Zapytanie ofertowe Platforma Zakupowa Logintrade nr: Z103/281634

Nazwa zamówienia: „Wykonanie analiz chemicznych próbek węgla (miału) oraz wytwarzanej mieszaniny żużlowo-popiołowej dla Spółek Grupy Kapitałowej Węglokoks Energia”.

1. INFORMACJE OGÓLNE

Informacje o Spółce jako Zamawiającym

Zamawiającymi w ramach niniejszego Postępowania Zakupowego są Spółki należące do Grupy Kapitałowej WE, zwane także Spółkami lub odbiorcami:

1) WĘGLOKOKS ENERGIA NSE sp. z o.o. z siedzibą w Brzeszczach,

ul. A. Mickiewicza 2, 32-620 Brzeszcze , KRS 0000054901, NIP 646-134-72-65, REGON 273106474

oraz

2) WĘGLOKOKS ENERGIA ZCP sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej,

ul. Szyb Walenty 32, 41-700 Ruda Śląska, KRS0000181417, NIP641-10-06-444, REGON272661854.

Podstawy formalnoprawne przeprowadzenia postępowania

WĘGLOKOKS ENERGIA sp. z o.o. jest podmiotem upoważnionym do przygotowania i przeprowadzenia Postępowania Zakupowego (Organizator Postępowania) w imieniu i na rzecz Spółek wskazanych powyżej na mocy Porozumienia Spółek Grupy WE („GK WE”) z dnia 1 lipca 2015r. oraz zawartych w jego wykonaniu umów SLA w obszarze zakupów.

Strona internetowa Organizatora Postępowania Zakupowego:http://weglokoksenergia.pl.

Do udzielenia zamówienia przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), na podstawie art. 132 ust 1 pkt 3 i art.133 ust.1 cyt. ustawy, nie stosuje się.

Przeprowadzenie postępowania i jego rozstrzygnięcie nastąpi na podstawie Zapytania ofertowego oraz Aukcji elektronicznej.

2. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne wykonywanie analiz chemicznych próbek węgla (miału) oraz wytwarzanej mieszaniny żużlowo-popiołowej, na potrzeby dwóch Spółek Grupy Kapitałowej Węglokoks Energia. Przedmiot zamówienia podzielony jest na 2 (dwie) części, z których każda stanowi odrębne (niezależne) Zadanie tj.:

Zadanie 1: wykonywanie analiz chemicznych próbek węgla (miału) oraz wytwarzanej mieszaniny żużlowo-popiołowej w Zakładach Węglokoks Energia NSE sp. z o.o. z siedzibą w Brzeszczach -szczegółowo opisanych odpowiednio w załączniku od nr 1a i nr 2a do Zapytania oraz załączniku 5a do Zapytania – Formularz oferty.

Zadanie 2: wykonywanie analiz chemicznych próbek węgla (miału) oraz wytwarzanej mieszaniny żużlowo-popiołowej w Zakładach Węglokoks Energia ZCP sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej - szczegółowo opisanych odpowiednio w załączniku od nr 1b i nr 2b do Zapytania oraz załączniku 5b do Zapytania – Formularz oferty.

Z wybranym Wykonawcą zostaną zawarte przez Zamawiających dwie odrębne umowy wg. wzoru stanowiącego Załącznik nr 6a i 6b do Zapytania, odpowiednio:

na Zadanie 1 z WĘGLOKOKS ENERGIA NSE sp. z o.o. z siedzibą w Brzeszczach;

na Zadanie 2 z WĘGLOKOKS ENERGIA ZCP sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej

3. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Zamawiający wymaga, aby realizacja zamówienia nastąpiła w okresie:

a) dla Zadania 1: WĘGLOKOKS ENERGIA NSE sp. z o.o. z siedzibą w Brzeszczach – od dnia 01.07.2020 do dnia 30.06.2021r.

b) dla Zadania 2: WĘGLOKOKS ENERGIA ZCP sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej – od dnia 01.07.2020 do dnia 30.06.2021r.

c) Próbki miału węglowego i mieszaniny żużlowo-popiołowej do analiz dostarczone będą przez Zamawiającego na jego koszt do miejsca, z którego Wykonawca próbki odbierze (miejsce dostawy-odbioru próbek).

Zamawiający wyznacza na miejsce dostawy-odbioru próbek dla:

- Zadania 1 – szczegółowo opisane w załączniku nr 1a do Zapytania,

- Zadania 2 - szczegółowo opisane w załączniku nr 1b do Zapytania.

4. Warunki udziału Oferenta w postępowaniu zakupowym:

1) W Postępowaniu zakupowym o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.

