, bądź znajduje się w sporze ze Spółką GK WE,

c) Dostawca wypowiedział zawartą z Zamawiającym lub inną Spółką z GK WE nie z winy Zamawiającego lub siły wyższej,

d) ogłoszono upadłość bądź likwidację Dostawcy, lub w stosunku do Dostawcy wszczęto postępowanie upadłościowe bądź likwidacyjne,

e) złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego Postępowania zakupowego.

Oferta Dostawcy wykluczonego traktowana jest jako odrzucona.

12 ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

W Postępowaniu zakupowym Zamawiający nie wymaga od Dostawcy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

13 INFORMACJE DODATKOWE:

a) Organizator dopuszcza możliwość przeprowadzenia w toku Postępowania zakupowego aukcji elektronicznej, z zastrzeżeniem, że wynik aukcji nie musi przesądzać o wyniku Postępowania zakupowego.

b) Organizator dopuszcza możliwość rozstrzygnięcia Postępowania zakupowego również w przypadku złożenia jednej ważnej oferty.

c) Organizator zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie, bez podania przyczyn. Organizator nie jest zobowiązany do wyjaśniania oferentom powodów faktycznych i prawnych unieważnienia przetargu. Unieważnienie przetargu przez Organizatora nie skutkuje prawem oferentów do dochodzenia roszczeń o zwrot wszelkich kosztów uczestnictwa
w unieważnionym postępowaniu przetargowym. O unieważnieniu danego postępowania przetargowego Organizator zawiadamia oferentów, ubiegających się o udzielenie zamówienia w tym przetargu

d) Wysokość i zasady naliczania kar umownych określa projekt Umowy stanowiący Załącznik nr 3A i 3B do Zapytania.

e) Określenie warunków zmiany umowy w wyniku przeprowadzonego postępowania określa projekt Umowy stanowiący Załącznik nr 3A i 3B do Zapytania.

W celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Dostawca, którego ofertę wybrano, jako najkorzystniejszą składa:

a) pełnomocnictwo, jeżeli umowę podpisuje pełnomocnik,

b) umowę regulującą współpracę dostawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeżeli ofertę składają Dostawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (o ile dotyczy),

14 SPIS ZAŁĄCZNIKÓW:

Załącznik nr 1A do Zapytania - Formularz cenowy - NSE

Załącznik nr 1B do Zapytania - Formularz cenowy - ZCP

Załącznik nr 2 do Zapytania - Formularz cenowy - przykładowe naprawy

Załącznik nr 3A do Zapytania - Projekt Umowy Ramowej NSE

Załącznik nr 3B do Zapytania - Projekt Umowy Ramowej ZCP

Załącznik nr 4 do Zapytania - Oświadczenie Wykonawcy

Załącznik nr 5 do Zapytania - Wzór Oświadczenia – RODO.

Załącznik nr 6 do Zapytania –Klauzula informacyjna Zamawiającego