Szanowni Państwo,

Grupa LOTOS S.A. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta na:

Wykonanie dokumentacji technicznej dla zabudowy filtrów w układach wentylacji nadmuchowej nalewaków bramowych 4000 NB01, 4010 NB02, 4030 NB03
w celu eliminacji zagrożenia operatorów nalewaków na bezpośredni kontakt z potencjalnie obecnymi w atmosferze związkami lotnymi: siarkowodorem i węglowodorami

1. INFORMACJE PODSTAWOWE.

A. Przedmiot Zapytania Ofertowego

Szczegółowy opis przedmiotu Zapytania Ofertowego zawiera Załącznik Nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego - Szczegółowy Zakres Prac.

UWAGA:

Jako Wykonawca Oferent będzie zobowiązany do przestrzegania i bieżącego monitorowania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. zasad i standardów postępowania, w szczególności dotyczących bezpieczeństwa pracy, ochrony przeciwpożarowej, systemów przepustkowych, zasad postępowania przy wykonywaniu prac w oparciu o pisemne zezwolenia, udostępnionych przez Grupę LOTOS S.A. w serwisie: Wymagania Grupy Kapitałowej LOTOS dla Kontrahentów pod adresem:https://kontrahenci.lotos.pl

W celu otrzymania loginu i hasła do serwisu Wykonawca zobowiązany jest do kontaktu mailowego na adres: mariusz.bilski@grupalotos.pl lub anna.bialek@grupalotos.pl

B. Planowany termin realizacji Prac:

Rozpoczęcie: w dniu podpisania umowy / przesłania Zlecenia przez Zamawiającego (planowana data to 31-07-2020)

Zakończenie: 7 tygodni od dnia podpisania umowy / przesłania Zlecenia przez Zamawiającego

C. Wizja lokalna:

Przed przygotowaniem Oferty Zamawiający zaprasza Oferentów na wizję lokalną.

Uczestnictwo w wizji lokalnej jest zalecane dla każdego Oferenta.

Wizja lokalna może odbyć się w terminie od dnia 01-06-2020 r. do dnia 16-06-2020 r.

Termin wizji należy ustalić telefonicznie z:
inż. Karol Muchowski
tel. kom.500 744 481
adres email: karol.muchowski@grupalotos.pl

2. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

A. CZĘŚĆ HANDLOWA.

I. Oferowana cena ryczałtowa za całościowe wykonanie przedmiotu Zapytania Ofertowego.

B. CZĘŚĆ MERYTORYCZNA:

I. DOKUMENTY PODSTAWOWE:

1. Lista Referencyjna potwierdzająca doświadczenie Oferenta w zakresie zgodnym z przedmiotem Zapytania Ofertowego za lata 2016-2020.

2. Potwierdzenie wykonania prac w planowanym przez Zamawiającego i podanym w punkcie 1. B. terminie realizacji.

3. Opis planowanych rozwiązań projektowych zawierający przynajmniej:

a) Informację o tym w jaki sposób będą dostępne projektowane urządzenia, które wymagają obsługi w celu konserwacji, naprawy lub wymiany części naturalnie zużywających się.

b) Informację o przewidywanej konieczności budowy dodatkowych konstrukcji wsporczych, pomostów obsługowych i drabin.

c) Informację o częstotliwości wykonywania obowiązkowych przeglądów projektowanych urządzeń.

d) Informację czy projektowane urządzenia będą wyposażone w sygnalizację konieczności wymiany części zużywających się – np. wkładów filtrów.

4. Wykaz ewentualnych Podwykonawców wraz z podaniem zakresu prac, które będą realizować oraz wartością tych prac lub oświadczenie o nie korzystaniu z podwykonawców,

5. Oświadczenie o akceptacji Ogólnych Warunków Umów dla umów o dzieło, umów o roboty budowlane oraz umów o świadczenie usług na rzecz Grupy LOTOS S.A. Ogólne Warunki Umów (OWU) dostępne są na stronie internetowej Zamawiającego:

http://www.lotos.pl/1327/poznaj_lotos/dla_biznesu/dla_dostawcow/dokumenty_do_pobrania