Wykonawca spełni warunek dotyczący posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, jeżeli wykaże, że posiada akredytowane laboratorium badawcze wraz z certyfikatem akredytacji wydanym przez Polskie Centrum Akredytacji uprawniające do wykonywania badań w zakresie przedmiotu zamówienia.

b) posiadają wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Wykonawcy, z którego będzie wynikać, że Wykonawca posiada wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia

c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Wykonawca musi wykazać, że posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności.

2) Dodatkowo Wykonawca będzie zobowiązany do:

a) Zapoznania się z obowiązującymi w WĘGLOKOKS ENERGIA NSE sp. z o.o. Zasadami dla Dostawców/Wykonawców (Wymaganiami w zakresie bhp, ppoż. i ochrony środowiska) wykonujących prace/usługi na terenie Spółek Grupy Kapitałowej WĘGLOKOKS ENERGIA sp. z o.o., które zostaną udostępnione przez Organizatora postępowania. Wykonawca zobowiązany będzie do ich przestrzegania i stosowania w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia – Zadanie 1.

b) Zapoznania się z obowiązującymi w WĘGLOKOKS ENERGIA NSE sp. z o.o. Zasadami dla Dostawców/Wykonawców (Wymaganiami w zakresie bhp, ppoż. i ochrony środowiska) wykonujących prace/usługi na terenie Spółek Grupy Kapitałowej WĘGLOKOKS ENERGIA sp. z o.o., które zostaną udostępnione przez Organizatora postępowania. Wykonawca zobowiązany będzie do ich przestrzegania i stosowania w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia – Zadanie 2.

3) W przypadku, gdy Dostawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie powyższe warunki powinien spełnić, co najmniej jeden Dostawca lub wszyscy Dostawcy wspólnie.

4) Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu przeprowadzona będzie w oparciu o złożone przez Dostawców oświadczenia i dokumenty zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”.

Zamawiający dopuszcza możliwość występowania konsorcjum, jako Oferenta. W tym jednak przypadku, wymaga od każdego z członków Konsorcjum dokumentów wykazanych w Zapytaniu, oprócz tego również należy przedłożyć umowę konsorcjalną podpisaną przez osoby uprawnione, zgodnie z reprezentacją określoną w KRS lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej (CEIDG).

Szczegółowy wykaz dokumentów składających się na ofertę ujmuje pkt. 6 Zapytania.

5. Określenie wymogów formalnych dla ofert oraz sposobu przygotowania ofert:

Wymogi formalne

Jeden Oferent składa ofertę na całość przedmiotu zamówienia, o którym mowa w pkt 2. niniejszego Zapytania (należy podać cenę całkowitą, wynikającą z cen za realizację Zadania nr 1 oraz Zadania nr 2). Zamawiający wymaga wyceny obu Zadań.Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert częściowych. Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Jeżeli Oferent, złoży więcej niż jedną ofertę samodzielnie lub wspólnie z innymi Oferentami, wszystkie złożone przez niego oferty zostaną odrzucone. Dodatkowo każda z ofert musi spełniać następujące warunki formalne:

1) Każdy dokument składający się na ofertę musi być czytelny

2) Każdy dokument składający się na ofertę musi być podpisany przez Oferenta i opatrzony jego imienną pieczątką. Zamawiający wymaga, aby ofertę podpisano zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działają na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści wyraźnie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać złożone, jako część oferty.

3) Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę sporządzony w innym języku niż język polski winien być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski. W razie wątpliwości uznaje się, iż wersja polskojęzyczna jest wersją wiążącą.

4) Każda zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty musi być podpisana lub parafowana przez Oferenta. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, przesłonięcie korektorem, etc. musi być parafowane przez Oferenta.

Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej na Platformie Zakupowej Logintrade.

Koszty przygotowania oferty: Wykonawca przygotuje ofertę na swój koszt. Wszelkie inne koszty związane z uczestnictwem Wykonawcy w niniejszym postępowaniu aż do udzielenia zamówienia są również ponoszone przez Wykonawcę i nie będą zwracane przez Zamawiającego.

Złożenie oferty jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem treści niniejszego Zapytania oraz Regulaminu korzystania z Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintrade sp. z o.o.

6. Wymagane dokumenty i oświadczenia, które Wykonwaca dołączy do składanej oferty:

Oferta składana w Postępowaniu zakupowym powinna zawierać następujące elementy:

1) Formularz oferty – wypełniony na Platformie Zakupowej Logintrade.

2) Wypełnione i podpisaneFormularze cenowe - Załącznik nr 5a i 5b do Zapytania.

3) Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wydruk z ze strony internetowej Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego (CI KRS) albo wydruk ze strony internetowej Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej (CEIDG).

4) Oświadczenie Wykonawcy, że nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne (nie posiada zaległości wobec Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego).

5) Wykaz ważnych zezwoleń w zakresie niezbędnym do spełnienia warunku posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

Wykonawca spełni warunek dotyczący posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, jeżeli wykaże, że posiada akredytowane laboratorium badawcze wraz z certyfikatem akredytacji wydanym przez Polskie Centrum Akredytacji uprawniające do wykonywania badań w zakresie przedmiotu zamówienia.

6) Polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności.

7) Oświadczenie o akceptacji informacji i wymogów określonych w Zapytaniu, w tym projektu Umowy Ramowej Załącznik nr 6a i 6b do Zapytania.

8) Oświadczenie o akceptacji 40 dniowego terminu związania ofertą.

9) w przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do oferty dołączone powinno być pełnomocnictwo w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza;

10) pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile umocowanie do dokonania przedmiotowej czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty, złożone w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.

11) Oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO. Wzór – Załącznik nr 7 do Zapytania.

12) Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zakupowym – według wzoru Załącznik nr 8 do niniejszego Zapytania.

7. OKREŚLENIE SPOSOBU KOMUNIKACJI Z OFERENTAMI

Określenie sposobu komunikacji z oferentami

1) Pytania i odpowiedzi, przekazywane pomiędzy Organizatorem Postępowania i Dostawcą /Dostawcami mogą być przekazywane drogą elektroniczną wyłącznie za pośrednictwem Platformy Logintrade.

2) Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo do przekazania: wezwań do uzupełnienia dokumentów, wezwań do wyjaśnień treści złożonych ofert, informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania drogą elektroniczną oraz wymaga od Dostawcy potwierdzenia ich otrzymania, w przypadku wyboru przez Organizatora Postępowania takiej drogi przekazania informacji.

3) W przypadku braku potwierdzenia otrzymania informacji wysłanych przez Organizatora Postępowania w sposób określony w pkt.1 i pkt. 2, Organizator Postępowania domniemywa, iż Dostawca otrzymał korespondencję wysłaną przez Organizatora Postępowania w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

4) Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Organizator Postępowania udostępnia na Platformie Zakupowej Logintrade. Nie udziela się żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na kierowane do Organizatora Postępowania zapytania w sprawach wymagających zachowania pisemności postępowania.

5) W uzasadnionych przypadkach Organizator Postępowania może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zapytania. Każda wprowadzona przez Organizatora Postępowania zmiana zostanie zamieszczona w formie aktualizacji Zapytania na Platformie Logintrade. Każda wprowadzona zmiana treści Zapytania jest wiążąca dla Dostawcy.

Osoby do komunikacji z Oferentami

1) Informacje w zakresie ogólnym procedury przetargowej:

- Jarosław Durczewskitel. +48 32 416 76 53, e-mail: j.durczewski@weglokoksenergia.pl, w dni robocze (poniedziałek – piątek), w godzinach 8.00 – 14.00.

- Jakub Homan: tel. +48 32 416 76 51, e-mail: j.homan@weglokoksenergia.pl, w dni robocze (poniedziałek – piątek), w godzinach 8.00 – 14.00;

8. WADIUM

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

9. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Termin związania każdą z ofert składanych w postępowaniu o zamówienie wynosi 40 dni kalendarzowych. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

10. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferty należy składać z wykorzystaniem Platformy Zakupowej Logintrade.

Oferty winny być złożone w nieprzekraczalnym terminie do dnia 17.06.2020r. do godziny 10:00.

11. OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBU WYBORU OFERT

1) Na podstawie informacji i dokumentów zawartych w Ofercie, Organizator Postępowania dokona wstępnej oceny formalnej zdolności do wykonania zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu i „Regulaminie Udzielania Zamówień” obowiązującego u Zamawiającego.

2) Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty – Organizator Postępowania stosować będzie wyłącznie kryterium ceny.

3) Kryterium „Cena” będzie rozpatrywane na podstawie sumy cen jednostkowych za wykonanie przedmiotu zamówienia (Zadanie 1 i Zadanie 2), wynikającej z formularza cenowego stanowiącego Załącznik nr 5a i Załącznik nr 5b do Zapytania. Ilość punktów w tym kryterium zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru:

(Cmin / Co) x 100 = C

gdzie:

Cmin – cena netto oferty najtańszej; Co – cena netto oferty ocenianej

Najkorzystniejsza oferta w odniesieniu do tego kryterium może uzyskać maksimum 100 pkt.

Aukcja elektroniczna:

Cena po aukcji elektronicznej jest ceną jaką zapłaci Zamawiający, z zastrzeżeniem, iż: Warunkiem zakończenia postępowania i zawarcia Umowy jest uzyskanie wymaganej zgody organów Spółki, jeżeli taka zgoda nie została wydana przed publikacją ogłoszenia.

Organizator Postępowania udzieli zamówienia Wykonawcy, który spełni wszystkie warunki postawione w niniejszym Zapytaniu oraz otrzyma największa liczbę punktów w kryterium „Cena” - spośród rozpatrywanych ofert.

Z wybranym Wykonawcą zostaną zawarte przez Zamawiających dwie odrębne umowy, o których mowa w ust 2 Zapytania.

4) Warunki odrzucenia oferty

W Postępowaniu zakupowym, Kierownik Zamawiającego na wniosek Zespołu Negocjacyjnego może zdecydować o odrzuceniu Oferty, jeżeli:

a) Oferta nie odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego,

b) zawiera istotne błędy w obliczeniu ceny,

c) Dostawca nie zgadza się na poprawienie omyłki pisarskiej lub rachunkowej,

d) Dostawca nie uzupełnił lub nie złożył wyjaśnień dotyczących jego Oferty na wezwanie Zamawiającego w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego,

e) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

f) narusza przepisy prawa powszechnie obowiązującego,

5) Warunki wykluczenia Dostawcy

W Postępowaniu zakupowym Kierownik Zamawiającego, na wniosek Zespołu negocjacyjnego może zdecydować o wykluczeniu Dostawcy, jeżeli:

a) Wykonawca nie złożył wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań koniecznych dla udziału w Postępowaniu zakupowym,

b) Wykonawca nie wykonał umowy zawartej z Zamawiającym lub inną Spółką z GK WE lub wykonał ją nienależycie, bądź znajduje się w sporze ze Spółką GK WE,

c) Wykonawca wypowiedział zawartą z Zamawiającym lub inną Spółką z GK WE nie z winy Zamawiającego lub siły wyższej,

d) ogłoszono upadłość bądź likwidację Dostawcy, lub w stosunku do Dostawcy wszczęto postępowanie upadłościowe bądź likwidacyjne,

e) złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego Postępowania zakupowego.

Oferta Wykonawcy wykluczonego traktowana jest jako odrzucona.

12. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

W Postępowaniu zakupowym Zamawiający nie wymaga od Wykonawcy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

13. INFORMACJE DODATKOWE:

1) Organizator dopuszcza możliwość przeprowadzenia w toku Postępowania zakupowego aukcji elektronicznej, z zastrzeżeniem, że wynik aukcji nie musi przesądzać o wyniku Postępowania zakupowego.

2) Organizator dopuszcza możliwość rozstrzygnięcia Postępowania zakupowego również w przypadku złożenia jednej ważnej oferty.

3) Organizator zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie, bez podania przyczyn. Organizator nie jest zobowiązany do wyjaśniania oferentom powodów faktycznych i prawnych unieważnienia postępowania. Unieważnienie postępowania przez Organizatora nie skutkuje prawem oferentów do dochodzenia roszczeń o zwrot wszelkich kosztów uczestnictwa w unieważnionym postępowaniu. O unieważnieniu danego postępowania Organizator zawiadamia oferentów, ubiegających się o udzielenie zamówienia.

4) Wysokość i zasady naliczania kar umownych określa projekt Umowy stanowiący Załącznik nr 6a i Załącznik nr 6b do Zapytania.

5) Określenie warunków zmiany umowy w wyniku przeprowadzonego postępowania określa projekt Umowy stanowiący Załącznik nr 6a i Załącznik nr 6b do Zapytania.

SPIS ZAŁĄCZNIKÓW:

Załącznik nr 1a Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia – Zadanie 1,

Załącznik nr 1b Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia – Zadanie 2,

Załącznik nr 2a Szacowana ilość i częstotliwość analiz WE NSE – Zadanie 1,

Załącznik nr 2b Szacowana ilość i częstotliwość analiz WE ZCP – Zadanie 2,

Załącznik nr 3 Wzór odbioru próbek - Potwierdzenie dostawy/odbioru próbek miału węglowego lub mieszaniny żużlowo-popiołowej do badań (Wzór dokumentu wspólny dla Zadania 1 i Zadania 2, będący odpowiednio załącznikiem nr 3 we wzorach umów dla Zadania 1 i Zadania 2),

Załącznik nr 4 (tylko do Zadania 1) Zgłoszenie na wykonanie analiz chemicznych, oznaczenia zawartości pierwiastka „C” oraz obliczenia wskaźnika emisji CO2 z węgla spalonego (Wzór dokumentu będący odpowiednio załącznikiem nr 4 we wzorze umowy dla Zadania 1),

Załącznik nr 5a Formularz cenowy oferty – Zadanie 1,
Załącznik nr 5b Formularz cenowy oferty – Zadanie 2,

Załącznik nr 6a Projekt umowy WE NSE – Zadanie 1,

Załącznik nr 6b Projekt umowy WE ZCP – Zadanie 2.

Załącznik nr 7 Oświadczenie Wykonawcy RODO.

Załącznik nr 8 Oświadczenie Wykonawcy.

Załącznik nr 9 Klauzula informacyjna Zamawiającego ZCP

Załącznik nr 10 Klauzula informacyjna Zamawiającego NSE