II. OŚWIADCZENIA, DEKLARACJE ORAZ POZOSTAŁE DOKUMENTY:

1. Pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Oferenta nie wynika z dokumentów rejestrowych.

2. Oświadczenie Oferenta, że na żądanie Zamawiającego przedstawi niezwłocznie:

a) Aktualne (nie starsze niż 3 miesiące) zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu,

b) Aktualne (nie starsze niż 3 miesiące) zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem opłat i składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu,

c) Aktualny(nie starsze niż 3 miesiące) odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; dopuszczalne jest złożenie wydruku z KRS (https://ems.ms.gov.pl/) lub CEIDG (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/) w formie, której obowiązujące przepisy prawa nadają walor dokumentu oryginalnego.

d) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy, deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową oferenta,

e) Zezwolenie/koncesję lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

2. Brak jakichkolwiek dokumentów z wypisanych w punkcie A i B może skutkować odrzuceniem Oferty. Przed odrzuceniem Oferty Zamawiający wezwie Oferenta do uzupełnienia dokumentu lub jego części oraz wezwie do złożenia wyjaśnień treści Oferty lub dokumentów

3. KRYTERIA OCENY OFERT:

A. ryczałtowa cena ofertowa

B. doświadczenie i referencje

C. zaproponowane rozwiązania projektowe

4. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO:

Zamawiający informuje, że:

§ Nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;

§ Nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;

§ Jeśli postępowanie zostanie zamknięte bez wyboru oferty, to Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;

§ Zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Prac danego zakresu na warunkach wynikających z przyszłej umowy;

§ Zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową na adres wskazany przez Oferenta;

§ Zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty;

§ Zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie; w takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego;

§ Zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;

§ Po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według ustalonych kryteriów Zamawiającego;

§ Wybór Oferenta/ów do dalszych rozmów nie stanowi przyjęcia Oferty ani rozstrzygnięcia przetargu
w rozumieniu Kodeksu cywilnego;

§ Niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi Oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w wyniku której dochodzi do wyboru kontrahenta;

§ Zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o których zobowiązany jest zawiadomić wszystkich Oferentów;

§ Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego. Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych. Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stroniewww.odpowiedzialny.lotos.pl;

§ Niniejsze postępowanie jest prowadzone zgodnie z Procedurą GLS.74.02.00.00 „Zakupy towarów i usług". W sprawach nieuregulowanych w niniejszej procedurze stosowane będą w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego;

§ Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.

5. INFORMACJE DOTYCZACE PYTAŃ I ODPOWIEDZI

A. Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela osoba prowadząca Projekt tylko na Platformie Zakupowej.

B. Pytania można składać tylko na Platformie Zakupowej nie później niż do dnia 17-06-2020 r. do godz. 15:00

C. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim Oferentom, którzy złożą potwierdzenie otrzymania Zapytania Ofertowego na Platformie Zakupowej i zadeklarują chęć uczestnictwa w postępowaniu.

D. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu i godzinie wyznaczonej nie będą rozpatrywane.

6. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT

A. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.

B. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:

· Przesłanie potwierdzenia otrzymania Zapytania Ofertowego tylko na Platformie Zakupowej ;

· Złożenie Oferty tylko na Platformie Zakupowej do 24-06-2020r., do godz. 15:00

C. Oferta powinna być:

a) Sporządzona w języku polskim;

b) Podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta;

c) Złożona tylko na Platformie Zakupowejz podziałem na:

· Ofertę handlową

· Ofertę merytoryczną.

Z poważaniem,

Jarosław Orłowski

Załączniki*:

Załącznik Nr 1 - Szczegółowy Zakres Prac

Załącznik Nr 2 - Standardy Techniczne Grupy LOTOS S.A.  Dostępne: https://pliki-lotos.logintrade.net/Standardy_Techniczne_GLSA2018.zip  (link ten należy skopiować do przeglądarki)

Załącznik Nr 3 - Lista kwalifikowanych Wytwórców.

Załącznik A - Dokumentacja Archiwalna w zakresie instalacji wentylacji dla nalewaka NB01.

Załącznik B - Dokumentacja Archiwalna w zakresie instalacji wentylacji dla nalewaka NB02.

Załącznik C - Dokumentacja Archiwalna w zakresie instalacji wentylacji dla nalewaka NB03.

* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego.